【反応率向上】セミナーの案内メールの書き方

セミナーを開催する際の案内メールを作成するときにはいくつか注意点があります。

というのも、セミナーの内容や開催場所、申込方法など、何か一つでも情報が抜けてしまうと参加者が混乱し、セミナーに興味がある人も参加を控えてしまうかもしれません。

また、セミナーの参加者を集める為には分かりやすく、参加のベネフィットが伝わるような内容のメールを作成する事が重要です。

今回の記事では、案内メールを書く際に注意するべき点と、反応率を高める為の書き方を実際の例文と共に紹介していきます。

セミナーの案内メールの書き方

ますは基本的な「セミナーの案内メール」の書き方を紹介していきます。

各項目に従って書いていけば最低限の案内メールが完成するようになっているので参考にしてみてください。

件名

メールを読んでもらう為には、まず「件名」が重要です。

件名でそのメールが自分にとって有益か、緊急性があるか、などをチェックしメールを開封するかどうか判断します。

セミナーに参加してもらうには、第一段階としてメールを開封してもらい、内容を確認し、申込フォームに進んでもらう必要があります。

その為、まずは件名でどんな内容のメールなのかがひと目で分かることはもちろん、インパクトのあるキーワードを入れ、開封率を上げていくことが大切です。

件名をつける際には、

• 文字数は30〜50字
• セミナーに関する重要な情報は左側に
• 興味を引くようなキーワードを使う

以上の点に注意が必要です。

件名の文字数は30〜50字が最適とされていますが、ほとんどの人がスマホでメールをチェックする現在では30字でも長すぎるほどです。

スマホユーザーを意識するなら、冒頭の15字程度に伝えたいキーワードを詰め込むようにしましょう。

そして、反応率を高める為には、相手の興味を引く魅力的なキーワードを使う事が重要です。

例えば、

「先着◯名」「残り◯日」「今だけ限定価格」

といった限定感や希少感を出したタイトルや、

「セミナーに人が集まらず困っているあなたへ」

など、相手の悩みに訴えかけるようなタイトルも効果的です。

知名度の高い方が登壇される場合は、件名にもその旨を入れた方が良いでしょう。また、無料セミナーの場合も「無料」というキーワードを使用した方が反応率は高まります。

かといって、

「絶対に儲かる！」「参加必須！」

など、煽り文句が強すぎるとメールを受け取った側も胡散臭く感じてしまうのでバランスが大切です。

メールの件名の付け方については、こちらで心理学的観点も交えて解説しているので詳しく知りたい方は参考にしてみてください。

「メルマガにタイトルをつける際の注意点とは？ 開封率アップのコツについて」

セミナーの概要

本文の前半では、「セミナーの概要」を説明し、どんなセミナーをやるのかはっきりさせましょう。

例えば、

• この度、飲食店業界の経営者様をを対象とした売上増加セミナーを開催いたします。
• 原価率を下げるノウハウ、客単価を上げる方法について、大手飲食チェーン◯◯のマーケティングを担当する〇〇氏を講師に招き、◯回に分けてセミナーを開催します。

といったように、セミナー全体像を簡単に説明します。

セミナーへの反応率を高めたいという思いが強すぎると、情報を多く詰め込みがちですが、あまりにも文量が多いと最後までメールを読んでもらえません。

参加者が一番気になっているのは、「参加することでどういったことを学べるのか」「どのような悩みが解決できるのか」という点です。

その点を意識して、短い文章で簡潔にセミナーの概要を伝えることを意識しましょう。

セミナーの詳細

概要を説明したら、次は開催日時や会場などの詳細情報を記載します。

●セミナーの詳細

• 内容：飲食店経営者向け　経営戦略セミナー
• 日時：〇月〇日 10:00〜16:00
• 会場：〇〇ホール
• 費用： 4,000円
• 定員数：50人

最低限必要な情報は箇条書きにしてまとめることで、読み手にとっても分かりやすくなります。

開始時間、終了時間に加え、具体的なタイムスケジュールを記載したり、会場までの簡単な地図を載せると参加者に対して親切です。

セミナーへの申込方法

参加の手続き方法が分かりづらいと、興味を持ってくれたとしても手続きが煩わしくなり参加を辞めてしまうかもしれん。

その為、申込手順を分かりやすく記載することは非常に重要です。

参加手続きの方法としては、別途申込フォームのリンクを用意するか、メールに直接返信してもらう形が受取手にとっても分かりやすいでしょう。

セミナーへの案内メールの例文

では、先ほどまで説明した点を踏まえ、セミナーの案内メールの例文を紹介します。

まず件名で、「客単価が低くて悩んでいる飲食店経営者」に向けて書かれているメールである事がひと目で分かると思います。

後ほど説明しますが、対象者が広いような件名は逆効果です。

セミナーの概要も少し物足りないように感じますが、最低限の内容だけ伝え、残りはホームページなどに誘導するようにしましょう。

そして、サイトの詳細ページには「チェックして良かった！」と思えるようなプラスに思える情報を載せましょう。

わざわざリンクを踏んで情報を見に来てくれるような方はすでに参加意欲が高い方です。ホームページからの参加への導線もしっかり用意しておきましょう。

反応率の悪い案内メールの特徴は？

逆に反応率が悪いセミナーの案内メールの特徴もまとめました。

メールを作成する際には以下の点に注意するようにしましょう。

件名で惹きつけられていない

何度も説明していますが、メールをが届いた時に最初に目にするのは「件名」です。

それが長すぎて何のメールなのか分からなかったり、印象に残らないようなものだと開封すらしてもらえない可能性があります。

そして、「売上向上セミナー」や「飲食店の最新事情セミナー」といったような抽象的な情報しかない件名や、過度な煽り文句を使った件名などの反応は薄くなります。

まずは、セミナーに来てくれるような人の性別、年齢、居住地、収入、悩みなどを想像し、「誰」の「どんな悩み」に向け「どんな解決方法」を教えるセミナーなのかを分かりやすく伝える事が重要です。

セミナーの内容が分かりにくい

本文中のセミナーの概要を伝える時も件名と同様です。誰がどんな内容のセミナーをするのかが伝わらなければ、参加者は申込の意思を持つことはないでしょう。

また、セミナーの開催日時や場所などの詳細の分かりにくさも反応率を下げる要因となります。

セミナーに必要性を感じない

そもそも、そのセミナーに必要性を感じなければ、わざわざ参加はしません。

飲食店のオーナーに、IT関係のセミナーの情報がメールを送っても開封すらしないでしょう。

だからこそ、先ほど説明したように、どんな悩みを持った人がセミナーに参加するのか想像し「その悩みを持つ人」に絞ってメールを送ることが重要です。

効率的なセミナー参加者の管理方法

セミナーの参加者が小規模であれば問題ありませんが、数百人、数千人の規模になってくると参加者の管理に「メール配信システム」を使用するのがおすすめです。

というのも、その規模に対してGmailなどから一斉メールを送るとなるとサーバーに迷惑メールとして認識され、メール上手く届かない可能性があります。

また、一度セミナーに参加してもらえれば、参加者のメールアドレスを取得できます。

メール配信システムを使えば、氏名やアドレスに加え、性別や住所、年齢も登録する事ができます。

今後、新しくセミナーを開催する際にも、アドレスの中からターゲットを絞ってメールを送信する事ができるようになるので、ターゲットを絞って効果的にセミナーの案内メールを送る事ができるようになります。

メール配信システムを使えば、一斉送信するメールの本文中にも自動で相手の名前を差し込むこともできるので、よりクオリティの高い案内メールを作成することが可能です。

Gmailなどのメーラーと違うメール配信システムの機能については以下の記事で詳しく説明しています。

「5分で分かる！メール配信システムの仕組みとは？メーラーとの違いも解説します」

まとめ

以上、セミナーの案内メールの書き方についてまとめました。

セミナーの案内メールを作成する際には、相手がどんな悩みを持っているか想像し、そこに訴えかけるような件名をつけるようにしましょう。

まずは送ったメールを開封してもらうことが重要です。

また、メールを送る際には、そのセミナーに関連性のある人たちに送るようにする事で参加率向上が望めます。

セミナーの複数開催や多くの人数でのセミナーを考えている場合は、顧客情報をリスト化でき、一斉送信しても確実に届けることのできるメール配信システムも視野に入れて見てはいかがでしょうか？