【保存版】もう悩まない!メール誤送信してしまった時にやるべき対応!

2020.03.30 メール配信

小さなミスが大きな影響を与える業務と言えば、お金を扱うこととメール送信です。

前者は経理など一部の方が関わるものですが、後者のメール送信は職種や立場に限らず多くの方が関わることだと思います。

昨今はセキュリティ面に敏感な企業が増えているので、メールの誤送信は会社の信用を失いかねない大事故に発展する可能性もあります。

とはいえ、メール送信は日常的なこと。人間が行うことですのでミスもあるでしょう。

もし、あなたがいま「メール誤送信してしまったかも!」と動揺しているとしたら、ここは一旦冷静に。まずは落ち着きを取り戻してください。

してしまったミスは取り返しがつかないので、しっかりとした誠意を持った対応を心がけましょう。メール送信のミスは大きな影響を及ぼす可能性はありますが、迅速な対応をすることで影響を緩和することが十分にできます。

この記事では。「メール誤送信をしてしまった場合にするべき対応の流れ」と「謝罪メールの例文」をご紹介していきたいと思います。

メールを誤送信してしまった時の対応

先述の通り、メールの送信は業務をする上で欠かせないものですよね。

いくら注意をしていても、慣れや油断がミスを引き起こしてしまうこともあるでしょう。

大切なのは、誤送信をしてしまった後に「どんな対応をとるか」です。

しかし、その対応も「自分なりの対応」ではなく、オフィシャルな形式を保った上での誠意を相手に伝えなければならないので注意が必要ですね。

ここからは、実際にメールをご送信してしまった時にとるべき対応についてご紹介していきます。

上司に相談と報告をする

ミスの内容や取引先との関係によっても、対応の仕方は変わってくるものだと思いますが、どんな状況であれ真っ先にすべきことは「直属の上司に相談すること」です。

なかには上司に相談をせずに自分の判断で事を進めてしまう人もいます。しかし、リスク管理の面からも早めに相談をした方が良いでしょう。

これは「メールの誤送信」に限らず、どんなケースにおいても言えることですね。

そして、上司に相談をする時は「5W1H」を意識して、(「いつ」「どこで」「誰に」「どんなことがあったか」など)話すことができれば、事態の把握も速やかにできますね。

事実を話した上で、会社や上司の方針に従い、対応を進めていきましょう。

誤送信先に謝罪する

上司に相談後は大概の場合は「相手先に何らかの方法で謝罪する」という方針が取られるでしょう。

繰り返しにはなりますが、「結局、謝罪するんだから」と自分で全てを処理しようとするのは得策ではありません。

もし、自分の手に負えなくなり、どうしようもなくなってしまった状態で上司に相談することになったら、それこそ大変です。最悪の場合は責任が自分一人に降りかかってしまうことだってあります。

また、上司と話し合い、相手先に謝意を伝えるだけでなく、必ず「原因」と「今後の対策」についても伝えるようにしましょう。

電話で謝罪する

電話がつながる相手であれば、口頭で謝罪をするのが良いでしょう。文章では伝えづらい細かなニュアンスや謝意も、口に出すことでより相手方に伝わるはずです。

とは言え、電話で実際に謝罪するとなると、緊張してしまい途中で何を話しているのかわからなくなってしまった、と言う方もいるかもしれません。

そんな方は、「謝罪の気持ちをしっかりと伝える意識を持つ」、「あらかじめ話す内容や、聞かれそうな内容についてまとめておく」というような準備をしておきましょう。

メールで謝罪する

もし、電話がつながらない相手であればメールで謝罪をしましょう。

この場合も、謝意を伝えるだけでなく「原因」と「今後の対策」を簡潔に述べることで、相手方も納得しやすい文章を作ることができます。

また、より誠意を伝えるために、電話での謝罪をした場合でも、メールを使って再度謝意を伝えるのも良いのではないでしょうか。

直接会って謝罪する

相手が大口顧客である場合などは、直接相手方へお伺いし謝罪するという選択もあると思います。

この場合も、上司などの自分よりも立場が上の人と一緒に伺うことになるケースが多いでしょう。

もちろん派手な服装や、髪型はNGです。

ミスを真摯に受け止め謝罪する姿勢をまずは認めてもらうように尽くしましょう。

誤送信の影響範囲を調べる

ビジネスの世界では「謝罪をしたから終わり」とは中々いきません。

誤送信したメールの内容によっては、複数の企業や事業に影響が出てしまうかもしれません。

謝罪が終わってからは、相手方に伝えた「今後の対策」を速やかに実行していくだけでなく、誤送信によってどんな影響が出るかを想定しておきましょう。

仮に今現在影響がなかったとしても、場合によっては当初は予定していなかった所からその影響を指摘される可能性があります。

そんな時に慌てることがないように、なるべく多くの可能性を考えて選択肢を用意しておきましょう。

謝罪メールのポイント

ここまでは「誤送信をしてしまった後時の対応」についてご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。

まず大事なのは「上司にしっかりと相談をすること」、そして「自分の謝意を相手に伝えること」ですね。

そして、直接お伺いしたり電話をした後でも、改めて謝意を伝えるという意味で「メールによる謝罪」はマストかもしれません。

文章として残ることで、相手方も共有しやすくなるというメリットもありますね。

そこで、ここからは「謝罪メールにおけるポイント」をご紹介していきたいと思います。

時候の挨拶を添えない

謝罪のメールでは時候の文章は基本的に要りません。

あくまで簡潔に謝意を伝えるように心がけましょう。

問題が発生した原因を簡潔に伝える

誤送信の内容について事実確認の意味も含め、原因を相手方に報告しましょう。

また、経緯を報告したのちに正しい内容(本来送りたかった内容)の文章を書くことを忘れずに。

今後の対策を伝える

経緯を伝え謝罪をした後は、今後の対策もしっかりと文章にして相手に伝えるようにしましょう。

冒頭でもお話ししましたが、ビジネスにミスはつきものです。

ミスをしても許される、という訳ではありませんが、ミスを一度もせずに仕事をしてきた人間はいませんよね。

ミスをした後は、「今後どうするか」を相手に伝え謝意を伝えるとともに、自分のレベルアップの糧にしましょう。

謝罪メールの文章例

誤送信後の謝罪メールにおけるポイントは理解できたでしょうか。

ここからは、ご紹介してきたポイントを踏まえて実際にどんな謝罪メールを送ったら良いのか、例文を用いて解説していきたいと思います。

「件名ミス」の謝罪メール

まずは件名の表記をミスしてしまった場合の例文です。

件名

件名表記ミスのお詫びと訂正のお願い

本文

株式会社〇〇

営業部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〜、営業部の〜〜です。

先日お送りしました次回の会議に関するメールの表題に誤りがございました。
私の確認不足によるミスで、ご迷惑をおかけし大変申し訳ありません。

こちらにて、改めてご連絡申し上げます。
先にお知らせしました件名を、以下に訂正させていただきます。

● (誤)〜〜に関するーー会議
● (正)ーーにおける○○会議

以上となります。

お間違えのないようにお越しください。

繰り返しになりますが、私の不注意により、ご迷惑をお掛けしますことを心よりお詫び申し上げます。

取り急ぎ、件名表記ミスのお詫びを申し上げます。

今後ご紹介する例文でも言えることですが、(誤)と(正)が比較されていることで、相手に誤送信したメールを改めて確認する手間を省かせることができます。

誤送信された方の気持ちを考えて、メールを作成しましょう。

「宛先ミス」の謝罪メール

宛先のミスにより、顧客との情報が他に知られてしまう可能性があります。

絶対にあってはならないことですが、実際にミスをしてしまった場合は、以下のようなメールを作成し、相手方に謝罪のメールを送りましょう。

件名

誤送信のお詫びと削除のお願い

本文

株式会社〇〇
営業部 〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〜、営業部の〜〜です。

先ほどお送りいたしましたメールにつきまして、宛先の入力を誤ったためにーー様にお送りしてしまいました。
私の確認不足によって、誤ってメールを送信してしまいましたことを深くお詫び申し上げます。

==============
送信日時:2019/09/0315:45
差出人:◯◯◯◯◯
件名:〜〜におけるーー会議の日程について
==============

お忙しいところ、大変恐縮ではございますが、上記のメールを開封せずに削除していただきますと幸いです。

私のミスによりお手数をおかけして大変申し訳ございません。

また重ねて恐縮ではございますが、当該のメールを削除した後に私のアドレスに削除完了のご一報をいただきたく存じます。

このようなミスが起きることのないよう、送信前の宛先チェックを部署内で徹底しミスを防止するよう努めてまいります。

繰り返しになりますが、この度は大変申し訳ございませんでした。今後ともよろしくお願いいたします。

今回のケースではメールを削除してほしいという旨を必ず伝える必ず伝えるようにしましょう。

その際は相手に手間をかけてしまうことに関しての謝罪も忘れずに。

「本文ミス」の謝罪メール

本文をミスしてしまった場合、少ないミスであれば「件名ミス」の時のように「(誤)(正)」を使って訂正すると良いでしょう。

大幅な変更がある場合は、これからご紹介する謝罪メールを作成し、その上で正しいメールを送信しましょう。

件名

誤送信のお詫び

本文

株式会社〇〇
営業部 〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〜、営業部の〜〜です。

この度は、先日お送りした「◯◯◯」のメールについて混乱を招いてしまい大変申し訳ありませんでした。

私の不注意によるミスであり、深く反省しております。

誠に勝手ではございますが、この後、正しい内容のメールを送らせていただきます。

ご迷惑をおかけしたことを反省いたしますと共に、送信前の内容確認を徹底し誤送信防止に努めてまいります。

この度は申し訳ございませんでした。

このメールでは、正しい内容については深くに触れずに、お詫びと対策の言及をメインにしましょう。

この後に送る、正しいメールの末尾などに「重ね重ねお詫び申し上げます」などの文章を添えるとより気持ちが相手に伝わるかもしれませんね。

「添付ファイルミス」の謝罪メール

添付したファイルが送りたいもの違った場合も、混乱防止や情報保護のため削除のお願いを出す必要が多いです。

従って、以下のようなメールを作成しましょう。

件名

誤送信のお詫びと削除のお願い

本文

株式会社〇〇営業部 〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〜、営業部の〜〜です。

この度は「◯◯◯」の内容について誤りがあったことを、心より反省しお詫び申し上げます。

日頃より注意をしていたにも関わらず、このような事態を招いてしまい、大変申し訳ございませんでした。

今後このようなことがないよう、部内の社員に宛先、添付ファイルのチェックを徹底させる所存でございます。

訂正したファイルをこちらに添付いたしましたので、ご査収ください。

=======
【添付内容】
・◯◯◯について(PDF)
=======

また重ねて恐縮ではございますが、当該のメールを削除した後に私のアドレスに削除完了のご一報をいただきたく存じます。

略儀ではありますが、お詫び申し上げます。

今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。

まとめ

今回は、メールの誤送信後にとるべき対応についてご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。

文章で相手に気持ちを伝えるってとっても難しいことですよね。しかもそれがビジネスの場だったら尚更です。

しかし、何にでもミスはつきもの。大切なのは自分の謝意や今後の対策をしっかりと相手に伝えることです。

それはもちろん謝罪のメールでも同じです。

「上司への相談」などの手順をしっかり踏んだ上で、真摯な姿勢で相手方に対応することを心がけましょう。

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