【コピペOK】メール誤送信のお詫び文例集｜状況別のテンプレートと初動対応フロー

小さなミスが大きな影響を与える業務と言えば、お金を扱うこととメール送信です。前者は経理など一部の方が関わるものですが、後者のメール送信は職種や立場に限らず多くの方が関わることだと思います。

昨今はセキュリティ面に敏感な企業が増えているので、メールの誤送信は会社の信用を失いかねない大事故に発展する可能性もあります。とはいえ、メール送信は日常的なこと。人間が行うことですのでミスもあるでしょう。もし、あなたがいま「メール誤送信してしまったかも！」と動揺しているとしたら、ここは一旦冷静に。まずは落ち着きを取り戻してください。

してしまったミスは取り返しがつかないので、しっかりとした誠意を持った対応を心がけましょう。メール送信のミスは大きな影響を及ぼす可能性はありますが、迅速な対応をすることで影響を緩和することが十分にできます。

この記事では。「メール誤送信をしてしまった場合にするべき対応の流れ」と「謝罪メールの例文」をご紹介していきたいと思います。

なお、メールの誤送信対策については「安全に一斉送信を行う方法をご紹介！ブラストメールを使った一斉送信方法を解説します！」の記事で手順付きで解説していますので、併せてご覧ください。

メールを誤送信してしまった時の対応

先述の通り、メールの送信は業務をする上で欠かせないものですよね。いくら注意をしていても、慣れや油断がミスを引き起こしてしまうこともあるでしょう。

大切なのは、誤送信をしてしまった後に「どんな対応をとるか」です。しかし、その対応も「自分なりの対応」ではなく、オフィシャルな形式を保った上での誠意を相手に伝えなければならないので注意が必要ですね。

ここからは、実際にメールをご送信してしまった時にとるべき対応についてご紹介していきます。

上司に相談と報告をする

ミスの内容や取引先との関係によっても、対応の仕方は変わってくるものだと思いますが、どんな状況であれ真っ先にすべきことは「直属の上司に相談すること」です。なかには上司に相談をせずに自分の判断で事を進めてしまう人もいます。しかし、リスク管理の面からも早めに相談をした方が良いでしょう。

これは「メールの誤送信」に限らず、どんなケースにおいても言えることですね。

そして、上司に相談をする時は「5W1H」を意識して、（「いつ」「どこで」「誰に」「どんなことがあったか」など）話すことができれば、事態の把握も速やかにできますね。事実を話した上で、会社や上司の方針に従い、対応を進めていきましょう。

誤送信先に謝罪する

上司に相談後は大概の場合は「相手先に何らかの方法で謝罪する」という方針が取られるでしょう。繰り返しにはなりますが、「結局、謝罪するんだから」と自分で全てを処理しようとするのは得策ではありません。

もし、自分の手に負えなくなり、どうしようもなくなってしまった状態で上司に相談することになったら、それこそ大変です。最悪の場合は責任が自分一人に降りかかってしまうことだってあります。

また、上司と話し合い、相手先に謝意を伝えるだけでなく、必ず「原因」と「今後の対策」についても伝えるようにしましょう。

電話で謝罪する

電話がつながる相手であれば、口頭で謝罪をするのが良いでしょう。文章では伝えづらい細かなニュアンスや謝意も、口に出すことでより相手方に伝わるはずです。

とは言え、電話で実際に謝罪するとなると、緊張してしまい途中で何を話しているのかわからなくなってしまった、と言う方もいるかもしれません。

そんな方は、「謝罪の気持ちをしっかりと伝える意識を持つ」、「あらかじめ話す内容や、聞かれそうな内容についてまとめておく」というような準備をしておきましょう。

メールで謝罪する

もし、電話がつながらない相手であればメールで謝罪をしましょう。この場合も、謝意を伝えるだけでなく「原因」と「今後の対策」を簡潔に述べることで、相手方も納得しやすい文章を作ることができます。

また、より誠意を伝えるために、電話での謝罪をした場合でも、メールを使って再度謝意を伝えるのも良いのではないでしょうか。

直接会って謝罪する

相手が大口顧客である場合などは、直接相手方へお伺いし謝罪するという選択もあると思います。この場合も、上司などの自分よりも立場が上の人と一緒に伺うことになるケースが多いでしょう。

もちろん派手な服装や、髪型はNGです。ミスを真摯に受け止め謝罪する姿勢をまずは認めてもらうように尽くしましょう。

誤送信の影響範囲を調べる

ビジネスの世界では「謝罪をしたから終わり」とは中々いきません。誤送信したメールの内容によっては、複数の企業や事業に影響が出てしまうかもしれません。

謝罪が終わってからは、相手方に伝えた「今後の対策」を速やかに実行していくだけでなく、誤送信によってどんな影響が出るかを想定しておきましょう。仮に今現在影響がなかったとしても、場合によっては当初は予定していなかった所からその影響を指摘される可能性があります。

そんな時に慌てることがないように、なるべく多くの可能性を考えて選択肢を用意しておきましょう。

謝罪メールのポイント

ここまでは「誤送信をしてしまった後時の対応」についてご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。まず大事なのは「上司にしっかりと相談をすること」、そして「自分の謝意を相手に伝えること」ですね。

そして、直接お伺いしたり電話をした後でも、改めて謝意を伝えるという意味で「メールによる謝罪」はマストかもしれません。文章として残ることで、相手方も共有しやすくなるというメリットもありますね。

そこで、ここからは「謝罪メールにおけるポイント」をご紹介していきたいと思います。

時候の挨拶を添えない

謝罪のメールでは時候の文章は基本的に要りません。あくまで簡潔に謝意を伝えるように心がけましょう。

問題が発生した原因を簡潔に伝える

誤送信の内容について事実確認の意味も含め、原因を相手方に報告しましょう。また、経緯を報告したのちに正しい内容（本来送りたかった内容）の文章を書くことを忘れずに。

今後の対策を伝える

経緯を伝え謝罪をした後は、今後の対策もしっかりと文章にして相手に伝えるようにしましょう。冒頭でもお話ししましたが、ビジネスにミスはつきものです。

ミスをしても許される、という訳ではありませんが、ミスを一度もせずに仕事をしてきた人間はいませんよね。ミスをした後は、「今後どうするか」を相手に伝え謝意を伝えるとともに、自分のレベルアップの糧にしましょう。

メール誤送信発覚直後の初動対応フロー

誤送信に気づいた瞬間は頭が真っ白になりがちですが、ここでの初動スピードがその後の信頼回復や損害の大小を決定づけます。焦って独断で動くことなく、以下のステップに従って冷静かつ迅速に対処しましょう。

ステップ1：二次被害の防止と上司への報告

ミスを隠したい心理が働き、自分ひとりで解決しようとすることは最も危険な判断です。誤送信の内容によっては情報漏洩事故として組織的な対応が必要になるため、発覚後ただちに直属の上司へ報告を入れてください。

報告の際は「いつ」「誰に」「どのような内容を」「誰と間違えて送ったか」を簡潔に伝えます。初期段階で正確な状況を共有することで、システム管理者によるログの確認や法務部門との連携など組織として適切なバックアップ体制を敷くことが可能になります。

ステップ2：送信取り消し機能の確認（Outlook/Gmail）

メールソフトやクラウドサービスの設定によっては、送信ボタンを押した直後であれば送信処理自体をキャンセルできる場合があります。報告と並行して、ご自身が使用しているメールシステムに「送信取り消し機能」が備わっているかを確認しましょう。

これらの機能は時間との勝負ですので、ダメ元でも即座に操作を試みる価値は十分にあります。

ステップ3：電話での謝罪（メールより先に）

取り消しが間に合わなかった場合は、お詫びメールを作成する前にまず電話での連絡を優先します。メールは相手がいつ開封するか分からず、謝罪の気持ちや緊急性が伝わりにくいツールだからです。

電話がつながった際は、まず誤送信の事実を伝え深く謝罪した上で誤って届いたメールを開封せずに削除してほしい旨を丁重にお願いしましょう。電話で直接お話しすることで誠意が伝わりやすく、相手の怒りや不安を最小限に抑えられるケースが多くあります。

謝罪メールの文章例

誤送信後の謝罪メールにおけるポイントは理解できたでしょうか。ここからは、ご紹介してきたポイントを踏まえて実際にどんな謝罪メールを送ったら良いのか、例文を用いて解説していきたいと思います。

「件名ミス」の謝罪メール

まずは件名の表記をミスしてしまった場合の例文です。

今後ご紹介する例文でも言えることですが、（誤）と（正）が比較されていることで、相手に誤送信したメールを改めて確認する手間を省かせることができます。

誤送信された方の気持ちを考えて、メールを作成しましょう。

「宛先ミス」の謝罪メール

宛先のミスにより、顧客との情報が他に知られてしまう可能性があります。

絶対にあってはならないことですが、実際にミスをしてしまった場合は、以下のようなメールを作成し、相手方に謝罪のメールを送りましょう。

今回のケースではメールを削除してほしいという旨を必ず伝える必ず伝えるようにしましょう。

その際は相手に手間をかけてしまうことに関しての謝罪も忘れずに。

「本文ミス」の謝罪メール

本文をミスしてしまった場合、少ないミスであれば「件名ミス」の時のように「（誤）（正）」を使って訂正すると良いでしょう。

大幅な変更がある場合は、これからご紹介する謝罪メールを作成し、その上で正しいメールを送信しましょう。

このメールでは、正しい内容については深くに触れずに、お詫びと対策の言及をメインにしましょう。

この後に送る、正しいメールの末尾などに「重ね重ねお詫び申し上げます」などの文章を添えるとより気持ちが相手に伝わるかもしれませんね。

「添付ファイルミス」の謝罪メール

添付したファイルが送りたいもの違った場合も、混乱防止や情報保護のため削除のお願いを出す必要が多いです。

従って、以下のようなメールを作成しましょう。

一斉送信で誤送信を起こしてしまった場合

個別送信ではなく、Bccを使った一斉送信で誤送信を起こしてしまった場合は、必要に応じて法務部や外部の専門家に相談しましょう。個人情報の場合、個人情報保護法に基づく対応（影響範囲の通知や報告）が必要な場合があります。

多くの誤送信は、BCCに入れるべき宛先を誤ってCCやTOに入れてしまう人為的ミスから発生します。こうした事故を防ぐために知っておくべきBCCの正しい使い方と、BCC送信そのものが抱えるセキュリティリスクについては、こちらをご確認ください。

情報漏洩発生時の「報告義務」と法的対応

単なる宛先間違いであっても、そこに含まれる情報の内容や件数によっては法律上の「個人情報漏洩事案」として扱われる可能性があります。

2022年4月に施行された改正個人情報保護法により、一定の要件を満たす漏洩事案については個人情報保護委員会への報告および本人への通知が義務化されました。コンプライアンス違反を問われないためにも、法的な判断基準を正しく理解しておきましょう。

改正個人情報保護法における報告義務とは

すべての誤送信が報告義務の対象となるわけではありませんが、個人の権利利益を害するおそれが大きい事案については報告が必須となります。具体的には以下のようなケースが該当します。

これらに該当する場合は、単なる社内処理で済ませることはできず法令に基づいた厳格な対応が求められます。

個人情報保護委員会への報告と本人通知

報告義務の対象となる事態が発生した場合、事業者は「速報」と「確報」の2段階で個人情報保護委員会へ報告を行う必要があります。まずは事態を知った時点から概ね3日から5日以内に速報を入れ、その後30日以内（不正目的の場合は60日以内）に詳細な再発防止策などを含めた確報を提出するという流れです。

また同時に被害を受けた本人に対しても、どのような情報が漏洩したかを通知し謝罪と注意喚起を行わなければなりません。

CC/BCC間違いも報告対象になるのか？

実務でよくある「BCCで送るべき一斉送信をCCで送ってしまい、受信者同士のメールアドレスが見えてしまった」というケースはどうでしょうか。メールアドレス単体で個人が特定できる場合、それは個人情報に該当します。

このケースで漏洩した人数が1,000人を超える場合は前述の通り報告義務が発生します。1,000人未満であっても、メールアドレスの組み合わせから特定の病気の患者リストであることが推測できるなど「要配慮個人情報」に準ずるようなプライバシー性の高い内容であれば報告が必要になる可能性があります。自己判断せず必ず法務担当者や専門機関のガイドラインを参照して決定してください。

メール配信システムを活用する

メールの誤送信は、どんなに注意を払っていても「人間が行う作業」である以上、100%防ぐことは困難です。特にBccでの一斉送信などは、一度の操作ミスが数百、数千件規模の個人情報漏洩につながるハイリスクな業務です。このような「ヒューマンエラー」を仕組みによって最小限に抑え、万が一の際にも組織として対応しやすくするのがメール配信システムの導入です。

メール配信システムを使うメリット

メール配信システムを導入することで、通常のメールソフト（OutlookやGmail）にはない以下のようなメリットを享受できます。

Bcc設定漏れによる漏洩を防止

配信システムを利用すると、受信者側には自分宛のメールとして1通ずつ個別に届く仕組みになっています。そのため、Bccに入れ忘れて他人のアドレスが見えてしまうという致命的なミスが構造的に発生しません。

承認ワークフローによるダブルチェック

「作成者」と「承認者」を分ける設定が可能です。上司やチームメンバーの承認がなければ配信できない仕組みにすることで、内容の不備や宛先の間違いを組織的に防げます。

テスト配信・プレビュー機能の充実

本番送信前に、自分の端末へテストメールを送る工程が標準化されています。実際の見え方を確認してから送信ボタンを押す習慣がつくため、リンク切れや添付忘れなどのケアレスミスを激減させることができます。

高度なセキュリティ対策

送信ドメイン認証（SPF/DKIM）への対応や、管理画面へのアクセス制限など、法人が求める高いセキュリティ基準を満たしており、会社の信頼を守ることにつながります。

おすすめのメール配信システム「ブラストメール」

数あるシステムの中でも、特に誤送信対策と使いやすさで選ばれているのが「ブラストメール（blastmail）」です。ブラストメールの特徴は以下の通りです。

日常的なメール業務の不安を解消し万全のセキュリティ体制を整えるために、システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

公式サイト：シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」

まとめ

今回は、メールの誤送信後にとるべき対応についてご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。文章で相手に気持ちを伝えるってとっても難しいことですよね。しかもそれがビジネスの場だったら尚更です。

しかし、何にでもミスはつきもの。大切なのは自分の謝意や今後の対策をしっかりと相手に伝えることです。それはもちろん謝罪のメールでも同じです。「上司への相談」などの手順をしっかり踏んだ上で、真摯な姿勢で相手方に対応することを心がけましょう。