メール配信システムを学校で利用するメリットを解説！おすすめシステムも紹介します！

こんにちは。ブラストメールの森神です。

メール配信システムと聞くと難しいイメージを持っている人も多いかと思います。

インターネットで調べると、「ステップメール」や「メールマーケティング」など、慣れない用語もたくさん出てきますよね。

しかし、このような難しい機能を使っているのは一部の人ですので安心してください。

メール配信システムは「メールの一斉送信」や「メルマガ」として利用されてるのがほとんどです。

最近ではメール配信システムは企業の利用だけでなく、学校や幼稚園などの教育機関でも利用されるケースが増えています。

そこで、今回は学校でメール配信システムを利用する場合のメリットや実際の利用例、おすすめのメール配信システムを紹介します。

メール配信システムとは

まずはメール配信システムがどのようなものかを説明します。

メール配信システムとは、多くの人に一斉にメールを配信するシステムです。

大量のメールを一斉送信で届けるのは「セキュリティ」などの点から、非常に難しいものとされています。

そのため、企業がメルマガ配信や集客を増やすためにメールの一斉送信をする場合などに利用されています。

学校においても、一斉メール配信による緊急連絡などに使われることが多くなってきました。

メール配信システムにつていは以下の記事でより詳しく紹介しています。

【徹底解説！】メール配信サービスを導入するメリットとは？メール配信サービスの種類・機能・導入事例をご紹介！

メール配信システムを学校で使うメリット

学校でメール配信システムを利用する場合、「保護者に素早く連絡できる」などのメリットが挙げられます。

その他にも様々なメリットがありますので詳しく解説します。

業務効率化が可能

学校においてメール配信システムを利用する最大のメリットは「業務効率化」ができることです。

メール配信システムを使うと一斉メールを確実にスピーディーに送ることができます。

例えば、災害発生時などの緊急連絡をするときに、一人ひとり連絡をしていると、どれだけ時間があっても足りないですよね。

メール配信システムを利用すると、メールアドレスを登録している人に一斉メールが送れるので、1回のメール配信のみで完了します。

また、クラスごとや学年ごとなどにグループを分けて配信も可能ですので、学校での一斉連絡用に向いているサービスと言えます。

グループを分けての配信に関しては詳細を後述します。

セキュリティ性が向上する

一斉メール配信を行う際に最も注意すべきことが、個人情報の漏洩です。もし、学校に在籍する生徒や家庭の情報が流出してしまったら大問題になりますよね。

実際に情報漏洩は多発しており、毎年のように個人情報漏洩のニュースが見受けられます。

そして、その多くが「BCCで送るはずだったメールをCCで送ってしまった」という、メールの誤送信によるものです。

メール配信システムを利用するとメールの誤送信を防ぐことができ、セキュリティ性の高いメール配信を行うことが可能となります。

また、BCCでのメール一斉配信を行なうと「ブラックリストに登録されてしまう」などのリスクもあります。

BCCをお勧めしない理由は以下の記事で詳しく解説しています。

プロが教える！一斉メール配信にBCCをお勧めしない理由と、正しいBCCの使い方！

個人情報漏洩に関しては他にも、先生が保護者や生徒のメールアドレスを登録したスマートフォンを紛失して、個人情報が流出してしまったケースがあります。

メール配信システムでは、データをシステム内で管理していますので、スマートフォン端末の紛失に対してリスク管理をすることができます。

メールの到達率が高い

メールの一斉配信を行うと、送ったはずのメールが届いていないことがあります。

原因はdocomo・au・SoftBankなどの携帯キャリアが「キャリアブロック」と呼ばれる、迷惑メール対策を行っているからです。

また、保護者が利用することの多いGmailやYahoo！メールなどの、フリーメールでも迷惑メール対策は厳しくなっています。

一定時間内に大量のメール配信を行うとスパムメールと認識され、メールの送信拒否や送信遅延などが起こる可能性があります。

メール配信システムでは、これらを回避するための対策を行っていますので、一斉メール配信であってもメールを確実に届けることができます。

グループごとにターゲット配信が可能

メール配信システムを利用すると、登録している宛先データの中から特定条件で絞り込んだグループにメールを一斉送信をすることができます。

例えば、「〇年△組の生徒にのみメールを配信する」ことなども可能となります。

事前に作成したいデータの項目を作成することで、自由にグループ分けが可能です。学校で利用する場合は以下の画像のように「クラス」などで、分類することも多いようです。

また、登録したデータはメール配信システムのデータベースに蓄積され、CSVデータでの摘出が可能です。

そのため、以下のように生徒管理用のデータベースとしても活用することができます。

もちろん、登録したデータは一括で削除することができますので、年度末に卒業生のデータを簡単に整理することができます。

削除したデータはシステム上で見れなくなってしまうので、卒業生やOB向けにメルマガの配信などを行いたい場合は、必ずデータのバックアップをとるようにしましょう。

連絡網と比べると価格が安い

メール配信システムと似たサービスで学校用の連絡網のサービスがあります。保護者や生徒向けに一斉連絡をできる点は同じですが、価格が少し高いものが多いです。

以下、弊社サービスのブラストメールと連絡網サービスの比較表です。

連絡網サービスにはLINEで連絡が来るオプションなど便利な機能がついていることもあります。

ただし、別途オプション料金が発生し、利用料金が通常利用の倍以上かかるケースもあります。

そのため、メールでの一斉連絡で費用を抑えるためには、メール配信システムを利用するのが断然おすすめです。

メール配信システムを使わない時に考えられる危険性

学校がメール配信システムを使わずに一斉配信を行うと、どのような危険性があるかを紹介します。

危険性についてはフリーメールで一斉配信を行う想定で、解説をします。

個人情報漏洩の危険性がある

まず最初に考えられる危険性は、個人情報の漏洩です。

Bcc配信は手軽に複数の方にメールを配信しすることができる配信方法ですが、誤ってToやCcにアドレスを入力してしまい、個人情報が流出するこがあります。

実際にそのような事故が企業や学校で起きているので、Bcc配信を行うのは控えましょう。

下記の記事ではBcc配信の注意点について紹介しているので、参考にしてみてください。

関連記事：BCCで一斉送信は危険！？正しいCC・BCCの使い方をメールのプロが解説します

配信遅延が起きる可能性がある

大量のメールを配信する、配信側のサーバーに大きな負荷がかかります。

負荷が大きいと数時間遅れて相手に届いたり、最悪の場合はメールが届かないということが起こります。

重要な連絡や緊急性があるメールで配信遅延が起きると、トラブルに繋がる可能性がありますので気を付けましょう。

メールの効果測定がわからない

メール配信システムでは、配信したメールが相手の受信ボックスに届ていているか、誰が開封したか、どのリンクをクリックしたかなどを細かく確認することができます。

そのため、メールが届ていていなかったり、未開封の方が多いのに気づかないまま、メールを送り続けてしまっているという事態になる可能性が高いです。

「重要な連絡を告知できていなかった」ということがないように、効果測定機能があるメール配信システムを活用しましょう。

ブラックリストに載る可能性がある

普段利用しているフリーのメーラーから、100個以上のアドレスに一斉配信をすると、受信側のキャリアからブロックされる危険性が高いです。

「このアドレス（送信元IPアドレス）は、大量のメールを送っている。怪しい！」と受信側からブラックリストに登録されてしまうからです。

ブラックリストに登録されると、相手の受信ボックスに届きませんし、迷惑メールフォルダにも届きません。

このような事態になってしまうと、違うメールアドレスを用意することでしか、対策がありません。

仮に別のアドレスが用意できたとしても、毎回違うアドレスか配信することは非常に大変ですし、受信側も戸惑ってしまうので、このような運用をすることは控えましょう。

学校でのメール配信システム利用例

実際に学校でどのようにメール配信システムが利用されているかをお伝えします。

最も多いのが、緊急連絡を一斉に送る場合です。

例えば、以下のようなときに利用します。

• 災害時の安否確認の連絡
• 台風などでの休校連絡
• 感染症などが流行したときの連絡
• 運動会延期の連絡
• 遠足前日の持ち物連絡

メール配信システムを利用すると「誰がメールを開封したか」が分かります。送ったメールへの返信も可能ですので、緊急連絡にはもってこいのサービスとなります。

学校が利用するのにおすすめなメール配信システム

ここからは数あるメール配信システムの中で、学校などの教育現場が利用するのにおすすめなメール配信システムを紹介します。

ブラストメール

ブラストメールは様々な学校で利用されているメール配信システムで、企業や官公庁などを含めると導入実績は24,000社以上あります。

幼稚園や保育園、小学校、中学校、高校、大学などあらゆる教育現場で利用されていて、慶應義塾大学・早稲田大学・京都大学といった有名大学も導入しています。

主な機能は下記の通りです。

操作画面も非常にシンプルで初めてメール配信システムを導入する方でも、簡単に利用をすることができます。

最安プランは登録アドレスは5,000件、月額料金は4,000円なので、他のメール配信システムと比較しても非常にリーズナブルな価格です。

低価格でありながら、導入後を電話とメールのサポートがありますので、サポート体制も万全です。

ブラストメールは実際にメールの配信もできる無料のトライアルがあるので、操作イメージを感じたい方は、トライアルに申し込むことをおすすめします。

ブラストメールの無料トライアルはこちら

eメッセージ

eメッセージは2004年から提供しているメール配信システムです。

教育現場だけでなく、町内会・自治体など様々な団体で利用されています。

特徴としては他のメール配信システムにはない、自動翻訳機能があることです。

オプション料金になりますが、英語・ポルトガル語・タガログ語・スペイン語に対応をしており、日本語でメッセージを配信しても、受信者側で選択した言語に翻訳されます。

費用については基本プランで月額4,400円からですが、インターナショナルスクールなど、他言語での配信が必要な方にはおすすめサービスです。

eメッセージの詳細はこちら＞＞

スクールメールサービス

スクールメールサービスは、ICカード型登下校メールシステムです。

ICカード型登下校メールシステムとは、生徒が登下校の際に、ICカードをかざすタイミングで、保護者へ通知が届くサービスです。

その他にもメールの一斉配信機能も付随しているので、行事の告知や重要な連絡も配信することが可能です。

料金は生徒1人あたり250円/月で利用することできますので、生徒数がそこまで多くない学校や団体であれば費用対効果が高いです。

スクールメールサービスの詳細はこちら＞＞

さくら連絡網

さくら連絡網はメールだけなく、様々な方法で配信することができるシステムです。

フィーチャーフォン(ガラケー)にも対応をしていますし、専用アプリをDLしていればプッシュ通知を届けることもできます。

また、オプション料金にはなりますが、LINEでメッセージを届けることもできますので、重要な連絡でも確認してもらいやすいです。

その他にも安否確認や保護者向けアンケート、欠席・遅刻・早退など、学校向けの機能が多くあります。

多機能な配信システムで非常に便利ですが、最安プラン(200名まで登録可)で年間料金が53,900円～なので、他のツールよりも高額な配信システムです。

さくら連絡網の詳細はこちら＞＞

スクメール

スクメールは学校と家庭と地域を連携するために提供している連絡システムです。

アプリ上での連絡をすることで、様々な関係者にも確実にメッセージを配信することできます。

学校と保護者間の連絡を一元化することで、資料配布、アンケート、欠席・遅刻等の連絡をデジタル化し、現場の負担を軽減することができるのが特徴です。

専任スタッフのサポートや保護者向けのコールセンターもあるので、導入後も安心して利用することができます。

料金については公式サイトで確認することができなかったので、興味がある人は問い合わせをしてみてください。

スクメールの詳細はこちら＞＞

まとめ

学校におけるメール配信システムのメリットと実際の利用例、学校向けにおすすめメール配信システムをご紹介しました。

メール配信システムを使うメリットは下記の通りです。

• 業務効率
• セキュリティ性
• 到達率の高さ
• 価格　など　

学校でメール配信システムを利用するメリットはたくさんあります。

しかし、実際に使ってみないと分からないこともあるかと思います。

ブラストメールでは現在、7日間の無料お試しを実施しています。登録するアドレス数に制限はありますが、有料プランと全く同じ機能が利用できます。

まずはお試しいただき、簡単さや便利さを実感してみてください。