メールが届かない8つのケースを徹底解説!再発防止策は?

2020.01.06 メール不達

メール作成の苦労の末、ようやく完成して送信ボタンを押し配信完了!と思っていたら、「ものの数秒で、バウンスメール(配信エラー時の自動通知)を受信した」または、「受信者側から”メールが届いていない“という連絡を後日もらった」こんな事態に直面した経験はありませんか?

届くべき相手にメールが届かないのは様々な原因が考えられます。

この記事では「メールが届かない理由」と「対処法」に加えて、今後の「再発防止策」を詳しく紹介します。

メールが届かないとはどういう状態なのか

米国のプロパイダ会社の調査によると、4通に1通の割合 でメールが相手に届いていないという報告が出ています。

メールが届かないということは、販促が滞るだけでなく、重要な連絡も不達になるため、今後の取引にトラブルが生じかねません。

また、一時的なサーバーエラーだと思って対処を放置してしまうと、根本的な原因に気付かないまま機会損失を被る可能性もあります。例えどんなに正しく運用しているつもりでも、実は迷惑メール判定を受けており、ブラックリストに登録されているケースもあります。

メールが届かない場合は素早い原因解明と適切な処置、そして改善のための再発防止が重要になります。

2.メールが届かない 考えられる8つのケース

ここではメールが届かない原因を送信側、受信側、その他に分けて、以下のケースリストを見ていきましょう。

当てはまるケースについて、詳しい対処法をそれぞれ確認していきます。

受信側

  1. 受信側のメールアドレスが存在しないケース
  2. 受信ボックスの容量がオーバーしているケース
  3. 迷惑フォルダへの振り分けに設定されているケース
  4. 受信拒否をしているケース

送信側

  1. メールアドレスの入力誤りがあるケース
  2. メールサイズが大きすぎるケース
  3. スパムメール判定となっているケース
  4. ブラックリストに登録されているケース

受信側の原因および対処法

受信側のメールアドレスが存在しないケース

〈原因〉

受信側にてメールアドレスを削除または変更した可能性があります。

例えば、転職や携帯電話の解約などで、そのメールアドレス自体が存在しなくなったり、アドレス表記が変更されることは珍しくありません。

〈対処法〉

正しいメールアドレスを取得するべく、名刺に電話等があれば電話を試みるなど、メール以外の方法で先方へ確認しましょう。

受信ボックスの容量がオーバーしているケース

〈原因〉

一般的に、メールボックスやサーバーには容量の制限があります。

受信側の容量が特定の上限数に達すると、メールは全て受信拒否され届かなくなってしまいます。

〈対処法〉

不要なメールを削除するなど、先方に対策していただく必要があります。

もしくは「受信後に一定期間が経ったらメールを削除する」設定にしますと、無限にメールが溜まりメールが届かなくなってしまうことがないので、回避手段を先方と相談することも検討しましょう。

3.迷惑フォルダへの振り分けに設定されているケース

〈原因〉

メール内容が如何に適切でも、スパムメールだと見なされて専用の迷惑メールフォルダへ振り分けられてしまう場合があります。

考えられる主な根本原因は、大量リストへのメール一斉配信や無効なメールアドレスへの複数回の送信などです。

〈対処法〉

迷惑メールフォルダに入っていないか先方へ確認してもらいましょう。

なお販促活動の一環で、送信側では一斉配信が必要な場合があると思いますので、この「一斉配信によるスパムメール判定」の今後の再発防止策は後ほど詳しく紹介いたします。

4.受信拒否をしているケース

〈原因〉

以下のような設定が原因で受信拒否になっていると考えられます。

  • 「なりすましメールの拒否」設定を行っている
  • 指定受信がオンになっている
  • 特定のメールアドレスを指定している

※指定受信とは、例えば「スマホで確認するためパソコンからのメールを拒否する」という設定です。

〈対処法〉

受信拒否の場合は設定変更すれば届くようになるので、先方へ設定の確認と変更を依頼しましょう。

また、先方で様々な受信設定をされている場合でも、優先して受信していただけるようになる設定がございますので、こちらは今後の再発防止策として後ほど紹介いたします。

送信側の原因および対処法

メールアドレスの入力誤りがあるケース

〈原因〉

タイプミスでアドレスに誤りがあり、入力したメールアドレスが無効になっている可能性があります。

〈対処法〉

正しいメールアドレスが入力されているか再度確認してください。

例えば、

  • ドットが抜けていませんか?
  • 数字のゼロと英字のオーを打ち間違えていませんか?
  • 半角ではなく全角文字が混在していませんか?

メールサイズが大きすぎるケース

〈原因〉

添付ファイルやメッセージ内容の容量が大きすぎると、受信側のメールサーバーの容量制限にひっかかり自動的に受信拒否をされることがあります。

〈対処法〉

まず送受信可能な容量を確認してください。

容量オーバーしないよう複数のメールに添付ファイルを分割する、またはファイルを圧縮して送ることでこの問題を回避できるでしょう。

スパムメール判定となっているケース

〈原因〉

正常なメールを送っているつもりでも、受信側のサーバーのスパム対策に引っ掛かり、スパム業者として認識および受信ブロックをされている可能性があります。

実はスパムメール判定基準が年々厳しくなっています。

サービス品質を維持するため、サーバーを管理する会社やメーラーソフト開発元、セキュリティソフトなどさまざまなアプローチでスパムメールを撃退する技術が開発・実装されているからです。

正規のメールを配信したつもりが、スパムメールとして判定されてしまう原因は主に3点あります。

  • ① メール文章:

スパム業者がよく使う単語や表現を使用している

  • ② 配信方法:

メールの大量配信や送付リスト内に無効なメールアドレスが多数存在している

  • ③ 配信環境:

セキュアな環境からメールを送信していないなど配信に適した環境を構築できていない

〈対処法〉

それぞれの対処法は数多くありますが、そのうちの一部を紹介いたします。

  • ① メール文章:

件名や本文を空欄にしない、信頼性の低いサイトのURLは貼らないなど

  • ② 配信方法:

受信者のデバイスに合わせて配信する、無効なメールアドレスを定期的に削除するなど

  • ③ 配信環境:

SPF(メール配信証明書)の設定を実施する、配信速度を調整するなど

過去の記事に迷惑メール判定回避方法のチェックリストや診断ツールがございますので、詳細は以下URLにてご確認ください。

初心者でも分かる!迷惑メール判定理由と回避方法

なお一斉送信に伴うスパムメール判定の恒久的な回避方法は後ほど詳しく紹介いたします。

ブラックリストに登録されているケース

〈原因〉

メールの到達率が著しく落ちている場合は、スパムメール対策の団体にブラックリストとして登録されているかもしれません。

主にSpamhaus、nvaluement、MXToolBox、Spamcopなどの複数スパムメール対策の団体が存在し、スパム業者だと疑われた場合、ブラックリストに登録されてしまいます。

スパム業者と間違えられる原因は、スパムメール判定と同じく、メールの大量配信や送付リスト内に無効なメールアドレスが多数存在していることにあります。

〈対処法〉

迷惑メール対策団体ブラックリストにサイト上で解除申請すれば、比較的簡単に解除できます。

ブラックリストの解除申請は、過去の記事により詳しい手順の紹介がございますので、以下URLにてぜひチェックしてみてください。

メール配信のブラックリスト登録の原因と確認・解除方法

次に、メールの一斉配信による様々な問題に対して、恒久的な再発防止策を解説いたします。

5.メールが届かないことを防ぐには?

メールが届かない原因を受信側と送信側で幾つか紹介しましたが、特に双方で散見されたのは、

  • 「受信側で迷惑メールフォルダへ振り分けられてしまった」
  • 「スパムメール判定にされてしまった」
  • 「スパム業者と疑われてブラックリストに登録された」

という迷惑メールに関わるケースでした。

これらのケースの多くは、メールの一斉配信が起因しています。

しかし営業やメルマガ配信など、メールの一斉配信は販促活動に欠かせず、多くのビジネスシーンで必要な手段だと思います。

一斉配信の手段を講じつつ、メールを確実に届けるためには、すぐさま配信方法を見直すことがポイントです。

ここでは、メール配信の改善のサポートひとつである「メール配信サービス」の導入をお勧めしています。

メール配信サービスの利用によって、例えば、スパムメール対策に一番効果的「配信環境の最適化」を得ることができます。これにより、高速配信と高到達率を両立しながらメール配信が可能となります。また、送信アドレス数の分散かつ配信速度を低下させないリアルタイムなメール配信が可能です。

更に、ブラストメールでは「配信履歴」にて、配信したメールの「成功・失敗」をご確認いただけます。

メール配信サービスを活用することで、より素早い原因解明と適切な処置、そして改善のための再発防止策を講じることができるでしょう。

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