印象が良い「お断りメール」の書き方と例文を紹介！ビジネスで上手に断る秘訣を解説

ビジネスのやりとりでは、相手の要求に対して「NO」を言わなければならない場面が出てきます。

大事な取引先や、お客様相手にお断りメールを送るのは躊躇われるかもしれませんが、ビジネスを円滑に進めていくためには、時には断ることも大切です。

ただ、断り方一つでもできるビジネスマンは相手を不快にさせない上手な断り方をしています。

今回の記事では、お断りメールを送る時の注意点や実際に使える例文を解説していきます。

お断りメールがビジネスにおいて重要な理由

自身が所属する企業や部署によっても異なりますが、ビジネスシーンでお断りメールを送る機会は意外と多いです。

ここでは、お断りメールがビジネスにおいて重要な以下４つの理由について解説します。

相手のことを気遣ったお断りメールを送ることはもちろん、お断りメールをきっかけに相手との信頼関係を築くことで新しいビジネスチャンスが訪れることもあります。各内容についてそれぞれ詳しくご紹介します。

相手との関係を良好に保つため

メールであっても相手とのコミュニケーションであることは、対面や電話と変わりありません。

伝え方によっては、相手との関係が良好にもなりますし、関係が悪化することもあります。そのため、角が立つような断り方はせずビジネスに悪影響を及ぼすようなリスクを避けるようにしましょう。

特に取引先や上司へのお断りメールは注意が必要です。具体的な例文などは後ほどご紹介しますので参考にしてください。

メール相手との信頼関係を築くため

お断りメールは、「メール」という特性からどうしても冷たい印象を持たれがちです。そのため、相手の気持ちに寄り添い、配慮のある内容にする必要があります。

機械的な内容でのお断りメールではなく相手への気遣いや感謝、クッション言葉を活用した柔らかい言葉を使ったメールを意識しましょう。

ビジネスチャンスを逃さないため

お断りメールを適切に送ることができるとビジネスチャンスをつかめる可能性があります。

例えば、相手からの提案を断る際にただ「お断りします」と伝えるのではなく、〇〇という条件であれば詳しくお話を聞きたいですなどと伝えると良いでしょう。

商品やサービスのリニューアルなど、お断りをした後のことを想定してメールを送るとビジネスチャンスを逃さずにすみます。

文章の読み取り方による誤解を防ぐため

メールでのコミュニケーションでは相手の表情を見ることも声を聞くこともできません。つまり、相手の感情を読み取る手段がないのです。

そのため、悪意がなくとも自身のお断りメールによって相手を不快にしてしまっている危険性があります。

そのような文章の読み取り方による誤解を防ぐためには、お断りメールの中にクッション言葉を添えたり、感情が伝わりやすい鉄板フレーズを活用することが必要となります。

印象が良くなる「お断りメール」の書き方3ポイント

お断りメールの書き方によって印象は良くも悪くもなります。せっかく同じ一通のメールを送るのであれば印象は良いほうがいいですよね。

ここからは印象が良くなる「お断りメール」の書き方を3ポイントに絞ってご紹介します。

それぞれ詳しく解説します。

ビジネス冠詞をクッション言葉として活用する

どうしてもお断りをしなければならない場面は出てきますが、その際になるべく角を立たせないような断り方をすることが大切です。その際に便利なのがビジネス冠詞です。

ビジネス冠詞とは、断りフレーズの前につけるクッション的な役割をもつ言葉で、ビジネスメールでは頻繁に使われています。

以下、断る際に使えるビジネス冠詞をまとめました。

はっきりとNOを伝えることは大切ですが、「お断りします」や「できません」だけでは文章に棘があります。

特にメールは文字だけのやりとりになるので、上記のようなフレーズをいれることで、柔らかい印象にすることができます。

断って終わりではない！次につながる一言を添える

お断りメールの目的は「断ること」だけでない場合もあります。本当は断りたくないが、タイミングがどうしてもあわなかったなんてこともしばしばあります。

そんなときには、次につながる一言を添えて次の機会を逃さないようにしましょう。以下、例文を３つご紹介しますので参考にしてください。

このように、ビジネス上でのお断りメールは「断る＋提案」の型を使うことで、断りつつもチャンスを逃さずにすむでしょう。

NGポイントを避ける

お断りメールを送る際は、絶対にやってはいけないポイントがあります。それは以下の３つです。

上記のうち一つでも当てはまる場合はトラブルにつながる可能性があるので注意が必要です。詳しくは次のパートで解説します。

お断りメールを書く時の注意点

ここからは、お断りメールを書く際に注意するポイントを解説していきます。

失礼な表現になっていると、次回以降の関係性にも影響するので最低限のマナーを守ってメールを作成するようにしましょう。

断りメールであることをはっきりさせる

なるべく柔らかい表現を使うことは大切ですが、お断りメールを送る際には、断りであることをはっきりと伝え、なるべく濁さないようにしましょう。

曖昧な表現では相手もどのような対応をすればいいのか困ってしまいます。

「お断り」の意思表示をする際には、「検討中」「考慮中」「条件次第では了承する」ではなく、「できない・やらない・不可」というような意思をはっきりと伝えることが大切です。

相手への気遣いやフォローを忘れずにする

ビジネス冠詞と似たポイントになりますが、「大変嬉しいお誘いではありますが…」や「こちらの都合で大変恐縮ですが…」といった相手を気遣う一言を入れておくことで相手の気分を害することもなくなります。

「今後のご活躍をお祈り申し上げます」というようなフォローとなる挨拶を最後に入れることもお断りメールでは良く使われています。

お断りをするシーンでも、こうした気遣いやフォローを行うことで心証を良くすることができます。

CCやBCCを使っての一斉配信を行わない

大勢の相手にお断りメールを送る場合はCCやBCCの利用は控えましょう。CCでの送信は送信相手にすべての送り先が共有されてしまいますし、BCCでの送信は誤送信によって個人情報漏洩の可能性があります。

以前、デジタル庁がBCCで送るべきメールをTOで送ってしまい、個人情報が漏洩したことでSNSで炎上していました。

参考：メールの宛先誤りについて – デジタル庁

このようにお断りメールを一斉送信する場合はリスクがあります。個人情報漏洩は社会からの信用を失うだけでなく、罰則を求められることもあります。どうしても一斉送信をしたい場合はメール配信システムを使うなど、リスクを回避できる方法で実施しましょう。

参考：その一斉送信メールで大丈夫？正しいCC・BCCの使い方をプロが解説します！

参考：メール配信システム比較20選！機能・料金を徹底比較

お断りメールの鉄板フレーズ

お断りメールを送る際に使える鉄板フレーズを3つ紹介します。非常に使い勝手がいいので、覚えていればいざという時でもすぐにお断りメールを作成することができます。

それぞれ詳しく解説します。

今回は見送らせていただきます

まず一つ目の「今回は見送らせていただきます」ですが、「今回は」というフレーズが相手に次回以降の取引を予感させ、非常に使い勝手の良い要因になっています。また、「見送らせていただきます」という言葉も、柔らかな印象を与えることができる言葉です。

ご期待に添えず申し訳ございません

二つ目の「ご期待に添えず申し訳ございません」は、自分が下手に出ることで、相手に与える印象を良くすることができるフレーズです。この断りフレーズは相手の商品や提案を褒めつつ使えることができるので非常に便利です。カスタマーサポートなどでも、サポートの範囲を超えた要望についてのお断りとしても使えます。

辞退させていただきます

三つ目の「辞退させていただきます」は、「お断りします」や「できません」を角の立たない印象に変えてくれるフレーズで、業務提携や営業の申込を断りたい時に使える言い回しです。

お断りメールの例文

実際にお断りメールの例文を紹介していきます。

これまで紹介してきたビジネス冠詞や、鉄板フレーズを実際の文中に取り入れているので、作成の際の参考にしてみてください。

相手の要望に添えない時のお断りメール

先ほど紹介したビジネス冠詞や、フォローの言葉をたくさん使うことで、断りながらも柔らかい印象の文面になっています。

「またの機会がありましたら…」というような次回を期待させる言葉や、代替案を提案したりすれば相手とも良好な関係を維持することができるでしょう。

逆に、次回の可能性がなく以後取引を行うことがないような場合は、このような言葉は誤解を生むことになるので次回につなげるような言葉は入れない方が良いでしょう。

先方からのイベントやパーティーの誘いへのお断りメール

イベントやパーティーへのお誘いへの断りメールです。
良好な関係性を維持していくためにはこうしたイベント事への参加は大切ですが、断らざるを得ない場面も出てくるでしょう。

先ほどと同じように、次回の誘いを待っているという意思表示をすることが重要です。大切な取引先である場合には、メールだけでなく電話で直接連絡するのも一つの手です。

人事採用のお断りメール

人事採用の可否を知らせるメールの例文です。

不採用にしたからと言って適当な扱いはしないようにしましょう。採用試験を受けてくれた人にとっては、面接時やメールでの対応がその後の企業イメージに繋がってしまいます。

見積もりをもらった製品の購入を断るメール

見積もりをもらったが取引につながらない、というのは良くある事です。見積もりとはいえ、先方には手間をかけてもらっているので、無下にせず、見積もりをしてくれたことへの感謝や、取引に繋がらなかったことを詫びるような文面にしましょう。

スポンサーシップ募集を断るメール

スポンサーシップ募集に対してのお断りするときの例文で、イベントなどで協賛企業を募る場合などに該当します。

相手の提案内容に対して、「魅力的な印象」を感じたと記載することで、相手への印象をなるべく下げずに断ることができます。

他の例文と同様になぜ、断ることになったのかその理由や背景を記載することで「仕方なく断るしかなかった」という印象を与えることができます。

寄付や支援を断るメール

寄付・支援をお断りするときの例文です。

この例文では他に支援をする予定のためと断っていますが、寄付・支援をする資金がない際は「経営基盤が十分に整っていないため」や「創業してから間もないため」と記載するといいでしょう。

地域団体から時折、このような依頼をされるケースがありますが、断る際は自社の状況に合わせて先述した内容で返信を行いましょう。

商品・サービス連携の打診を断るメール

商材・サービスの連携について断る際の例文です。

このような打診を受けた際は、提案に対するお礼だけでなく、自社サービスにも関心を寄せてくれたことについても感謝を伝えるようにしましょう。

そのため、文末には相手企業・サービスへ気遣いやフォローについても必ず記載しましょう。

英語でのお断りメールの書き方

ビジネスシーンにおいては英語での対応が必要なこともあります。注意点やポイントは日本語での場合とは変わりませんので英語でのお断りメールのフレーズをいくつかご紹介します。

英語のお断りメールフレーズの例

まずはお断りメールのフレーズを紹介します。

感謝を伝える英語のメールフレーズの例

次は感謝を伝える際のメールフレーズをご紹介します。

締めに使える英語のメールフレーズの例

次は感謝を伝える際のメールフレーズをご紹介します。

まとめ

以上、お断りメールを作成する際の注意点や例文を紹介しました。

お断りメールも、相手を気遣いなるべく角が立たないように書こうと思うと難しいですが、お決まりのフレーズを覚えればすんなりと作成できるようになります。

しかし、同じような言い回しばかり使っていると、取引先からもあまり良い印象をもたれかねません。今回紹介したようなフレーズや例文を使い分けて、相手との関係性を壊さないようなお断りメールを作成できるようにしていきましょう。