メール配信システムの「差し込み機能」とは？宛名や会社名を自動挿入して開封率を上げる方法

メルマガや業務連絡を一斉配信する際、本文の冒頭が「お客様各位」や「関係者各位」といった画一的な宛名になっていませんか。一斉送信は効率的ですが、受け手にとっては自分宛てのメールだと感じにくく、開封率が上がらない原因の一つになります。

そこで活用したいのが、多くのメール配信システムに搭載されている「差し込み機能」です。この機能を使えば、データベースから「個人名」や「会社名」などの情報を自動で本文に挿入し、あたかも一人ひとりに個別に送ったようなメールを瞬時に作成できます。

この記事では、メール配信システムの差し込み機能の仕組みから、宛名以外にも使える効果的な活用テクニック、そしてシステム選びのポイントまでを詳しく解説します。

メルマガに宛名があることによるメリット

まずは、メルマガに宛名が入っていることによるメリットをおさらいしましょう。

開封率の向上

一番のメリットは、メルマガの開封率を上げることができるという点です。メルマガ配信をする以上は、「いかにして開封してももらうか」が重要です。どんなに良い内容のメルマガでも、読んでもらえないことには全く意味がありません。

少なくとも、メールの件名や本文に自分の宛名があると「あれ？ 重要なメールなのかな？」と読者の興味を引くことができます。メルマガの開封率についてはこちらでも詳しくまとめています。

メールの開封率を知るにはどうすれば良い？ 開封率を上げる4つのコツも教えます。

親近感を感じてもらえる

心理学的に、人が感じる一番心地の良い言葉は「自分の名前」と言われています。

恋愛や営業では相手の名前を積極的に会話の中に取り入れるというテクニックがよく使われていますが、メルマガでも同じように有効です。メルマガは読者が離れていかないように、タメになる情報や、商品の広告を定期的に配信し囲い込みをしていかなければいけません。

など、自分の名前が入るだけで、読者はあなたや企業に親近感を抱きやすくなります。

一斉送信のメルマガに宛名を差し込む方法

それでは、一斉送信のメルマガに宛名を差し込む2つの方法について紹介していきます。

一つ一つ入力

送信先が少ない場合は手作業でも良いでしょう。

ただし、何百件ものメールを一斉送信する場合に、いちいち手作業で変えるのは限界があります。

メール配信システム

大量のメルマガに宛名を差し込みたいのであれば、メール配信システムがおすすめです。

このシステムを使えば、いちいち顧客の名前を打ち替えてメールを作成する必要はありません。登録された顧客情報を元に本文中に「差し込みコード」を挿入するだけで手間なく一斉送信をすることが可能です。

宛名だけでなく、会社名や会員番号なども自動で差し込むことができます。

例えば、お客様に対して会員登録完了と会員番号を自動返信するメールを作りたい場合も、上記のような専用のコードを文章中に差し込むだけです。

コードはそれぞれの名前や会員番号に勝手に変換されます。

こうしておけば、文章は同じで宛名と会員番号のみ違うメールを一斉送信することができます。

手作業で名前や会員番号を変更する手間が無いので非常に楽です。

メルマガに宛名を差し込む際の注意点

宛名を差し込む際にはいくつか注意点があります。

効果的に宛名の差し込み機能を使っていく為にも是非とも参考にしてみてください。

差出人名も重要

件名に受信者の宛名を差し込むのも大切ですが、スパムメールとして多く使われている手口でもあり、それだけでは興味を引けず、最悪の場合オプトアウトされる可能性があります。

オプトアウトについて知りたい方はこちらの記事を参考にしてみてください。

メルマガ配信で気をつけたい「オプトアウト」とは？オプトアウトの注意点を分かりやすく解説します！

メールを受信した際には、件名だけでなく「差出人」と「件名」を無意識に照らし合わせながら、チェックすべきメールかどうかを判断しています。差出人がアドレスのみの場合には迷惑メールとして認識されやすいので注意が必要です。

差出人名は件名と大体同じサイズ、または差出人の方が大きく表示される場合もあります。

上記はスマホ版のGmailアプリです。件名や本文の書き出しよりも差出人名が目立つデザインになっています。

やはり、宛名が差し込まれた件名のメールには思わず目が行ってしまいますね。

iPhoneのメールアプリの場合は、差出人名の方が、件名や本文よりも大きく表示されます。

一番上に表示されているメールは迷惑メールですが、そういったメールは差出人名がアドレスになっているパターンが多くあります。

せっかくメルマガに宛名を差し込んでも、差出人名がアドレスのみだと怪しさがあり、信用性も低くなるので注意しましょう。

宛名を差し込む位置

宛名を差し込む位置にも注意が必要です。

スマホでメールを確認する場合、件名として表示されるのは最初の20字ほどです。

そのため、件名に宛名を差し込む際にはその字数以内の位置に入れる必要があります。

また、最近は宛名を件名に差し込むよりも本文中に入れる方が効果的な場合があります。先ほどの画像を参考にしていただければ分かる通り、アプリを開くと「差出人」「件名」「本文の前半」が表示されています。

iPhoneのメールアプリの場合は「件名」よりも「本文」の方が字数も多く表示されています。iPhoneの通知画面に至っては、本文が4行分も表示されます。

宛名はたくさん差し込めば良いという訳でもありません。

スパムメールの手口として、件名や本文中にやたら宛名を入れるパターンもあるので、適切な量を適切な位置に差し込むように意識しましょう。

宛名だけじゃない！差し込み機能の効果的な活用テクニック

差し込み機能＝宛名の挿入と思われがちですが、活用範囲はそれだけにとどまりません。データベースに保有している情報であれば、基本的にどのような項目でもメール内に反映させることができます。

受け手にとってメリットのある自分だけの情報を盛り込むことで、その他大勢に向けたメールとの差別化を図り反応率を高めることが可能です。

「会社名」や「部署名」を入れてBtoBメールの信頼度アップ

法人営業（BtoB）のメールでは、担当者名だけでなく「会社名」や「部署名」を本文中に明記することで信頼性が高まります。「貴社」という一般的な呼称よりも「〇〇株式会社様」と具体的に呼びかけることで、相手のビジネスを認識している姿勢が伝わるからです。

特にサービスの提案やセミナーの案内などでは、冒頭に相手の社名を差し込むことで、定型文の営業メールとして処理されるのを防ぎ、自分事として捉えてもらえる可能性が高まります。

「会員ID」や「ポイント残高」のお知らせで特別感を演出

ECサイトや会員制サービスにおいて特に効果的なのが、ユーザーごとのステータス情報を差し込む手法です。単なるセール情報ではなく、自分自身の保有ポイントや会員ランクが記載されているメールは確認する動機が生まれます。以下のような情報を活用することで、メール自体が通知としての価値を持つようになります。

メールの署名欄に「担当者名」を差し込んで親近感を醸成

差し込み機能は「相手の情報」だけでなく「送り手の情報」を出し分ける際にも応用できます。例えば顧客ごとに専任の営業担当がついている場合、データベース上の「担当者名」という項目をメールの署名欄に差し込む設定にします。こ

うすることで送信元アドレスは全社共通のもの使いながら、メールの文末には「担当：鈴木」のように普段やり取りしているスタッフの名前を表示させることができます。顔の見えるコミュニケーションを維持できるため、一斉配信特有の冷たい印象を払拭し顧客とのエンゲージメント強化につながります。

メール配信システムの「差し込み機能」とは？

メール配信システムにおける差し込み機能とは、顧客データベースに登録されている情報をメール本文や件名へ自動的に挿入する仕組みのことです。これはシステムが送信時に一人ひとりのデータを参照し、指定された箇所を個別の情報に書き換えてからメールを生成することで実現しています。

これによって一斉配信でありながら、あたかも特定の個人に向けて作成されたかのような「One to Oneメール」を送ることが可能になります。

データベースの情報（変数）を本文に自動挿入する仕組み

具体的にはメールの作成画面で「差し込みコード」や「変数」と呼ばれる特定の文字列を記述します。例えば「[[NAME]]」というコードを入力しておくと、システムが送信時にこれを「山田」や「佐藤」といった実際の顧客名に自動変換します。これにより手作業で名前を書き換える手間が一切なくなります。

また実務的な運用では、データが空欄だった場合の対策も重要です。名前が未登録の相手に対して「 様」とだけ表示されてしまうのを防ぐため、多くのシステムでは「お客様」といった代替文字を設定できる機能が備わっています。こうした細かな配慮が違和感のないメール作成には不可欠です。

手動入力やExcel差し込み印刷との決定的な違い

OutlookなどのメーラーとExcelを組み合わせて差し込み送信を行う方法もありますが、専用システムとの最大の違いは「安全性」と「確実性」にあります。手元のパソコンで行う差し込み送信は、操作ミスによる宛先間違いやBCCの設定漏れによる情報漏洩リスクと常に隣り合わせです。

また大量のメールを短時間に送るとプロバイダからスパム認定され届かないケースも多発します。対してメール配信システムは、サーバー側で安全にデータを処理し適切な速度で配信するため、セキュリティリスクを最小限に抑えつつ高い到達率を維持できるのが大きな利点です。

おすすめのメール配信システム「ブラストメール」

記事の最後でも少し触れましたが、これからメール配信システムを導入して差し込み機能を活用するなら、顧客導入シェア15年連続No.1の「ブラストメール」が特におすすめです。この記事で解説した「宛名や情報の自動差し込み」が誰でも直感的に行えるだけでなく、メルマガ配信の成果を高めるための機能が凝縮されています。ブラストメールが選ばれる主な理由は以下の通り。

ブラストメールでは、すべての機能を無料でお試しいただけます。 「手作業での宛名入力から解放されたい」「もっと開封率を上げたい」とお考えの方は、ぜひ無料トライアルでその便利さを体感してみてください。

公式サイト：シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」

まとめ

以上、メルマガに宛名を差し込むための方法と、その際の注意点について解説してきました。一斉送信をする際に、宛名や会社名、挨拶の言葉を手作業で変えていては膨大な時間がかかってしまいます。

メルマガは宛名の有無が開封率に影響するので、「メール配信システム」を使用して、宛名の自動差し込み機能を使い効率化していくことがおすすめです。

メルマガの開封率を上げる方法はこちら↓

【決定版】メルマガの開封率を上げるために7つのポイントを見直そう！

メール配信システムによっては宛名の自動差込機能がない場合もあります。「ブラストメール」では宛名の自動差し込み機能に加え、開封率やリンクの被クリック率を調べて効果測定をすることも可能です。

無料体験もできるので、是非とも便利な機能を試して、仕事を効率化していきましょう。