こんにちは、ブラストメールの森神です。今回は「メール配信システムの仕組み」について解説したいと思います。
一斉配信メール・同報メール、メルマガ配信には、「メール配信システム」が必要と言われますが、なぜGmailやOutlookなどのメーラーでの配信ではだめなのか、どんなことができるのかなど、分からずに悩まれている方もいるかと思います。
そこでこの記事では、以下についてシンプルに、分かりやすくご説明します。
- メール配信システムとは何なのか
- どういったことに役立つのか
- メール配信サービスの選び方
そもそも、メール配信システムは単なる大量のメール送信ツールではありません。もちろん一方的なメールの一斉送信だけで利用することも可能です。ただし、昨今のDX化の影響などからメールマーケティングに活用されているのも事実です。実はメール配信システムシステムは単にメールを送るだけでなく、顧客リストの管理や到達率の最適化、さらに配信のセキュリティ対策など、さまざまな機能を兼ね備えています。
特に、メール一斉送信において「到達率の高さ」は非常に重要です。通常のメーラーでは、一定の制限があったり、迷惑メールフォルダに入ってしまう可能性が高いですが、メール配信システムはこれらの問題に対処できる強力なツールとなっています。
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目次
メール配信システムとは？
メール配信システムとは、一斉配信に特化したシステムです。「お知らせメール、緊急メール、メルマガ、営業メール」などを送る用途に使われます。
しかし、メールを送るだけなら、普段使っているメーラーでも充分ですよね。なのに、なぜわざわざメール配信システムを利用するのでしょうか。メール配信に詳しい方はご存知かと思いますが、「一斉配信」をするとメールは極端に届きにくくなるのです。少数のメール送信であれば、GmailやOutlookのような一般的なメーラーで十分対応できます。しかし、数百、数千、またはそれ以上のメールを一斉に送る場合はメーラーだけでは多くの課題が発生します。
なかでも、キャリア（au、docomo、softbank）やフリーメール（Gmail、Yahoo!メール）への一斉送信はほとんど届かない場合が多いです。これは、一斉送信がスパム・迷惑メール判定を受けやすく、キャリアからブロックされてしまうからです。
一斉配信をキャリアやフリーメールにも届けるようにする場合、技術的なチューニングが必要になります。具体的には以下のような要素が必要です。
- キャリア毎に適切な配信間隔でメールを送信する
キャリアによっては短時間に大量のメールを受け取るとブロックする仕組みがあるため、間隔をあける工夫が必要です。 - 配信IPアドレスの分散
送信元のIPアドレスがブラックリストに登録されると他のメールも届かなくなります。そのため、複数のIPアドレスを利用して分散送信を行う必要があります。 - 暗号化通信
セキュリティ対策として、メールはTLS（Transport Layer Security）などの暗号化技術を用いて送信することが求められます。 - 配信リストのクリーニング
無効なメールアドレスを除去することで、不要なエラーメールを減らし到達率を向上させます。 - ダブルオプトイン
ユーザーが配信を明示的に承認したことを確認する仕組みです。これにより、スパムと判断されにくくなります。 - スパムトラップの回避
不正なメールアドレスに送信しないよう定期的なリストの見直しが必要です。 - 大量配信を可能にする基盤
メールの配信速度を調整しつつ、効率的に大量のメールを短時間で送信できるインフラが必要です。
見慣れない単語などあるかと思います。一斉メールを届けるのは「実は難しい」ことなのです。これらをメーラーで対応するのは困難で、実行にはメール配信に対する専門的な知識や技術力が必要です。
メール配信システムのメリット
メール配信システムの最大のメリットは、大量のメールを短時間で効率的に送信できる点です。手作業で一件ずつメールを送信する場合に比べて、顧客リストが増加しても手間がかからず迅速に対応できるため、運用が非常にスムーズです。また、メール配信システムはスパムフィルターを回避し、キャリアメールやフリーメールへの到達率を高める技術を備えているため、メールを受信者まで確実に届けることができます。
さらに、メール配信システムはターゲットに合わせたメールを効率的に配信でき、開封率やクリック率を高めることが可能です。この機能によって、よりパーソナライズされたメールマーケティングが実現します。加えて、効果測定機能により開封率やクリック率の測定ができるため、メールの分析や改善を効率よく行うことができます。
メール配信システムのデメリット
デメリットとしては、導入時にシステムの初期設定や使い方の学習が必要となる点が挙げられます。特に機能が多いシステムは操作が複雑で迷ってしまうことが多々あります。まずは必要最低限の機能をそろえており、低価格で利用できるシステムを使ってみるのがよいでしょう。
メール配信システムの種類
メール配信システムを大別すると、以下の2種類に分類できます。
- オンプレミス型
- クラウド型
それぞれ、解説していきます。
オンプレミス型
オンプレミス型は、パソコンやサーバーにインストールするタイプの製品です。インストールするソフトウェアは、パッケージソフトを購入する場合もあれば、要件に応じて開発する場合もあります。
オンプレミスは、「自社が管理する環境化」を指します。後述するクラウド型と対比される言葉です。オンプレミスでの構築の場合、その多くはインターネット非公開、一部の利用者に限定公開される形式で運用されます。
オンプレミス型の特徴は、「情報の堅牢性」・「カスタマイズ性」にあります。これはメール配信システムに限ったことではなく、あらゆるITシステム、サービスも該当します。
一部のユーザーのみが利用でき、自社管理下でシステムを運用できれば、外部要因での情報漏洩リスクを抑えられます。
高セキュアな要件が求められる場合に採用されるのがオンプレミスなので、殆どの場合はシステム開発会社へ依頼し、要件定義から開発を経て、導入に至ります。自社の要件に沿って開発されたシステムであれば、その後のカスタマイズも柔軟に行えるでしょう。
なお、オンプレミス型を採用し、自社の要望を汲んだ上で高セキュアかつ大量メールの高速配信を可能にするには、要件確認から運用に乗せるまでに数ヶ月から年レベルで時間がかかります。また、費用面も高価になります。
クラウド型
クラウド型は、インターネットを介して業務システム・アプリを利用できるタイプの製品です。利用には、パソコン端末とインターネット環境さえあれば、すぐに利用できます。
クラウド型の特徴は、「手軽さ」・「低コスト」です。
オンプレミスは、導入までに時間がかかり、コスト面が高いことがデメリットでした。クラウドは、そのデメリットを補った仕組みになります。
クラウドを使うことで、ハードウェア投資やメンテナンスコスト、ストレージの管理など手間やネックになりがちな要素を排除できます。
かつて、セキュリティ面でオンプレミスに引けを取っていたクラウド型でしたが、昨今では標準で高セキュアなネットワーク通信や、個人情報取り扱いに長けた会社による運営で、安全性の面でも優れたサービスとして浸透しています。
メール配信システムの仕組みと特徴
メール配信システムの種類が分かったところで、システムの特徴について解説していきます。
メールの到達率が高い
送信したメールが、相手のメールボックスに届く確率を「メールの到達率」と呼びます。
メールが届くのは当たり前のことでは？ と感じられると思いますが、前述の通り、一斉配信の場合はスパム判定などで、メールが届きにくくある傾向にあります。
メール配信システムでは、専用の配信基盤により、一斉配信であってもメールが届きやすい仕組みになっています。
メール配信に便利な機能が揃っている
メール配信システムは、届きやすさだけでなく、メール配信業務に役立つ機能を兼ね備えています。標準としてよくあるのは、以下のような機能です。
- ターゲティング機能
特定の条件にマッチする受信者にのみメールを送信できる。 - 配信予約機能
指定した日時に自動でメールを配信できる。 - テンプレート機能
過去に作成したメールをテンプレートとして保存し、再利用可能。 - リスト管理機能
顧客リストの登録や解除、メンテナンスを容易に行える。 - 簡単なHTMLメール作成機能
画像付きのおしゃれなメールを簡単に作成できる。 - 配信結果の分析機能
開封率やクリック率などを解析し、配信効果を可視化できる。
これら機能によって、メール配信業務が簡単になり、大きく時短に繋がります。
セキュリティ対策がされている
メーラーと比べて、メール配信システムは誤送信のリスクが低く、情報漏洩のセキュリティ対策となります。
メーラーでは、一斉配信をする場合「BCC」を利用しますが、BCCには誤操作やアドレス記載ミスなどによって、個人情報であるメールアドレスを外部に漏洩するリスクがあります。
こちらについては「プロが教える！一斉メール配信にBCCをお勧めしない理由と、正しいBCCの使い方！」で詳しく解説しています。
顧客リストの管理ができる
メール配信システムには、送り先である顧客データを管理する機能があります。
メールアドレスや会社名・氏名以外にも、性別や地域、年齢も登録することができます。これらはターゲットに応じてメールを送り分ける検索条件に使えたり、「宛名」などに差込みとして使うことができます。
メール配信システムの選び方
最後に、メール配信システムの選定ポイントについてご紹介します。
メール配信の基本機能が使えるか
メール配信システムには、無料・有料があり、製品の種類は多岐に渡ります。
「一斉送信だけ出来ればよい」と考えて、安易に無料で利用できるサービスを選定するのはおすすめしません。少なくとも、前述した以下の基本機能が最低限あるかどうか、をしっかり確認することを推奨します。
- 特定の条件にマッチした相手のみにメールを送る機能
- メールの配信予約機能
- 過去に送ったメールが再利用できる機能
- 顧客リストの登録・解除機能
- おしゃれな画像付きメールを簡単に作れる機能
- 配信の結果を分析できる機能
とはいえ、まずは無料のシステムを使ってみて、どんなことができるか？ を確認するのが良いでしょう。費用をかけずお試しする場合は、メール配信システムの無料お試し期間を使うのも方法の一つです。
初心者向けのメール配信システム「ブラストメール」なら無料トライアルで実際にメール配信システムを使ってみることができるので、ぜひお試しください。
導入の目的に合っているかどうか
メール配信システムを選ぶ上で、最も重要なのが「導入目的と合っているか」です。
例えば、送りたいメール内容が「メルマガ」か「お知らせメール」なのかによって、必要な機能は異なります。
メルマガの場合は、以下のような機能があると便利でしょう。
- 登録・解除フォームの作成
顧客が簡単にメルマガを登録・解除できるフォームを作成できる。 - デザイン性に優れたHTMLエディタ
視覚的に魅力的なメールを簡単に作成できるエディタ機能。 - 効果測定機能
開封率やクリック率、リンクのクリック状況などを測定し、結果を分析できる。 - バックナンバー
過去のメルマガを顧客が閲覧できる仕組み。 - ターゲティング
顧客の属性に応じて、送信対象を絞り込む機能。
一方、お知らせメールでは、
- 高速配信
緊急メールなどを「リアルタイム」に「すぐ」に届けられること - リスト管理
配信リストを管理者が一括で登録・管理できる。 - 配信結果の確認
何件のメールが正常に届いたか、結果をすぐに確認できる。 - エラー原因の特定
メールが届かない場合にその原因を迅速に確認できる。
などが必要になってきます。
このように、配信の用途を整理しておくと、必要な機能が分かるかと思います。メール配信システムの検討の際には「やりたいことができるか？」を軸に、メール配信システムを選ぶようにしましょう。
関連記事：メール配信システム比較20選！機能・料金を徹底比較
シンプルで簡単、誰でも使いやすい「ブラストメール」
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料金プランは以下の通りです。
| プラン名 | 月額費用 | 初期費用 | 登録アドレス数 |
| 無料お試し | 0円 | 0円 | 0～100件 |
| Lightプラン | 4,000円 | 10,000円（1年契約で半額） | 0～5,000件 |
| Standardプラン | 8,000円〜 | 10,000円（1年契約で半額） | 0～50,000件 |
| Proプラン | 30,000円〜 | 50,000円 | 50,001件～ |
ブラストメールは他のメール配信システムよりも、コストパフォーマンスの高さが特徴です。その他にも、メール配信システムを初めて使う方や、現行のシステムからコストを落としたい企業にオススメです。
さらに、迷惑メール対策として「DKIM署名」を採用しており、SPFレコードも公開しているので、2024年2月に施行されたGmail 送信者ガイドラインにも対応済みです。
送信者ガイドラインでは電子メール認証(DKIM署名･SPFレコード)以外にも対応事項がありますが、ガイドラインの内容は全て遵守しており、何かあればサポートスタッフへ直接連絡ができるので安心です。シンプルで安価なため、初めてメール配信システムを利用してみたい方にもおすすめです。無料トライアルも用意されているので、まずは試してみることをお勧めします。
また、ブラストメールには登録アドレス数50,001件以上の大規模配信プランもあります。最短即日でメール配信も可能ですので、すぐに大量のメールを一斉配信したい方にもぴったりのサービスです。
この記事の執筆者
株式会社ラクスライトクラウド
Webマーケティング リーダー 森神 佑希
2019年より、ブラストメールのWebマーケティングに従事。ウェブ広告の運用やサイト分析・メールマーケティングなど、集客からナーチャリングまで一貫して取り組んでいる。3年以上メルマガ配信の実務を行っており、先頭に立ってPDCAを回し、コンバージョン数を3倍以上に増やすことに成功。2022年からはそのノウハウを還元すべくセミナー登壇を行っている。
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