台風の接近や急な設備トラブル、あるいは社内研修など、企業が「臨時休業」を余儀なくされる場面は突然やってきます。過去には新型コロナウイルス（COVID-19）の蔓延に伴い、店舗や事業所の営業時間を変更せざるを得ないケースが相次ぎました。
「急いでお客様に知らせなければならないが、失礼のない文面が思いつかない」 「メールだけでなく、LINEやSNSでも告知が必要だが、それぞれの書き方がわからない」そんな担当者の方のために、この記事ではそのままコピー＆ペーストして使える「臨時休業のお知らせ例文」を、シーン別・媒体別にまとめました。
メール用はもちろん、文字数制限のあるLINEやX（旧Twitter）用のテンプレートも完備。さらに記事の後半では、緊急時に漏れなく情報を届けるための配信ポイントも解説します。まずは必要な例文をコピーして、迅速な対応を進めましょう。
関連記事：コピペOK！ビジネスメール例文集
目次
臨時休業・営業時間変更の告知は絶対に必要！
もし、臨時休業や営業時間変更の際に告知をしなかった場合、顧客離れが発生します。業種にもよりますが、コロナウイルスが蔓延してから特に話題になったのが、飲食店における顧客離れです。
接触や飛沫感染のリスクがある事が大きな原因ですが、いつ営業しているかわからない飲食店というのは、消費者心理としてはネガティブな要素として働きます。
またBtoBの業務でもお客様に告知もなく臨時休業をしてしまうと、高確率でその後の取引や関係に悪影響を及ぼします。業態に関わらず、一度離れてしまった顧客を呼び戻すには金銭的にも労力的にもコストを要します。
やむを得ず臨時休業や営業時間を変更する場合は、その旨を取引先やお客様に告知をするのがマナーであり、自社の損失を抑える手段でもあることを覚えておきましょう。
臨時休業のお知らせの例文
ここからは、臨時休業をする際に使える例文をご紹介します。
BtoBとBtoCで分けて例文をご紹介していますが、文章全体の大まかな構成は以下の様になっています。
- 臨時休業や営業時間変更を伝えるタイトル
- 宛先・冒頭の挨拶
- 臨時休業する理由
- 休業期間
- 臨時休業中の対応や今後の動き
- 締めの挨拶・連絡先
コピペしてご活用ください。
BtoBの場合
件名
臨時休業のお知らせ
本文
顧客各位
平素より「（サービス・商品名）」をご愛顧頂き、厚く御礼申し上げます。
株式会社〇〇 〇〇部 佐藤です。
誠に勝手ながら、社内における新型コロナウイルスの蔓延に伴い、以下の日程で臨時休業させて頂くこととなりました。
【臨時休業日】
◯年◯月◯日（曜日）〜◯年◯月◯日（曜日）
営業再開は、翌日の◯年◯月◯日（曜日）となります。
尚、休業期間中はメール（アドレス）での対応のみとさせていただきます。
皆様におかれましては、大変なご迷惑をお掛け致します事を深くお詫び申し上げます。
営業再開後は、社内の感染拡大防止に努めて参りますので、ご理解ご協力の程、どうぞよろしくお願い申し上げます。
（署名）
上記の例文は、メールで臨時休業のお知らせを配信することを想定したものです。
取引先がメールを見逃さないように、タイトルは「臨時休業のお知らせ」や「【重要】営業時間変更のお知らせ」など目につくものにしましょう。
また、ビジネスメールのマナーとして、宛先と日頃の感謝を伝える挨拶が必要になります。
例文では「顧客各位」となっていますが、以下の言葉に言い換えても大丈夫です。
- 取引先各位
- 「（サービス名）」をご利用いただいている皆様へ
宛先の記載では、送付する相手ごとに「会社名 役職 名前」を書き分けるのがベストですが、送付する件数によっては手作業で宛名を変えるのが難しい場合もあります。
GmailやOutlookでは配信リストを作成することで「宛名差し込み機能」と呼ばれる、自動で宛名を書き分けメールを配信してくれる機能を提供しています。
配信リストを作成する必要がありますが、ご使用中のメーラーやウェブメールで「宛名差し込み機能」があれば利用してみても良いかもしれません。
ただし、Gmailなどが提供している宛名差し込みはやや煩雑な作業が必要になるため、多数の方へ向けた一斉送信業務がある企業では、メール配信システムを利用することが多いです。
メール配信システムに関してはこの記事の後半でもご紹介していますが、以下のURLからはメール配信システムの概要や機能・料金の比較を行った記事をご覧いただけます。
関連記事：メール配信システム比較20選！機能・料金を徹底比較
気になった方は是非併せてご覧ください。
BtoC
件名
「（店舗名）」営業時間変更のお知らせ
本文
平素より「（店舗名）」をご利用いただき誠にありがとうございます。
急ではございますが、当店では新型コロナウイルスの感染拡大を受けまして、以下の日程で営業時間を変更することとなりました。
【臨時休業】
◯年◯月◯日（曜日）〜◯年◯月◯日（曜日）
【臨時休業】期間の終了後は、以下の時間での営業となります。
【営業時間変更】
18:00~23:00 ➡︎ 18:00~21:00
なお今後の社会情勢を踏まえ、期間の延長をする場合もございます。
すでにご予約を頂いておりますお客様に関しましては、個別にご連絡の上、対応させていただきますので、どうぞよろしくお願いいたします。
皆様には、大変なご迷惑をお掛け致しますが、ご理解いただけますと幸いです。
この期間中に、店舗内における感染対策やガイドラインの改善を行い、お客様に安心してお食事していただけるお店づくりに励みたいと思います。
「（店舗名）」 マネージャー 〇〇
お問い合わせ先：
BtoCの臨時休業のお知らせも、BtoBと同様の構成です。メルマガの配信などをしている店舗の場合は、宛名差し込み機能を使いお客様の名前をメールに記載することで、より丁寧な印象の告知になります。
一番大事な、臨時休業期間についての記載は【】や改行を使い、分かりやすくまとめましょう。例文のような、予約客がいる業態の場合は、今後の対応について言及することで、ご予約いただいているお客様に不信感を抱かせずに告知ができます。
【媒体別】LINE・SNS・張り紙で使える臨時休業テンプレート
メールでの詳細な案内と合わせて重要度が増しているのがLINEやSNSでの告知です。それぞれの媒体はユーザーの閲覧環境が異なるためメールの文章をそのまま転用するのではなく特性に合わせた長さに調整する必要があります。すぐに使える短縮版のテンプレートを用意しました。
LINE公式アカウント用（短文・吹き出し向け）
LINEはスマートフォンの狭い画面かつ吹き出しの中で読まれるため、スクロールせずに一目で内容が伝わる構成がベストです。時候の挨拶などは省略し、要件を端的に伝えます。以下、例文です。
【重要】台風接近に伴う臨時休業のお知らせ
いつもご利用ありがとうございます。 台風〇号の接近に伴い、誠に勝手ながら以下の日程を臨時休業とさせていただきます。
■休業日：〇月〇日（曜日）終日
お客様にはご不便をおかけしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。
翌営業日より通常通り営業いたします。 ご来店を心よりお待ちしております。
X（旧Twitter）・Instagramストーリーズ用（要点重視）
SNSはタイムラインを流し見されることが多いため、パッと目に入るインパクトと拡散性が重要です。画像で告知する場合もテキスト（キャプション）には検索されやすいキーワードを含めておきましょう。以下、例文です。
【臨時休業のお知らせ】
いつも当店をご利用いただきありがとうございます。
誠に勝手ながら、設備点検のため下記日程をお休みさせていただきます。
■休業日：〇月〇日（曜日）
ご迷惑をおかけしますがよろしくお願いいたします。
お急ぎのご連絡はDMではなく公式サイトのお問い合わせフォームよりお願いします。
#臨時休業 #店名 #お知らせ
店頭・オフィス掲示用（張り紙テンプレート）
店頭やオフィスの入り口に掲示する場合は遠くからでも「休みであること」と「いつまで休みか」が分かる視認性が求められます。以下の要素を大きなフォントで配置して作成してください。以下は構成案です。
臨時休業のお知らせ
平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
誠に勝手ながら、社内研修のため下記日程を休業とさせていただきます。
■休業期間：〇月〇日（曜日）～〇月〇日（曜日）
休業期間中にいただきましたお問い合わせにつきましては、
営業再開日以降に順次対応させていただきます。
ご不便をおかけしますが、ご了承のほどお願い申し上げます。
店名・会社名
臨時休業のお知らせを告知する際のポイント
臨時休業のお知らせをする際は、ポイントを抑えて取引先やお客様にとって分かりやすく、不安を抱かせないような文章を作らなければなりません。
どのようなポイントを意識して、文章を作れば良いのか解説していきます。
迅速かつ正確に
臨時休業をする理由は、コロナウイルス関連だけではありません。怪我や機器の故障のように、普段通りのサービスが提供できないケースはいくつか考えられます。
いずれにせよ、突発的なアクシデントが原因で臨時休業のお知らせをするため、告知をするスピードと情報の正確さが必要になります。アクシデントのタイミングによっては、当日のご連絡になってしまう可能性もありますが、できるだけ早くお客様に臨時休業の旨を伝えましょう。
ビジネスメールの体裁を崩さない
早く告知を出す必要があるからといって、例文解説でご紹介したビジネスマナーを踏まえた構成を崩した文章は好ましくありません。
特に、日頃の感謝と臨時休業をすることへの謝罪を記載しないメールは、高圧的な印象を与えてしまう可能性もあるため注意が必要です。臨時休業をしなければならない状況は提供者だけでなく、お客様にとっても不利益になる場合があることを覚えておいてください。
読みやすい告知にする
いくら正しい情報が記載されていても、視覚的な読みづらさがあると誤読や誤認識を招く原因になります。
文章を使って臨時休業のお知らせをする場合は、視覚的な配慮も忘れてはいけません。
休業中の対応について言及する
業種によっては、休業中でも対応を必要とする取引先が現れる可能性があります。
例文の様に「メールのみで対応します」「ご予約をいただいているお客様は個別で対応します」のような文言を記載することで、お客様の不安を和らげる事ができるでしょう。もし、休業中の対応についての言及がないと、契約や予約をしているお客様からの問い合わせが来るかもしれません。
臨時休業をする前は時間的にも精神的にも余裕が無いケースもあるため、告知する媒体でお客様の不安を解消できるように努めましょう。
緊急のお知らせメールで絶対にやってはいけない3つのこと
急いでいる時こそ人間はミスを犯しやすいものです。特に臨時休業のような緊急連絡は、確実に相手に届かなければクレームやトラブルに直結します。焦って送信ボタンを押す前に、以下の3つのNG行動をしていないか必ず確認してください。
BCCでの一斉送信（誤送信とスパム判定のリスク）
最も避けるべきなのは普段使っているメールソフトのBCC機能を使って一斉送信をすることです。
宛先をBCCに入れようとして操作を誤り、CCやToに入れて送信してしまう個人情報漏洩事故があとを絶ちません。またBCCでの大量送信はプロバイダから「迷惑メール」と判定されやすく、そもそも相手に届かないリスクも高まります。重要な知らせが届かないことは休業すること以上に信用を損なう原因となります。
件名で用件がわからない（開封されないリスク）
緊急時には件名を見ただけで中身が分かるように工夫する必要があります。「お知らせ」や「重要なお願い」といった抽象的な件名では、数あるメールの中に埋もれてしまい開封すらされない可能性があります。
「【重要】台風接近に伴う8月15日の臨時休業について」のように、件名だけで「いつ」「何が起きるのか」が伝わる具体性を持たせてください。
予約配信機能がないツールを使う（深夜・早朝の誤配信リスク）
休業が決まったのが深夜や早朝だった場合、その場ですぐにメールを送るのはマナー違反となることがあります。かといって送信を後回しにすると、今度は送り忘れ（失念）のリスクが発生します。こうしたジレンマを防ぐには以下のような機能を持つメール配信システムを活用するのが確実です。
- 作成したメールを指定した日時に自動で送る「予約配信機能」
- 送信先リストの数に関わらず高速かつ確実に届ける「到達率の高さ」
- 誰がメールを開封したかを確認できる「効果測定機能」
緊急時こそ個人の手作業に頼るのではなく、システムによる確実な配信体制を整えておくことが危機管理の基本といえます。
ご提示いただいた記事構成の最後に、指定された見出しと内容を追加した原稿を作成しました。 前のセクションで解説されている「BCCのリスク」や「確実な配信の必要性」から自然に繋がるように構成しています。
臨時休業のお知らせメールはメール配信システムを活用する
臨時休業や営業時間変更の連絡は、スピードが命です。しかし、焦って個人のメーラー（OutlookやGmailなど）から一斉送信を行おうとすると、宛先の入力ミスや送信エラーといったトラブルに見舞われるリスクが高まります。
数百件〜数千件以上の顧客へ、迅速かつ安全にお知らせを届けるためには、「メール配信システム」の活用が最も確実な手段です。メール配信システムとは、大量のメールを高速かつ確実に届けることに特化したツールのことです。
メール配信システムを使うメリット
一般的なメールソフトではなく、配信システムを利用する主なメリットは以下の3点です。
- 情報漏洩事故（BCC設定ミス）を防げる：システム上で宛先リストを選択して一斉送信を行うため、「BCCに入れるべきアドレスを誤ってTOやCCに入れてしまった」というヒューマンエラーが物理的に発生しません。
- 迷惑メール判定されずに確実に届く：通常のメーラーで大量送信を行うと、プロバイダから「スパム（迷惑メール）」と判定され、相手に届かないケースが多発します。配信システムは適切なサーバー設定を行っているため、高い到達率を維持できます。
- 「誰が読んだか」が分かる（開封率測定）：緊急のお知らせがどれくらいの人に伝わっているかを確認できます。未読の人にだけ絞り込んで再送するといったフォローも可能です。
おすすめのメール配信システム「ブラストメール」
緊急時の連絡手段としてメール配信システムを導入するなら、15年連続で顧客導入シェアNo.1を獲得しているメール配信システム「ブラストメール（blastmail）」がおすすめです。
多機能で複雑なシステムが多い中、ブラストメールは「誰でも直感的に使えるシンプルさ」を最大の特徴としています。そのため、臨時休業の対応などで担当者が焦っている状況や、ITツールに不慣れな方が操作する場合でも、迷わず確実にメールを配信することが可能です。
また、月額4,000円からという低価格で利用できるため、万が一の備えとして導入しやすい点も多くの企業に選ばれている理由です。現在、無料トライアルも実施中ですので、まずはその使いやすさを試してみてはいかがでしょうか。
公式サイト：シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」
FAQ
- Q：休業のお知らせメールを送る適切なタイミングとマナーは何ですか？
- A：休業のお知らせメールは、休業に入る1～2週間前に送るのが一般的です。マナーとして、件名を明確にし、挨拶文の後にすぐに休業期間を記載して、相手の業務に影響が出ないよう配慮することが重要です。
- Q：休業のお知らせメールに必ず記載すべき必須項目は何ですか？
- A：必須項目は、休業期間、業務再開日、休業中の緊急連絡先（担当者や電話番号）、そして休業中に受けた問い合わせの対応開始日です。これらの情報がないと、相手が対応に困る可能性があります。
- Q：自動返信メールを設定する際の注意点を教えてください。
- A：自動返信を設定する際は、休業期間と業務再開日を明記し、その期間は返信が遅れることを必ず伝えましょう。件名に「自動応答」と加えることで、相手に不要な期待を抱かせない配慮も重要です。
- Q：取引先向けと一般顧客向けで、案内の文面を分ける必要はありますか？
- A：はい、分けるのが望ましいです。取引先向けには、日頃の感謝を述べ、具体的な緊急連絡先と業務への影響を最小限に抑えるための配慮を強調します。一般顧客向けには、簡潔に休業期間を伝え、ウェブサイトへの導線などを記載すると親切です。
まとめ
やむを得ず店舗や事業所を臨時休業する場合は、お客様に対してのお知らせが必須です。
臨時休業のお知らせの作成は、以下のポイントを意識しましょう。
- 正確かつ迅速に
- ビジネスメールの体裁を崩さない
- 読みやすいコンテンツにする
- 休業中の対応について言及する
また、臨時休業をお知らせする媒体は、手軽さや確実性があるメールがオススメです。
ただし、メールアドレスの誤設定により個人情報を流出してしまうリスクがあるため、無料のメーラーではなく「メール配信システム」からの配信を検討しましょう。
メール配信システムは宛先を誤設定するリスクを回避できるだけでなく、簡単に宛名差し込みができる機能や、集客に利用する事ができるHTMLメールエディタなども利用可能です。本記事でご紹介した「ブラストメール」は月額4,000円から利用できます。
以下のURLより、ブラストメールの無料お試しに申し込むことができますので、ぜひご活用ください。
