予約確認メールの例文。お客様からの印象が良くなる予約確認メールの書き方とは

美容室や飲食店、クリニック、そしてオンライン会議まで。 お客様からの予約を受け付けているビジネスにおいて、「予約確認メール」はトラブル回避の要です。

事前に日時を再通知することは、お客様の「うっかり忘れ」を防止するだけでなく、自社スタッフへのリマインドとしても機能します。また、わかりやすく丁寧な案内を送ることで、来店前からお客様に好印象を与え、信頼関係を築くきっかけにもなります。

しかし、予約件数が増えるにつれて、こうした確認メールの送信業務が重い負担になっていないでしょうか？ 「毎回手動で送るのは大変」「忙しくて送信漏れが起きてしまった」という悩みは、多くの現場で聞かれる課題です。

そこで本記事では、お客様に好印象を与える効果的な「予約確認メール」の例文と、メールの作成・送信にかかる作業コストを劇的に軽減する方法について解説します。予約確認メールを導入しようとお考えの方や、作業コストにお悩みの方はぜひご覧ください。

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予約確認メールとは

予約確認メールは、お客様の予約忘れを防止するために予約情報を記載し、前日までに送付するメールです。予約確認メールを送付することで、お客様だけでなく自社のスタッフに対しての確認も兼ねることができます。

また、予約時間や内容の認識に相違がないか事前に確認する目的でも送付されており、お客様が来店するまでの間に発生するトラブルへの防止策と言えるでしょう。お客様が自身で予約情報を確認する手間を簡略化し、利便性を感じていただくことで自社に対する印象を良くすることも可能です。

次項で解説している、予約メールに記載すべき項目や例文を参考にお客様が自社やサービスを通して得られる体験（UX）をより良いものにしましょう。また、予約確認メールと同じような目的をもつ、リマインドメールについては下記の記事で詳しく解説をしているので、参考にしてください。

関連記事：リマインドメールとは？タイミングや例文、送る時のポイントなども紹介！

リマインドメールも予約確認メールも目的や内容は同じですが、ビジネスシーンではリマインドメールと呼ぶことが多いです。

トラブルゼロへ！予約確認メールに記載すべき5つの必須項目

予約確認メールを送る最大の目的は、お客様との間で認識のズレをなくし当日のスムーズな来店や参加につなげることです。 情報が不足していると、お客様からの問い合わせ対応に追われたり最悪の場合は日時勘違いによる「ノーショー（無断キャンセル）」が発生したりするリスクがあります。

どのような業種であっても、以下の基本項目は必ず記載するようにしましょう。

1. 日時（24時間表記・曜日の明記）

最も重要なのが日時の確認です。「午後7時」といった表記は、朝の7時と見間違えるリスクがゼロではありません。ビジネスメールにおいては、誤解を防ぐために「19:00」のような24時間表記を用いるか、「午後07:00（19:00）」と併記するのが親切です。

また、日付だけではなく「12月3日（火）」のように必ず曜日を添えるようにしてください。日付と曜日をセットにすることで、お客様が手帳やカレンダーアプリと照らし合わせやすくなり、日程の勘違いを防ぐ効果が高まります。

2. 予約内容・コース名・料金

お客様が申し込んだ内容を改めて明記します。飲食店であればコース名や座席タイプ（個室・禁煙など）、美容室であれば施術メニュー、セミナーであれば参加するセッション名などです。

料金についても「当日支払い」なのか「事前決済済み」なのかを明確にしておくと安心です。特に追加料金が発生する可能性がある場合（ドリンク代は別、オプション料金など）は、トラブル防止のために必ず注釈を入れておきましょう。

3. 場所・アクセス（Googleマップの短縮URL活用）

住所のテキスト記載だけでは不十分です。お客様の多くはスマートフォンを見ながら来店するため、タップするだけで地図アプリが起動するURLを貼るのが鉄則です。

また、オンライン会議やウェビナーの場合は、この項目が「Zoom等の接続URL」に変わります。IDやパスワードが必要な場合は、漏れなく記載してください。

4. 変更・キャンセルポリシーと連絡先

やむを得ない事情で予約を変更・キャンセルしたくなった場合のルールと連絡手段を明示します。 「前日までは50%、当日は100%のキャンセル料がかかる」といったポリシーを事前に伝えておかないと、後から請求してもトラブルになる可能性があります。

予約確認メールを送付するタイミング

予約確認メールを送付するタイミングは、多くの業種で予約の2日〜3日前に送付する事が多いです。

お客様が予約を忘れてしまっていた場合、当日の予約確認では調整が難しくなることが予想されます。そのため、もし予約に関するトラブルが発生したとしても業務を調整する余地があるタイミングでの送付を心がけましょう。

予約確認メールの例文

ここからは、業種ごとに予約確認メールの例文をご紹介します。

飲食店の予約確認メール

飲食店での予約確認メールをご紹介します。

これまでの解説でご紹介している内容を記載した、スタンダードな形です。業種によっては、服装や持ち物などの案内も必要になります。

確認しやすい簡潔なメールを作成すべきですが、必要な項目を精査し記載するようにしましょう。

美容室の予約確認メール

美容室を利用するお客様に向けた予約確認メールです。

【注意事項】として、予約時間に遅れた場合の対応をあらかじめ記載してあります。

予約時間に遅れないように意識していただくことで、お客様とのトラブルを回避するだけでなく、サービス利用の機会損失を防ぐことも可能です。

オンラインセミナーの予約確認メール

zoomなどを使ったオンラインセミナーでは、ミーティングルームに関する項目を記載しましょう。

セミナーや会議をオンラインで開催する機会が増えた昨今では、上記のような確認メールを送付するケースも多くあるでしょう。

店舗情報などの記載はありませんが、ミーティングルームのIDやパスコードについては誤りがないように必ずチェックをしましょう。

以下の記事では、オンラインでセミナーや会議を開催する場合に配信する予約確認メールについてさらに詳しく解説しています。

関連記事：ウェビナー案内メールの例文！集客に使える案内メールもご紹介します。

併せて是非ご覧ください。

予約確認メールを送付する際のポイント

予約確認メールを送付する際には、以下の点に注意をしましょう。

それぞれについて解説します。

送付のタイミングを一定にする

店舗から送付する予約確認メールは、一定のタイミングで送付するルールのもとで運用しましょう。先述の通り、予約日の2日前〜3日前のタイミングで送付されるのが一般的ですが、仕入れや準備に時間がかかる場合は、予約忘れによる損失を防げるタイミングで送付しましょう。予約確認メールは円滑な店舗運営や、予約忘れによる機会損失を防ぐために送付されるものです。

もし、メールを送るタイミングにばらつきが出てしまうと、予約確認メールを送付する意味が薄れてしまう可能性が高くなります。以上の目的を踏まえ、業態に合わせて一定のタイミングでメールを送付するように徹底しましょう。

記載ミスをしない

予約確認メールで誤った予約日時を記載してしまっては本末転倒です。自身でのチェックだけでなく、他のスタッフによるダブルチェックも導入しましょう。

また、設定しているメールアドレスに対して、別のお客様の名前で送付してしまうケースも散見します。名前間違えは相手に失礼な振る舞いになるだけでなく、メールアドレスを流出しているのではないかという懸念を与えてしまう可能性もあります。

個人情報に対するリテラシーが高まっている昨今では、メールアドレスの流出でも社会的な責任を問われる事態に発展することがあります。お客様との信頼関係を維持するためにも、予約時間の記載ミスやメールアドレスの流出には万全の対策を講じましょう。

テンプレートを作成しておく

例文でご紹介したような文章をテンプレートとして使いまわすことで、予約確認メールを作成する際の作業コストを削減できます。

一番目の例文では、上記の部分に関してはテンプレートとして使用できます。予約者の名前は「宛名差し込み機能」を使うことでリストから自動入力することも可能です。

しかし、予約時間などは各メールによって異なるため、専用のシステムを利用しない限り、手打ちが必要な箇所は必ず発生します。また、先述したアドレスとお客様名の不一致などは、人の手による作業が多いメールコンテンツの作成で発生することがほとんどです。

ダブルチェックで対策をしている店舗もありますが、形骸化してしまってるケースが多く、作業コストの削減・ミスの防止という二つの観点で考えても最善策とは言えません。上記の課題を対策するには後述している、メール配信システムの利用がおすすめです。

予約確認・リマインドメールの送付に「メール配信システム」を使う

予約確認メールの運用を効率化し、確実に相手に届けるための解決策として、「メール配信システム」の導入が挙げられます。

メール配信システムとは、メールマガジンや重要なお知らせの一斉送信に特化したサービスのことです。多くの企業が集客や顧客対応のために利用していますが、これを予約確認メールやイベントのリマインドに活用することで、Gmailなどの無料メールソフトにはない、以下の3つの大きなメリットが得られます。

手作業をゼロにする「自動化」と「ミス防止」

Gmailなどの無料ツールでも、スプレッドシートや拡張機能を駆使すれば宛名を差し込んで一斉送信することは可能です。しかし、リストの更新やスプレッドシートとの連携設定など、管理には相応のITリテラシーと作業コストが発生します。

一方、メール配信システムを利用すれば、これらの手間は不要になります。 例えば、お客様に登録フォームから情報を入力していただく運用にすれば、顧客リストは自動で更新されます。さらに、メールテンプレートに「宛名差し込みコード」を設定しておくだけで、システムが自動的にお客様の名前を挿入して送信してくれます。

これにより、予約確認メール作成にかかる時間を大幅に削減できるだけでなく手動入力による宛名間違いなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。

ビジネスの信頼を守る「到達率」の高さ

無料のメールソフトをビジネス利用する際、最大の懸念点となるのが「到達率（メールが正しく受信箱に届く割合）」の低さです。

近年のメールセキュリティは非常に厳しくなっており、受信側のサーバーは送信元の信頼性を常にチェックしています。無料のメールアドレスは、誰でも取得できる反面、フィッシング詐欺やなりすましに悪用されやすいため、セキュリティ判定で「迷惑メール」とみなされやすく、ブロックされてしまうリスクが高いのです。

「予約確認メールを送ったはずなのに、お客様に届いていない」という事態は、当日の「言った・言わない」のトラブルや、企業の信頼低下に直結します。 確実に相手の受信ボックスへ情報を届けるための「保険」としても、信頼性の高いメール配信システムの導入を検討する価値は十分にあります。

おすすめのメール配信システム「ブラストメール」

記事の中で解説した通り、予約確認メールを手動で送信し続けることは、業務負担の増加やミスによるトラブルのリスクを抱え続けることになります。そこで、誰でも簡単に導入でき安全にメールを届けられるツールとして「ブラストメール」をご紹介します。 ブラストメールは15年連続顧客導入シェアNo.1の実績を持つメール配信サービスです。

ブラストメールでは無料トライアルを実施中です。まずは「手動作業からの解放」を体験してみてください。

公式サイト：シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」

予約確認のトランザクションメールの配信なら「blastengine」

もし、貴社がすでに予約システムやアプリを運用しており、「システムから自動的に予約完了メール（トランザクションメール）を送っている」という場合は「blastengine（ブラストエンジン）」が最適です。

自社サーバーからのメール送信はメンテナンスが大変な上に「迷惑メール判定」を受けやすいという課題があります。blastengineは、APIやSMTPリレーを使ってシステムからのメール配信を高速・確実に届けるための特化型メール配信システムです。

システム連携による自動化を検討されているエンジニアの方や、開発担当者様は、ぜひblastengineをご検討ください。

公式サイト：API連携・メールリレーサービス「blastengine」

まとめ

予約確認メールには、以下のような項目を記載しましょう。

予約確認メールを送付することで、サービスを利用するまでに発生するトラブルを回避できるだけでなく、スタッフへのリマインドとしても活用することができます。しかし、1日の予約数が多いビジネスでは、予約確認メールの作成にかかる作業コストが課題になることもあります。

また、無料のメールクライアントを使ったメール業務は、セキュリティの観点から推奨されていません。予約確認メールにかかる作業コストの削減や、セキュリティ対策にはメール配信システムの活用がおすすめです。

メール配信システムを使うことで、アドレスやお客様名の登録などのリストの更新作業を自動化できるだけでなく、宛名差し込み機能も簡単に使うことができます。また、無料で利用できるメールクライアントと比較して到達率が高いこともおすすめのポイントです。

以下の記事でもご紹介していますが、メール配信システムの一つである「ブラストメール」は月額4,000円で基本機能を利用することができます。

関連記事：おすすめメール配信システム比較20選！機能・料金を徹底比較

また、7日間の無料トライアルも実施しているため、これからメール配信システムを導入しようとお考えの方には特におすすめです。予約確認メールの作成にお悩みの方はぜひご検討ください。

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