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予約確認メールの例文。お客様からの印象が良くなる予約確認メールの書き方とは

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2023.07.28 メール

お客様からの予約を受け付けているビジネスでは、トラブル回避のために予約確認のメールを送付することがあります。

予約確認メールの送付はお客様の予約忘れを防止できるだけでなく、自社スタッフへのリマインドとしても活用されています。

また、わかりやすく丁寧な予約確認メールを送付することで、お客様に好印象を与えることもできるかもしれません。

近年は、店舗の予約だけでなくオンライン会議などでもリマインドとして、開催日時の確認メールを送付する場合があります。

しかし、予約件数の増加に伴い、送付しなければならない確認メールも増えていくため、ヘビーな作業量になってしまっているケースもあるようです。

この記事では、効果的な予約確認メールの例文と、メールの作成・送信にかかる作業コストを軽減する方法について解説しています。

予約確認メールを導入しようとお考えの方や、作業コストにお悩みの方はぜひご覧ください。

予約確認メールとは

予約確認メールは、お客様の予約忘れを防止するために予約情報を記載し、前日までに送付するメールです。

予約確認メールを送付することで、お客様だけでなく自社のスタッフに対しての確認も兼ねることができます。

また、予約時間や内容の認識に相違がないか事前に確認する目的でも送付されており、お客様が来店するまでの間に発生するトラブルへの防止策と言えるでしょう。

お客様が自身で予約情報を確認する手間を簡略化し、利便性を感じていただくことで自社に対する印象を良くすることも可能です。

次項で解説している、予約メールに記載すべき項目や例文を参考にお客様が自社やサービスを通して得られる体験(UX)をより良いものにしましょう。

また、予約確認メールと同じような目的をもつ、リマインドメールについては下記の記事で詳しく解説をしているので、参考にしてください。

関連記事:リマインドメールとは?タイミングや例文、送る時のポイントなども紹介!

リマインドメールも予約確認メールも目的や内容は同じですが、ビジネスシーンではリマインドメールと呼ぶことが多いです。

予約確認メールに記載すべき項目

ここからは、予約確認メールに記載する情報について解説します。

業界や業態に関わらず、全ての予約確認メールに必要な項目としてまとめてあるので、必ず記載するようにしましょう。

お客様の名前

通常のビジネスメールと同様に、予約時にヒアリングしているお客様のお名前は宛名として冒頭に記載します。

別のお客様の名前を入れてしまうようなミスはもちろん、細かな漢字の間違えも無いように、送信前のチェックを忘れないように注意してください。

予約日時とプラン・料金

予約の日にちと時間帯を記載しましょう。

また、お客様が予約されたプランも予約日時と近い場所に記載します。

料金に関しては、クレジットカード決済やキャッシュレス決済についての記載もあると、より親切でしょう。

店舗の住所や連絡先

当日の店舗間違えなどが無いように、予約いただいた店舗の住所を記載します。

住所だけでなくURLを展開し、クリックするとマップが開かれるような文面にしておくとお客様が自身で検索する手間を省くことができます。

同様に、緊急時の連絡先もリンクとして貼り付けておきましょう。

担当者の名前

業態にもよりますが、担当者の名前を記載しておくとトラブル発生時の対応がスムーズになるケースがあります。

お客様にとっても、担当の方の名前がわかると安心感があるので、可能な限り記載することをおすすめします。

キャンセル時の対応

キャンセル料金の規定がある場合は、その内容について記載しておきましょう。

詳しくは次の項で解説をしていますが、予約確認メールを送付するタイミングによっては、すでにキャンセル料金が発生してしまうタイミングになっている可能性があります。

もちろん、予約時に契約要項としてキャンセル料金に関してもお知らせしているとは思いますが、トラブルを避けるためにも予約確認のメールにも記載しておきましょう。

予約確認メールを送付するタイミング

予約確認メールを送付するタイミングは、多くの業種で予約の2日〜3日前に送付する事が多いです。

お客様が予約を忘れてしまっていた場合、当日の予約確認では調整が難しくなることが予想されます。

そのため、もし予約に関するトラブルが発生したとしても業務を調整する余地があるタイミングでの送付を心がけましょう。

予約確認メールの例文

ここからは、業種ごとに予約確認メールの例文をご紹介します。

飲食店の予約確認メール

飲食店での予約確認メールをご紹介します。

件名

ご予約の確認【店舗名】

本文


◯◯様 この度は【店舗名】をご予約いただき、誠にありがとうございます。

ご予約日が近づいて参りましたので、確認のメールを差し上げます。

【ご予約日時】
・◯月◯日 (曜日) 17:00〜

【ご予約プラン】
・秋づくしセット 大人3名 合計 23,000円(税込)
※お会計は各種クレジットカードとPayPayでも承ります。

【ご予約店舗】
・店舗住所とURL

【キャンセルについて】
当時の無断キャンセルは料金の100%を頂戴しております。
2日前:
前日:

その他ご不明点がございましたら、お気兼ねなくご連絡ください。

(署名・担当者)

これまでの解説でご紹介している内容を記載した、スタンダードな形です。

業種によっては、服装や持ち物などの案内も必要になります。

確認しやすい簡潔なメールを作成すべきですが、必要な項目を精査し記載するようにしましょう。

美容室の予約確認メール

美容室を利用するお客様に向けた予約確認メールです。

件名

ご予約の確認【店舗名】

本文


この度は【店舗名】をご予約いただき、誠にありがとうございます。

ご予約日が近づいて参りましたので、確認のメールを差し上げます。

【ご予約日時】
・◯月◯日 (曜日) 17:00〜

【ご予約内容】
・カット(スタイリスト「◯◯」指名)
・ストレートパーマ
合計 12,000円(指名料込み)

【ご予約店舗】
・店舗住所とURL

【注意事項】
当日は予約が混み合っており、予約時間以降にご入店された場合、コースを変更していただくことがあります。あらかじめご了承ください。

【キャンセルについて】
当時の無断キャンセルは料金の100%を頂戴しております。
2日前:
前日:

その他ご不明点がございましたら、お気兼ねなくご連絡ください。

(署名・担当者)

【注意事項】として、予約時間に遅れた場合の対応をあらかじめ記載してあります。

予約時間に遅れないように意識していただくことで、お客様とのトラブルを回避するだけでなく、サービス利用の機会損失を防ぐことも可能です。

オンラインセミナーの予約確認メール

zoomなどを使ったオンラインセミナーでは、ミーティングルームに関する項目を記載しましょう。

件名

【セミナー名】のご案内】

本文


この度は【セミナー名】へのご参加ありがとうございます。

開催日が近づいてまいりましたので、詳細についてご連絡差し上げます。

尚、本セミナーはオンライン会議アプリ「zoom」を利用し開催いたします。
参加者の皆様におかれましては、zoom利用時の環境を整備した上でご参加ください。

【開催日時】
・◯月◯日 (曜日) 13:00〜

【タイムテーブル】
13:00〜 講師(講師名)挨拶
13:10〜 講義①「」
14:00〜 講義②「」
14:50〜 休憩
15:10〜 講義③「」
16:00〜 講義④「」
16:50〜 質疑応答

【ミーティングルーム情報】
・ミーティングルームURL【〜〜〜】
当日は上記のURLをクリックし、下記のログインIDを入力してください。

・「受信者名」様のパスコードは【〜〜〜】となります。

【注意事項】
セミナールームに入室いただいた後は、マイクをミュートに設定してください。また、当日までにzoomの最新バージョンをインストールしていただき、スムーズな進行にご協力ください。

その他ご不明点がございましたら、お気兼ねなくご連絡ください。

(署名・担当者)

セミナーや会議をオンラインで開催する機会が増えた昨今では、上記のような確認メールを送付するケースも多くあるでしょう。

店舗情報などの記載はありませんが、ミーティングルームのIDやパスコードについては誤りがないように必ずチェックをしましょう。

以下の記事では、オンラインでセミナーや会議を開催する場合に配信する予約確認メールについてさらに詳しく解説しています。

関連記事:ウェビナー案内メールの例文!集客に使える案内メールもご紹介します。

併せて是非ご覧ください。

予約確認メールを送付する際の注意点

予約確認メールを送付する際には、以下の点に注意をしましょう。

  • 送付のタイミングを一定にする
  • 記載ミスをしない 

それぞれについて解説します。

送付のタイミングを一定にする

店舗から送付する予約確認メールは、一定のタイミングで送付するルールのもとで運用しましょう。

先述の通り、予約日の2日前〜3日前のタイミングで送付されるのが一般的ですが、仕入れや準備に時間がかかる場合は、予約忘れによる損失を防げるタイミングで送付しましょう。

予約確認メールは円滑な店舗運営や、予約忘れによる機会損失を防ぐために送付されるものです。

もし、メールを送るタイミングにばらつきが出てしまうと、予約確認メールを送付する意味が薄れてしまう可能性が高くなります。

以上の目的を踏まえ、業態に合わせて一定のタイミングでメールを送付するように徹底しましょう。

記載ミスをしない

予約確認メールで誤った予約日時を記載してしまっては本末転倒です。

自身でのチェックだけでなく、他のスタッフによるダブルチェックも導入しましょう。

また、設定しているメールアドレスに対して、別のお客様の名前で送付してしまうケースも散見します。

名前間違えは相手に失礼な振る舞いになるだけでなく、メールアドレスを流出しているのではないかという懸念を与えてしまう可能性もあります。

個人情報に対するリテラシーが高まっている昨今では、メールアドレスの流出でも社会的な責任を問われる事態に発展することがあります。

お客様との信頼関係を維持するためにも、予約時間の記載ミスやメールアドレスの流出には万全の対策を講じましょう。

予約確認メールの作成・送信コストを軽減するには

冒頭でも解説したように、予約確認メールの作成・送付に関する作業量の増加にお悩みの方も多いことでしょう。

ここからは、予約確認メールを効率よく作成・送付する方法について解説します。

テンプレートを作成しておく

例文でご紹介したような文章をテンプレートとして使いまわすことで、予約確認メールを作成する際の作業コストを削減できます。

件名

ご予約の確認【店舗名】

本文


◯◯様 この度は【店舗名】をご予約いただき、誠にありがとうございます。

ご予約日が近づいて参りましたので、確認のメールを差し上げます。

【ご予約日時】

【ご予約内容】

【ご予約店舗】
・店舗住所とURL

【注意事項】

【キャンセルについて】
当時の無断キャンセルは料金の100%を頂戴しております。
2日前:
前日:

その他ご不明点がございましたら、お気兼ねなくご連絡ください。

(署名・担当者)

一番目の例文では、上記の部分に関してはテンプレートとして使用できます。

予約者の名前は「宛名差し込み機能」を使うことでリストから自動入力することも可能です。

しかし、予約時間などは各メールによって異なるため、専用のシステムを利用しない限り、手打ちが必要な箇所は必ず発生します。

また、先述したアドレスとお客様名の不一致などは、人の手による作業が多いメールコンテンツの作成で発生することがほとんどです。

ダブルチェックで対策をしている店舗もありますが、形骸化してしまってるケースが多く、作業コストの削減・ミスの防止という二つの観点で考えても最善策とは言えません。

上記の課題を対策するには後述している、メール配信システムの利用がおすすめです。

メール配信システムを使う

メール配信システムとは、メールの一斉送信や集客用のメールコンテンツ作成の際に使われるサービスです。

メールマガジンの作成・配信などをしている企業の多くは、このメール配信システムを利用し集客を行っています。

予約確認メールの作成・送付にメール配信システムを使うことで、無料のメールクライアントを使った場合と比較して以下のようなメリットがあります。

  • 宛名差し込みが簡単になる
  • メールアドレスの流出対策ができる
  • 到達率が高い

Gmailでも宛名差し込み機能を使うことはできますが、スプレッドシートとの紐付けが必要な上、リストの更新にも作業コストが発生します。

関連記事:スプレッドシートでメールの一斉送信を行う方法を画像付きで解説します!

メール配信システムで予約確認メールを送付する場合は、お客様に自身で登録フォームに名前やメールアドレスを入力していただくことで、リストを自動で更新することができます。

予約確認メールのテンプレートに宛名差し込み機能のショートコードを記載しておけば、メールアドレスを入力するだけでお客様の名前が自動で記載されます。

そのため予約確認メールの作成時に発生する作業コストの削減や、セキュリティ対策として使うことができます。

また、無料のメールクライアントをビジネスに使う場合、到達率の低さが問題としてあげられることが多いことはご存じでしょうか。

到達率とは、送信したメールが相手の受信ボックスに到達した割合を指す言葉です。

最近のメールクライアントは受信したメールの送付元や内容をスコアリングし、自動的に迷惑メールに振り分けます。

無料のメールクライアントはフィッシングメールやなりすましに使われることも多く、到達率が低くなる傾向があります。

せっかく送付する予約確認メールなので、相手の受信ボックスに届けるための対策としてメール配信システムの導入を検討してみましょう。

まとめ

予約確認メールには、以下のような項目を記載しましょう。

  • 予約者の名前
  • 予約の日時・内容・料金
  • 予約の店舗情報・連絡先
  • キャンセル時の対応
  • 担当者の名前 

予約確認メールを送付することで、サービスを利用するまでに発生するトラブルを回避できるだけでなく、スタッフへのリマインドとしても活用することができます。

しかし、1日の予約数が多いビジネスでは、予約確認メールの作成にかかる作業コストが課題になることもあります。

また、無料のメールクライアントを使ったメール業務は、セキュリティの観点から推奨されていません。

予約確認メールにかかる作業コストの削減や、セキュリティ対策にはメール配信システムの活用がおすすめです。

メール配信システムを使うことで、アドレスやお客様名の登録などのリストの更新作業を自動化できるだけでなく、宛名差し込み機能も簡単に使うことができます。

また、無料で利用できるメールクライアントと比較して到達率が高いこともおすすめのポイントです。

以下の記事でもご紹介していますが、メール配信システムの一つである「ブラストメール」は月額4,000円で基本機能を利用することができます。

関連記事:おすすめメール配信システム比較20選!機能・料金を徹底比較

また、7日間の無料トライアルも実施しているため、これからメール配信システムを導入しようとお考えの方には特におすすめです。

予約確認メールの作成にお悩みの方はぜひご検討ください。

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