【例文あり】安否確認メールの書き方と運用のポイントをご紹介します。社内外で使える安否確認メールの作り方

台風や水害、地震などの自然災害が多い日本では、業務中に災害に見舞われる可能性もあります。スタッフの身を預かる企業は、上記のような緊急事態に備えて「安否確認」をする仕組みを整えておく必要があります。

災害時には、事業をどのように継続するか頭を悩ませてしまうかもしれませんが、何よりもまずはスタッフの安否確認を行わなければなりません。

すでに災害時のスキームがある企業の多くは、災害発生後すぐにメールを利用してスタッフの安否確認を行なっています。

この記事では、災害発生時に送付する安否確認メールの例文や、安否確認メールの送付に使われているシステムに関してもご紹介しています。自社に、スタッフの安否確認に関する仕組みを導入しようとお考えの方はぜひご覧ください。

安否確認メールとは

安否確認メールとは、被災時にスタッフの安否をチェックするために送付するメールです。

スタッフ本人の健康状態はもちろん、ご家族の安否についても確認をすることで、今後の業務に影響があるかを検討する際の判断材料となります。

電話やSNSではなくメールが安否確認時の媒体に選ばれているのは、スタッフの元にアクセスがとりやすいことが理由として挙げられるでしょう。

災害時には電話回線だけでなくSNSのサーバーも混雑し、相手の媒体にアクセスができなくなる例が多くみられます。

ただし、GmailやOutlookなどの無料のメールクライアントでは、メールの大量配信を前提としていないため、全スタッフに同時に送信する安否確認メールなどの送付には不向きです。

後述する方法を参考に、災害時にも迅速かつ確実にスタッフの安否確認を行うことができる仕組みを整備しましょう。

社内の安否確認メール作成・運用のポイント

安否確認メールを社内のスタッフに向けて送付する際の作成のポイントを解説します。

簡潔な内容にする

緊急事態に送付する安否確認のメールは、できるだけ簡潔な内容にしなければなりません。

メールの本文は安否確認に関する内容以外は記載せずに、以下のような項目を確認しましょう。

詳しくは後述する例文でもご紹介していますが、上記の内容を簡潔にまとめましょう。

スタッフの安全を第一に考えた文面にする

店舗の管理者は被災時にどのように事業を継続していくか考えなければなりませんが、その気持ちが強すぎるあまりスタッフへの配慮を欠いたメールにならないように注意しましょう。

また、安否確認メールへの返事を催促するような文章も望ましくありません。

被災の程度によってはスタッフがメールを返信できない状況である可能性もあります。

「まずは身の安全を第一に行動してください」という旨の文章を使い、スタッフへの気遣いを表現しましょう。

社外の安否確認メール作成・運用のポイント

取引先などの社外に向けて安否確認メールを送付することもあります。

ここからは、安否確認メールを社外に送付する際のポイントを解説します。

時候の挨拶は省略する

安否確認メールに限らず、社外に向けたメールはスタッフ間のメールよりも形式や言葉遣いに気を遣わなければなりません。

代表的なものに時候の挨拶がありますが、災害時に相手の安否を気遣うメールでは不要です。

また「平素よりお世話になっております」のような挨拶も、このケースには省略してメールを作成しましょう。

返信を急かさない

冒頭から解説しているように、被災した企業はスタッフの安否確認を何よりも迅速に行わなければなりません。

また、自社以外の取引先からも多くの安否を気遣う連絡が届いていることも考えられます。

そのため、被災した企業と取引をしている中でも返信を急かすようなニュアンスは避け、相手の無事や復旧を願う文言を記載しましょう。

安否確認メールの例文

ここからは、社内・外に向けた安否確認メールの例文をそれぞれご紹介します。

社内向けの安否確認メールの例文

社内のスタッフに一斉送信することを想定した安否確認メールの例文です。

災害の程度とスタッフを気遣う内容を簡潔に記載しています。

また、把握したい情報を番号や箇条書きでまとめ、受信者が何を記載すべきか考えなくても返信ができるようにしましょう。

上記のメールでは、さらに簡潔に返信時の負担を減らすことができます。

社外向けの安否確認メールの例文

取引先やお客様が被災した場合に送付する安否確認メールの例文です。

社外に送付する安否確認メールでは、詳しい被災状況を把握する必要はありません。

そのため、相手の無事を祈る気持ちを全面に表現しましょう。

また、取引を行なっている企業に対して送付する場合は、取引の再開を急がずに自社の体制を立て直すことを第一に行動してほしい旨を記載しましょう。

安否確認メールに対しての返信の例文

自身が被災し、外部から安否を気遣うメールをいただいた場合は、以下の点を意識して対応しましょう。

平常時のコミュニケーションとは違いすぐに返事をする必要はありませんが、ビジネスで関わっている以上、取引への影響はできるだけ早く相手に伝えたいものです。

自社の体制が整い次第ではありますが、上記のようなメールで返信をしましょう。

迅速・確実に安否確認メールを送付するにはメール配信システムを使う

安否確認メールは作成するだけでなく、確実に相手のメールボックスに到達できる環境を整えなければ万全な運用ができているとは言えません。

被災時に自社のスタッフの安否情報が把握できなければ、事業再開の目処がたたず取引先に迷惑をかけてしまう可能性もあります。

安否確認メールの配信を検討している方はそのような事態に陥らないために、メールの到達率に定評がある「メール配信システム」について知っておきましょう。

ここからは、安否確認メールの運用にメール配信システムを導入するメリットについて解説します。

一斉送信・大量配信時にも到達率が高い

先述の通り、GmailやOutlookのような無料のメールクライアントは、一斉送信や大量配信を前提としていません。

そのため、被災時のようなサーバーが混雑する状況でなくとも、大量配信時には配信遅延や不達メールが発生しやすくなります。

一方のメール配信システムは、メールの一斉送信や大量配信に特化したシステムになっているため、被災時でも一斉送信でスタッフにメールを届けることができます。

例えばメール配信システムの一つである、ブラストメールでは1,500万通/時のパフォーマンスを発揮します。

安否確認メールを確実にスタッフの元に配信し、被災時に迅速な初期対応ができるように準備しましょう。

普段のメール業務にも応用可能

大量のメールを安定して一斉送信できるメール配信システムは、メールマガジンなどを使ったメール集客で活用されています。

SNSのユーザーが多い昨今でも、大手企業を初め多くの企業がメールマガジンを使ったブランディングや集客を採用しています。

SNSのリスティング広告とは違い、自社を認知している顧客に向けて定期的に自社のお得情報などを通じて接触するメルマガは、ナーチャリングと呼ばれる顧客育成に適した集客方法と言えます。

メール配信システムを使った顧客育成に関しては、以下の記事で詳しく解説しているのでぜひご覧ください。

関連記事：「顧客」の定義は？マーケティングをする上では絶対に知っておきたい顧客の分類方法とナーチャリングについて解説します

また、メール配信システムの導入はメール配信業務のセキュリティ対策としても有効です。

毎年多くの報告が挙げられる「誤送信」は、BCCに設定すべきアドレスをTOやCCに設定して一斉送信をしたことが原因である場合がほとんどです。

個人情報への関心が高まっている近年では、メールアドレスの流出といえど規模によっては賠償責任を背負わなければならないケースもあります。

上記のような誤送信は、宛先のメールアドレスを自動でBCCに設定するメール配信システムを使うことで防ぐことができます。

安否確認メールの配信だけでなく、集客にもメール配信システムを応用することで、作業の煩雑化やコストの増加を防ぐことが期待できるでしょう。

メール配信システムについて詳しく知りたい方は、下記の記事でおすすめのシステムを20個、紹介しているので参考にしてください。

関連記事：おすすめメール配信システム比較20選！機能・料金を徹底比較

返信率100%を目指す！回答しやすいメール作成のコツ

安否確認メールを送っても従業員からの返信が遅かったり、集計に時間がかかって誰が無事か分からなかったりしては意味がありません。

緊急時だからこそ受信者が「一瞬で内容を理解でき」「迷わず回答できる」設計にする必要があります。返信率と集計効率を高めるための3つのポイントをご紹介します。

件名には【重要】【安否確認】を明記する

災害時には個人用のメールやニュース速報など、大量の情報がスマートフォンに届きます。その中で埋もれないよう、件名は一目で内容が分かるものにしましょう。

「お疲れ様です」「連絡です」といった曖昧な件名はNGです。【重要】【安否確認】【要返信】といったキーワードを隅付き括弧で強調し、開封の優先度を高める工夫が必要です。

本文での回答よりも「Googleフォーム」等のURL誘導がスムーズ

メール本文に「返信で以下の項目を埋めてください」と記載する方法（テキスト返信）は、送る側にとっては簡単ですが、受ける側にとっては「引用返信の操作」や「文字入力」の手間が発生し、回答率低下の原因になります。また、集計担当者が数百通の返信メールを手作業でExcelに転記するのは現実的ではありません。

そこでおすすめなのが、Googleフォームなどのアンケートツールへの誘導です。

• 従業員側
  URLをタップして選択肢（無事/怪我あり）をタップするだけで完了する。

• 管理者側
  回答結果が自動的にグラフ化・リスト化されるため、一瞬で「誰が回答していないか」を把握できる。

双方にとってメリットが大きいため、テンプレートにはフォームのURLを記載しておく運用を推奨します。

「未回答者」へのリマインド・再送ルールを決めておく

一度メールを送っただけで全員から回答が得られることは稀です。混乱の中で見落としている従業員や、怪我をして連絡できない従業員がいる可能性があるためです。そのため、以下のような再送ルールをあらかじめ決めておきましょう。

• 1回目: 災害発生直後に送信

• 2回目: 送信から3時間経過しても未回答の人へ再送（件名に【再送】とつける）

• 3回目: 半日経過しても連絡がない場合は、電話または緊急連絡先（実家など）へ連絡

特にメール配信システムの中には「未開封・未回答の人だけに自動で再送する機能」を備えているものもあります。こうした機能を活用し、管理者の負担を減らすこともBCP対策の一つです。

メールだけでは不十分？災害時の連絡手段の「使い分け」

安否確認において「メール」は有効な手段ですが万能ではありません。大規模災害時には通信キャリアの規制によりメールが遅延したり、サーバーがダウンしたりするリスクがあるからです。

BCP（事業継続計画）を強固にするためには、連絡手段を一つに絞らず、複数のルートを確保しておく「冗長化」が求められます。

メール・電話・チャット・安否確認システムの特徴比較

それぞれの連絡手段にはメリットとデメリットがあります。これらを理解し状況に応じて使い分けることが重要です。

• メール

  • メリット: 企業としての公式な連絡に適しており、長文や詳細な指示（添付ファイルなど）を一斉送信できる。

  • デメリット: 通信規制の影響を受けやすく、迷惑メールフィルターにブロックされるリスクがある。

• 電話

  • メリット: 直接声が聞けるため、確実な生存確認ができる。緊急度が高い場合に有効。

  • デメリット: 災害時は回線が最も混雑しやすく、繋がらない可能性が高い。一人ひとりにかけるため時間がかかる。

• ビジネスチャット（Slack, LINE WORKS等）:

  • メリット: プッシュ通知で気づきやすく、スタンプなどで手軽に反応できるため速報性に優れる。

  • デメリット: サーバーダウンのリスクや、プライベート通知に埋もれる可能性がある。

• 安否確認システム:

  • メリット: 自動集計や未回答者への自動再送など、災害対応に特化した機能がある。

  • デメリット: 導入コストがかかる。普段使っていないと操作に戸惑う。

「メール＋〇〇」の二段構えが最強のBCP対策

最もリスクが低い運用は、これらの手段を組み合わせることです。

例えば「第一報はメール配信システムで一斉送信し、Googleフォームへ誘導する」そして「メールが届かない場合や緊急連絡にはビジネスチャットや災害用伝言板を併用する」といった二段構え、三段構えの体制を作っておきます。

特にメール配信システム（ブラストメールなど）は通常のメーラーよりも大量送信に強い専用サーバーを使用しているため、遅延リスクを軽減できます。「メールで詳細な指示を出し、チャットで拡散する」といった連携プレーを想定し防災訓練でシミュレーションしておくことが大切です。

まとめ

安否確認メールとは、被災時に社内・外に向けて送付するメールです。

社内のスタッフに向けた安否確認メールでは、スタッフ自身や家族の被災状況、現在の居場所、出社の可否などを把握する目的で送られます。

一方、取引先などに送付する安否確認メールでは、確認事項や情報収集ではなく相手の身の安全を案じるニュアンスをしっかりと表現しましょう。

また、安否確認メールのような多くの方に向けた一斉送信が想定される業務では、相手のメールボックスに確実に届ける環境作りが欠かせません。

「メール配信システム」は、メルマガ集客などにも使われる一斉送信に特化したサービスです。

無料のメールクライアントと比較して、到達率が高く配信遅延が発生しづらいメール配信システムは安否確認メールの運用には最適です。本記事でご紹介した「ブラストメール」では、7日間の無料体験期間を実施しています。

安否確認メールの運用を検討している方は、ぜひお試しください。

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