企業が送信する採用通知は、受け取る求職者にとって大切なお知らせです。
会社によって採用通知を送る人数は異なりますが、入社を目指して自社を受けていただいた方に失礼がないように注意をしなければなりません。
しかし、普段ビジネスで行っているやりとりとは違う文章を作成することになるため、いざ文章を作ろうと思うと中々うまくいかない場合もあるのではないでしょうか。
以上を踏まえて、この記事では採用通知を作成する際の例文や記載すべき内容を初め、以下のポイントを解説しています。
- 採用通知を知らせる媒体
- 採用通知を送るタイミング
- 内定通知との違い
- 中途採用者への採用通知
企業の採用担当の方は是非ご覧ください。
目次
採用通知とは
採用通知は、企業が求職者に対して正式に採用を知らせるものです。
あくまで会社側が「採用する意思」を表示するだけであり、求職者が採用通知を受け取った段階では、採用に関する双方の同意がある状態ではありません。
企業から求職者への通知は採用通知の他にも以下のようなものがあるので、それぞれの役割を理解しておきましょう。
- 不採用通知
- 内定通知
企業への採用を知らせる採用通知書とは逆に、求職者に不採用を通知するのが「不採用通知書」です。
もう一つの内定通知書は、採用通知と混同されることがありますが厳密には別のお知らせです。
内定通知との違い
内定通知とは、求職者に採用試験合格を知らせる採用通知の後に、企業と求職者の間で入社の合意がとれた際に通知するものです。
採用試験をパスした求職者に採用通知が送られた後、求職者から企業に「特別な理由がない限り貴社に入社します」という意思表示をする書面を送ります。
この文書は「入社（内定）承諾書」と呼ばれており、採用の承諾だけでなく、入社までの期間において以下のようなものを宣誓します。
- 転居を会社に報告すること
- 健康面など自身の重要事項に関する変更を会社に報告すること
- 勤務に差し支えのある事項が認められた場合の採用取り消しを認めること
上記のような宣誓をすることで、企業への内定が決まり、内定通知書が求職者に送られます。
近年は内定通知と入社承諾書を同時に送信する企業もありますが、求職者から入社承諾書を提出されていない限りは、企業と求職者間で合意が取れているとはみなされないので注意しましょう。
採用通知は何で知らせる？
以前であれば採用通知は封書などを使い、求職者に送るのがマナーとされてましたが、ペーパーレスの昨今にあっては、メールで各通知を配信する企業がほとんどです。
メールで採用通知を配信する場合は、相手に快く入社していただけるように、後述する例文を参考に心のこもった文章を作成しましょう。
また、採用者と比較し不採用者の比率が多くなるため、採用者には電話で通知を行う一方で、不採用通知はメールで配信している企業も多いのではないでしょうか。
一人ひとりに電話や封書で通知をすると、業務的にも大きな負担になってしまうことがあります。
その場合は、求職者の就職活動に差し支えがないように、内容や配信するタイミングに配慮しメールで通知を行いましょう。
ただし、メールでの一斉送信には宛先の設定ミスによる、情報漏洩のリスクが伴います。
2019年8月には、横浜市立大学附属病院にて、患者情報を含むメールを誤送信し、情報を漏洩する事件がありました。
上記のようなミスを発生させると、ITリテラシーの低い企業という認識をされてしまい、社会的な信用問題に発展してしまいます。
メールの誤送信を防止する方法に関しては以下の記事にまとめてあります。合わせてご覧ください。
コロナ騒動による一斉メール誤送信が頻発！誤送信に有効な防止策とは？
採用通知メールの例文
ここからは、採用通知をメールで送信する際の例文をご紹介します。
合わせて不採用通知の例文も解説しているのでご参考ください。
採用の方へ送るメール
件名
〇〇株式会社より 選考結果のご連絡
本文
----様
株式会社〇〇の高橋と申します。
先日は、当社の採用試験にお越しいただき、誠にありがとうございました。
厳正な選考の結果、----様は最終選考合格とさせていただき、◯月◯日付けで採用することとなりましたこと、ご報告申し上げます。
つきましては、当社に郵送していただく書類を本日郵送いたしますので、今週（◯月△日）までに「株式会社〇〇 採用人事部」宛てでご返送いただきますようお願いいたします。
ご返送いただく書類や今後の流れに関しましては、添付いたしましたURLをご覧ください。
何かご不明な点がございましたら、お手数おかけいたしますが以下の電話番号にお問い合わせください。
03---------
----様のような、志のある人材を迎えられることを、社員一同大変嬉しく思っております。
出社されるまではまだ期間がありますが、体調にお気をつけてお過ごしください。
（署名）
件名
〇〇株式会社より 選考結果のご連絡
本文
----様
株式会社〇〇の人事を担当しております高橋と申します。
先日は、当社の社員採用試験（最終試験）にお越しいただき、誠にありがとうございました。
厳正なる審査の結果、----様を当社社員として採用させていただく運びとなりましたことご報告差し上げます。
----様の入社を社員一同楽しみにお待ちしております。
勤務条件なども含めまして、詳細は添付してあるPDFをご覧ください。
さて、今後の流れになりますが、入社承諾書を本日郵送させていただきましたので、必要事項をご記入・押印の上、◯月△日までにご返送いただき、内定とさせていただきます。
なお返送用の封筒を同封しておりますので、そちらをご使用の上、返送いただけますと幸いです。
この度、多数の企業がある中、当社に応募いただきましたことを心より感謝いたします。メールにて恐縮ですが、取り急ぎご連絡申し上げます。
採用に関して、ご不明な点等ございましたら、以下の電話番号にご連絡ください。
03--------
どうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
不採用の方へ送るメール
件名
〇〇株式会社より 選考結果のご連絡
本文
----様
拝啓
この度は、数多くの企業から当社の採用試験にご応募いただき、誠にありがとうございます。
また、先日は履歴書等をご送付いただきまして、重ねてお礼申し上げます。
厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、ご希望に添いかねる結果となりましたことをお伝えいたします。
このような結果をお伝えすることになり、大変恐縮ではありますが、ご了承いただきますようお願い申し上げます。
追って書面でもご連絡差し上げますが、送付いただいた履歴書等の選考書類も返送いたします。
----様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。 敬具
(署名)
採用通知に記載すべき内容
採用通知には以下のような内容を記載しましょう。
- 日付・宛先
- 差出人名
- タイトル
- 選考結果
- 同封書類の内容
- 返送宛先
- 今後の流れ
- 問い合わせ先
また、企業によっては上記のような内容に追加して労働条件（契約期間・勤務地・休暇・給与・退職など）についての記載をする場合もあります。
ただし、メール採用通知を送る場合は、労働条件などの記載をしてしまうとメールの趣旨である採用の通知がわかりづらくなってしまう恐れがあります。
その場合は、先ほど解説した例のようにPDFで書類をまとめて添付しましょう。
採用通知の段階で、雇用契約を結ぶにあたっての条件を確認しておくことで、後の手続きをスムーズに進めることができます。
中途採用者に採用通知は必要？
近年は転職者の割合が増えており、中途採用に関する手続きをしている企業も多くなっています。
本来であれば中途採用の場合も、採用通知と入社承諾書のやりとりを経てから勤務を開始しますが、短期間での採用がメリットである中途採用では、採用通知を出さない場合もあります。
その際は、面談や電話などで労働条件に関する概要を説明し、その上で採用に関する諸々の書類を送付するようにしましょう。
採用通知はいつまでに送ればいいのか
採用に関する通知は最終試験から一週間以内に送るようにしましょう。
採用に関する情報を通知するまでの期間が長くなってしまうと、求職者が他の企業に流出してしまう恐れがあります。
せっかく自社とって有力な人材を見つけたのに、採用通知の送信が遅れてしまったために、入社が見送られてしまっては元も子もありません。
採用・不採用に関わらず、求職者への通知はなるべく早く行うことが企業にとっても大事になります。
採用通知の送信ミスは社会的信用問題に発展する
先述の通り採用に関する通知はなるべく早く行う必要がありますが、一斉送信には先ほど解説したように情報漏洩のリスクが伴います。
一度に多くの方に向けてメールを送信する場合は、なるべく手作業を減らし、ヒューマンエラーを未然に防がなければなりません。
その手助けをしてくれるツールに、メール配信サービスというものがあります。
メール配信サービスは、リスト別に同じ内容のメールを送信することができるサービスで、企業の採用に関する通知を配信する際にも使われています。
採用通知だけでなく、社内の連絡網や集客用のメールマガジンにも使うことができ、汎用性があるのも魅力です。
メール配信サービスに関する詳しい情報は下のURLから確認できます。
まとめ
採用通知は、企業が求職者に対して「採用の意思」を伝えるものです。
採用通知を送信したのち、入社承諾書や内定通知などを通して入社時の条件などを設定します。
以前は封書や電話などで通知することが多かったようですが、ネットが発達した現代では、メールで採用や内定に関する通知を送信しても違和感はありません。
しかし、メールの一斉送信には情報漏洩のリスクが伴うため、ミスを未然に防ぐ対策が不可欠です。
メール配信サービスは、一斉送信で起こりうる情報漏洩のリスクを軽減できるサービスで、社内の連絡網やメルマガなどに応用することもできます。
メール配信サービスの1つである「ブラストメール 」は7日間のお試しトライアルも実施しているので、採用担当の方はぜひ詳細をご覧ください。
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