事務所移転を知らせるメールの書き方と例文

事務所移転の際には、新しい住所や連絡先を取引先やお客様にお知らせするかと思います。

メールの内容に不備があったり、移転のお知らせが相手に届いていないと「相手と連絡が取れない」という大きなトラブルに発展しかねません。

本記事では事務所移転のメールを送る際の注意点や実際に使える例文を紹介します。ぜひメールで移転のお知らせをする際の参考にしてみてください。

事務所移転のメールを送る際の注意点

事務所移転のお知らせは、相手に確実に届けなければいけないお知らせですから、慎重に準備する必要があります。

まずはメールを送る際の注意点について解説します。

1ヶ月前にはメールを送る

事務所移転のメールは1ヶ月前までに送るようにしましょう。

新事務所に移転してからスムーズに仕事を始めるためには、早めに相手にお知らせしておくことが大切です。あまり早くに送っても相手が事務所の移転を忘れてしまう可能性があるので1ヶ月前くらいがいいでしょう。

相手にも都合がありますから1ヶ月前には「この日以降はこちらの事務所で」というお知らせが届いていないと、仕事に支障を与えてしまう恐れがあるので注意しておきましょう。

また、メールはあくまでも略式です。事務所移転のお知らせは、ハガキや封書等の案内状を送ることがビジネス上のマナーとなっています。相手との関係性を考えてメールと郵送を使い分け、お客様が多い場合にはホームページやSNSでの告知の準備も行いましょう。

送付先のリストアップ

メールはあくまでも略式という点を踏まえ、メールと郵送のどちらでお知らせするのか考えて送付先のリストアップをしていきましょう。

1. 書面にて事務所移転のお知らせ（1ヶ月前）
2. メールや電話にて移転のお知らせ（2週間前）
3. メールにて事務所移転の最終確認のお知らせ（3日前）

このような流れで事務所移転のお知らせをするのが通例ですが、郵送・メールのどちらでお知らせするかは相手によって使い分けると良いでしょう。

企業の代表者には郵送、実際にやりとりする担当者にはメールやFAXを使った方がむしろ迅速に連絡を取ることができます。

事務所移転のお知らせが担当者にまで届いておらず連絡が滞るといった事態を招かないよう、リストアップの際には「連絡手段」まで考えて行うと効率的です。

件名は分かりやすいものにする

事務所移転をお知らせするメールの件名はわかりやすいものにしましょう。

相手は1日に何件ものメールを受信していますから、その他のメールに埋もれて見落とさないよう、件名を「分かりやすく簡潔に」することは鉄則です。

件名が長すぎると後半の文章が表示されないことがあるので、伝えたい内容である「事務所が移転する」というポイントは件名の最初の方に持ってきましょう。

案内メールはテキスト形式で

最近は、HTMLメール形式のメールが増えていますが、事務所移転のお知らせは「テキスト形式」のメールで送ることをおすすめします。

企業によってはセキュリティやサーバーへの負荷を考慮してHTMLメールを受信しないよう設定しているところもあります。またHTMLメールは相手の受信環境によってはレイアウト崩れが起き、正しくメールを表示できないこともあります。

事務所移転のメールは大切なお知らせですから、確実に相手に届けることができるようテキスト形式のメールで送ることをおすすめします。

事務所移転メールに記載する内容

それでは実際に事務所移転のメールに記載する内容について解説していきます。

以下のポイントを踏まえて書けば事務所移転のメールが完成しますのでぜひご参考ください。

日頃の感謝の気持ち

事務所移転メールは、日常的にやりとりをしている相手はもちろん、普段あまり連絡を取らない相手にもメールを送ります。形式的なものもありますが日頃の感謝の気持ちを綴ることは忘れないようにしましょう。

また、メールの送信先が一人なのか複数人に向けてのものかによって宛名の書き方が異なリます。

一人の相手に送る場合は「会社名→部署名→役職名→氏名→敬称（様）」複数人相手に送る場合は「取引先各位・お客様各位」となります。

移転先の詳細情報

次にメインの内容である、事務所移転の旨を伝えます。

移転先の詳細情報は箇条書きにした方が視認性が良くなります。

最低限必要な情報はこちらです。新住所に合わせて、地図や最寄駅からのアクセス方法まで記載すると相手も分かりやすいでしょう。一番重要な内容なので、誤りがないかしっかりとチェックしてから送信しましょう。

締めの挨拶

事務所移転メールの最後は、今後とも変わらぬご愛顧をお願いする締めの挨拶をしておきましょう。

ビジネスメールにおいては形式的なものですが、事務所移転メールも例外ではなく締めの挨拶は必要です。

事務所移転を知らせるメールの例文

それでは事務所移転を知らせるメールの例文を紹介します。少しずつ表現を変えているので使いやすそうなものを参考にしてみてください。

事務所移転時には臨時休業日ができたり、連絡が取れない期間ができたりと相手に迷惑がかかることも考えられるので、メールでも詫びるような挨拶をしておきましょう。

事務所移転のメールを効率良く送るには

以上、事務所移転を知らせるメールを作成する際の注意点と例文をご紹介しました。

事務所移転メールは、普段のやりとりが少ない相手にも送る必要があり、送信先のリストアップや宛名の変更作業、BCCでの一斉送信など思いの外手間がかかります。

最後に、事務所移転メールを効率的に送る方法について解説します。

BCCを使った一斉送信は危険

まず第一に、事務所移転メールを企業やお客様に送る際に「BCC」を使って一斉送信しようと考えているのであれば、その危険性を改めて知っておく必要があります。

事務所移転メールは多くの企業やお客様に送るので「BCC機能を使っていたつもりがCCやTOを使っていた」ということになれば、深刻な情報漏洩にも繋がってしまいます。

2021年11月にはデジタル庁がBCCとCCを取り違えたことによるアドレス情報の流出が問題となりました。

BCCとCCを取り違え…デジタル庁がまたも凡ミスに「アナログ庁」と揶揄続々

BCCによる一斉送信の危険性については以下の記事でも解説しているのでぜひご参考ください。

プロが教える！一斉メール配信にBCCをお勧めしない理由と、正しいBCCの使い方！

事務所移転メールを効率よく送るには

事務所移転メールを効率的に送るには「メール配信システム」の利用をおすすめします。

先ほどご紹介したBCCを使った人為的なミスを防ぐには「システムによる対策」が有効です。メール配信システムを利用すれば、そういったトラブルは確実に防ぐことができます。

また、事務所移転メールはいちいち宛名を変えて送信したり、多数のアドレスに一斉送信したりと面倒な作業が増えてきます。そういった作業を効率化してくれるのがメール配信の専門ツールである「メール配信システム」です。

メール配信システムには、メール毎に自動で宛名を挿入してくれる機能があり、大量のメールの一斉送信も確実にこなすことができます。事務所移転メールが大量送信によるエラーで届いていない、ということになると大変な事態になるので送信先が多い場合にはぜひ利用を検討してみてください。

5分で分かる！メール配信システムの仕組みとは？メーラーとの違いも解説します

まとめ

以上、事務所移転メールを送信する際の注意点と実際の例文、効率的に送るための方法について解説しました。

一番重要なのは、情報に誤りがないかしっかりと確認することです。その上で、各取引先に1ヶ月程度から余裕を持って周知していきましょう。

送信先が多い場合には、メール配信の専門ツールであるメール配信システムの利用もおすすめします。

新事務所でも滞りなく業務をスタートできるようメールの準備を進めてくださいね。