【コピペOK】ビジネスメール返信の例文集｜上司からのメールへの返信も完全網羅

多くの方が携帯電話やスマホを持つようになり、連絡の手段も多様化してきましたが、ビジネスの際には、メールを使ってコミュニケーションをとる場合が多いです。友人や家族と連絡をとる時とは違い、フォーマルな言葉遣いやマナーを守った上でやりとりをする必要があるのが、ビジネスメールの特徴です。

ビジネスメールにまつわるマナーや注意点はいくつかありますが、今回はその中でも「返信」する際のマナーについて解説していきたいと思います。また、返信をする際の例文も「上司」「取引先」などのパターン別にご紹介します。

言葉遣いも含めて、マナーを守った返信をすることは、お互いの関係をより良いものにしていくために必要なことでもあります。ビジネスメールの返信に関するマナーや、適切な言葉遣いを理解し、ビジネスマンとして恥ずかしくない返信を心がけましょう。メールを送る際は「例文集」を活用することで時間をかけずに正しい文章を送ることができます。

ビジネスシーンではメールひとつのミスによって信用を大きく失いかねません。

など、全部で17のビジネス例文をコピペOK！すぐに使えるビジネスメール「例文集」として資料にまとめました。

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ビジネスメールを返信する際のマナー

まずは、ビジネスメールを返信する場合に気を付けて頂きたいマナーについて解説します。

基本的には必ず返信する

取引先からのメールだけでなく、同僚や上司など、社内の方から送られてくるメールであっても、仕事に関する内容であれば必ず返信をするのがマナーです。

報告メールだったとしても、メールが自分のもとに届き、内容を確認したことを相手に伝えるようにしましょう。ただし、自分がCCのメールなら返信不要なケースもあります。詳しくは後述します。

なるべく早く返信する

ビジネスメールは、できれば受け取った日に、遅くとも翌日中には返信をするようにしましょう。

どうしても時間がない場合や、回答に時間がかかってしまう内容の場合は、「返信が遅くなる理由」と「いつまでに返信できるか」を明記した簡潔なメールを返信しておきましょう。

営業時間内に送信する

ビジネスメールの返信先の営業時間を考えて返信メールを送るようにしましょう。時には、営業時間外や、相手が休みであることが分かっている場合でもビジネスメールを送らなければいけない時があります。

その際は「お休みのところ失礼いたします」「夜分遅くに失礼いたします」などの言葉を添え、相手を気遣ったメールを作成するようにしましょう。夜分にビジネスメールを送信する際のマナーや例文については以下の記事にまとめてありますので、ご覧ください。

関連記事：【例文つき】「夜分遅くに」の正しい使い方・マナーまとめ

件名はそのままで返信する

返信メールを作成すると「Re：」という文字が入りますが、それも含めて件名は変えずに返信をするようにしましょう。

「Re：」という文字と件名をそのまま残すことで、相手も返信メールであることがわかる上に、どんな内容のやりとりをしていたのかが一目でわかるようになります。メールでやりとりをしている内容が変わらない限りは、件名はそのままにして返信しましょう。

自分がCCに入っている時は、返信しなくて良い

TOの欄にいる人は、メインでメールのやり取りをする人になるので、メールを返信する必要がありますが、CC（Carbon Copy）に設定されている場合は返信する必要はありません。

ただし、ビジネスメールのやりとりをしている中で、自分に対する問合せがあった場合は、返信が必要です。先述の通り、メールの件名などは変更せずに返信をしましょう。

【返信用】ビジネスメールの例文

ここからはパターン別の例文をご紹介していきます。返信する相手や、内容によって文章は変わってきますが、まずはビジネスメールの基本の形を抑えておく必要があります。

以下の記事には、ビジネスメールで使える基本的なマナーや注意点が記載されているので、ぜひご一読ください。

関連記事：社会人必見！ビジネスメールの正しいマナーと書き方を紹介します

上司に返信する際の例文

職場の上司からビジネスメールが届いた際の例文からご紹介します。

上司や同僚とのメールには、「お世話になっております」などの言葉は使わずに「お疲れ様です」や「おはようございます」などの挨拶を入れましょう。

また、内容はシンプルに書くことを意識し、最後にはお礼の言葉や自分の名前を忘れずに記載しましょう。

もし、すぐに返信ができない内容のメールだったとしても、そのまま相手を待たせるのではなく、上記のような返信をするようにしましょう。

回答を待っていただく場合は、「返信が遅くなる理由」と「いつまでに返信できるか」を書くことで、相手への配慮を示しましょう。

取引先に返信する際の例文

取引先は、社内でのビジネスメールよりも、かしこまった表現で返信をする必要があります。

相手の営業時間なども考慮した上で、言葉を選びましょう。

取引先などの他社とビジネスメールをする場合は、相手の名前や肩書きを間違えないように必ず送信前に確認をしましょう。

次に、返信メールとして、こちらから日時等を提案する際の例文を確認してみましょう。

日程の打診などをする際は、相手が日時を確認しやすいように、【】や数字などで強調させた文章を作りましょう。

また、期日を設けることで相手に催促のメールなどを送らずに済むこともあります。

なるべく早く返信をして頂きたい場合は、その旨を伝え、期日を設定しましょう。

退職メールに返信する際の例文

取引先などから、退職や異動に伴った担当者の変更メールを受けることがあります。

形式的な言葉だけでなく、その方への感謝の気持ちなどを添えて返信しましょう。

退職の場合は、新しい勤務先を記載せずに報告される事がありますが、異動の場合は新たな勤務先を記載しているケースが多いです。

その場合は、感謝の言葉に加えて、新天地での活躍や、移動された方の健康を気遣う言葉を添えるようにしましょう。

上司への返信マナー3つの鉄則｜取引先メールとの違い

社外の取引先へ送るメールと社内の上司へ送るメールでは、求められる「丁寧さ」の質が異なります。上司へのメールで最も重要なのは、形式的な美しさよりも「円滑な業務遂行」です。ここでは、多くの人が迷いがちな社内メール特有のルールを3つの鉄則として解説します。

「お世話になっております」ではなく「お疲れ様です」

社外メールの書き出しは「お世話になっております」が基本ですが社内の上司に対して使うのは不自然です。社内メールの挨拶は「お疲れ様です」で統一しましょう。「おはようございます」を使うケースもありますが、メールは相手がいつ読むかわからないため、朝昼晩いつでも使える「お疲れ様です」が最も無難で使い勝手が良い言葉です。

「了解」はNG！「承知いたしました」が基本

上司からの指示に対して「了解しました」「了解です」と返信するのは、ビジネスマナーとして避けるべきです。「了解」は本来、目上の人が目下の人に対して「わかった」と伝える際に使う言葉だからです。上司に対しては謙譲語である「承知いたしました」または「かしこまりました」を使うのが正解です。

ただし、最近普及しているSlackやTeamsなどのビジネスチャットツールにおいてはスピード感を重視して「了解」のスタンプで反応したり、短い言葉で返したりすることが許容されるケースも増えています。メールでは「承知いたしました」、チャットでは柔軟に、とツールによって使い分けるのが現代的なマナーです。

丁寧さより「スピード（即レス）」が最大の敬意

上司の立場からすると部下からのメール返信において最も安心するのは「反応が早いこと」です。内容を完璧にまとめてから返信しようとして半日放置してしまうと、上司は「メールを見ているのか？」「指示が伝わっていないのではないか？」と不安になります。

もし、すぐに回答が出せない場合や調査が必要な場合でも、まずは「一次返信（受領確認）」を行いましょう。

このように「メールを見ました」という事実だけでも即座に伝えることが、上司への最大の敬意であり、信頼獲得の近道です。

【コピペOK】上司への返信例文集

上司への返信は要件を端的に伝えることが求められます。長々とした前置きは省き、結論から述べる構成を意識しましょう。ここでは、日常業務で頻繁に発生するシーン別の返信例文を紹介します。状況に合わせて調整してご活用ください。

指示・確認事項への了承（シンプル返信）

指示内容を理解し、実行に移す意思を伝えます。「やります」だけでなく「いつまでに」を添えるとより親切です。

日程調整・アポイントへの回答

上司から面談などの候補日を提示された場合の返信です。確定した日時を復唱することで認識違いを防ぎます。

労い・お見舞い（お大事になさってください）への返信

体調不良で休んだ際や繁忙期に労いの言葉をもらった際は、感謝の気持ちを素直に伝えます。

夜分・休日・退勤後の返信文面

緊急の用件で深夜や休日に返信しなければならない場合は、冒頭にクッション言葉（お詫び）を入れます。

迷いがちな上司メールの「件名」と「CC」の正解

上司とのメールやり取りでは本文だけでなく「件名」や「宛先（CC）」の扱いにも暗黙のルールがあります。これらを間違えると、情報共有の漏れやコミュニケーションコストの増加につながるため注意が必要です。

件名の「Re:」は消さずにそのまま返す

返信ボタンを押すと件名の頭に「Re:」が付きますが、これは消さずにそのまま送信するのが基本マナーです。

「Re:」が付いていることで、受信側（上司）は「あ、さっき送ったあの件への返信だな」と一目で判断できます。また、多くのメールソフトでは「Re:」を基準にメールをスレッド（会話形式）にまとめているため、件名を変えてしまうと過去のやり取りとの繋がりが分断され、履歴を追うのが困難になってしまいます。

丁寧さを意識して件名を書き直す必要はありません。そのまま返信しましょう。

「全員に返信」が基本！CCを外してはいけない理由

上司から届いたメールの宛先（CC）に他のメンバーや関係者が含まれている場合、返信時は必ず「全員に返信」を選択しましょう。

自分だけに送られてきたと思っていても、上司は「チーム全体への情報共有」を意図してCCを入れているケースが大半です。ここで「返信」を選んでCCを外してしまうと、以下のようなデメリットが発生します。

個人的な相談やCCの人に見られると不都合な内容でない限り、CCは外さずに全員で情報を共有するのが鉄則です。

「返信不要」と言われたら返すべき？

上司からのメール末尾に「返信不要です」と書かれている場合、基本的にはその言葉通り返信しなくて構いません。無理に返信すると、上司のメールボックスを圧迫し通知の手間をかけさせてしまうからです。ただし、以下のような重要な内容の場合は「確認しました」という意味で一言返すのが安全であり、気が利く対応と言えます。

その際は「ご配慮いただきありがとうございます。返信無用の旨、拝承いたしましたが、念のため受領のご連絡のみ差し上げました」といった一文を添えると、非常に丁寧でスマートです。

まとめ

ビジネスメールの返信は、メールの内容だけでなく、相手と自分の関係を考えながら文章を作る必要があります。

また、どんな内容のメールであったとしてもビジネスに関わる内容の場合は、なるべく早めに返信をするように心がけ、相手への感謝も忘れずに記載しましょう。

相手の顔が見えないメールでのやりとりだからこそ、分かりやすい文章でメールを作成し、ビジネスをする相手として良い関係が築けるような配慮を忘れないようにしましょう。