ビジネスメールの返信マナーを解説！いますぐ使える例文付き

多くの方が携帯電話やスマホを持つようになり、連絡の手段も多様化してきましたが、ビジネスの際には、メールを使ってコミュニケーションをとる場合が多いです。

友人や家族と連絡をとる時とは違い、フォーマルな言葉遣いやマナーを守った上でやりとりをする必要があるのが、ビジネスメールの特徴です。

ビジネスメールにまつわるマナーや注意点はいくつかありますが、今回はその中でも「返信」する際のマナーについて解説していきたいと思います。

また、返信をする際の例文も「上司」「取引先」などのパターン別にご紹介します。

言葉遣いも含めて、マナーを守った返信をすることは、お互いの関係をより良いものにしていくために必要なことでもあります。

ビジネスメールの返信に関するマナーや、適切な言葉遣いを理解し、ビジネスマンとして恥ずかしくない返信を心がけましょう。

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ビジネスメールを返信する際のマナー

まずは、ビジネスメールを返信する場合に気を付けて頂きたいマナーについて解説します。

基本的には必ず返信する

取引先からのメールだけでなく、同僚や上司など、社内の方から送られてくるメールであっても、仕事に関する内容であれば必ず返信をするのがマナーです。

報告メールだったとしても、メールが自分のもとに届き、内容を確認したことを相手に伝えるようにしましょう。

ただし、自分がCCのメールなら返信不要なケースもあります。詳しくは後述します。

なるべく早く返信する

ビジネスメールは、できれば受け取った日に、遅くとも翌日中には返信をするようにしましょう。

どうしても時間がない場合や、回答に時間がかかってしまう内容の場合は、「返信が遅くなる理由」と「いつまでに返信できるか」を明記した簡潔なメールを返信しておきましょう。

営業時間内に送信する

ビジネスメールの返信先の営業時間を考えて返信メールを送るようにしましょう。

時には、営業時間外や、相手が休みであることが分かっている場合でもビジネスメールを送らなければいけない時があります。

その際は「お休みのところ失礼いたします」「夜分遅くに失礼いたします」などの言葉を添え、相手を気遣ったメールを作成するようにしましょう。

夜分にビジネスメールを送信する際のマナーや例文については以下の記事にまとめてありますので、ご覧ください。

関連記事：【例文つき】「夜分遅くに」の正しい使い方・マナーまとめ

件名はそのままで返信する

返信メールを作成すると「Re：」という文字が入りますが、それも含めて件名は変えずに返信をするようにしましょう。

「Re：」という文字と件名をそのまま残すことで、相手も返信メールであることがわかる上に、どんな内容のやりとりをしていたのかが一目でわかるようになります。

メールでやりとりをしている内容が変わらない限りは、件名はそのままにして返信しましょう。

自分がCCに入っている時は、返信しなくて良い

TOの欄にいる人は、メインでメールのやり取りをする人になるので、メールを返信する必要がありますが、CC（Carbon Copy）に設定されている場合は返信する必要はありません。

ただし、ビジネスメールのやりとりをしている中で、自分に対する問合せがあった場合は、返信が必要です。

先述の通り、メールの件名などは変更せずに返信をしましょう。

【返信用】ビジネスメールの例文

ここからはパターン別の例文をご紹介していきます。

返信する相手や、内容によって文章は変わってきますが、まずはビジネスメールの基本の形を抑えておく必要があります。

以下の記事には、ビジネスメールで使える基本的なマナーや注意点が記載されているので、ぜひご一読ください。

関連記事：社会人必見！ビジネスメールの正しいマナーと書き方を紹介します

上司に返信する際の例文

職場の上司からビジネスメールが届いた際の例文からご紹介します。

上司や同僚とのメールには、「お世話になっております」などの言葉は使わずに「お疲れ様です」や「おはようございます」などの挨拶を入れましょう。

また、内容はシンプルに書くことを意識し、最後にはお礼の言葉や自分の名前を忘れずに記載しましょう。

もし、すぐに返信ができない内容のメールだったとしても、そのまま相手を待たせるのではなく、上記のような返信をするようにしましょう。

回答を待っていただく場合は、「返信が遅くなる理由」と「いつまでに返信できるか」を書くことで、相手への配慮を示しましょう。

取引先に返信する際の例文

取引先は、社内でのビジネスメールよりも、かしこまった表現で返信をする必要があります。

相手の営業時間なども考慮した上で、言葉を選びましょう。

取引先などの他社とビジネスメールをする場合は、相手の名前や肩書きを間違えないように必ず送信前に確認をしましょう。

次に、返信メールとして、こちらから日時等を提案する際の例文を確認してみましょう。

日程の打診などをする際は、相手が日時を確認しやすいように、【】や数字などで強調させた文章を作りましょう。

また、期日を設けることで相手に催促のメールなどを送らずに済むこともあります。

なるべく早く返信をして頂きたい場合は、その旨を伝え、期日を設定しましょう。

退職メールに返信する際の例文

取引先などから、退職や異動に伴った担当者の変更メールを受けることがあります。

形式的な言葉だけでなく、その方への感謝の気持ちなどを添えて返信しましょう。

退職の場合は、新しい勤務先を記載せずに報告される事がありますが、異動の場合は新たな勤務先を記載しているケースが多いです。

その場合は、感謝の言葉に加えて、新天地での活躍や、移動された方の健康を気遣う言葉を添えるようにしましょう。

まとめ

ビジネスメールの返信は、メールの内容だけでなく、相手と自分の関係を考えながら文章を作る必要があります。

また、どんな内容のメールであったとしてもビジネスに関わる内容の場合は、なるべく早めに返信をするように心がけ、相手への感謝も忘れずに記載しましょう。

相手の顔が見えないメールでのやりとりだからこそ、分かりやすい文章でメールを作成し、ビジネスをする相手として良い関係が築けるような配慮を忘れないようにしましょう。