ビジネスメールの返信用、マナー・例文まとめ

2020.06.15 メール

多くの方が携帯電話やスマホを持つようになり、連絡の手段も多様化してきましたが、ビジネスの際には、メールを使ってコミュニケーションをとる場合が多いです。

友人や家族と連絡をとる時とは違い、フォーマルな言葉遣いやマナーを守った上でやりとりをする必要があるのが、ビジネスメールの特徴です。

ビジネスメールにまつわるマナーや注意点はいくつかありますが、今回はその中でも「返信」する際のマナーについて解説していきたいと思います。

また、返信をする際の例文も「上司」「取引先」などのパターン別にご紹介します。

言葉遣いも含めて、マナーを守った返信をすることは、お互いの関係をより良いものにしていくために必要なことでもあります。

ビジネスメールの返信に関するマナーや、適切な言葉遣いを理解し、ビジネスマンとして恥ずかしくない返信を心がけましょう。

ビジネスメールを返信する際のマナー

まずは、ビジネスメールを返信する場合に気を付けて頂きたいマナーについて解説します。

基本的には必ず返信する

取引先からのメールだけでなく、同僚や上司など、社内の方から送られてくるメールであっても、仕事に関する内容であれば必ず返信をするのがマナーです。

些細な内容だったとしても、ビジネスメールが自分のもとに届き、内容を確認したことを相手に伝えるようにしましょう。

また、細かな回答がいらないようなビジネスメールだったとしても、報告や共有をしてくれたことへの感謝を伝えることを心がけましょう。

ただし、CCに自分が入っているメールなどは、返信しなくていいケースもあります。詳しくは後述してあるので、確認してください。

なるべく早く返信する

ビジネスメールは、できれば受け取った日に、遅くとも翌日中には返信をするようにしましょう

どうしても時間がない場合や、回答に時間がかかってしまう内容の場合は、「返信が遅くなる理由」と「いつまでに返信できるか」を明記した簡潔なメールを返信しておきましょう。

営業時間内に送信する

ビジネスメールの返信先の営業時間を考えて返信メールを送るようにしましょう。

時には、営業時間外や、相手が休みであることが分かっている場合でもビジネスメールを送らなければいけない時があります。

その際は「お休みのところ失礼いたします」「夜分遅くに失礼いたします」などの言葉を添え、相手を気遣ったメールを作成するようにしましょう。

夜分にビジネスメールを送信する際のマナーや例文については以下の記事にまとめてありますので、ご覧ください。

【例文つき】「夜分遅くに」の正しい使い方・マナーまとめ

件名はそのままで返信する

返信メールを作成すると「Re:」という文字が入りますが、それも含めて件名は変えずに返信をするようにしましょう。

「Re:」という文字と件名をそのまま残すことで、相手も返信メールであることがわかる上に、どんな内容のやりとりをしていたのかが一目でわかるようになります。

メールでやりとりをしている内容が変わらない限りは、件名はそのままにして返信しましょう。

自分がCCに入っている時は、返信しなくて良い

TOの欄にいる人は、メインでメールのやり取りをする人になるので、メールを返信する必要がありますが、CC(Carbon Copy)に設定されている場合は返信する必要はありません。

ただし、ビジネスメールのやりとりをしている中で、自分に対する問合せがあった場合は、返信が必要です

先述の通り、メールの件名などは変更せずに返信をしましょう。

【返信用】ビジネスメールの例文

ここからはパターン別の例文をご紹介していきます。

返信する相手や、内容によって文章は変わってきますが、まずはビジネスメールの基本の形を抑えておく必要があります。

以下の記事には、ビジネスメールで使える基本的なマナーや注意点が記載されているので、ぜひご一読ください。

社会人必見!ビジネスメールの正しいマナーと書き方を紹介します

上司に返信する際の例文

職場の上司からビジネスメールが届いた際の例文からご紹介します。

件名

Re:〇〇様への訪問日時

本文

お疲れ様です。
表題の件、かしこまりました。

当日、17時にはオフィス業務を終え、エントランスで待機するようにいたします。

ご連絡いただきありがとうございました。
佐藤

上司や同僚とのメールには、「お世話になっております」などの言葉は使わずに「お疲れ様です」や「おはようございます」などの挨拶を入れましょう。

また、内容はシンプルに書くことを意識し、最後にはお礼の言葉や自分の名前を忘れずに記載しましょう。

件名

Re:◯◯の進捗状況について

本文

お疲れ様です。
現在、営業でオフィスを離れており、〇〇に関する資料が手元にありません。

戻り次第、すぐにご連絡差し上げますので、少々お待ちいただいてもよろしいでしょうか。
オフィスに戻る時刻は17時を予定しております。

よろしくお願いいたします。
佐藤

もし、すぐに返信ができない内容のメールだったとしても、そのまま相手を待たせるのではなく、上記のような返信をするようにしましょう。

回答を待っていただく場合は、「返信が遅くなる理由」と「いつまでに返信できるか」を書くことで、相手への配慮を示しましょう。

取引先に返信する際の例文

取引先は、社内でのビジネスメールよりも、かしこまった表現で返信をする必要があります。

相手の営業時間なども考慮した上で、言葉を選びましょう。

件名

Re:〇〇に関するミーティングの日程

本文

株式会社〜
営業部 ◯◯様

平素よりお世話になっております。株式会社※※の佐藤です。

表題の件、調整をしていただき誠にありがとうございます。
ご提案いただいた日時の中で、

「◯月◯日(◯曜日)14時〜」

ですと、お伺いさせていただくことができます。

取引先などの他社とビジネスメールをする場合は、相手の名前や肩書きを間違えないように必ず送信前に確認をしましょう。

次に、返信メールとして、こちらから日時等を提案する際の例文を確認してみましょう。

件名

Re:〇〇に関する打ち合わせ

本文

株式会社〜
営業部 ◯◯様
平素よりお世話になっております。株式会社※※の佐藤です。

先ほどご連絡を頂戴しました、「〇〇に関する打ち合わせ」の調整ができましたのでご連絡致します。

【候補日時】
①〜
②〜
③〜

【会場】
弊社4F 大2会議室

お手数をおかけいたしますが、上記①〜③の日程の中でご都合のよろしい日を、今週中にご回答頂戴できますでしょうか。

なお、上記日程が難しい場合は、再検討させて頂きますので、その旨をお伝えください。

恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
--------
署名
--------

日程の打診などをする際は、相手が日時を確認しやすいように、【】や数字などで強調させた文章を作りましょう。

また、期日を設けることで相手に催促のメールなどを送らずに済むこともあります。

なるべく早く返信をして頂きたい場合は、その旨を伝え、期日を設定しましょう。

退職メールに返信する際の例文

取引先などから、退職や異動に伴った担当者の変更メールを受けることがあります。

形式的な言葉だけでなく、その方への感謝の気持ちなどを添えて返信しましょう。

件名

Re:異同のお知らせ

本文

株式会社〜
営業部 ◯◯様
平素よりお世話になっております。株式会社※※の佐藤です。

お忙しい中、異動のご連絡を頂きまして誠にありがとうございます。

〇〇様に担当していただいておりました3年間、たくさん勉強させていただきました。
共に同じ目標に向かってお仕事をさせていただいた事に感謝いたします。

突然のご報告に、残念な気持ちが拭きれませんが、新天地でのご活躍を心よりお祈り申し上げております。

また、ご縁がありましたら何卒よろしくお願い申し上げます。
--------
署名
--------

退職の場合は、新しい勤務先を記載せずに報告される事がありますが、異動の場合は新たな勤務先を記載しているケースが多いです。

その場合は、感謝の言葉に加えて、新天地での活躍や、移動された方の健康を気遣う言葉を添えるようにしましょう。

まとめ

ビジネスメールの返信は、メールの内容だけでなく、相手と自分の関係を考えながら文章を作る必要があります。

また、どんな内容のメールであったとしてもビジネスに関わる内容の場合は、なるべく早めに返信をするように心がけ、相手への感謝も忘れずに記載しましょう。

相手の顔が見えないメールでのやりとりだからこそ、分かりやすい文章でメールを作成し、ビジネスをする相手として良い関係が築けるような配慮を忘れないようにしましょう。

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