メール一斉送信ソフトの活用方法を徹底解説!より効率良く効果的に一斉送信を

2020.01.17 メール配信

大量メールを送る場合に、メール一斉送信ソフトを活用できていますか?

メルマガやセールスメールを送信するなら、メール一斉送信ソフトを使用すると、手作業で送信を行った場合に起こりやすいミスを減らすだけでなく、業務の効率化も期待できます。

さらに、メール一斉送信ソフトにある様々な機能を活用することで、より効果的なメルマガ配信をすることができます。

今回は、メール一斉送信ソフトの基礎知識から、使用するメリット、機能の活用方法まで詳しく解説していきます。

まだメール一斉送信ソフトを使っていない方、使っていても「いまいち活用できていないのでは?」と感じている方は、ぜひ参考にしてください。

メールを一斉送信する方法

まずは、メールを一斉送信する方法を説明します。

メールを一斉送信する方法としては、「手作業での一斉送信」と「メール配信ソフトを使った一斉送信」の二つがあります。

それぞれの方法を解説していきます。

手作業で一斉送信する

一つ目は、送りたいメールを通常のメールソフトで作成し、メールの宛先を手入力で追加していく方法です。

BCCを利用することで、他の送信相手にはアドレスが見えないようにして一斉送信ができます。

通常のメールソフトを使用するため、新しいソフト導入などが必要なく、費用が発生しないというメリットがあります。

しかし、アドレスを一つずつ追加していかなければならず、送信相手が多ければ多いほど手間がかかります。

また、送信漏れやBCCとCCを間違えたことによる情報漏洩などの、ミスが発生するリスクが高いです。

それに加え、同じIPアドレスから100個以上のアドレスに一斉送信すると、受信側のキャリアから迷惑メールと判断されブロックされてしまう可能性もあります。

BCCについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

プロが教える!一斉メール配信にBCCをお勧めしない理由と、正しいBCCの使い方!

メール配信の相手が少人数であれば、BCCを利用した一斉送信は手軽でコストも抑えられますが、人数が増えた場合には様々なリスクが高まるため、手作業での一斉送信はお勧めしません。

メール配信ソフトで一斉送信する

二つ目は、一斉送信に特化した「メール配信ソフト」を使用する方法です。

このメール配信ソフトを使用すれば、手作業に比べ大幅に作業量・作業時間を省くことができ、誤送信などのリスクも減ります。

また、IPアドレスも切り替わるため、大量のメールを送っても迷惑メール扱いされることもなく、しっかりと相手にメールを届けることができます。

ソフトを導入するにあたって、ある程度のコストはかかりますが、ソフト毎に価格が違うので安価なものを購入することで、費用を抑えることができるでしょう。

さらに、メール配信ソフトを活用することで、性別や年齢など様々な属性ごとにメールを送信したり、スートーリーを設定して段階的なフォローメールを自動送信したりと、より効果的にメルマガ配信を行うことができます。

メール一斉送信ソフトの基礎知識

次に、メール配信ソフトの基礎知識をご紹介します。

メール配信ソフトとは、「メールを自動配信するためのソフト」のことです。

メール配信ソフトの形態は大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」に分けられ、役割は「大量配信型」と「セグメント型」に分けることができます。

それぞれ、解説していきます。

クラウド型とオンプレミス型

クラウド型とオンプレミス型の大きな違いは、利用するサーバーにあります。

クラウド型はクラウドサービス提供会社のサーバーを利用するのに対し、オンプレミス型は自社サーバーを利用して運用します。

クラウド型の提供サーバーの場合、サービスの導入、データ管理をすべてオンライン上で行うため費用は比較的安く、即日導入も可能、サーバの置き換えも頻繁に行っているため、より高機能で運用も安定しやすいなどのメリットがあります。

また、クラウド型はデータがネット上にあるため、インターネットにつながっている端末からログインすれば、どこからでもアクセスすることができます。

一方、オンプレミス型で利用する自社サーバーは、利用したい人が自分のPCにソフトウェアをインストールして運用するため、PCのスペックや稼働状況によって性能が大きく左右されてしまいます。

また、導入時の費用が高く、利用するまでの設定など準備に手間もかかり、インストールしたPCからしか利用できません。

しかし、社内でシステム環境を構築するため、カスタマイズがしやすくオリジナルのシステムが作れる点と、セキュリティが高い点は大きなメリットです。

どちらもメリット・デメリットはありますが、初めてメール配信ソフトを導入する場合や、企業の業務で利用する場合には「クラウド型」がお勧めです。

社内のセキュリティ基準やシステムが特殊な場合や個人・小規模利用の場合には、カスタマイズ性に長けている「オンプレミス型」が適していることもあります。

しかし、システムの構築は専門的な分野なので、IT関係に強い知識・経験がある方がいない場合は運用が難しいかもしれません。

大量配信型とセグメント型

大量配信型とセグメント型の違いは、メール配信ソフトを利用する用途にあります。

大量配信型はその名の通り、メールを一度に大量配信することに優れており、一度に数万単位のメールを配信することができるソフトもあります。

セグメント型は、年齢や性別、顧客の好みに合わせてメール配信をすることに向いているソフトです。顧客の興味があることなどを分析し、メールを自動配信することができ、メール1つ1つの効率を上げることができます。

大量配信型は、連絡事項などを送る自治体の一斉送信や、メルマガをより多くの人に配信する際に適しており、セグメント型は、営業や商品PRなど顧客に合わせた内容のメール配信に適しています。

メール一斉送信ソフトのメリット

メールを一斉送信する方法、メール一斉送信ソフトの基礎知識は理解できたと思います。

次は、メール一斉送信ソフトを使うと具体的にどんなメリットがあるのかをご紹介していきます。

高い到達率

まずは、メールの到達率が高いという点です。

先述したように、同じIPアドレスから大量にメールを送ると、ISP (インターネットサービスプロバイダ) からブロックされたり、受信者のプロバイダから迷惑メールと判断されブロックされてしまうことがあります。

また、通常のメールから大量配信をすると、送信者のサーバーに負荷がかかり、他のメールの送受信ができない、PCの反応が遅いなど、他の仕事に支障をきたす恐れもあります。

メール一斉送信ソフトでは、IPアドレスが複数設定されているため、これらの問題に対策ができています。そのため、アドレスが原因でブロックされることはなく、高い確率で受信者へメールを届けることが可能になります。

業務の効率化

二つ目は、業務の効率化が図れるという点です。

メール一斉送信ソフトには、メルマガの配信登録・配信停止の自動受付や、メール会員リストの管理を自動で行えます。

もちろん管理だけなく、指定した日時に自動でメールを送ることも可能なので、自分がPCの傍にいない時にもメール配信が可能です。

さらに、「効果測定」で自動でメール効果の分析をして、より効果的なメルマガ配信に繋げられるなど、業務効率の改善が期待できるでしょう。

マーケティング機能

三つ目は、マーケティング機能があることです。

前述しましたが、「効果測定」では、メール本文内のURLのクリック率や、開封率を分析し、メール配信の効果を測定することができます。

顧客のデータを集め改善点を導き出すことで、よりユーザーに合ったメールの配信、さらに売り上げ向上や顧客の流出防止などに繋げることもできるでしょう。

また、「HTMLメール」を活用し画像やデザインを取り入れることで、訴求効果の高いメールを作成することができます。

HTMLメールのように、メールマーケティングに有効な機能がたくさんあることも、メール斉送信ソフトを利用するメリットです。

メール一斉送信ソフトの活用

前項で解説した通り、メール一斉送信ソフトには様々なメリットがあります。

そのメリットを引き出し、より効率よく効果的なメール配信をするために、メール一斉送信ソフトに含まれる機能の活用方法をご紹介していきます。

メール一斉送信ソフトを初めて使う方は、どんな機能が欲しいかを考え、ソフトウェア選びの参考にしてください。

「セグメント送信」で対象を絞る

まずは、メール配信の対象を絞るための「セグメント送信」をご紹介します。

セグメント送信とは、配信対象の属性ごとにメールを送り分ける機能を言います。

年齢や性別、商品やサービスの利用頻度など、様々な条件で顧客をグループ化しそれぞれに適した内容のメールを配信します。

例えば、東京で開催するイベントの告知をする時は、地方に住む顧客に告知を送信しても高い効果は望めません。

そういった際にはセグメント送信を使うことで、所在地が関東圏の顧客にだけ絞ってメール配信が可能になり、ターゲットとなる顧客にのみイベントの告知することができます。

また、「属性」だけでなく商品の購入頻度など「行動」の情報から、長期的なリピートが見込めるかどうか、どの時期に利用が多いかなどを分析し、メールを送り分けることで、より効果的なメール配信に繋げることができるでしょう。

「差し込み配信」で開封率アップ

次に、開封率アップのための「差し込み配信」です。

「差し込み配信」と聞くと、メルマガでよく見る「お客様の名前を宛名や本文に入れられる機能」と考える方が多いのではないでしょうか。

もちろんそれも、差し込み機能の一つですが、その他にも様々な活用がされています。

その活用方法の一つに、最近見かけることが多くなった「レコメンドメール」の作成が挙げられます。

レコメンドメールとは、顧客のWebサイト内の行動履歴・購買履歴などを基に、その顧客にお勧めの商品を案内するメールのことです。

その顧客が購入したもの、閲覧したものからレコメンド情報を作成し、メール一斉送信ソフトに設定することで、年齢や性別などの属性だけで内容を決めるよりも、より一人一人にマッチした情報を届けることができます。

設定方法も、差し込みタグを埋め込むだけなので、あまり手間もかからず簡単に行うことができます。

「HTMLメール」で視覚的なアプローチ

次は、視覚的訴求力が高い「HTMLメール」をご紹介します。

HTMLメールとは、最近では見かけることが多い、画像や装飾がなされたメールのことです。

このHTMLメールは視覚性が強いため、瞬時に訴求点を伝えたり、商品やメールの内容をイメージで伝えることができます。

商品を画像で見ることができるHTMLメールは、文章だけで送られるテキストメールに比べ、クリック率、購買率が高いとされています。

HTMLメールについてもっと知りたい方は、こちらの記事を読んでみてください。

HTMLメールとは?テキストメールとの違いを徹底解説!

「効果測定」で傾向を分析

メルマガ配信では「効果測定」で傾向を分析することも大切です。

効果測定では、メールの到達・開封・クリック率を測定し、そこから様々な改善点を浮き彫りにすることができます。

開封率が低ければ件名を調整する必要がある、クリック率が低ければメールのコンテンツやデザインを検討するべきなどと、具体的な改善策に結びつけることができるため、効果の高いメール作成への近道となります。

効果測定の内容と、改善点に対する対策方法を詳しく知りたい方は、こちらの記事を参考にしてください。

【メルマガの効果測定】メール配信システムで効果を分析するために知っておくべき指標・数値とは。

まとめ

メール一斉送信ソフトの基礎知識や活用方法についてご紹介しました。

メール一斉送信ソフトは、メール配信の目的や利用する環境、条件にマッチしたものを選ぶことが大切です。

また、メール一斉送信ソフトの機能を活用することで、より効率よく効果的なメールの一斉送信、メルマガ配信ができるようになります。
自分の求めるメール配信には、どのような機能が必要なのかを考え、メール一斉送信ソフト選びを行ってみてください。

ブラストメールでは、今回紹介した機能の他にも「迷惑メール対策」など様々な機能があります。

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