メールを使う為には、「メーラー」と呼ばれるメールの送受信ソフトを使用する必要があります。
一言にメーラーと言っても様々な種類があり、各メーラーによって機能が違うので、どのメーラーを使えば良いのか悩まれている方も多いかと思います。
今回の記事では、ビジネスシーンにおいてオススメのメーラーをいくつかまとめました。
また、使用率が高まっているwebメールとの違いも併せて解説していきます。
それぞれの特徴をしっかりと理解し、自分に合ったメーラーを使用することで仕事の効率をアップさせていきましょう。
目次
メーラーとは？
メーラーとは、パソコンや携帯電話を用いてメールを送受信する際に使うソフトことで「メールソフト」とも呼ばれています。
単純にメールを送ったり受け取ったりするだけでなく、メールを保存したり、アドレスを登録する、受信したメールを転送するといった基本機能も備えており、グルーピング機能・画面のカスタマイズ機能などの機能を備えているメーラーもあります。
ビジネスシーンでおすすめのメーラーは？
「ビジネスメール実態調査2018」によると、ビジネスシーンでのメーラーシェア率はGmail（G Suiteを含む）』が38.36%、『Outlook』が35.07%です。そして、『iPhone（iPad）のメールソフト』が10.56%、『Yahoo!メール』が10.11%、 『Office 365』が7.64%となっています。
使いやすさや機能性が優れているのは、先ほどご紹介した調査の結果からも読み取れるでしょう。
OutlookはWindowsを使ってる人にとっては馴染み深く、使い慣れている人も多いため、Gmailとあわせて人気が高いです。
メーラーとwebメールの違い
メーラーとwebメールは、一見あまり差がないように見えますが、実は大きな違いがあります。それぞれの特徴を紹介していきながら、違いを説明していきます。
メーラーは、パソコンや携帯電話の端末にソフトを入れることで使用できるものです。
しかし、設定を行った端末でのみでしか利用できないため、複数の端末で使用することが出来ない上に、メーラーを設定している端末を持ち運ばなければ使うことが出来ません。
対してwebメールは、パソコンや携帯電話をインターネットに接続することにより、ブラウザ上で使用できるものです。
インターネットが使える環境であれば、簡単にメールチェックができ、自宅以外のパソコンや携帯電話でもメールにアクセス出来ます。
一方でインターネットが使えない状況下だと、メールにアクセス出来ないのがデメリットです。
また、保存期限という点でも、サービスによっては制限されている場合があり、保存期限を過ぎると見ることが出来なくなります。
それでは実際にビジネスシーンにおけるおすすめのメーラーをいくつか紹介し来ます。
Gmail
「ビジネスメール実態調査2018」において、仕事で利用しているメールソフト第一位のGmail。
Gmailはメーラーでなく、ブラウザ上で無料で使えるwebメールです。パソコン・携帯電話の両方で使用することができます。
メールの基本的な機能である、メールの送受信、画像・動画・その他ファイルの添付・受信メール転送・メールの仕分け・迷惑メールフィルターを備えています。
特に、迷惑メールフィルター機能は、Webメールでありながら、その他のメーラーに比べても非常に優れています。
また、Gmailでは受信メールにラベルをつけることが出来、メールをグループ分けして管理することができます。
GmailはWebメールではありますが、シェア率が高く高機能なGmailをビジネスで利用するのも一つの選択肢としてありかもしれません。
なお、Gmailには多くの機能があり、それらを使いこなすとメール業務が格段に楽になります。
特におすすめしたい機能を資料形式でご紹介していますのでぜひお役立てください。
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Outlook
Microsoft社が運営している有料のメールソフトであり、webブラウザ・スマホアプリの両方でメールすることができます。
メールのフォルダの管理の簡単さと、複数のアカウントで利用できることが特徴です。
また、Outlookの仕分け機能には、メール、予定表のイベント、タスクなどの各アイテムに分類項目を割り当てることができる機能が搭載されています。
それぞれの対象にカテゴリを割り当てられるので、様々な形で分類することが可能です。
分類項目に色付けすることで、視覚的にわかりやすくすることができるのも、Outlookの仕分け機能の強みです。
他のソフトウェアやアプリケーションとの互換性も高いため、ビジネス用途にかなり適していることも特徴の一つと言えます。
eM Client
eM Clientは有料のメールソフトで、名前こそあまり有名ではないですが、とても便利なソフトです。
メールソフトは複数のアカウントを入れると重くなる場合がありますが、eM Clientは複数のアカウントを入れても重くならりづらいというのが最大のポイントです。
メール検索をする際に、メール履歴だけでなく添付ファイル履歴から探すことが出来るため、高速でメールを探すことが出来るのも強みです。
30日間は無料で試すことが出来るため、｢有料版を買ったのに、あまり役に立たなかった｣という失敗も防ぐことができます。
Thunderbird
Mozilla社によって提供されているThunderbirdは、無料で利用することが出来るメールソフトで、ブラウザのFirefoxと似ているため、Firefox愛用者にとって非常に使いやすい作りになっています。
Firefoxと同じく、Thunderbirdにも豊富なアドオン（拡張機能）が備わっており、好みに合わせてカスタマイズ出来ることが最大の特徴です。
また、利用ユーザーが多いため、Thunderbirdの情報を手に入れやすいという点もメリットです。
Sylpheed
Sylpheed はシンプルで直感的なUIと軽快な動作が特徴の無料メールソフトです。
Sylpheedは複数の異なる仕様の機種やOSで同じように動作させるマルチプラットフォームのメールソフトです。
マルチプラットフォーム型のメールソフトは動作が重くなりがちですが、Sylpheedなら、スペックが低いPCでも動作が軽快で問題なく利用できます。
また、Sylpheedは1メールを1ファイルとして保存する特徴があり、障害時やウィルス感染時に被害を最小で留めることができます。
用途によっては有料のメーラーもおすすめ
ビジネスでメールのやりとりをする際には、無料のメーラーよりも有料のメーラーの方が良い場合があります。
特に、膨大な量のメール扱う場合や、機密性の高い情報をメールでやりとりする場合は、より高機能なメーラーを使うことが推奨されます。
有料メーラーのメリット
有料メーラーは、「機能面・セキュリティ面・サポートの面」などで無料のメーラーより優れています。
無料のメーラーは保存容量があまり多くないのに対し、有料のメーラーは大容量のストレージを備えています。多数のメールの送受信を行う場合でも、ストレージ容量の関係でメールを受信出来ないといった問題を防ぐことが出来るでしょう。
また、有料メーラーは、フォルダ分けや複数アカウントの管理、仕分けルールの設定などのカスタマイズが制限なくできます。
無料メーラーでもカスタマイズはできますが、アカウント数の制限などがあり、カスタマイズの柔軟性は有料版に比べて劣ります。
セキュリティ面では、無料のメーラーもパスワード認証といった対策が行われていますが、有料のメーラーではウィルスメールやスパムメール対策が充実しており、より高度なセキュリティ対策が施されています。
また、無料のメーラーは広告が頻繁に表示されることがありますが、有料のメーラーでは広告やポップアップは一切表示されません。広告によるストレスなく快適に作業することができます。
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まとめ
この記事ではビジネスにおいてよく使われるメーラー、webメールとメーラーの違い、そして有料メーラーのメリットについて説明してきました。
メーラーは種類が様々であり、より効率的に業務を進めていくために、自社に最も合ったメーラー選びをする必要があります。
有料のメーラーには無料のメーラーではカバーしきれない強みがあります。
ビジネスの規模や内容によっては、有料のメーラーを選ぶことで効率的に業務を進めることが可能になります。
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