ビジネスにおいて面識のない相手に初めてメールを送る際、「書き出しはどうすればいい？」「突然連絡して怒られないだろうか？」と手が止まってしまった経験はありませんか。
顔が見えない相手への「最初のアプローチ」は、既存の取引先への連絡以上に神経を使うものです。 ここで失敗すると返信が来ないばかりか、最悪の場合「スパム（迷惑メール）」扱いされて読まずに捨てられてしまうリスクさえあります。
ビジネスにおいて、最初の1通目はあなたの第一印象を決定づける非常に重要な接点です。相手に安心感を与える「件名」の付け方、そして冒頭で「突然のメール失礼いたします」といったクッション言葉を適切に使えるかどうかで、その後の返信率は大きく変わります。
そこで本記事では、初めての相手でも失礼がなく、かつスムーズに本題に入ってもらうための「アプローチメール」の極意を解説します。
- 「怪しい」と思われない、開封率を高める件名の付け方
- 相手に好印象を与える「書き出し」と「構成」（シーン別例文）など
「なんとなく」送ってチャンスを逃さないために、マナーと戦略をしっかりと押さえておきましょう。
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突然のメールを送信する際のマナー
面識のない相手に突然メールを送信する際のマナーを解説します。面識のない相手にメールを送信するケースとしては以下のようなものが考えられます。
- 営業のアポイント
- 資料請求
- 利用しているサービスに関する問合せ
- 社内での連絡
いずれの場合も、解説しているポイントを意識できてないメールを送信すると、スパムメールと勘違いされ相手に文章を読んでいただけない場合があります。
スムーズにビジネスを進めるためにも、ポイント抑えたメールの作成を心がけましょう。
冒頭で自己紹介と初めてのメールであることを記載する
自分のメールアドレス宛に突然のメールが届くと、どんな内容であれ警戒心を持つでしょう。
そのため、自分が面識のない相手にメールを送信する場合は、後述する例文を参考に自己紹介を行い、その上で初めてのメールであることを伝えましょう。
目的を明確に記載する
冒頭部で自己紹介と初めてのメールであることを伝えた後は、なるべく速やかにメールを送信した目的を記載しましょう。ビジネスメールとして、挨拶文などは記載すべきですが、あまりに前置きが長くなってしまうと、メールの趣旨がわかりづらくなるため読んでいる相手に不信感を与えかねません。
メールを送信した経緯と目的はなるべく早い段階で、簡潔に述べることを意識しましょう。
相手の名前や会社名は必ずチェックする
面識のない相手にメールを送信する前は、必ず相手の名前（役職や部署名）や会社の正式名称をチェックしましょう。今までにもやりとりをしたことがあり、送り慣れている相手とは違い、今回のようなケースでは記載のミスが起こりやすくなります。
「（株）」の位置や、英語の綴りなどは特に誤字になりやすいので、送信相手の会社の公式ホームページなどを確認した上で送信しましょう。
突然のメールを送信する際の例文
ここからは、面識のない相手に初めてメールを送信する際の例文をご紹介したいと思います。
今回のようなメールの冒頭部で「突然のメール〜」に続く言葉には、以下のようなものがあります。
- 失礼します
- ご容赦ください
- 恐縮ですが
- すみません
この記事では、上記の言葉に注目して例文を解説します。
また括弧の中には、突然のメールを送信しうるケースを記載しています。
失礼します（アポイント）
件名
アポイントのお願い（自社名）
本文
（相手の会社名） 総務部 佐藤様
突然のメール失礼いたします。
（自社名）の高橋と申します。
この度は、貴社のホームページを拝見した上で、弊社が提供しております「（サービス名）」をご提案させていただきたくご連絡を差し上げました。
「サービス名」とは〜。
また、詳細に関しましては添付させて頂きましたファイルにも記載してありますので、ぜひご確認ください。
もしご興味がおありでしたら、一度お電話でのご説明をさせて頂きたく思っております。
ご多忙のところ大変恐縮ではありますが、ご検討頂き、本メールにご返信いただければと思います。
ぜひよろしくお願いいたします。
重ねてになりますが、この度は突然のご連絡を失礼いたしました。
（署名）
冒頭でもメールを送信した目的や経緯を説明していますが、件名でも営業のメールであることがわかるようになっています。
見覚えのないメールアドレスから「初めてのメール失礼いたします」という件名でメールが届いていると、メスパムメールなどを疑われる可能性があります。
後述する例のように、ビジネスつながりの紹介でメールを送信する場合などは、件名で自己紹介をすることもありますが、そのようなケースを除けばこのような形にしましょう。
ご容赦ください（資料請求）
件名
〇〇様よりご紹介頂きました（自社名）の高橋です
本文
（相手の会社名） 総務部 佐藤様
株式会社△△の〇〇様よりご紹介いただきました、（自社名）の高橋と申します。
この度は、（相手の会社名）様製の「サービス名」をぜひ弊社でも導入させて頂きたくご連絡を差し上げました。
突然のメールご容赦ください。
〇〇様より「サービス名」に関する概要はお聞かせいただきましたが、是非詳細についてお話しいただけますと幸いです。
つきましては、大変お手数ではありますが、以下のメールアドレスに「サービス名」に関する資料を添付しご返信いただけますでしょうか。
お忙しいところとは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
（署名）
メールを送る相手の会社が提供しているサービスの資料を請求する際の例文です。
先ほどの例文のように、件名で目的がわかる構成ではありませんが、共通の人物の紹介であることが分かる件名になっているので、スパムメールだと判断されるリスクは低いでしょう。
ただし、紹介先の人物の名前を出してビジネスを行う場合は、その方の了承を得てメールを作成する必要があるので注意しましょう。
恐縮ですが（問合せ）
自社で利用しているサービスの問合せを行うケースを想定した例文です。
件名
貴社製品「サービス名」に関する問合せ
本文
（相手の会社名） 営業部 佐藤様
（自社名）の高橋と申します。
この度は、貴社製品「サービス名」の操作に関して質問させて頂きたくご連絡差し上げました。
突然のメールとなってしまい大変恐縮ではありますが、ご回答いただけましたら幸いです。
今回、ご回答いただきたい内容は以下のとおりです。
・
・
・
突然ご連絡をさしあげました折、大変申し上げにくいのですが、弊社の営業の都合上「◯月◯日」までにご回答頂きたく思います。
ご多忙のところ大変申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
（署名）
すみません（社内での連絡）
社内で面識のない方にメールを送信するケースです。
件名
（自社名） 東京本社 高橋です
本文
△△支社 開発部 佐藤部長
（自社名）営業部所属の高橋と申します。
〇〇に関する資料を送付して頂きたくご連絡差し上げました。
△△支社にお電話を差し上げましたが、佐藤部長が出張のため不在ということで、メールにてご連絡いたしました。突然のメールとなりすみません。
お手数ですが、こちらのメールにご返信をいただく形で資料を送付していただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
（署名）
面識のない相手と言っても社内でのメールの場合は、社外の方とのやり取りと比較して内容が簡潔でも差し支えない場合が多いでしょう。
とは言え、自分の身分を明かす意味でも所属部署やメールを送信した経緯の記載は必須です。
開封率を上げる！「怪しまれない」ための件名の工夫
面識のない相手にメールを送る際、最も高いハードルとなるのが「開封してもらえるかどうか」です。
昨今はセキュリティ意識の高まりもあり、知らない差出人からの不審なメールは中身を見られることなく削除されてしまうリスクがあります。相手に「怪しいメールではない」と安心させ、クリックしてもらうためには、件名の付け方が何よりも重要です。
件名に「突然のメール」とは書かない
やりがちな失敗として、件名を「突然のメール失礼いたします」や「初めまして」だけにしてしまうケースがあります。
これらは丁寧なつもりでも、受け手からすると「何の用件かわからない」「スパムメールかもしれない」という不信感を招く原因になります。忙しいビジネスパーソンは、件名だけで優先順位を判断します。
件名には挨拶言葉ではなく、「具体的な用件」を書きましょう。「取材のご依頼」「〇〇サービスのご提案」「〇〇に関するお問い合わせ」など、中身が一目でわかるタイトルをつけることが、開封率アップの鉄則です。
「誰からの紹介か」または「どこで知ったか」を明記する
全くの初対面であっても、共通の接点やきっかけを件名（文字数制限があれば本文の冒頭）で明示することで、相手の警戒心を一気に解くことができます。以下のように、「なぜあなたに送ったのか」という理由がわかる情報を盛り込みましょう。
まとめ
面識のない相手に突然メールを送信する場合は、スパム・迷惑メールと間違われないように以下の点に注意しましょう。
- わかりやすい件名をつける
- 冒頭で自己紹介をする
- メールを送信した目的・経緯を簡潔に記載する
- 宛先や相手の名前に誤字がないか確認する
また、顔を合わせたことがない相手に初めてメールを送る場合は、普段のビジネスメール以上に丁寧な文章を心がけなくてはいけません。
仕事をする上で必須のツールとも言えるメールですが、誤った言葉使いやマナー違反をしてしまうとトラブルに発展する可能性もあります。
ビジネスメールで意識したいポイントは以下の記事にもまとめてありますので是非ご覧ください。
