日程調整メールの例文とマナー！都合のいい日をメールで聞く方法を伝授します

ビジネスをしていると、打ち合わせや会議などの日程調整をする場面がります。

日程調整は社内で顔を合わせて済ませることができれば楽ですが、社外の方と日程調整をする場合は、電話やメールなどでやりとりをするケースもあるでしょう。

特に、相手の都合に合わせて対応することができるメールは、日程を打診する際によく使われるツールですが、相手の顔が見えないメールでのやりとりは相手への配慮が欠かせません。

ビジネスメールのやりとりは、スムーズに仕事を進めるためにも、相手に不信感をもたれないような文章を作成する必要があります。

この記事では、メールで日程調整の候補日を打診する際のマナーや構成をご紹介しています。

また、実際に使える例文もご紹介しているので、用途に合わせて日程調整メール作成の参考にしてください。

日程調整メールで候補日を伝える際の例文

実際に取引先などにメールで日程調整メールを送信する際の例文をご紹介します。

ここでは、以下のケースを想定して例文をご紹介しています。

それぞれ解説していきます。

打ち合わせの候補日を出す場合

まずは、自分から候補日を出す場合についての例文を見てみましょう。

候補日を相手にいただく場合

次に、候補日をもらう場合です。

いただいた候補日に返信する場合

次は、候補日をいただいた後の返信方法です。

ここでは、いただいた候補日では都合が合わず、再度、日程調整を行う際のメールをご紹介します。

調整済みの日程を変更したい場合

ビジネスにおいては日程調整後にどうしても都合が悪くなることもあります。また、体調不良で休暇をとる場合なども日程を変更してもらう必要があります。ここでは、そのようなシーンで使えるメールの例文を紹介します。

面接の日程調整メールの場合

最後は面接の日程調整についての例文です。最近では働き方が多様化し、リモートワークの普及などの影響もあり転職をしたいと考えている人が増えてきています。面接において、日程調整は不可欠ですので、ここでは面接を受ける立場でご紹介します。

以上です。その他にも日程調整をするシーンは様々あります。

ここからは日程調整メールの書き方や都合のいい日を聞く方法をお伝えしていきます。

日程調整メールで候補日を伝える際のポイント

ここからはメールで候補日を伝える際のポイントを解説します。

日にちや曜日、時間を記載する

日程調整のメールでは、相手に勘違いをさせるような表記を避けるために、日にちだけでなく、月や曜日も記載するようにしましょう。

また、時間と場所の記載も忘れてはいけません。

打ち合わせや会議をする場合は、最終的には時間や場所まで設定することになります。

詳細を記載すれば、相手へ誤解させるのを防げるだけでなく、何度もメールをやりとりをする必要がなくなります。

候補日を複数あげる

日程を相手に提示する際は、3〜5つくらいを目安に複数の候補日をあげるようにしましょう。

これも先述の通り、提案した候補日では日程が確定しなかった際に、何度もメールをやりとりをするのを防ぐためです。

また、候補日をあげるのは基本的には発注者が行います。

ただしご紹介した例のように、先方からいただいた日程では折り合いが悪かった時などは、改めて自分から候補日を提案するようにしましょう。

場合によっては電話で確認をする

打ち合わせなどの日程調整が長引くと、その他の仕事にも影響を及ぼしかねません。

もし、日程を打診した後に返事が返ってこなかった場合は、先方がメールを見落としている場合を考慮して確認の電話をしましょう。

日程調整メールで候補日を伝える際の流れ

日程調整をするメールのやりとりの流れを確認しましょう。

スムーズに日程が確定した場合は、上記のように1往復で日程を確定することができます。

先述したように、時間や場所に関しての詳細を設定することと、幅広く日程を提案することで無駄なやりとりを避けることができます。

また、相手の会社にお伺いする時は、同行する方の名前や役職、人数などを記載すると親切です。相手が打ち合わせ会場などを予約してくれる際も同様です。

日程調節のメールでもビジネスマナーは忘れない

簡潔なやりとりを心がける日程調整のメールとは言え、無作法に候補日を告げるだけでは相手への印象が悪くなってしまいます。

顔が見えないメールでのやりとりだからこそ、相手への配慮を心がけましょう。

ここからは、候補日をメールで伝える際に気をつけたいマナーや表現についてご紹介します。

以下のURLからはビジネスマナーを抑えた例文集がダウンロードできます。コピペも可能なので、是非参考にしてみてください。

『コピペOK！すぐに使えるビジネスメール「例文集」』

「〜できません」は使わない

先方が提案してくれた候補日では対応できない場合も「その日は対応できません」などの、直接的な言い方は、相手に不快感を与える原因になる可能性があります。

ビジネスメールでは相手からの提案やお願いに対応できない時は「〜致しかねます」という言葉をよく使います。

「致しかねる」とは、「〜したいのですが、あいにくできません」といった意味があります。

言葉の体系的には「しかねる」自体は敬語ではありませんが「致す」などの敬語と併用することで、ビジネスシーンでも違和感のない言葉になります。

クッション言葉を使う

〜致しかねます、のように相手が不快にならない表現としてクッション言葉を使いましょう。

クッション言葉とは、相手の提案を断る時だけでなく、依頼をする時や尋ねごとをする時に使う言葉です。

以上のようなクッション言葉を使うことで、相手への配慮を表現しましょう。

営業メールの一斉配信で日程調整をする方法

ここまで、日程調整の例文やポイントをお伝えしましたが、あくまで1to1のメールでの内容になります。ここからは一斉メール配信やメルマガで日程調整（アポイント獲得）まで繋げるコツをご紹介します。

それぞれ解説します。

日程調整ツールを活用する

簡単に日程調整ができるツールがあることをご存知でしょうか？

日程調整ツールとは、打ち合わせや会議、営業のアポイント獲得などに使えるビジネスツールです。ツールによっては個人対個人での日程調整だけでなくチーム（複数人）対チームでの日程調整なんかも可能です。

ツールを活用することで、何度も何度も日程調整の連絡についてやり取りする必要がなく日程調整にかかる時間を圧倒的に短縮できます。

表示されている日程を選択するだけで自動で日程調整やZoomのURLの発行、自身のカレンダーへの連携ができるなど、メリットは様々です。

※上記画像は「TETORI」のホームページより引用

営業メールで活用する場合は、メール内に日程のカレンダーをHTML形式で表示させるか、メール内に日程調整用のURLを添付するだけでOKです。

日程調整の手軽さから、アポイント獲得率も大幅に上がります。ぜひご活用ください。おすすめの日程調整ツールは下記の通り。

• 有料：スケコン、調整アポ、ビビットリンク
• 無料：spir

リード獲得直後に日程調整を依頼する

日程調整メールでアポイントを獲得するための最大の秘訣は、リード獲得直後に日程調整のメールを送ることです。

鉄は熱いうちに打つのが一番で、コンバージョン（何かしらの申込みアクション）をした直後が1番購買意欲が高い状態ですので、このタイミングを逃さないようにしましょう。

また、メールだけでなくコンバージョン後のサンクスページに日程調整用のカレンダーを埋め込んだり、誘導用のURLやボタンを設置するのも有効です。

このような工夫ひとつでアポイント・受注・売上金額は大きく変わります。「知っているか知らないか、やるかやらないか」違いはただそれだけです。

メール配信システムを活用する

大量の営業リスト宛に日程調整メールを送るときはメール配信システムの活用がおすすめです。

そもそも、大量のメールをBCCで配信しようとすると個人情報漏洩のリスクやブラックリストに入ってしまうリスクがあります。企業としての信用を失うだけでなく損害賠償の危険性もあるので、たとえ50件・100件の配信であってもメール配信システムを使うようにしましょう。

関連記事：BCCで一斉送信は危険！？正しいCC・BCCの使い方をメールのプロが解説します

また、メール配信システムを活用するとメールに反応があった人だけをターゲットにすることができます。

メールやメルマガの開封やクリックしてくれる人は比較的に確度が高いです。あなたの商品やサービスに興味を持ってくれている可能性が高くなるので、そのような人に日程調整メールを送るようにしましょう。

ただし、注意点としてメールの開封率を確認するためにはHTMLメールで送る必要があります。システムによっては専門知識不要でノーコードで誰でも短時間で優れたデザインのHTMLメールを作成・配信することができます。

とはいえ、メール配信システムは500種類以上ありどれを選べばよいか分からない人も多いかと思います。

下記記事ではおすすめのメール配信システムをプロの視点から詳しく解説していますので参考にしてください。

関連記事：メール配信システム比較20選！機能・料金を徹底比較

また、記事の内容は以下の動画でも詳しく解説しているのでお好きな方で確認してください。

Play

まとめ

打ち合わせなどの日程調整をメールで行う場合は、候補日の詳細を記載しましょう。

また、何度もメールのやりとりをするのを防ぐために、打ち合わせを行う場所や同行する人数の記載も大切です。

ただし、いくら簡潔に済ませたいからといってビジネスメールの基本を疎かにしてはいけません。

先方へ配慮を伝えるためにも、クッション言葉を使うなどして、自分への印象が悪くならないように心がけましょう。