メルマガ配信リストの管理を効率化！質の高いリストを増やして成果を出す鉄則

メルマガの配信リスト管理は、メールマーケティングをする上での大切な業務です。

殆どの方が携帯やPCなどの端末を持つようになった現在は、メルマガでお客様と接触し、自社の商品・サービスを宣伝していくことは、集客の有効な手段と言えます。しかし、メルマガの配信リストの管理は意外と大変な作業です。

メルマガの効果を最大限発揮するには、配信リストを最新の状態に保つ必要があるので、到達しなかったメールアドレスの削除などを含めた、配信リストの管理・分析が必須です。

この記事では、「メルマガを取り扱っているが、管理に時間がかかりすぎる」「自己流で分析をしているけど成果が伸びきらない」と言う方のために、それらの悩みを解消する方法をご紹介したいと思います。

メルマガ配信リストの管理をしている方は是非参考にしてみてください。

メルマガ配信リストの管理はメールマーケティングの要！

メルマガを配信する際のポイントの一つとして、「ターゲットを絞った配信」が挙げられます。

長い期間メルマガに反応がない方や、購買意欲の低いお客様にメルマガを配信し続けても、思う様に集客効果は伸びないでしょう。

購買意欲の高いお客様にメルマガを配信するための準備として、メルマガ配信リストの管理は、質の高いコンテンツを配信するための到達率・クリック率の分析と合わせてマスト事項です。

リスト管理が不十分な場合の問題点

リスト管理が不十分であると、メールに反応のないアドレスや無効状態のアドレスなどが含まれたリストにメルマガを送ることになります。

これは、メールが迷惑メールとみなされる可能性を高めてしまう行為です。有効なユーザーに届くメルマガも迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう恐れがあるだけでなく、メルマガ配信の効果測定にも影響が出てしまいます。

無効状態のメールアドレスにメルマガを送っても、開封する可能性はありません。しかし、そういったアドレスを「メルマガの配信数」に数えてしまっていると、正確な開封率が測定できなくなります。

また、メルマガ配信のシステムによっては、配信数に応じたコストを支払う必要があります。よって、無効ユーザーに配信し続けた場合、無駄な出費が増えます。

これらのことから、質の高いメルマガ運用のためには、定期的なリスト管理が大切です。

エクセルなどで配信リスト管理をした際のデメリット

メルマガの配信リストをエクセルなどで管理している場合は、「購読者の登録・配信停止」だけでなく、「配信エラーのお客様の登録解除」「購読者のアドレス変更」などを全て手作業で行う必要があります。

手作業でメルマガの配信リストを管理する事でコストを抑えることができますが、デメリットも多く存在します。

ここからはエクセルなどを使って手作業で配信リストを管理した際のデメリットを解説します。

時間がかかりすぎる

メルマガ配信のリストを手作業で管理すると、相応の時間がかかります。

データの追加や削除はもちろん、行・列がずれていないかの確認などに時間を費やさねばなりません。

配信時も「年齢」「性別」などのターゲットを絞りメルマガを配信しようとすると、エクセル関数の仕分け、配信リストの作成、メールソフトへのインポートなどの作業を全て手作業で行わなければなりません。

分析の材料が殆どない

メルマガ配信での集客には、配信リストを最新化する事と、配信しているコンテンツの質が影響します。

配信しているメルマガの質をアップさせるには、到達率やクリック率といったお客様の反応を把握しコンテンツに反映していく必要がありますが、エクセルで配信リストを管理しているだけでは、メルマガの改善点は見つかりません。

ミスが発生しやすい

手作業での管理は、エクセルにかかわらずヒューマンエラーが起きやすいデメリットがあります。

ヒューマンエラーとは、人間が原因で発生するミスや事故のことです。注意不足や疲労、業務の負担など、さまざまな要因が挙げられます。

配信リスト管理におけるヒューマンエラーは、「配信の停止・解除を間違える」「宛先のグルーピングのミス」「送信内容やタイミングの誤設定」などが起こり得るでしょう。

ヒューマンエラー対策には「業務を自動化する」ことが効果的です。この時、自動化ツールを活用すれば、ヒューマンエラーを起こすリスクの軽減に加えて、効率的に配信リストを管理できるようになります。

リストの管理の悩みはメール配信サービスで一発解決

ここからは上記の様に、手作業でメルマガの配信リストを管理した場合のデメリットを克服することができる「メール配信サービス」について解説します。

メール配信サービスとはメルマガ配信など、多くの方へ向けてメールを送信する際に便利なサービスです。

また、配信リストの管理機能を備えているサービスも多くあります。

メール配信サービスの『ブラストメール』では「登録者全員」「携帯のみ」「20代女性のみ」といった、ターゲット配信を簡単にすることができます。

不達メールアドレスのクリーニングが自動的にできる

エクセルで配信リストを管理をしていた場合は、メールが届かなくなったお客様を検索し消去する、といった作業を人数分行う必要があります。

先ほどご紹介したブラストメールでは、宛先不明や受信拒否設定などで、メールが届かないお客様への配信が任意の回数に到達すると、自動的に配信リストから除外されます。

手作業でお客様のメールアドレスを削除していた場合は、その手間を省くことができます。

また、CSVファイルで宛先データのリストを一括登録・更新することもできるので、お客様ごとにデータを更新する必要もありません。

効果測定ができる

配信したメルマガの到達率・クリック率などを把握することができる「効果測定」は、メルマガ配信の強い味方です。

効果測定機能を使って得た情報を配信リストに反映させることで、より購買意欲の高いお客様をターゲットとした配信が可能になります。

HTMLメールの作成ができる

視覚的に訴求をすることができるHTMLメールを使ったメルマガは、多くの企業で採用されています。

HTMLメールの作成にはIT関係の知識が不可欠となりますが、ブラストメールのHTMLエディタを使うことで、簡単にHTMLメールを作成することができます。

HTMLメールに関しては以下の記事で詳しく解説しているので、是非ご覧ください。

HTMLメールの作り方を５分で解説！最も簡単に作成する方法もこっそり教えます。

メールの重複を防げる

手作業によるリスト管理と配信作業を行っている場合、重複のチェックが十分でないと、同じアドレスを重複して登録してしまう恐れがあります。

その影響で、一つのアドレスに同じメールを複数送信するリスクも発生しかねないでしょう。

メール配信サービスは、重複したアドレスを自動抽出する機能が搭載されているため、メールの重複を防ぐことができます。

迷惑メールと判定されづらい

メール配信サービスを利用しメルマガを配信することで、お客様の受信サーバーから迷惑メールと判定されづらくなります。

リストの質や管理の効果をさらに高める方法とは？

ここでは、リストの質や管理の効果をさらに高めるためのポイントを紹介します。リスト管理の方法を工夫し、効果的なメルマガ運用につなげましょう。

リストの購入は避ける

メルマガ用のリストを作成する際、第三者からのリストの購入は避けましょう。リストの購入を避けるべき理由は、以下の通りです。

特定電子メール法に違反するリスクがある

特定電子メール法とは、迷惑メールなどを防止するため、「広告メールや宣伝を送る際は、事前に受信側の同意を得る必要がある」といった内容を定めた法律のことです。特定電子メール法に違反すると、罰則が科されます。

そのため、メルマガ配信においても、第三者からリストを購入したうえで行うと特定電子メール法に違反する恐れがあるのです。

メール配信システムの規約に違反する場合がある

多くのメール配信システムでは、購入したリストによるメルマガ配信は推奨されていません。よって、リストの購入が発覚した場合は、メール配信システム業者により利用停止の処置がとられる場合があります。

反応が悪いメルマガを配信することになる

第三者から購入したリストは、不特定多数のデータをただ集めたものであり、そもそもメルマガを読みたいと思い登録したものではありません。そのため、購入したリストにメルマガを配信しても、良い反応は得られないでしょう。

サイト上に登録用のフォームを設ける

リストの質や管理の効果を高めるには、サイト上にメルマガ登録用のフォームを設置することも有効です。登録用のフォームを設置する際は、サイトのデザインの一部として埋め込むと良いでしょう。

他にも、画面の下部に登録ボタンを設置することで、フォームに誘導する方法もあります。サイトで自らメルマガ登録した人であれば、メールを開封したりクリックしたりしやすいなど、リストの質の向上につながるでしょう。

開封率の低いユーザーはリストを分ける

長期間メールに反応がないユーザーは、主要の配信リストと異なるリストで管理しましょう。それにより、メインの配信リストの開封率計測がより正確になる可能性があるほか、メールマーケティングの効果的な運用が期待できます。

また、別リストで管理しているユーザーに対し、「久しぶりにお買い物をしませんか？」「ご検討の状況はいかがですか？」などの文章を加えたメールを配信するのもおすすめです。ユーザーの状況に合わせた内容を送ることにより、開封率アップにつながるかもしれません。

なお、リスト管理の際は、「毎月決まった日にちにリストを見直す」と決めると、定期的なリスト管理が行えます。

ユーザーをセグメントをする

リスト管理の際は、ユーザーをセグメントに分け、各セグメントに適した内容のメルマガを送りましょう。

セグメントとは、「年代」や「性別」などの属性や、「会員」「資料をダウンロードした人」など一定のルールのもとで区切られたユーザーのグループを指します。

ユーザーをセグメント分けすることで、ユーザーの属性や関心事を考慮したメルマガを配信することが可能です。グループごとに興味のある内容を届けると、開封率アップも目指せます。

メルマガは、無差別に大量のメールを送れば良いわけではありません。

ユーザーが「有益である、もっと読みたい」と感じる内容を配信することが大切です。そのため、ユーザー全員に同じ内容を配信し続けないよう、適切なリスト管理を行いましょう。

成果を最大化する「リストクリーニング」の重要性

メルマガ配信においてリストの収集と同じくらい重要なのがリストの鮮度を保つメンテナンス作業です。これを怠るとせっかく集めたリストが原因で配信全体のパフォーマンスが下がってしまう恐れがあります。ここでは到達率を維持し成果を出し続けるために不可欠なリストクリーニングについて解説します。

エラーメール（バウンス）を放置するリスクとは？

送信したメールが宛先不明などで戻ってくることをバウンスと呼びますが、これを放置して送り続ける行為は非常に危険です。GmailやYahoo!メールなどの受信プロバイダはエラー率が高い送信元をスパム業者と判定する傾向があります。一度ドメインやIPアドレスの評価が下がってしまうと、正しいアドレスに送ったメールまでもが迷惑メールフォルダに振り分けられるようになり全体の到達率が劇的に低下してしまいます。

定期的にリストを整理・更新するタイミング

リストの整理は思いついた時ではなくルールを決めて定期的に行うのが理想的です。具体的には以下のようなタイミングや基準でリストを更新するとよいでしょう。

このように基準を設けて運用することで常にアクティブで反応の良いリストを維持できます。

解除（オプトアウト）しやすい環境を整えるメリット

せっかく集めた読者に解除されたくないという心理から解除リンクを見つけにくくするのは逆効果です。読者が解除方法を見つけられないと正規の手順ではなく受信トレイの迷惑メール報告ボタンを押してメールを拒否しようとします。

迷惑メール報告はプロバイダからの評価を著しく下げる要因となります。簡単に解除できる導線を設置することは読者の信頼を得るだけでなく、結果として高い到達率とブランドの安全性を守ることにつながります。

メルマガ配信にはメール配信システムを活用する

ここまで解説してきた通り、メルマガの配信リストをエクセルなどで手動管理するには限界があります。リストの件数が増えれば増えるほど、管理の手間は膨大になりヒューマンエラーのリスクも高まります。

そこで推奨されるのがメール配信システムの導入です。 専用のシステムを活用することでリスト管理の課題を解決できるだけでなく、メルマガによる売上アップや集客効果の最大化を実現できます。

メール配信システムを使うメリット

メール配信システムを導入することで得られるメリットは単に「手間が減る」だけではありません。主に以下のような利点が挙げられます。

到達率の向上とスパム対策 大量のメールを個人のPCや通常のサーバーから送ると迷惑メールと判定されやすくなります。配信システムは適切なサーバー設定とIPアドレスの管理を行っているため、お客様の受信ボックスへ確実に届けることができます。

おすすめのメール配信システム「ブラストメール」

数あるメール配信システムの中でも、特にリスト管理や配信業務の効率化におすすめなのが「ブラストメール（blastmail）」です。

ブラストメールは、シンプルで直感的な操作性が特徴で、ITツールに不慣れな方でも安心して利用できます。前述した「リスト管理の悩み」を解決するために、以下のような機能が充実しています。

現在は無料トライアルが用意されています。「まずはリスト管理の手間を減らしたい」「自分の運用に合うか試してみたい」という方は、ぜひ一度実際の画面を触って、その便利さを体感してみてください。

公式サイト：シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」

まとめ

メルマガ配信の効果を左右する大きな要因のひとつが「リスト管理」です。手作業での管理は時間がかかるうえに、エラーアドレスの放置・重複登録・配信ミスなど、多くのリスクを伴います。結果として到達率や開封率が下がり、せっかくのコンテンツも十分な成果を発揮できなくなってしまいます。

一方、メール配信サービスを活用すれば、エラーメールの自動除外、ターゲット配信、効果測定、HTMLメール作成など、手作業では難しい高度な管理をすべて効率化できます。適切なリストクリーニングとセグメント配信を組み合わせることで、ユーザーにとって“読みたいメルマガ”を届けやすくなり、売上アップにも直結します。

メルマガ運用の成果を高めたいのであれば、まずは“リストの質”を見直すことが不可欠です。ぜひ、今回紹介したポイントを参考に、より効果的なメールマーケティングを実現してください。