ビジネスシーンでは、上司や取引先への「お願いメール（依頼メール）」を送ることがしばしばあります。そのような相手にお願いメールを送る場合、失礼な表現になっていないか、相手を不快な気持ちにさせないか不安になることも多いと思います。重要な取引先へのメールなどはなおさら緊張しますよね。
今回の記事では、「お願いメール」でよく使われるフレーズや実際のテンプレートをもとに、基本的なお願いメールの書き方をご紹介していきます。
目次
失敗しない！お願いメールの基本構成を5ステップで解説
相手に「わかりやすい」「丁寧だ」と感じてもらうためには、メールの「型」＝基本構成を意識することが重要です。以下の5つのステップに沿って作成しましょう。
STEP1：件名：一目で「依頼」と「要件」が分かるように
多忙な相手は、件名を見てメールの優先度を判断します。 「お世話になっております」や「お願いします」だけの件名はNGです。「何の」「何についての」依頼なのかを具体的に記載しましょう。
- 良い例: 【ご相談】〇〇プロジェクトのスケジュールについて
- 良い例: 〇〇機能の仕様書ご送付のお願い（株式会社〇〇）
- 悪い例: ご依頼
- 悪い例: お疲れ様です
STEP2：宛名と挨拶
メール本文の冒頭には、必ず「宛名（会社名・部署名・氏名）」と「挨拶」を記載します。
初めて連絡する場合は「お世話になります」、面識がある場合は「いつもお世話になっております」が一般的です。
STEP3：本文（依頼内容）はPREP法で結論から明確に
ここが最も重要な「お願い」の部分です。 ダラダラと経緯から書くのではなく、「結論（何をお願いしたいのか）」から先に述べましょう。
- 結論 (Point)まず、依頼したいことを簡潔に伝えます。（例：「〇〇の資料をお送りいただけますでしょうか」）
- 理由 (Reason)なぜそれが必要なのか、理由や背景を説明します。（例：「次回の会議資料として使用したく存じます」）
- 具体例 (Example)依頼内容の詳細を具体的に伝えます。（例：「特に〇〇に関するデータが最新版のものを希望いたします」）
- 結論 (Point)再度、依頼内容を念押し、相手の行動を促します。（例：「お手数ですが、何卒よろしくお願い申し上げます」）
STEP4：締めの挨拶：相手への配慮と感謝を忘れずに
依頼内容を伝えたら必ず締めの言葉を添えます。 相手への手間を配慮するクッション言葉や、感謝の気持ちを伝える一言があるだけで、メール全体の印象が格段に良くなります。締めの挨拶の例は以下の通り。
- ご多忙のところ大変恐縮ですが、
- お手数をおかけいたしますが、
- 何卒ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
STEP5：署名
最後に、自分が誰であるかを明確にする「署名」を必ず記載します。
「会社名」「部署名」「氏名」「電話番号」「メールアドレス」「会社のWebサイトURL」などを含めるのが一般的です。
お願いメールのマナー
まず始めに、お願いメールの基本的なマナーと構成を説明します。
件名は短く分かりやすく
件名で重要なのは「短い文で要件が相手に伝わること」です。件名には用件、日付、自身の名前などを入れましょう。同じ会社内でのやりとりでは必要ありませんが、外部とのやりとりの場合は自社の名前を入れておいた方が親切です。
早急に返信が欲しい場合は件名の最初に【至急】を使うのも1つですね。このように、件名の最初に【〜のお願い】【〜依頼】【至急〜について】という言葉があれば、お願いメールであることが一目でわかり、良く目立ちます。
本文は遠回りな表現を避ける
本文も件名と同様に、わかりやすく簡潔に描きましょう。お願いメールだからといって特別に気を使う必要はありません。
重要なのは「丁寧な言葉」で「内容を簡潔に伝える」ことです。長々と遠回しな表現でお願いされるよりは、用件、目的、返信期限などが一目で分かった方が相手も反応しやすいでしょう。
ただし、簡潔にとは言っても、必要な情報が抜けることが無いように注意が必要です。例えば、アポイントメント依頼のメールを送る場合、日時、場所、面会時間は必須の情報です。日時に関しては相手の予定も考え、いくつかの候補を提案することでメールのやり取りも少なくて済みます。急ぎの案件の場合は、返答期限も記載しましょう。
必要な情報はお願いする要件によって異なるので、一概にまとめることはできませんが、二度手間にならないよう必要なものを洗い出すようにしましょう。
お願いメールでよく使われる表現
次に、お願いメールの文面でよく使われている表現をいくつか紹介します。実際のビジネスシーンで頻繁に使われているものを集めたので是非参考にしてみてください。
お願いする時に使えるフレーズ
- お願い申し上げます。
- 〜頂ければ幸いです。
- 〜頂ければ幸甚です。
- 〜頂ければと存じます。
- 大変恐縮ですが〜
- お手数おかけしますが〜
- 誠に勝手なお願いではありますが〜
- ご多忙の中、恐縮ですが〜
メールの締めに使えるフレーズ
- 引き続きよろしくお願いいたします。
- ご連絡頂きますようお願い申し上げます。
- 早急にご対応頂きますようお願い申し上げます。
- ご連絡頂けますとと幸いです。
- ご協力頂けますよう、お願い申し上げます。
- お手数ですがご返事頂ければ幸いです
- ご検討くださいますようお願い申し上げます。
- ご多忙の中、恐縮ですがご返答頂ければ幸いです。
お願いする時のNGフレーズ
次に紹介するような表現はお願いメールにおいてNGなので、以下のように言い換えましょう。
- お願いします。→お願い致します。
- ご確認ください。→ご確認頂けますでしょうか。
- 依頼させていただきます。→ご依頼申し上げます。
- 〜してください。→〜して頂けますでしょうか。
相手との関係性にもよりますが、以上のような言い換えが適切です。
また、催促のお願いメールを送る際も「締切厳守」など、高圧的に感じる言葉は極力使わないようにしましょう。
催促のお願いメールを書く際には、「恐れ入りますが」や「お手数おかけしますが」といった配慮の言葉をクッションとして使うことで、失礼のないメールにすることが可能です。
ワンランク上のお願い表現
日程の調整や、書類送付のお願いメールなどは比較的簡単ですが、難しいのが取引先に意見をもらったり、提示された内容についてもう一度相談し直したい時のメールです。
お願いしづらい状況では以下のようなフレーズがよく使われています。
- ご相談させてください。
- ご教示願えませんでしょうか。
- 〇〇様のご意見をお聞かせいただければ幸いです。
- 〇〇様のお知恵を拝借できれば幸甚です。
相手の名前を添えるのは、お願いメールで効果的なテクニックです。
人間は心理的に自分の名前を呼ばれることで、無意識に相手に好感を抱き、ポジティブな返事をしやすい傾向にあるのです。
メールとはいえ、お願いをする際には相手の名前を入れるのも１つのテクニックですね。
お願いメールの基本的なテンプレート
では、実際の文面を見ながらいくつかポイントをおさらいしていきましょう。
書類送付依頼のメール
件名
請求書送付の依頼について
本文
いつも大変お世話になっております。 〇〇株式会社の鈴木です。 先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。 〇〇の件ですが、弊社で請求書の到着が確認できておりませんので、 念のため確認の連絡をさせていただきました。 お手数ではございますが、事務処理の関係で 〇月〇日(〇曜日)までにご送付いただけますでしょうか。 なお、本メールと行き違いになった場合は、何卒ご容赦ください。 ご協力いただけますよう、お願い申し上げます。
本文では、用件、期限、締めの一言が添えられています。
とにかく急ぎで返信が必要な場合は、件名のところに【至急】という一言を添えたり、自社の名前を件名に入れると良いでしょう。
ただし、そのような場合には先ほど説明した「クッションの役割」となる言葉を多めに使い、なるべく角が立たないような文章にするよう意識しましょう。
アポイント依頼のメール
件名
ご面会のお願い 〇〇株式会社 鈴木
本文
平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇の鈴木です。本日は、面会のお願いがありご連絡させていただきました。 先日お話しした企画案について直接ご説明させていただきたいのですが、ご都合よろしい日はございますでしょうか。 ［候補日時］ ・〇月〇日（月）13:30〜17:00 ・〇月〇日（火）15:00〜16:30 ・〇月〇日（木）10:00〜15:00 ・〇月〇日（金）10:00〜17:00 以上の日程でしたらそちらに伺うことが可能です。 ●●様のご都合よろしいお時間をお聞かせ頂けると幸いです。 ご多忙の中恐縮ですが、ご検討よろしくお願いいたします。
これはアポイント依頼のメールの一例です。
事前に候補をいくつか出すことでスムーズにやり取りを進めることができます。こちらに日程の余裕がある場合は、相手に候補の日時を3つから4つほど挙げてもらう形でも問題ないでしょう。
ちなみに、会社内での冒頭の挨拶は「お疲れ様です」で良いですが、他社へのメールの際には「お世話になっております」という言葉を使った方が無難です。
講演依頼のメール
件名
【お願い】××講演講師のご依頼について 〇〇株式会社
本文
●●様 初めてご連絡させていただきます。 株式会社〇〇の鈴木と申します。 先日、雑誌にて●●様の記事を拝見しました。 弊社の開発しているサービスと●●様の研究の内容に近いものがあり、非常に興味深く拝見させていただきました。 そこで、ぜひ△月△日の講演会に参加していただきたくご連絡いたしました。 この講演会は××に関する有識者の方々に登壇していただき、様々な情報交換を行う場として年に2回開催しております。 今までに●●様、●●様などにも登壇していただきました。 ［講演会詳細］ 第20回 ××講演会 日時：〜 場所：〜 謝礼：¥〜 以上、講演会の詳細になります。 ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。 お忙しいとは思いますが、●●様のお知恵を拝借できれば幸いです。 どうぞよろしくお願い申し上げます。
こちらは少し特殊なケースですが、講演会への登壇をお願いするメールです。
先ほどまでのお願いメールとは違い、仕事を引き受けてくれるかどうかのメールなので、「依頼した動機」を明確にし、「最後は名前を出してお願い」というテクニックを使っています。
ビジネスにおいてお願いメールを書く場面は多いかと思いますが、今までに紹介したフレーズを使い、注意すべき点に気をつけていれば、相手を不快にさせないお願いメールを作成することは可能です。
見積もり依頼のメール
件名
お見積もりのお願い（〇〇プロジェクト）
本文
●●様 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 いつも大変お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇と申します。 このたび、〇〇（プロジェクトや商品・サービス名）に関連して、御社の〇〇（商品・サービス名）の導入を検討しており、見積もりをご依頼させていただきたくご連絡いたしました。 【依頼内容】 商品・サービス名：〇〇 数量または規模：〇〇 必要条件：〇〇（例：納期、特定の仕様、オプションなど） 納品希望日：〇年〇月〇日 可能であれば、〇月〇日までにお見積もりをご送付いただけますと幸いです。 また、見積もりに関してご不明な点や追加情報が必要な場合は、どうぞお気軽にご連絡ください。 お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
見積もり依頼のメールを出す際は具体的な商品名や個数、型番などがわかるように明記しましょう。
納期等に希望がある場合は合わせて記載して、なるべく確認のやり取りが少なくなるように心がけるとスマートです。
依頼メールで失敗しないためのNG例と改善策
依頼メールを送る際、多くの人が「相手に失礼がないか」「内容が正しく伝わるか」といった不安を感じるものです。正しい書き方を学ぶだけでなく、「やってはいけないNG例」とその改善策を知ることで、相手に不快感を与えたり意図が伝わらず対応してもらえなかったりする失敗を未然に防ぐことができます。ここでは、ビジネスシーンで特に注意すべき4つのNG例と具体的な改善方法を解説します。
NG例1：件名だけで用件が伝わらない（「お願いします」等）
受信者は日々多くのメールを受け取っています。件名が曖昧だと、他のメールに埋もれてしまったり、重要度が伝わらず開封が後回しにされたりする可能性が高くなります。
【NG件名例】
- お願いします
- ご依頼
- ご確認
改善策としては、件名を見ただけで「誰から」「何の用件か」が瞬時に伝わることが理想です。改善例は以下の通りです。
- 【〇〇プロジェクト】お見積もりご依頼の件（株式会社〇〇）
- 【ご確認依頼】〇月〇日開催 会議資料の送付（氏名）
NG例2：依頼内容が曖昧で分かりにくい（何を・いつまでに・どうして欲しいか不明）
「例の件、よろしくお願いします」「先日の資料、確認しておいてください」といった曖昧な指示は、相手を混乱させます。何を、いつまでに、どうして欲しいのかが明確でないと、相手は「例の件とは？」「どの資料を？」「確認してどうすれば？」と、再度質問する手間が発生してしまいます。
改善策として、 依頼内容を明確にするためには以下の要素を具体的に記述することが重要です。
- Who（誰が）（特にCCに複数人いる場合）誰に対応してほしいのか
- What（何を）依頼したい具体的な作業内容（資料作成、確認、送付など）
- When（いつまでに）対応してほしい期限（例：〇月〇日（金）15:00まで）
- Why（なぜ）（可能であれば）依頼の背景や目的（例：〇日の会議で使用するため）
- How（どのように）希望するアウトプットや方法（例：メールで返信、チャットで報告など）
NG例3：期限が記載されていない（または無茶な期限）
依頼メールに期限が書かれていないと、相手は「急ぎではない」と判断し対応を後回しにしがちです。結果として、こちらが望むタイミングまでに作業が完了しないリスクがあります。一方で、「本日中にお願いします」を業務終了間際に送るなど、相手の状況を考慮しない無茶な期限設定は、失礼にあたるだけでなく、信頼関係を損ねる原因にもなります。
改善策として、 期限は「〇月〇日（〇）〇時まで」のように具体的に明記しましょう。もし期限がタイトな場合は、「急なお願いで恐縮ですが」といったクッション言葉と共に、なぜ急ぐのかという理由を添えると、相手も状況を理解しやすくなります。
NG例4：クッション言葉がなく、一方的で高圧的な印象を与える
依頼は相手の時間を借りて何かをお願いする行為です。それにもかかわらず、「～してください」「至急対応してください」といった命令形や、要求のみを突きつけるような文章は、非常に高圧的で一方的な印象を与えてしまいます。このようなメールを受け取った相手は不快感を抱き、「協力したくない」と感じてしまうかもしれません。
改善策としては、依頼内容の前後に「クッション言葉」を添えるだけで、文章全体の印象は格段に柔らかくなります。
- お忙しいところ恐れ入りますが、
- ご多用のところ大変申し訳ございませんが、
- お手数をおかけいたしますが、
- ～していただけますでしょうか。
- ～いただけますと幸いです。
印象が劇的に変わる！お願いメール3つの必須テクニック
最後に改めて「相手に快く動いてもらう」ためのテクニックをお伝えします。上記と重複する内容もありますが、とても重要なポイントですので、しっかりと押さえておきましょう。ほんの少しの工夫で、メールの印象は大きく変わります。
テクニック1：魔法の「クッション言葉」を活用する
「クッション言葉」は、依頼や要求の前に添えることで、表現を柔らかくし、相手への配慮を示す言葉です。 これがあるかないかで、メールの丁寧さが全く異なります。
【依頼するとき】
- 恐れ入りますが、
- お手数をおかけしますが、
- もし可能でしたら、
【断りや難しいお願いをするとき】
- 大変申し上げにくいのですが、
- 誠に恐縮ですが、
- ご無理を承知でのお願いですが、
【質問するとき】
- 差し支えなければ、
- よろしければ、
テクニック2：依頼の「理由」と「背景」を明確に伝える
なぜこのお願いをするのか、その背景や理由を伝えることで、相手は「必要性」を理解し、協力しやすくなります。
- 悪い例: 「この資料を至急作成してください。」
- 良い例: 「急なA社からの要望に対応するため、大変恐縮ですが、この資料を本日17時までに作成いただけますでしょうか。」
理由が明確であれば、相手も優先度を上げて対応してくれる可能性が高まります。
テクニック3：「期限」と「次のアクション」を具体的に示す
「いつまでに」「何をしてほしいのか」を明確にしましょう。 「なるべく早く」や「時間があるときに」といった曖昧な表現は、相手を困らせてしまいます。以下のようなフレーズを使うことで、円滑なコミュニケーションが可能となります。
- 「〇月〇日（金）の午前中までに」
- 「ご対応可能か、本日中にご返信いただけますと幸いです。」
- 「資料が完成しましたら、本メールにご返信ください。」
期限を設定する際は、相手の都合も考慮し、無理のない日程にするのがマナーです。
テクニック4：ビジネスチャット（Slack, Teamsなど）で依頼する場合
社内チャット（Slack, Teamsなど）での依頼は、メールの定型挨拶を省き、迅速かつ簡潔に行うのが特徴です。ただし、簡潔な中にも「何を」「いつまでに」対応してほしいのかは、メールと同様に明確に記す必要があります。
【チャット用】作業依頼の例文
（宛先メンション： @〇〇さん） お疲れ様です。
〇〇プロジェクトの資料作成（データ集計とグラフ化）をお願いします。
・参照資料：[資料のリンクや添付] ・期限：〇月〇日（〇）15:00まで
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いします。
【チャット用】アンケート依頼の例文
（チャンネルメンション： @channel） 皆様、お疲れ様です。
社内イベントのアンケートにご協力をお願いします。（所要時間：約3分）
・アンケートURL：[URLを記載] ・回答期限：〇月〇日（〇）終日まで
よろしくお願いいたします。
チャット依頼のポイントは以下の通りです。
- 宛先（メンション）を明確にする。
- 冒頭で「何の依頼か」を簡潔に伝える。
- 「依頼内容」と「期限」は必ず明記する。
まとめ
お願いメールは、初めて書く時には戸惑ってしまうかもしれませんが、丁寧な言葉遣いや、相手を思いやる言葉を使うことができれば問題はありません。ある程度のお決まりのフレーズを繋げていけば、失礼のないお願いメールを作成することができるでしょう。
基本中の基本ではありますが、「客観的な視点で書くこと」と「書いたメールの見直し」は必ず忘れないようにしましょう。お願いメールに限らず、メールを送る際は「例文集」を活用することで時間をかけずに正しい文章を送ることができます。
ビジネスシーンではメールひとつのミスによって信用を大きく失いかねません。
など、全部で17のビジネス例文をコピペOK！すぐに使えるビジネスメール「例文集」として資料にまとめました。なにかあったときにすぐに活用できるようにダウンロードしておくことをおすすめします。
また、1対1のメールではなく、一斉配信の場合でも今回ご紹介した注意点は守らなくてはなりません。
おすすめのメール配信システムは下記の記事で紹介していますので、複数の宛先へのお願いメールが必要な人はぜひ参考にしてください。
