「深夜にメールを作成したけれど、今送ると相手の迷惑になるかもしれない」「翌朝一番に送ろうと思っていたのに、バタバタして送信を忘れてしまった」……そんな経験はありませんか？ビジネスにおいて、メールを送る「タイミング」は内容と同じくらい重要です。
- 営業時間外（休日、夜間）にメールを送る必要がある
- 重要な会議、イベント等の期日を知らせるリマインドメールを忘れずに送りたい
- ECサイトのキャンペーン、タイムセールを知らせるメールを時間ピッタリに送りたい
特にこのような用途では、時間指定でのメール送信が便利です。メールソフト・メールサービスの中には簡単に時間指定でメールを予約送信できるものがあります。この記事では、Gmailでの設定を例に、メールを時間指定で送る方法について画像付きで解説したいと思います。
目次
メールの送信予約の注意点
メールソフト・メールサービスで時間指定のメールを送信する場合、気を付けて頂きたい点をいくつかご紹介したいと思います。
- ツールが限定されてしまう
- 配信時間が遅延する可能性がある
- 配信数に注意する必要がある
ツールが限定されてしまう
メールソフト・メールサービスには時間指定ができるものとできないものがあります。
日時指定する場合は普段利用しているツールが利用できないことがあるので注意しましょう。
例えばGmail、Yahoo!メール、Outlook.com（旧名称：Hotmail）はどれもブラウザから利用するメールサービスですが、Gmailには日時指定機能があり、Yahoo!メールやOutlook.comにはその機能がありません。
配信時間が遅延する可能性がある
メールを送信する端末やネットワーク環境によっては、配信時間ピッタリに相手に届かないことがあります。
例えば、メールは送信されてから受信者の元に届くまでに複数のサーバーを経由しますので、送信側・受信側いずれかのサーバーやネットワークに問題があるとメールが遅延する原因となります。
その他にもメールが遅延する原因は様々ありますので、詳しくはこちらの記事をご覧ください。
日時指定をしても過信してはいけません。タイムセールの通知や重要案件のリマインドメールなど、時間ピッタリに送らないといけないメールでは特に注意が必要です。
配信数に注意する必要がある
時間指定で複数名にメールを一斉送信する場合はさらに遅延する可能性が高くなります。
- 配信時間が多少ずれても構わないようなメールにおいて、この時間指定機能を利用する
- 配信時間が前後する可能性がある旨を本文に書く
といった配慮が必要です。
送信数が多い場合、分割して予約すると遅延の影響を緩和できる可能性があります。
メールの送信予約のやり方
メールを時間指定する方法はメールソフト・メールサービスによって若干違いがあります。
送信予約ができるメールソフト・メールサービスの紹介と、Gmailでの送信予約の流れを画像付きで解説していきます。
メールの送信予約ができるメールソフト・メールサービス一覧
Gmail
フリーのメールサービスで時間指定ができるものは多くありません。
独自ドメインなどの利用もできるためビジネスシーンでの導入も多いメールサービスです。
Outlook
ブラウザで利用するフリーのメールサービスがOutlook.comです。PCにインストールするアプリケーションにOutlook for Office 365、Outlook 2019などがあります。
Outlook.comでは日時指定ができませんが、Outlook for Office 365などのアプリケーションでは「配信オプション」の「指定日時以降に配信」にチェックすることで時間指定が可能です。
Thunderbird
Thunderbird（サンダーバード）は無料で利用できる定番のメールソフトです。そのままでは送信予約はできませんが、アドオン（拡張機能）をインストールすることで日時指定が可能になります。
参考記事：Thunderbird（サンダーバード）で一斉送信をする方法を紹介！
acmailer
acmailer（エーシーメーラー）はメールソフトではなくレンタルサーバーにインストールするCGIタイプのメール配信システムです。「予約配信」という機能がありますが、レンタルサーバーのスペックや機能によって利用できなかったり遅延の原因となったりする点に注意しましょう。
Gmailでの送信予約の手順
では実際にGmailで時間指定のメールを作成する手順をご紹介します。
アプリケーションのバージョンによってはボタンデザインや文言が変更となっているかもしれません。ご了承ください。
1.新規メールの作成
新規でメールを作成します。件名・本文・宛先などの入力が完了した段階で次のステップに進みましょう。
スマホのGmailアプリでは画面右下の「+」マークからメールを作成できます。
2.「送信日時を設定」を選択
PCの場合は送信ボタンの右側にある矢印をクリックすると「送信日時を設定」オプションが現れます。
スマホの場合は右上の「･･･」メニューをタップすることで「送信日時を設定」が出てきます。
3.日時の設定
PCでもスマホでも、「明日の午前」などの日程や任意の時間を設定できます。任意の日時を設定する場合は「日付と時刻を選択」を選びましょう。
スマホでは「日付と時間を選択」を選びましょう。
4.カレンダーや入力で日時の設定
スマホでは日時をタップすると時計型のメニューが出てきますが、キーボードアイコンをタップすることで数値の入力画面にすることも可能です。
日時を選択し、「送信日時を設定」ボタンを押すことで予約送信が完了となります。
5.内容の変更やキャンセル
内容の確認や変更、キャンセルをしたい場合はメールフォルダを確認してみましょう。
PC画面では「予定」というフォルダに格納されています。
スマホでは「送信予定」というフォルダに予約送信したメールが格納されています。
6.予約送信をキャンセルする
フォルダを確認すると「送信をキャンセル」というリンクがあります。
7.下書き状態に戻る
メールが下書き状態に戻るため、内容を確認の上再度日時の設定を行いましょう。
回は主にGmailでの手順を解説しましたが、ビジネスチャットと並んで利用者の多い「Outlook」でも同様に送信日時の指定が可能です。Outlook（ブラウザ版・アプリ版）での詳しい設定手順については、以下の記事で画像付きで解説しています。
設定したのに送られない？Outlook等の「クライアント型メーラー」の落とし穴
「明日の朝一番に送ろう」と完璧に予約設定をして退社したはずなのに翌朝確認したら送信されていなかった。OutlookなどのPCインストール型メールソフトを利用している場合このようなトラブルが頻繁に起こります。これは設定ミスではなくソフトウェアの仕組みそのものに原因があるケースがほとんどです。ビジネスチャンスを逃さないためにも、お使いのメール環境が「予約送信に適しているか」を正しく理解しておく必要があります。
Outlookは「PC起動中」でないと送信されない（スリープ厳禁）
Windowsなどで利用されるデスクトップ版Outlookアプリなど、いわゆる「クライアント型」と呼ばれるメールソフトで予約送信を行う場合最大の注意点は「指定した時間にPCとソフトが起動していなければならない」という点です。これらのソフトはPC内部で動作し送信処理を行います。そのため退社時にPCをシャットダウンしたりスリープモード（休止状態）にしたりするとソフトも停止し通信が遮断されてしまいます。
その結果メールは「送信トレイ」に残ったままとなり、翌朝出社してPCを立ち上げた瞬間にようやく送信されることになります。これでは本来の「自分が稼働していない時間に送る」という目的を果たせません。Outlookアプリで予約送信を行う際はPCの電源設定を見直しスリープに入らないよう設定する必要がありますが、セキュリティや節電の観点から現実的ではない場合も多いでしょう。
Gmail（ブラウザ版）はPCオフでも送信可能（クラウド型のメリット）
一方でGoogleが提供するGmail（Webブラウザ版）は仕組みが全く異なります。Gmailは「クラウド型（Webメール）」であり、予約設定された情報はPC本体ではなくインターネット上のGoogleのサーバーに保存されます。
そのため一度設定さえ完了すれば、その後PCの電源を切ろうがスマホの充電が切れようが関係ありません。指定した日時になればGoogleのサーバーが自動的にメールを配信してくれます。外出や出張が多くPCを常時開いていられない方は、OutlookアプリよりもGmailのようなクラウド型サービスを利用するほうが確実です。
メルマガや一斉送信で「予約機能」を使う際のリスク
個別の連絡であればメーラーの予約送信機能は非常に便利ですが、これを「メルマガ配信」や「社内外への一斉通知」に使おうとすると大きなリスクが伴います。通常のメールソフトはあくまで「1対1」のやり取りを想定して作られており、大量のメールを一度に処理するようには設計されていません。コストを浮かせようとしてメーラーでの一斉予約配信を行うと思わぬ事故やトラブルを招く恐れがあります。
BCCでの一斉予約送信は「誤送信」事故のもと
一斉配信を行う際に最も使われるのがBCC機能ですが、これは常に「誤送信」のリスクと隣り合わせです。宛先をBCCに入力すべきところを誤ってTOやCCに入力してしまい、そのまま予約ボタンを押してしまうヒューマンエラーは後を絶ちません。
予約送信の場合ボタンを押してから実際に送信されるまでにタイムラグがあるため、設定したこと自体を忘れてしまい直前の再確認がおろそかになりがちです。その結果、顧客のメールアドレスが全員に見える状態で一斉配信され、重大な個人情報漏洩事故として信頼を失うケースが散見されます。
多数への一斉送信は、プロバイダにより「遅延」や「ブロック」されやすい
通常のメールソフトやプロバイダのサーバーは、短時間に大量のメールが送信されることを「迷惑メール（スパム）行為」として警戒します。そのため数十通から数百通レベルのメールを予約機能で一斉に送ろうとすると、プロバイダ側の制限に引っかかり以下のような問題が発生する可能性が高まります。
- 送信サーバー側で処理が追いつかず大幅な配送遅延が起きる
- スパム判定を受けて相手の迷惑メールフォルダに直行してしまう
- プロバイダによって送信自体がブロックされエラーメールが大量に返ってくる
- 自社のドメイン自体がブラックリストに登録され通常のメールも届かなくなる
このようにビジネスにおける一斉配信では、通常のメーラーの予約機能に頼るのではなく、大量配信に特化した専用のシステムを利用するのが安全かつ確実な選択肢です。
一斉送信するならメール配信システムを活用する
前述した通りGmailやOutlookなどの一般的なメールソフトは、あくまで「1対1」のやり取りを前提に設計されています。そのため、メルマガ配信やキャンペーン告知などで数十通〜数百通以上のメールを予約送信しようとすると、送信遅延や不達、最悪の場合は情報漏洩のリスクが高まります。
「決まった時間に確実に多数の相手へメールを届けたい」 そうお考えであれば、一般的なメールソフトではなく、大量配信に特化した「メール配信システム」の導入が最も安全で確実な解決策です。
メール配信システムを使うメリット
メール配信システムを利用することで、一般的なメールソフトで抱えていた課題を一気に解消できます。主なメリットは以下の3点です。
- 遅延なく指定時刻に一斉配信ができる 配信システムは大量のメールを高速処理するための専用サーバーと技術を持っています。数千件、数万件のメールであっても、予約した時間通りにスムーズに相手へ届けることが可能です。
- 「BCC誤送信」などの事故を防げる 宛先リストをシステムに登録して配信するため、担当者が誤ってCCやTOにアドレスを入れてしまうといったヒューマンエラーが起こりません。システムが自動で個別にメールを生成して送るため、セキュリティ面でも安心です。
- 開封率などの効果測定ができる 「メールがどれくらい開封されたか」「本文中のURLがクリックされたか」といったデータを取得できます。ただ送るだけでなく、キャンペーンの反響を分析し、次の施策に活かすことができるのはビジネスにおいて大きな強みとなります。
おすすめのメール配信システム「ブラストメール」
初めてメール配信システムを導入する方におすすめなのが、15年連続顧客導入シェアNo.1の「ブラストメール（blastmail）」です。多くの企業に選ばれている理由は、その「使いやすさ」と「コストパフォーマンス」にあります。
月額4,000円からの低コスト 5,000件のメールアドレス登録数で月額4,000円から利用可能です。月ごとの配信数に上限があるサービスも多い中、ブラストメールは配信数無制限。何度でも送ることができるため、コストを気にせずタイムセールやリマインドメールを送れます。マニュアル不要の操作性 専門知識がなくても直感的に操作できるシンプルな設計になっており、導入したその日からスムーズに予約配信設定が可能です。
「まずは使い勝手を試してみたい」という方のために無料トライアルも用意されています。 重要なメールを、最適なタイミングで、確実に届けるために。ぜひブラストメールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
公式サイト：シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」
FAQ
- Q：Gmailでメールを時間指定（予約送信）するにはどうすればいいですか？
- A：メール作成画面の「送信」ボタンの横にあるプルダウン（▼または▲）をクリックし、「送信日時を設定」を選択します。カレンダーから任意の日時を指定するだけで、PC版・スマホアプリ版ともに簡単に予約設定が可能です。
- Q：Outlookでの送信予約の手順を教えてください。
- A：メール作成画面の「オプション」タブから「配信タイミング」をクリックし、プロパティ画面を開きます。「配信オプション」内の「指定日時以降に配信」にチェックを入れ、希望の日時を設定することで予約できます。
- Q：送信予約機能を活用するメリットは何ですか？
- A：深夜や休日に作成したメールを、相手の迷惑にならない業務時間内に届くよう調整できる点です。相手への配慮ができるだけでなく、送信忘れの防止や、自分の作業時間を有効活用できる業務効率化のメリットもあります。
- Q：送信予約を利用する際に気をつけるべき注意点はありますか？
- A：特にOutlook（POP/IMAP接続）の場合、PC本体やソフトが起動していないと送信されないケースがあります。指定した日時にPCがスリープや電源オフの状態だとメールが送られない可能性があるため、事前の動作確認や環境の把握が重要です。
まとめ
今回はメールの時間指定（予約送信）の方法と、そのリスクについて解説しました。 ビジネスメールにおいて送信タイミングは非常に重要ですが、ツールごとの仕組みやリスクを正しく理解していないと思わぬトラブルに繋がる可能性があります。
この記事のポイントは以下の通りです。
- 個別の連絡にはGmail等の標準機能が便利だが、OutlookアプリなどはPC起動が必要な点に注意する
- 予約送信は数分の遅延が発生する可能性があるため、秒単位の厳密な送信には向かない
- メルマガや一斉送信に通常のメーラーを使うのは、情報漏洩や不達のリスクが高いため避ける
「1対1の連絡」なら既存のメーラーを、「一斉配信」なら専用のメール配信システムを。 用途に合わせて最適なツールを選び、安全で効果的なメール配信を行いましょう。
