パスワード再設定のメールや重要な取引先からの連絡がなかなか届かない。数分後、忘れた頃にポツンと受信トレイに入っていた。
そんなメール遅延の経験はありませんか。メールの受信が遅い場合、原因は通信環境やアプリの設定といった受信側の問題だけでなく、実は送信側のサーバー状況やセキュリティフィルタの影響であることも少なくありません。
この記事では、メールが遅延する主な原因を送信側と受信側の両面から解説し、それぞれの状況に合わせた具体的な解決策をご紹介します。遅延のストレスをなくし、スムーズなメール環境を取り戻しましょう。
- メール配信の仕組み
- メールの遅延を防ぐために送信者側ができること
- 遅延対策で大切な機能・仕様
などを知ることで、メール配信の遅延を防ぐための知識を身につけましょう。
目次
メール配信の仕組み
まずはメール配信（メールを送信してから受信者がメールを受け取るまで）の仕組みについて確認しましょう。
1.メールの作成と送信
2.送信用サーバー（SMTP）へ転送
3.DNSサーバーで宛先を確認
4.受信側（キャリア ISP）にメールを転送
5.受信者にメールが届く
という流れになっています。
メール遅延の原因には自社の対応で改善できるものと、できないものがあります。
- 1～2 で遅延が起こっていれば自社のサーバーに原因があると言えます。
- 3～5 で遅延が起こっていれば自社だけでの対応は難しいかもしれません。
メール配信の仕組みを理解すれば遅延が起こった際にどの部分に問題があるかを確認することができるため、対策を取る際の判断材料となります。
- 状況確認によって対応の可否を判断する
- メール遅延についての問い合わせ対応や説明
メール送受信の仕組みについてはこちらの記事でも解説しています。
【初心者向け】メール送受信の仕組みについて解説！SMTP、POP、IMAP、DNSとは？
メール配信に遅延が起こる原因とその対策
メール配信・一括送信でメールが遅延する原因はさまざまですが、主要な原因として挙げられるのは以下の３点です。
1.送受信サーバーのいずれかに問題がある
2.送信者の配信方法やインフラ
3.ISP（Internet Services Providerキャリアやプロバイダ）側の制限やブロック
それぞれの対策をご紹介します。
サーバーが原因の場合
前述の通りメールは送信されてから受信者の元に届くまでに複数のサーバーを経由します。そのため、送信側・受信側いずれかのサーバーやネットワークに問題があるとメールが遅延する原因となります。
メールの送信者がメールサーバーなどのインフラを整備することは大切ですが、自社の管轄外に原因があることも考えられます。メールは「ヘッダー」を解析することで経由したサーバーや経過時間をチェックすることができます。
ヘッダー全体からメールの経路を確認する – Gmail ヘルプ
例えばGmailには「ソースを表示」というオプションがあり、このコードをMessageheaderに貼り付けて解析が可能です。
（送信者等の詳細データ）
（サーバー間の転送にかかった時間が表示される）
どのサーバーで遅延が起きているかを解析できれば対策の方法も具体的になります。
送信者の配信方法やインフラ整備
メールの送受信はサーバー間を転送しながら行われるため、各サーバーのスペック、回線速度等に依存する部分があります。
自社サーバーを経由してメール配信を行う際には以下に注意しましょう。
- 配信ソフトの仕様やスペック
- メールサーバーのスペックや送受信数の制限
- インターネット回線の速度等
特に注意が必要なのが自社サーバーにインストールするタイプのメール配信システムや、自社のパソコンにインストールするメール配信ソフト（同報メールソフト）を利用する場合です。このようなツールを利用すると以下のような弊害が起こることがあるため、大量のメール配信には不向きであると言えます。
例：レンタルサーバーのその月のメール送受信数の上限に達し、メールの送受信に制限がかけられる
例：メルマガの一斉送信中にビジネスメールの送受信に遅延が生じる（メールが処理しきれず交通渋滞を起こしている）
パソコンのスペックやサーバーの制限を超えた利用を行うことで通信制限のような状態となり、通常のビジネスメール送受信にも影響を及ぼすことがあります。これらの対策のためには、自社環境を見直す必要が出てくるのです。
- メールサーバーのスペック確認やプランの見直し
- メール配信ソフト/システムの性能強化
- メールを複数回に分けて一括送信
他に、クラウド型のメール配信サービスを利用するのも有効です。クラウド型の利点として送信用のメールサーバーを外部に持つことができるため、自社のメール環境に影響を及ぼしません。メール配信専用のサービスなので、配信パフォーマンスにも優れており、遅延なくメールを届けてくれます。
ただし、メール配信サービスは料金プランによって登録できるアドレス数が変わったり、毎月の配信数に上限が設けられていたりします。比較の際は注意しましょう。ブラストメールはどの料金プランでも配信数は無制限となっています。
ISP（Internet Services Providerキャリアやプロバイダ）側の制限やブロック
最後にご紹介するのがISPやキャリア側の制限・ブロックによる遅延です。
ISPとはInternet Services Provider（インターネット・サービス・プロバイダ）の頭文字を取ったもので、インターネットに接続するサービスを提供する事業者の事を指します。
So-net、BIGLOBE、@nifty、NURO光 など、インターネットを利用する際に契約する業者と考えていただくと良いでしょう。
ISP、スマホキャリア、Webメールサービスでは独自にガイドラインを設け、スパム対策を行っています。
特定のメール（Yahooメール,Gmailなど）やスマホキャリア（au , docomo , SoftBankなど）宛のメールで遅延が発生している場合はブラックリストに登録され、ISPから接続制限をかけられている可能性があるでしょう。
ISP毎に適した配信方式を取るのがベストですが、これには相応の技術が必要なため、配信に特化したメール配信サービスを利用するのが近道と言えるでしょう。
ブラックリストに登録されないために
ブラックリストに登録されないためには以下の点にも注意しましょう。
- 無効なメールアドレスに何度もメールを送らない
- ブラックリストに登録されてしまったら、解除申請を行う
ブラックリストについてはこちらの記事をご覧ください。
【受信者向け】メールの受信が遅い時にまず確認すべき5つのこと
「メールが届かない」と感じた時、実はメール自体はサーバーに届いているものの手元の端末やアプリの設定によって表示が遅れているケースが多々あります。送信側に問い合わせる前にまずはご自身のスマートフォンやPC環境で以下のポイントをチェックしてみましょう。
通信環境と「機内モード」の確認
最も基本的なことですが通信環境が不安定だとメールのデータを受信できません。地下鉄の移動中や電波の弱い場所にいないか確認してください。また意図せず「機内モード」がオンになっていたりWi-Fiが微弱な電波を掴んだまま通信不能になっていたりすることもあります。
一度機内モードをオンオフ切り替えて通信をリセットすることで改善するか試してみましょう。
メールソフトの「同期間隔（フェッチ設定）」を見直す
スマートフォンのメールアプリにはバッテリー消費を抑えるために「新着メールの確認（同期）」を一定間隔で行う設定になっているものがあります。この間隔が「30分ごと」や「1時間ごと」に設定されているとサーバーにメールが届いていてもアプリに表示されるまでにタイムラグが生じます。
急ぎの場合は設定を「プッシュ通知」に変更するか同期間隔を短く設定し直すことでリアルタイムに受信できるようになります。
セキュリティソフトや迷惑メールフォルダの干渉
受信したメールがセキュリティソフトの強力なスキャンによって保留されていたり誤って「迷惑メールフォルダ」や「ゴミ箱」に直行していたりするケースです。特に初めてやり取りする相手やURLが含まれているメールは厳しくチェックされる傾向があります。
受信トレイに見当たらない場合はすべてのフォルダを検索し迷惑メール設定のフィルター強度を見直す必要があります。
ストレージ容量不足による受信保留
GmailやiCloudメールなどのクラウド型メールサービスではメールボックスの容量がクラウドストレージ全体（写真やドキュメント含む）と共有されていることが一般的です。
全体の空き容量が上限に達していると新しいメールを受信するスペースがなくサーバー側で保留されたり送信元へエラーとして返されたりしてしまいます。不要なファイルを削除して空き容量を確保しましょう。
OutlookやGmailなど特定プロバイダの障害情報
自分側の設定に問題がない場合はメールサービスを提供しているプロバイダ側でシステム障害が起きている可能性があります。大手サービスであってもサーバーダウンや通信遅延は発生します。
Twitter（X）などのSNSや公式サイトの障害情報を確認し大規模なトラブルが発生していないか情報を収集してください。この場合はユーザー側で対処できないため復旧を待つしかありません。
メール配信サービスを導入するメリット
「大量のメールアドレスに対してメールを一斉送信する」この行為自体がスパムととられやすい行為なのです。それらを回避するためには専用のシステムを使う必要があります。
ここでは以下2つのパターンでおすすめのシステムを紹介します。
- メルマガなどの一斉送信の場合
- 自動返信メールやSMTPメールなどの場合
メルマガなどの一斉送信の場合は「ブラストメール」を使う
ブラストメールは保有のリストに対してメルマガなどを一斉層配信する場合に利用します。
顧客導入数シェアNo,1のブラストメールの高速配信サーバーには複数のIPアドレスを設置しているため、ひとつのIPアドレスからのメール配信でキャリアブロックを受けても他のIPアドレスから配信を行うことができます。
- キャリアブロックされないように最低限のことは注意する
- キャリアブロックを受けても配信が止まらないシステムを導入する
メール配信の確実性を上げるためにはこのような対策を取るのが望ましいでしょう。
下記の記事ではおすすめのメール配信システムを20種類ご紹介しています。「大量配信を遅延なく行いたい」という場合は本記事で機能や価格などをご確認にいただき、自社にあったサービスを選ぶようにしましょう。
関連記事：メール配信システム比較20選！機能・料金を徹底比較
自動返信メールやSMTPメールなどの場合は「ブラストエンジン(blastengine)」を使う
ブラストエンジン(blastengine)は簡単にメールの大規模高速配信が可能なSMTPリレーサーバーを提供していますが、同時にメールサーバーを必要としない、APIでのメール送信の仕組みも提供しています。
サーバーの運用やメンテナンスはblastengineで行うため、常に高いIPレピュテーションを保って安全にメールを送ることができます。
また、導入社数27,000社、15年連続顧客導入数No.1の姉妹製品blastmailの技術力で構築した配信基盤で、各メールプロバイダ、携帯キャリアドメインへの最適化と大規模ネットワークを経由してメール配信を行い、日本国内への圧倒的な到達率を実現しています。
それでいて、月額3,000円から利用ができるためコストパフォーマンスも高く、メールだけでなく日本語での電話サポートにも対応しています。
メールアドレスの入力のみですぐにトライアルを始めることができますので、是非試してみてください。
まとめ：遅延のないスムーズなやり取りのために
メールの遅延は、「経路のどこかで渋滞が起きている」か「受け取り口が塞がっている」かのどちらかが原因です。
- 送る側は、サーバーへの負荷を減らし、信頼性の高い配信基盤を整えること。
- 受け取る側は、アプリの設定やストレージ容量を定期的にチェックすること。
これらを意識するだけで、メールにまつわるストレスを大幅に軽減できます。
FAQ
- Q：メールが届くのが遅い時、まず受信側で確認すべきことは何ですか？
- A：通信環境や機内モードの確認に加え、メールアプリの「同期間隔（フェッチ設定）」が長くなっていないか、ストレージ容量が上限に達していないかを確認しましょう。これらが原因でサーバーに届いていても端末への表示が遅れることがあります。
- Q：大量のメールを一斉送信すると遅延が発生するのはなぜですか？
- A：自社サーバーの処理能力を超えたり、短期間の大量送信によりISP（プロバイダ）から制限をかけられたりするためです。特に「キャリアブロック」や「IPレピュテーションの低下」が発生すると、メール配信自体が滞る大きな原因となります。
- Q：メール遅延の具体的な原因を特定する方法はありますか？
- A：メールの詳細情報である「ヘッダー情報」を解析することで、どこのサーバーを経由し、どこで時間がかかったかを確認できます。Gmailなどの「メッセージのソースを表示」機能を使い、転送経路ごとの所要時間をチェックするのが有効です。
- Q：ビジネスでのメール遅延や不達を根本的に解決するにはどうすれば良いですか？
- A：自社サーバーでの運用には限界があるため、大量配信に特化した「メール配信システム」や「リレーサービス」を導入するのが最も効果的です。独自の高速配信基盤により、遅延なく確実にメールを届けることが可能です。
