「メールを一斉送信するなら、専用のソフトを使った方が良いの？」「メール一斉送信ソフトを使いたい」という方向けに、
- 機能や比較のポイント
- BCCによる一斉送信との違い
- クラウド型メール配信サービスとの違い
を詳しくご紹介します。
目次
メール一斉送信ソフトとは？
メール一斉送信ソフトとは、「送信先のリストを読み込んで、メールを一斉送信してくれる」ソフトウェアの事です。「同報メール配信ソフト」などと呼ばれることもあります。
メール一斉送信ソフトには、無料から有料まで様々なソフトが存在し、有する機能もソフトによって違いがあります。
Outlook、Thunderbird、Beckyといった一般的なメールソフトと違う点はやはりメールの一斉送信に特化した機能があるという点です。
通常のメーラーでもBCC（ブラインドカーボンコピー）によるメール一斉送信は可能ですが、様々な注意点があります。
また、パソコンにインストールするメール一斉送信ソフトとは違いサーバーにインストールするタイプやメール配信のクラウドサービスなども存在します。
それぞれについて解説していきたいと思います。
BCCで一斉送信する場合の注意点
まずはBCCメールを利用している場合の注意点について解説します。BCCを利用中の方は再度チェックしてみましょう。知らずに行っているとビジネスメールの運用に悪影響を及ぼすものがあります。
送信数の制限
メールソフトそのものには送受信数の制限がなくても、プロバイダやメールサーバーにはメール送受信数の制限が設けられていることがほとんどです。
Gmailなど一部のメールサービスでは件数の具体的な数字が公表されていることもあるので一度チェックしてみましょう。
人為的ミスによる個人情報の漏洩リスク
BCC送信であれば受信者が他の受信者のアドレスを知る事はありませんが、間違えてToやCCに設定してしまい、個人情報を漏洩させてしまうということは実際に起こり得るのです。
メールアドレスの管理（リストの管理）が大変
メールアドレスが多くなるとその管理も大変です。メールアドレスが変更もしくは無くなってしまうとメールが送信エラーとなってしまいます。
このエラーをそのままにしておくと最悪の場合迷惑メールやブラックリストとなるリスクがあるのです。
関連記事：プロが教える！一斉メール配信にBCCをお勧めしない理由と、正しいBCCの使い方！
エラーの有無を確認し、手動でメールアドレスのリストを管理しなくてはいけません。
クラウド型メール配信サービスとの決定的な違い
メール配信のツールには大別して以下のタイプがあります。
- パソコンにインストールするメール一斉送信ソフト
- 自社サーバーにインストールするCGIタイプのメール配信システム
- 自社環境の影響を受けないクラウド型のメール配信サービス
おすすめは、「3.クラウド型のメール配信サービス」です。
関連記事：おすすめのメール配信ソフト5選。初心者の方にも分かりやすくご紹介します！
1と2のタイプは自社の環境（パソコンやレンタルサーバー）にメール配信のシステムを導入するため、それらのスペックや仕様に影響されます。
1であればパソコンのスペックもソフトの動作・処理速度に影響します。件数が多くなると稼働時間も長くなり、パソコン１台が使えない状態となるでしょう。
2も同様で、レンタルサーバーへの導入であればメール送受信数の制限を受けることになります。（サーバーのプランによって制限が設けられていることが多い）
1も2も、自社のメールサーバーを利用しているのであれば送受信数の制限に注意しましょう。制限を超えてしまうと社内の全てのメールが使えない状態となり、通常のビジネスメールも送受信できなくなってしまうことが考えられます。
- メールアドレスの登録数が多い / メルマガ配信の頻度が多く、サーバーへの影響が心配
- より確実にメール配信を行いたい
- メールの配信によって自社環境に影響を及ぼしたくない
そんな時に検討すべきなのが3.クラウド型のメール配信サービスです。このタイプのサービスはメール配信に特化したメールサーバー・配信システムを月額でレンタルするイメージです。
ブラウザでログインを行い、ブラウザ上でメールアドレスの管理やメール配信を行います。
より確実なメール配信と安全性
大量のメール配信を行うには相応のメールサーバーのスペックが求められます。
それだけでなく、IPアドレスがブラックリストに登録されるリスクにも対策を講じなくてはいけません。
ブラストメールは複数のIPアドレスを有しており、1つのIPアドレスが制限を受けても別のIPアドレスからメールを配信することで不達のリスクを回避します。
機能や配信数、アドレス数で料金プランが異なる
クラウド型のメール配信サービスはメール配信数やメールアドレス数によって料金プランが異なることが多いです。
ブラストメールはメール配信数は無制限で、メールアドレス数によって料金プランが異なるサービスです。
例えば、登録アドレス数が5,000件までの場合は月額4,000円となります。
メールアドレス数に余裕があってもメール配信数に制限があるものもありますので、乗り換えの場合は現在の配信状況も加味してサービスを選択すると良いでしょう。
メール配信ソフトの選び方
メール配信ソフトには多様なサービスがあるので、自分に合ったサービスを選ぶことが大切です。
ここでは、メール配信ソフトを選ぶ時のポイントについて解説します。
配信速度
見逃されがちですが、メール配信システムにおいて配信速度は最重要項目といっても過言ではありません。
サポートや機能が各社の戦略次第で変更可能なのに対し、配信速度は長年蓄積された技術に裏付けされているので、一朝一夕にまねできるものではないからです。
メール配信システムを選ぶ際はその信頼度の指標としいて必ず配信速度を確認しましょう。
配信先の安全性と到達率
到達率も非常に重要です。SPF（Sender Policy Framework）やDKIM（DomainKeys Identified Mail）といった、メールの正当性を保証するための認証プロトコルに対応していないと、メールがスパム扱いされる可能性が高くなります。
特にGmailは送信者ガイドラインもアップデートされているので、これらの対策がなされているシステムを選ぶのは必須といえるでしょう。
関連記事：【解決策】2024年2月よりGmailガイドラインが変更！1日5000件以上の配信は対応必須！
サポート体制
メールの一斉送信は個人情報を扱う非常にデリケートな領域なので、万が一の際のサポート体制は非常に重要です。特にチャットサポートや電話サポートといった、リアルタイムのサポートが提供されているか、日本語でのサポートがあるかは重要なチェックポイントになりえるでしょう。
配信規模と料金プラン
メール配信システムは、配信規模によって最適な料金プランが異なります。少量のメールであれば無料プランでも十分ですが、配信リストが増えたり、頻繁にメールを送信する場合は有料プランをお勧めします。
機能の充実度
メール配信システムには、セグメント機能や効果測定など、様々な付加機能が用意されています。必要な機能が揃っているか確認しましょう。
また、不必要な機能がついていることで、金額が高くなっているケースもあります。本当に自社で必要な機能は何かを考えたうえで、必要最低限のプランを選ぶことをおすすめします。
使いやすさ
メルマガ初心者の場合、いきなり高度なデザインの入ったメールを0から作成するのは非常に難易度が高いです。また、管理画面の見やすさも、メルマガの運用をしていく上では非常に大切です。
無料トライアルやFreeプランを提供しているサービスは、実際に使ってみることができるので、自分に合ったサービスを探すのに役立つでしょう。
メール配信システムならブラストメール(blastmail)
ブラストメールは、14年連続で顧客導入シェア1位を獲得している信頼性の高いメール配信システムです。さまざまな業種や官公庁でも利用されており、定番のメール配信システムとして広く知られています。
配信速度が高く、到達率が非常に高い点が魅力です。最も安いプランなら、月額4,000円で導入することができます。
効果測定機能はもちろん、セグメント配信や豊富なテンプレート、HTMLメールエディタなど、基本的な機能はすべて揃っています。
「一斉送信をするケースがよくある」「たくさん機能があっても使いこなせない」といった方にはブラストメールがおすすめです。
無料トライアルも用意されているので、まずは試してみることをお勧めします。
まとめ
BCC送信と比較したメール一斉送信ソフトの特徴は以下の通りです。
- 負荷の軽減
送信と同時に一気にメールが送られるBCCと違い、メール一斉送信ソフトは数件ずつに分けてメールを送る仕様を取り入れていることがあります。 - 差込み機能で訴求力アップ
BCC送信では通常行う事のできない会社名・氏名などのデータを差し込むことができます。 - エラーアドレスの検知
送信エラーとなったアドレスの検知ができるのもメール一斉送信ソフトの特徴です。
BCC送信とパソコンにインストールするメール一斉送信ソフトを比較すると、機能面では大きな違いがあるため導入するメリットは大きいでしょう。
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