ウェビナー案内メールの例文集！集客やリマインド目的の例文を解説！

新型コロナウイルスの流行に伴い、会場を用意した上で開催していたセミナーをオンラインで行う企業が多くなりました。

ウェビナーは「Web」と「Seminar」を合わせた造語として、ウェビナーとも呼ばれており、開催側も参加側の手間も従来のセミナーに比べて格段に手軽となった新しいセミナーの形を確立しました。

セミナーの形態は異なりますが、オンライン・オフラインに限らず、セミナーを開催する際は受講者に対して案内メールを送付する必要があります。

企業から受講者に対して送るウェビナーの案内メールには、以下の2つが考えられるでしょう。

どちらも、オフライン・オンラインに限らず送付されることがある案内メールですが、オンライン開催の場合は配信媒体やミーティングIDに関する記載が必要になります。

また集客目的の案内メールでは、開催するウェビナーの魅力を充分に伝えられるようなコンテンツに仕上げて配信しなければなりません。

この記事では、ウェビナーの集客や、参加者へのリマインドとして配信される案内メールの例文と作成のポイントについて解説しています。

オウェビナーを開催する際はぜひご参考ください

ウェビナーの案内メールに使える例文

ウェビナーの開催時には、以下のような案内メールを送付しましょう。

まずは集客を目的とした案内メールの例文からご紹介します。

詳しくは後述していますが、作成時に気をつけるべきポイントは以下の部分です。

• タイトルでセミナーの内容を伝える
• 応募方法や配信媒体を明確にしておく
• ターゲットを明確にした上で宛名差し込みを利用し、受信者の当事者意識を高める

次に、ウェビナーの受講が決まった方に対して、リマインドを目的とした案内メールを送付する際の例文をご紹介します。

リマインドを目的とする案内メールを作成する際のポイントは、以下の通りです。

次の項ではそれぞれのポイントの詳細について解説します。

ウェビナーの案内メール ① 集客目的のメール

まずは冒頭でご紹介した、集客を目的として送付する案内メールを作成する際のポイントから解説します。

2021年時点で、ウェビナーの申し込み経路は半数以上がメールからという調査もあり、メールによる集客はウェビナーの受講者を集めるために強力な方法と言えます。

これからご紹介する点を参考に文面を作成してみましょう。

タイトルでセミナーの内容を伝える

集客媒体としてメールを利用する場合、タイトルは受信者が最初に目にする部分なので、開封するかを判断する大事な要素です。

開催するウェビナーの内容が一目で分かるようなタイトルをつけましょう。

また、例に挙げたようにそのセミナーの強みに関しても簡潔に触れられると、開封意欲が高まります。

講師の肩書きや実績をできるだけ具体的に記載し、受信者にセミナーの希少性や参加のベネフィットを理解してもらえるようにしましょう。

応募方法や配信媒体を明確にしておく

ウェビナーを開催することができる媒体には以下のようなものがあります。

いずれも大人数でカメラやマイクを使用することができるウェビナーツールです。

コロナウイルスが世界的に流行してからは、Zoom Webinarの利用者が爆発的に増加し、世界で2億人とも言われており、国内のシェア数は35％になるそうです。

プライベートで使用されることも多いため、企業だけでなくBtoCのウェビナーでもスムーズに案内することができるでしょう。

ターゲットを明確にした上で宛名差し込みを利用し、受信者の当事者意識を高める

ウェビナーに限ったことではありませんが、セミナーの集客はターゲットを絞った上で集客媒体を配信する必要があります。

今回の例では、以下のようにウェビナーのターゲットを想定して例文メールを作成しています。

この条件の中で3つ目の「投資信託に興味がある方」は、普段のヒアリングだけでなくメールマガジンの配布などからでも割り出すことができます。

メルマガは配信したメールが開封された割合（開封率）や、添付したURLがクリックされた割合（クリック率）を取得し集客を進めます。

それらの数字を把握することで、受信者のニーズを満たすようなコンテンツを見つけることができるでしょう。
この数値は、後述している「メール配信システム」が提供する効果測定機能を利用して把握することができるので、集客に関してお悩みの方もぜひ最後までご覧ください。

また、ウェビナーの案内メールは受講率をアップさせる施策として、宛名差し込み機能を使い受信者の当事者意識を高める方法があります。

例文では「（受信者名）様」と表現されていますが、実際は受信者の名前が表示されるため、ばら撒かれたものではなく自分に宛てられたメールと認識されやすくなります。

宛名差し込みの方法は以下の記事で詳しく解説されているので、ぜひこちらもご覧ください。

関連記事：宛名だけ変えて同じメールを一斉送信する方法！【Outlook】解説します

ウェビナーの案内メール② リマインド目的のメール

次に、すでに受講が決まっている参加者に対しては、受講方法の詳細やリマインドのメールを送信する必要があります。

先ほどご紹介したポイントに沿って解説します。

ミーティングIDやパスコードを記載する

zoomに限らず、開催するウェビナーのトークルームにはパスコードを設定し、開催前に受講者に知らせるようにしましょう。

パスコードがないと、ウェビナーに関係がない方が入ってくる可能性もあるので注意が必要です。

通信環境のチェックをする場合はメールを分ける

ウェビナーの開催前に受講者ごとの通信環境をチェックする場合は、情報が煩雑にならないように別のメールを作成し案内しましょう。

通信環境チェックをする際は以下のポイントを意識してテストを行います。

当日の受講の流れを簡単にまとめる

受講日や開催時間、所要時間などを記載しつつ当日の受講までの流れをまとめておきましょう。

開催者がトークルームを開く時間帯はもちろん、トークルームに表示される受講者の名前なども指定する場合は事前に案内メールを出しておきましょう。

ウェビナーの案内メールを送付する際の注意点・リスク

オウェビナーの案内は集客やリマインドなどの目的に関わらず、メールを使って行うのが一般的です。

特に集客目的の案内メールは他の集客媒体と比較してもコンバージョン率が高いため、積極的に配信したいところです。

しかし、ウェビナーの案内メールを配信する際にはいくつかの注意点があるため抑えておきましょう。

ID・パスコードの記載は必ずチェックする

トークルームのIDや入室時に使うパスコードの記載が間違っていると、受講者がトークルームに入室できません。

IDやパスコードの記載はダブルチェックを行い、トラブルを回避しましょう。

受講者の名前やアドレスの設定ミスは個人情報漏洩につながる

開催するウェビナーの規模によっては、受講者への案内メールを一斉送信で配信する必要があります。

多くの方に同一の内容を周知させることができる一斉送信は、ビジネスでも多く使われています。

しかし、一斉送信は毎年多くの誤送信による情報漏洩が報告されているのも事実です。

誤送信とは、アドレスをBCCに設定し他の受信者から確認できない状態で配信すべきメールをCCやTOに設定して配信してしまうミスです。

個人情報へのリテラシーが高まっている近年では、メールアドレスの流出といえど企業の管理体制を問われ、金銭的な賠償を求められるケースもあります。（参考：個人情報漏洩事件・被害事例一覧）

個人情報の取り扱いは、お客様や取引先からの信頼にも関わるポイントなので、最善の対策を行い管理するようにしましょう。

メール配信システムを利用しリスクを回避する

アドレスの誤設定への対策として、一斉送信時のダブルチェックを取り入れている企業もありますが、人の手による作業なのでリスクをなくすことはできません。

一斉送信業務を行っている企業が、アドレスの設定ミスによる誤送信のリスクを無くすには「メール配信システム」と呼ばれる一斉送信やメール集客に特化したシステムの導入をオススメします。

メール配信システムから送信されるメールは、全て自動でBCCに設定されるため、他の受信者にアドレスを流出する心配はありません。

また、GmailやOutlookなどでは設定が面倒な宛名差し込みも、メール配信システムを利用することで簡単に実装することができます。

メール配信システムは集客に利用されている「HTMLメール」を作成することができるエディタも提供しているのでこちらも活用することができます。

HTMLメールとは、メールに画像やボタンを配置することで受信者への視覚的な訴求効果を高めたメールのことです。

HTMLメールを利用することで、ウェビナー開催時のイメージや講師の顔などを画像で表示することができるようになります。

誤送信のリスクを軽減し、かつ集客にも利用することができるメール配信システムは、一斉送信業務がある企業であれば導入を検討しても良いかもしれません。

まとめ

ウェビナーに関するメールを送信するタイミングは大きく二つに分けられます。

記載すべき内容はそれぞれのケースで異なりますが、いずれも一斉送信が前提になるため誤送信への対策が必要になります。

この記事では、誤送信対策やメールの一斉送信を使った集客に役立つツールとして、メール配信システムをご紹介しました。

配信するメールの宛先を自動でBCCに設定することができ、宛名差し込みやHTMLメールの作成が簡単にできるこのシステムは、メール配信業務をする上で心強いツールになるでしょう。

ただし、一言でメール配信システムと言っても提供している機能にはばらつきがあるため注意が必要です。

自社のニーズに応えられる機能を提供しているメール配信システムは、以下のランキング記事から探してみましょう。

関連記事：【2022年最新】メール配信システム20選！機能・料金を徹底比較

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