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「不手際」を使った謝罪メールの書き方!社会人なら絶対に覚えておきたい「不手際」を使ったフレーズを紹介します

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2023.03.01 ビジネス・IT

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ビジネスをしていると、不手際を取引先やお客様に謝罪しなければならないこともあります。

ビジネスをする中で失敗をしてしまうことは仕方がありませんが、その後の対応を誤ってしまうとクライアントとの今後の関係性に悪影響を及ぼしてしまう可能性があります。

本来であれば、謝罪は相手の会社に伺う必要がありますが、やむを得ない事情があり電話やメールで謝意を伝えなければならないケースもあるでしょう。

直接伺えないことに対しての謝罪の言葉を添え、謝意がしっかりと伝わるように繊細にコミュニケーションを取らねばなりません。

特にメールを利用して不手際を謝罪する場合は、相手からこちらの表情が見えないため、ビジネスメールのマナーを厳守した上で謝意を伝える必要があります。

せっかく謝罪をする気持ちがあるのに、言葉の使い方や意味を間違えてしまうと、意図するニュアンスと違う印象を与えてしまうかもしれません。

この記事では、不手際をお客様に謝罪するメールの書き方について解説しています。

また、ビジネス用語としてよく使われている言葉の意味や、使用上の注意に関しても紹介しますので、参考にしてください。

「不手際」の言葉の意味

謝罪メールでは「この度は弊社(私)の不手際により、ご迷惑をおかけして申し訳ございません」といったフレーズがよく使われています。

「不手際」とは、作業や段取りの手際が悪いことを指す言葉です。謝罪の言葉と組み合わせることで至らない点に対する謝意を伝える文章となります。

上記の例文にある「不手際」を「ミス」と置き換えても問題ありませんが、あえて「不手際」と表現することで、よりフォーマルでかしこまった表現になります。

ビジネス用語を使ったメールでは、コミュニケーションを円滑にするためにも簡潔で分かりやすい文章を目指すべきです。

不手際を謝罪するメールでは、通常のコミュニケーションで社外の方とやりとりをするときよりも、かしこまった表現を心がけましょう。

不手際について謝罪するケース

自社の不手際を謝罪するケースは無数に考えられますが、本記事では以下のケースについて例文をご紹介します。

  • 電話やメールの対応が遅れてしまった場合
  • 資料に誤りがあった場合
  • 自身の仕事を謙遜して表現する場合

上の2点については日常的に使われているケースなので、イメージがつきやすいかと思います。

最後に記載してある「自身の仕事を謙遜して表現する場合」とは、どんなケースを指すのでしょうか。

例えば、自分が初めてイベントの設営準備を担当したとします。

今までに行ったことがない業務なので、どれだけ注意深くチェックをしていても段取りや備品の不足が発生してしまうかもしれません。

このような場合は、お客様や他のスタッフに対して「できる限りの努力はしましたが、もし見落としや至らない点がありましたら申し訳ありません」と周知しておくことで、不手際が発覚した際に相手からの理解を得られやすくなるでしょう。

また上記のようなケースでは、準備が完了した段階でその報告と感謝を同時に伝えることも、ビジネスをする上で有意義なコミュニケーションとなります。

もしご自身が上記のようなケースに立たされた場合、後述する例文を参考に関係者とのコミュニケーションを取りましょう。

また、以下の記事では、お詫びの気持ちを伝えるメールの例文を記載した、謝罪文を書くためのポイントと例文を解説しています。

関連記事:【ビジネス向け】誠意が伝わる謝罪文を書くためのポイントと例文

合わせてご覧ください。

不手際の謝罪メール

ここからは、ケースごとに不手際を謝罪するメールの例文をご紹介します。

電話やメールの対応が遅れてしまった場合

件名

Re:〇〇の件

本文


〇〇株式会社 営業部 佐藤様
お世話になっております。

株式会社--の高橋です。

昨日メールを頂戴しておりましたが、私の不手際でご返信が遅れてしまい大変申し訳ございません。

〇〇につきましては、ただいまシステムチェックの段階のため、実装までには本日を含め2営業日ほどお時間をいただけますと幸いです。
システムの不具合に加え、ご連絡が滞っておりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
(署名)

提供するシステムのエラーと、その問合せに対して返信が遅れてしまったケースを想定した例文です。

上記の例文では、メールが遅れてしまった理由は「不手際」のみで表現されていますが、ミスの内容や重要度によってはもう少し詳細な状況報告が必要になります。

件名

Re:〇〇の件

本文


営業部 佐藤部長

お疲れ様です。
営業部の高橋です。

〇〇の資料に関する報告ですが、資料が入ったパソコンを忘れたまま外出してしまい、本日中の報告ができなくなってしまいました。

私の不手際により、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

今後はオフィスを出る前のチェックを怠ることがないよう、気を引き締めて業務にあたります。

この度は、大変申し訳ありませんでした。

(署名)

上記のメールでは、現状の報告と不手際が発生した理由を記載し、その後に謝罪をしています。

また、ビジネスの謝罪メールでは不手際に対してどのような対応をするのかを記載しておくこともマナーになります。

ただ謝って済ませるのではなく、今後どのような対応をするのかを相手に伝え、謝罪とミスを防止する意欲を表現しましょう。

資料に誤りがあった場合

件名

〇〇の資料について

本文


〇〇株式会社 営業部 佐藤様
お世話になっております。

株式会社--の高橋です。

先日送付いたしました「〇〇」の資料に誤りがあった為、報告させていただきます。

・(誤)従来料金の25% → (正)従来料金の2.5%
十分なチェックをせずに、送付をしておりました。

誤解を招く資料を送付してしまい、大変申し訳ございません。

今後は、社内チェックと校正をより厳密に行い、再発防止に努めてまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。

他にもご不明点がございましたら、お気軽にご連絡をいただけますと幸いです。

この度は、弊社の不手際でご迷惑をおかけし申し訳ありませんでした。

重ねてお詫び申し上げます。
(署名)

こちらの例文も謝罪メールの基本形として、以下のセクションに分かれて文章が作られています。

  • 現状の報告
  • 不手際の理由を説明し謝罪
  • 今後の対応を記載

また、不手際の内容にもよりますが、文章の締めに再度謝罪の言葉を記載するのも、相手に誠意が伝わりやすいメールを作成するポイントです。

以下の記事では、例文にも応用されている「重ねてお詫び申し上げます」を使った謝罪メールの書き方を解説しているので、ぜひご覧ください。

関連記事:「重ねてお詫び申し上げます」の正しい使い方や例文。謝罪の気持ちを相手に伝える表現とは?

件名

「(イベント名)」の準備

本文


〇〇株式会社 営業部 佐藤様

お世話になっております。
株式会社--の高橋です。

先ほど「(イベント名)」の会場準備と、当日のタイムテーブルの共有を完了いたしました。

本日まで多大なご協力を頂戴し、心より御礼申し上げます。

当日も、円滑なイベント運営に尽力致しますので、ぜひご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

この後、佐藤様も会場にいらっしゃるとお聞きしました。
大変恐縮ですが、何か不手際がありましたら私の方にお電話をいただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。
(署名)

前項で挙げたように、初めてイベントの設営を担当した際の例文です。

現時点でミスがなくとも、初めて行う業務では至らぬ点が発見されるものです。

このようなケースでは、業務の進捗を報告すると共に「不手際があった際は申し訳ありません」というニュアンスで自身の仕事を謙遜した文章を作りましょう。

このケースでは、メールを送信した時点では不手際は見つかっていないので、今後の対策について記載する必要はありません。

不手際の誤用

本記事では「不手際」は「不手際によりご迷惑をおかけし申し訳ありません」や「不手際がありましたら」というフレーズで使われています。

このような使い方は日本語的に正しい用法ですが、慣れないビジネス用語を使う場合は誤用に注意が必要です。

特に「不手際」のような謝罪メールに使われる言葉は、誤用をしてしまうことで相手に伝わる謝罪の気持ちが薄れてしまうこともあるので注意しなければなりません。

  • この度は私が不手際をしてしまい、大変申し訳ありません
  • 今後は、このような不手際を演じることがないよう注意します

上記のような表現はどちらも「不手際」の誤用です。

「不手際をする(してしまう)」ではなく、例文にあるような「不手際により」が正しい用法です。

「不手際を演じる」は「失態を演じる」と混同してしまう方に見られる誤用です。

「不手際をする」よりも誤用として見られる回数は少ないですが、どちらも誤用として覚えておきましょう。

不手際の言い換え表現

ここからは「不手際」の言い換え表現を紹介します。

  • この度は、私どもの落ち度により多大なるご迷惑をおかけしてしまいました。
  • 私の手違いにより、皆様に大変なご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます。
  • 弊社の過失により、関係者の皆様にご不便をおかけいたしました。

「不手際」と同様にどれも、ミスにより発生したトラブルをお詫びする文章になっています。

例文にある表現は、取引先やお客様のような目上の方に使用しても問題ありません

ご紹介している言葉と「不手際」を比較しても、言葉のニュアンスにはさほど影響はないので、相手を選びつつ誠意の伝わる文章を作成しましょう。

「不手際をお詫びします」の英語表現

ご紹介してきたような「不手際」を謝罪する気持ちを英語で表現する場合は、以下のようなフレーズを使いましょう。

  • I apologize for my clumsiness

「謝罪する」の動詞である「apologize」に「不手際」を意味する「clumsiness」を目的語をつなげた文章です。

ただし、英語は日本語よりも簡潔に表現をする文章の方が好まれる傾向があります。

上記の文章だと「不手際」があったこと自体は分かりますが、肝心の内容は後の文章に記載することになるでしょう。

そのため、ご紹介した例文を含むメールでは、丁寧ではあるものの回りくどい印象を与えてしまう可能性があります。

  • I apologize that we sent you a wrong product.

この例文だと「誤った商品を送付したことを謝罪いたします」という意味になり、謝罪と「不手際」の内容を一文で表現できます。

まとめ

ビジネスをする上での「不手際」とは、自身の業務に関するミスのことを指します。

謝罪メールで使われることが多い「不手際」は、以下のような謝罪を含むフレーズで相手への謝罪を表現します。

  • この度は、私の不手際でご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ありません。
  • 弊社スタッフの不手際により、お客様には多大なご迷惑・ご心配をおかけする結果となりました。深くお詫び申し上げます。
  • この度は誠にお世話になりました。もし、弊社が担当した箇所に不手際がありましたら、お手数おかけいたしますが、ご一報いただけますと幸いです。

ビジネスをする上での謝罪メールは、通常業務のコミュニケーション以上に相手に意図を伝えるための配慮が求められます。

やむを得ず発生してしまった不手際でも、言葉のニュアンスを正しく理解し、相手への謝罪の気持ちが最大限伝わるメールが作れるように努力をしましょう。

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