【突然のメール】の書き方と注意点!例文を使って解説します

2021.01.06 メール

ビジネスをしている中で、面識のない相手にメールを送ろうとして文章に困ったことはないでしょうか。

初めてやりとりをする相手へのメールは、顔を知っている相手とのメールのやりとり以上に、失礼がないように文面に注意を払わなくてはなりません。

この記事では、面識のない相手にメールを送信する際のマナーや例文をご紹介しています。

メールでのファーストコンタクトで好印象を残し、これからのビジネスを円滑に進められるようにしましょう。

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突然のメールを送信する際のマナー

面識のない相手に突然メールを送信する際のマナーを解説します。

面識のない相手にメールを送信するケースとしては以下のようなものが考えられます。

  • 営業のアポイント
  • 資料請求
  • 利用しているサービスに関する問合せ
  • 社内での連絡

いずれの場合も、解説しているポイントを意識できてないメールを送信すると、スパムメールと勘違いされ相手に文章を読んでいただけない場合があります。

スムーズにビジネスを進めるためにも、ポイント抑えたメールの作成を心がけましょう。

冒頭で自己紹介と初めてのメールであることを記載する

自分のメールアドレス宛に突然のメールが届くと、どんな内容であれ警戒心を持つでしょう。

そのため、自分が面識のない相手にメールを送信する場合は、後述する例文を参考に自己紹介を行い、その上で初めてのメールであることを伝えましょう。

目的を明確に記載する

冒頭部で自己紹介と初めてのメールであることを伝えた後は、なるべく速やかにメールを送信した目的を記載しましょう

ビジネスメールとして、挨拶文などは記載すべきですが、あまりに前置きが長くなってしまうと、メールの趣旨がわかりづらくなるため読んでいる相手に不信感を与えかねません。

メールを送信した経緯と目的はなるべく早い段階で、簡潔に述べることを意識しましょう。

相手の名前や会社名は必ずチェックする

面識のない相手にメールを送信する前は、必ず相手の名前(役職や部署名)や会社の正式名称をチェックしましょう

今までにもやりとりをしたことがあり、送り慣れている相手とは違い、今回のようなケースでは記載のミスが起こりやすくなります。

「(株)」の位置や、英語の綴りなどは特に誤字になりやすいので、送信相手の会社の公式ホームページなどを確認した上で送信しましょう。

突然のメールを送信する際の例文

ここからは、面識のない相手に初めてメールを送信する際の例文をご紹介したいと思います。

今回のようなメールの冒頭部で「突然のメール〜」に続く言葉には、以下のようなものがあります。

  • 失礼します
  • ご容赦ください
  • 恐縮ですが
  • すみません

この記事では、上記の言葉に注目して例文を解説します。

また括弧の中には、突然のメールを送信しうるケースを記載しています。

失礼します(アポイント)

件名

アポイントのお願い(自社名)

本文


(相手の会社名) 総務部 佐藤様
突然のメール失礼いたします。

(自社名)の高橋と申します。

この度は、貴社のホームページを拝見した上で、弊社が提供しております「(サービス名)」をご提案させていただきたくご連絡を差し上げました。

「サービス名」とは〜。

また、詳細に関しましては添付させて頂きましたファイルにも記載してありますので、ぜひご確認ください。

もしご興味がおありでしたら、一度お電話でのご説明をさせて頂きたく思っております。

ご多忙のところ大変恐縮ではありますが、ご検討頂き、本メールにご返信いただければと思います。

ぜひよろしくお願いいたします。
重ねてになりますが、この度は突然のご連絡を失礼いたしました。

(署名)

自社のサービスを販売するための営業メールを、面識のない相手に送信する場合を想定した例文です。

冒頭でもメールを送信した目的や経緯を説明していますが、件名でも営業のメールであることがわかるようになっています。

見覚えのないメールアドレスから「初めてのメール失礼いたします」という件名でメールが届いていると、メスパムメールなどを疑われる可能性があります。

後述する例のように、ビジネスつながりの紹介でメールを送信する場合などは、件名で自己紹介をすることもありますが、そのようなケースを除けばこのような形にしましょう。

ご容赦ください(資料請求)

件名

〇〇様よりご紹介頂きました(自社名)の高橋です

本文


(相手の会社名) 総務部 佐藤様
株式会社△△の〇〇様よりご紹介いただきました、(自社名)の高橋と申します。

この度は、(相手の会社名)様製の「サービス名」をぜひ弊社でも導入させて頂きたくご連絡を差し上げました。
突然のメールご容赦ください。

〇〇様より「サービス名」に関する概要はお聞かせいただきましたが、是非詳細についてお話しいただけますと幸いです。

つきましては、大変お手数ではありますが、以下のメールアドレスに「サービス名」に関する資料を添付しご返信いただけますでしょうか。

お忙しいところとは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
(署名)

メールを送る相手の会社が提供しているサービスの資料を請求する際の例文です。

先ほどの例文のように、件名で目的がわかる構成ではありませんが、共通の人物の紹介であることが分かる件名になっているので、スパムメールだと判断されるリスクは低いでしょう。

ただし、紹介先の人物の名前を出してビジネスを行う場合は、その方の了承を得てメールを作成する必要があるので注意しましょう。

恐縮ですが(問合せ)

自社で利用しているサービスの問合せを行うケースを想定した例文です。

件名

貴社製品「サービス名」に関する問合せ

本文


(相手の会社名) 営業部 佐藤様
(自社名)の高橋と申します。

この度は、貴社製品「サービス名」の操作に関して質問させて頂きたくご連絡差し上げました。
突然のメールとなってしまい大変恐縮ではありますが、ご回答いただけましたら幸いです。

今回、ご回答いただきたい内容は以下のとおりです。



突然ご連絡をさしあげました折、大変申し上げにくいのですが、弊社の営業の都合上「◯月◯日」までにご回答頂きたく思います。

ご多忙のところ大変申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
(署名)

すみません(社内での連絡)

社内で面識のない方にメールを送信するケースです。

件名

(自社名) 東京本社 高橋です

本文


△△支社 開発部 佐藤部長
(自社名)営業部所属の高橋と申します。

〇〇に関する資料を送付して頂きたくご連絡差し上げました。

△△支社にお電話を差し上げましたが、佐藤部長が出張のため不在ということで、メールにてご連絡いたしました。突然のメールとなりすみません。

お手数ですが、こちらのメールにご返信をいただく形で資料を送付していただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
(署名)

面識のない相手と言っても社内でのメールの場合は、社外の方とのやり取りと比較して内容が簡潔でも差し支えない場合が多いでしょう。

とは言え、自分の身分を明かす意味でも所属部署やメールを送信した経緯の記載は必須です。

まとめ

面識のない相手に突然メールを送信する場合は、スパム・迷惑メールと間違われないように以下の点に注意しましょう。

  • わかりやすい件名をつける
  • 冒頭で自己紹介をする
  • メールを送信した目的・経緯を簡潔に記載する
  • 宛先や相手の名前に誤字がないか確認する

また、顔を合わせたことがない相手に初めてメールを送る場合は、普段のビジネスメール以上に丁寧な文章を心がけなくてはいけません。

仕事をする上で必須のツールとも言えるメールですが、誤った言葉使いやマナー違反をしてしまうとトラブルに発展する可能性もあります。

ビジネスメールで意識したいポイントは以下の記事にもまとめてありますので是非ご覧ください。

社会人必見!ビジネスメールの正しいマナーと書き方を解説します

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