メール引用の種類と特徴まとめ。引用に関する設定方法も図解します!

2020.12.16 メール

メールの返信する際に、相手の文章を確認しながら文章を作成した経験はないでしょうか。

日時を打診されている時などは、返信する際に相手の文章を間違って記載していないか心配になるものです。

ビジネスなどでメールの返信をする場合は、「引用」を使うと、内容の誤認識を避けられる上に、相手に対しても親切な返信になります。

この記事では、メールで使われるの引用の種類と、iPhoneのメールアプリ、Gmail、Outlookでできる引用の設定を解説しています。

メールの引用とは

メールの引用とは、過去にやりとりをした内容を自分が返信するメールに記載する手法です。

引用をすることで、受信者が文章の詳細を確認するために、過去のメールを開く手間を省くことができるので、ビジネスのマナーとしても覚えておくと良いでしょう。

また、メールの引用には、過去のメールの文章を全て引用する「全文引用」と、必要な所だけを引用する「一部引用」があります。

詳しくは後述していますが、相手の質問に答えるような形のメールでは、部分引用をすることでスッキリしたメールを作成できるでしょう。

メール引用の種類と特徴

ここからは先述した「全文引用」と「一部引用」の特徴をご紹介します。

全文引用

全文引用とは、相手のメールを全て引用して返信する方法です。

また、返信するメールだけでなく、今までの一連のやり取りが引用される方法も全文引用です。

使用しているメールソフトやメーラーによっては、全文引用がデフォルトで設定されているものもあります。

Gmailの場合は、以下の画像のようにグレーの線で返信元の文章が引用されています。

全文引用は、契約などの齟齬や認識の食い違いがあってはいけないやり取りで便利です。

一方で、全文引用をすることでメールが長くなってしまうデメリットもあります。

また、返信する内容が複数ある場合などは、全体引用をすることで返答が分かりにくくなってしまう可能性もあります。

返信しなければいけない内容がいくつかある場合などは、後述する一部引用を活用しましょう。

引用をする際は相手の文章に誤字を見つけても、そのまま引用しなければいけないというルールがあるのも覚えておきましょう。

一部引用

一部引用は、返信するメールの文章の一部を自分のメールに記載する方法です。

引用する際は全文引用と同じく、相手の文章を修正して使うのはマナー違反です。

各メールソフトによって引用を表す記載の方法は異なりますが、一般的には「>」や「>>」を使って、引用した文章と自分の文章を区別します。

送信するメールに相手の文章を引用し回答する形式のことを「インライン形式」と呼び、「>」などの記号はインデント記号と言います。

全文引用と比較して、メールが短くなることや、視覚的に分かりやすいメールを作成できるのが一部引用を使うメリットです。

ただし、引用部分の切り取り方によっては、相手が返信して欲しい部分への返信ができない場合もあるので注意が必要です。

また、ビジネスで一部引用やインライン形式の返信をする場合は、相手に一言お詫びをしておくのがマナーなので、後述する例文を参考にしましょう。

インラインに関する情報は以下の記事にもまとめてあるので、ぜひご確認ください。

メールの「インライン」の正しい使い方と注意点を解説します

メール引用の例

ここからは、例にあげたメールに引用を使って返信する際の例文をご紹介したいと思います。

全文引用の例

件名

Re:新商品開発の打ち合わせ

本文

△△株式会社 高橋様
お世話になります。佐藤です。

開発に関する打ち合わせの調整をしていただき、ありがとうございます。

誠に勝手ではありますが、ご提案いただいた日時ですと、全て別件での予定が入ってしまっており、開催が難しい状況です。

つきましては、以下の日程での開催をご検討していただくことは可能でしょうか。

(1) 12月◯日 11:00~15:30
(2) 12月◆日 15:00~18:30
(3) 12月◇日 16:00~終日

上記の日程ですと、ご都合のよろしい時間帯をお選びいただいた上で、打ち合わせを開催することができます。

開催場所はご提案いただきました所にお伺いいたしますので、お手数ですがご検討ください。

(署名)

>〇〇株式会社 企画開発部 佐藤様

>お世話になっております。△△株式会社の高橋です。
>先日、お電話にてご提案させていただきました、新商品開発の打ち合わせに関してご連絡差し上げます。

>以下の日程・場所での開催はいかがでしょうか。

>【開催場所】〇〇
>【開催日時】 ① 12月◯日 13:00〜14:30
② 12月◆日 10:00〜12:00
③ 12月◇日 15:00〜16:30

>ぜひご検討くださいます様、よろしくお願いいたします。

(署名)

相手への挨拶を兼ねた最初の返信などでは全文を引用すると、スムーズにやりとりをすることができるでしょう。

ビジネスメールの日程調整に関しては、以下の記事にもまとめてあるので、ぜひご参考ください。

日程調整メールのマナーと例文!ビジネスで役立つ候補日の伝え方

一部引用の例

リスケジュールを依頼するメールに返信する形で一部引用の例をご紹介します。

件名

Re:Re新商品開発の打ち合わせ

本文

△△株式会社 高橋様
〇〇株式会社 企画開発部 佐藤です。

ご返信ありがとうございます、こちらこそよろしくお願いします。

以降、インラインでの返信を失礼いたします。

>つきましては、以下の日程での開催をご検討していただくことは可能でしょうか。

>(1) 12月◯日 11:00~15:30
>(2) 12月◆日 15:00~18:30
>(3) 12月◇日 16:00~終日

日程調整の件、かしこまりました。
ご提案いただきました日程で開催ができるよう、調整いたします。

明日中には再度、連絡を差し上げますので、少々お待ちください。

(署名)

一部引用をすることで、このようにスッキリとしたメールを作成することができます。

iPhoneのメール引用設定

ここからは、各メールソフトで行う引用設定の方法を解説します。

最初に、iPhoneに入っているメールソフトでできる引用設定をご紹介します。

上記の画像にあるようなメールに返信をしてみましょう。

iPhoneにデフォルトでインストールされているメールアプリでは、全文引用が設定されているため、上の画像のように引用部分に縦の線が入ります。

iPhoneのアプリでは、この設定をオフにすることはできないので、引用文を消す場合は手動で作業をする必要があります。

一部引用をする場合は、必要な部分だけを選択し、メニューをスクロールすると引用に関する設定ができます。

iPhoneのメールアプリで一部引用をする小技

上記のような方法で一部引用をする以外にも、iPhoneではもっと簡単に一部引用をする方法があるのでご紹介します。

  • 受信したメールを開く
  • 一部引用したい文章を選択する
  • 返信ボタンをタップする

上記の手順で返信をすると、以下の画像のような状態で作成することができます。

複数箇所を一部引用の形にすることはできませんが、一箇所であればこの方法で簡単に一部引用のメールを作成することができるのでご活用ください。

PC版Gmailのメール引用設定

Gmailの返信は基本設定で全文引用がされるようになっています。

引用されないように設定をするには、Gmailの初期設定であるHTML形式から「簡易HTML」と言う形式に変更する必要があります。

簡易HTML形式への変更は以下のURLから設定することができます。

Gmailを標準HTML形式または簡易HTML形式で表示する

引用の設定は可能になりますが、スペルチェックをはじめとするいくつかの機能が使えなくなってしまうので注意しましょう。

Gmailで一部引用をする場合は以下の手順で行います。

  • 引用したい部分をコピー&ペーストする
  • 下部の書式設定ボタンをクリック
  • 引用ボタンをクリック

一部引用の形で返信する場合は、見づらくならないようにデフォルトで設定されている全体引用を削除しておきましょう。

PC版Outlookのメール引用設定

Outlook、Gmailと同じく全体引用が初期設定されていますが、元のメッセージに縦線などの目印は入っていません。

デフォルトで引用部分にインデント記号を入れるには、以下のような手順で設定します。

  • Outlook上部の「ファイル」から「オプション」をクリック
  • 「メール」を選択し「返信/転送」の「メッセージに返信する時」をクリック
  • 〔元のメッセージを残す〕を〔元のメッセージの行頭にインデント記号を挿入する〕に変更する
  • ウインドウ下部のOKをクリック

上記の設定を行うと、返信ボタンをクリックした際に記載されている相手のメッセージにインデント記号が表示されるようになり、引用部と本文が区別されます。

一部引用などでインライン形式の返信をする場合は、必要な部分をコピー&ペーストしてメールを作成しましょう。

まとめ

メールの引用には2つの種類があります。

全文引用は、返信するメールを全て引用し返信する方法で、契約などの誤認識を避けたいメールのやり取りでは便利ですが、文章が長くなってしまうデメリットがあります。

一方の一部引用は、質問の回答をする場合などに使われます。このような形の返信はインライン形式とも呼ばれており、引用部分に使われる記号や線はインデント記号と言います。

ビジネスでインライン形式を使う時は、相手に一言添えるのがマナーなので注意しましょう。

引用の設定は使用しているメールソフト・メーラーによって異なっており、最初から全文引用の形になっているものが多いです。

また、メールで引用をする場合は全文、一部引用に関わらず、引用元の文章を変えてはいけません。

誤字やミスと思われる文を見つけたとしても、引用の際は直さずに記載しましょう。

メールの内容によって全文引用と一部引用を使い分け、スマートかつ誤認識のないやり取りを心がけましょう。

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