最近では、チャットやビデオ会議などが普及しており、リアルタイムでのコミュニケーションが増えてきました。
それでもメールはビジネスの現場で欠かせない手段として利用されています。特に、顧客対応や社内の重要な通知、契約書類の送付など、正式なコミュニケーションには、今でも多くの企業がメールを活用しています。
一方、メールは運用方法を間違えると、逆に業務効率が落ちてしまうことも考えられます。
- 「大量のメールをうまく管理できない」
- 「大事なメールが見落とされる」
- 「セキュリティが不安」
上記のような問題に直面している企業も多いのではないでしょうか。
この記事ではビジネスシーンで使えるおすすめのメールソフトや、無料・有料ソフトの違い、さらに大量のメール配信を効率化する方法について紹介していきます。
目次
メールソフト・Webメール・メーラーの違い
まず、メールソフトの基本的な役割や、他の形式（Webメールやメーラー）との違いを整理しておきましょう。
前提として、これらの用語の定義は厳密に定められているものではありません。本記事ではわかりやすく以下のように区別して説明していきます。
メールソフトとは
メールソフトとは、PCやスマートフォンにインストールして使用するアプリケーションです。代表的なものはMicrosoftが提供しているOutlookです。メールの送受信だけでなく、管理・アーカイブ・フィルタリングなどのさまざまな機能があります。
ビジネス向けのメールソフトには、カレンダーやタスク管理、連絡先管理などの業務の効率化に役立つ機能が多数搭載されているものもあります。
ビジネス向けのソフトはウイルス対策やスパムフィルタ機能が充実しており、機密情報を含むメールでも安心して送受信できるようになっています。
Webメールとは
Webメールとは、ブラウザ上で使用できるメールサービスのことを指します。
代表的なものにGmailやYahoo!メールがあります。Webメールの最大の利点は、インターネットさえあればどのデバイスからでもアクセスできることです。外出が多い営業担当者や、リモートワークをしているビジネスマンにとっては非常に便利です。
一方、Webメールのデメリットは、常にインターネット接続が必要であることです。オフライン環境ではメールの送受信ができず、メールデータはクラウド上に保存されるため、PCやスマホのデータにアクセスできない状況も発生します。
メーラーとは
メーラーとは、SMTP（Simple Mail Transfer Protocol）、POP3（Post Office Protocol）、IMAP（Internet Message Access Protocol）などの特定のプロトコルを使ってメールの送受信を行う、非常にシンプルなメールクライアントです。
メーラーの大きな特徴は、動作が軽く、システムリソースをあまり消費しないことです。そのため、古いパソコンやスペックの低いデバイスでも快適に利用できる点が魅力です。
実際にはGmailやOutlookをメーラーと呼ぶケースも少なくないため、メールソフトやWebメールの機能の一部にメーラーが組み込まれている、と考えてもよいでしょう。
【2024年最新版】無料＆有料のおすすめメールソフト8選
ここからは、無料および有料のおすすめメールソフト＆WEBメールを8つ紹介します。
Microsoft Outlook
Microsoft Outlookは、多くのビジネスユーザーに選ばれているメールソフトです。
カレンダーやタスク管理機能が統合されており、メールの送受信だけでなく、チーム全体でのスケジュール共有がしやすい点が特徴です。Exchangeサーバーと連携すると、さらに便利になります。セキュリティも強固で、スパムフィルタや暗号化機能も充実しています。
- Microsoft 365との高い連携性（カレンダー、タスク管理など）。
- ビジネス利用に最適で、豊富な機能を持つ。
- 強力な検索機能とルール設定でメール管理が効率的。
Outlookは多機能で便利ですが、操作が複雑で初心者には扱いにくい場合があります。また、大量のデータで動作が遅くなりやすく、サブスクリプションが必要なためコスト面でも負担があるのが弱点です。
- 操作が複雑で初心者にはハードルが高い。
- 大量データで動作が遅くなる場合がある。
- 有料サブスクリプションが必要になる場合がある。
公式サイト：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook
Gmail
GmailはGoogleが提供する無料のメールサービスで、クラウドベースで利用できます。Gmailは、無料でありながら非常に高機能で、GoogleカレンダーやGoogleドキュメントといった他のGoogleサービスとの連携がスムーズです。
大容量のストレージを提供しており、スパムフィルタリング機能も優れています。
- クラウドベースでどこでも利用可能。
- 強力な検索機能とスパムフィルタがある。
- 他のGoogleサービス（ドライブ、カレンダーなど）と連携がスムーズ。
Gmailは直感的で使いやすいですが、大量のメール管理がしにくく、高度な整理機能やカスタマイズ性に欠けることがあります。また、Googleアカウントに依存しているため、アカウント停止のリスクが弱点と言えます。
- 大量のメールを整理するのがやや手間。
- カスタマイズ性が低く、拡張が限られる。
- Googleアカウント停止のリスクがある。
公式サイト：https://mail.google.com/
iCloud Mail
iCloud Mailは、Appleが提供する無料のメールサービスで、iPhoneやiPad、MacなどのApple製品とシームレスに連携します。
iCloudアカウントを持っていれば誰でも利用可能で、メール、カレンダー、連絡先、タスクを統合管理できます。デバイス間でのデータ同期がスムーズです。
- Apple製品間での同期がスムーズ。
- シンプルで直感的なインターフェース。
- プライバシー保護に配慮されている。
iCloud MailはApple製品との連携がスムーズでシンプルですが、カスタマイズ性が低く、他のプラットフォームやメールクライアントとの互換性に制限があるのが弱点です。また、大量のメール管理や検索機能がやや弱い点も指摘されています。
- カスタマイズ性が低い。
- 他プラットフォームとの互換性が限定的。
- 検索や大量メール管理がやや弱い。
公式サイト：https://www.icloud.com/mail
Thunderbird
Thunderbirdは、Mozillaが提供する無料のメールソフトです。オープンソースであり、アドオンを使ってさまざまな機能を追加できるため、カスタマイズ性に優れています。セキュリティ機能も高く、ビジネスシーンでも安心して利用できます。
- 無料でオープンソース、広告がない。
- アドオンで機能を自由に拡張可能。
- ローカルストレージでオフラインでも利用できる。
Thunderbirdは無料で柔軟性が高いですが、インターフェースがやや古く、初心者には直感的でないことがあります。また、モバイル版が存在せず、デバイス間での同期が手間になるのが弱点です。
- インターフェースが古く感じられる。
- 初心者にはやや操作が難しい。
- モバイル版がなく、同期が手間。
公式サイト：https://www.thunderbird.net/ja/
eM Client
eM Clientは、使いやすさと高機能を兼ね備えたメールソフトです。直感的なインターフェースにより、初心者でも簡単に操作できます。
メール、カレンダー、タスク、連絡先の統合管理が可能で、効率的な情報管理ができるのが特徴です。
- 洗練されたデザインとシンプルな操作性。
- カレンダーやタスク管理が統合されている。
- 多くのメールプロバイダーと互換性がある。
eM Clientは洗練されたデザインと多機能が魅力ですが、無料版ではアカウント数が制限される点が弱点です。
- 無料版ではアカウント数が制限される。
- 大量データを扱うと動作が遅くなることがある。
- 特定の機能が有料版限定。
公式サイト：https://emclient.jp/
Mailbird
Mailbirdは、シンプルで直感的なインターフェースが魅力のメールソフトです。
複数のメールアカウントを一元管理できるため、複数のアカウントを持つビジネスユーザーに適しています。また、SlackやGoogleカレンダー、Dropboxなどのアプリケーションとも連携可能です。
- 洗練されたUIとアプリ連携の豊富さ。
- シンプルで直感的な操作が可能。
- 生産性向上のための統合ツール（カレンダー、メモなど）が便利。
Mailbirdは直感的でアプリ統合が豊富ですが、無料版ではアカウント数が制限され、日本語対応が不完全な場合があります。また、モバイル版がないためデバイス間の利用に制約があります。
- 無料版ではアカウント数に制限がある。
- モバイル版がなく、デバイス間の利用が制約される。
- 日本語対応が不完全な部分がある。
公式サイト：https://www.getmailbird.com/
Spark
Sparkは、Mac、iOS、Androidで利用可能な無料のメールアプリです。チームでのメール管理を強化する機能が充実しており、共有メールボックスやメッセージの共同作業が可能です。多くのメール分類機能により、重要なメールを見逃すことなく、効率的に処理できます。
- チームでのメール共有や共同作業機能が充実。
- スマートインボックスでメールを効率的に整理可能。
- クロスプラットフォームで利用可能。
フォルダやラベルの概念がなく、従来型のメール管理に慣れたユーザーには戸惑いがちです。また、複数アカウントの設定がやや分かりにくい点が弱点です。
- フォルダやラベルの概念がなく、慣れが必要。
- 複数アカウントの設定が直感的ではない。
- チーム機能を利用するにはサブスクリプションが必要。
公式サイト：https://sparkmailapp.com/ja
Sylpheed
Sylpheedは、軽量な無料メールソフトで、WindowsやLinux環境で使用できます。
操作がシンプルで、古いPCやスペックの低いデバイスでも快適に動作するのが特徴です。基本的なメール機能に特化しており、シンプルなメール管理を求める方に適しています。
- 軽量で高速、安定した動作。
- シンプルなデザインで古いPCでも快適に利用可能。
- メール管理がローカルベースで安全。
Sylpheedは軽量で動作が速く安定していますが、インターフェースが古く、現代的なメールクライアントに比べてデザイン性や利便性に欠けます。また、他のアプリやサービスとの連携が限られているのが弱点です。
- インターフェースが古く、現代的ではない。
- 他のアプリやサービスとの連携が弱い。
- 初心者には操作がやや難しい場合がある。
公式サイト：https://sylpheed.sraoss.jp/ja/
無料のメールソフトと有料のメールソフトの違い
メールソフトには無料で使えるものと有料のものがあります。ここでは、両者の違いについて解説します。
大きくまとめると以下のようになります。
- 無料ソフト：コストを抑えたい個人ユーザーや基本機能で十分な人向け。
- 有料ソフト：高度な機能やサポート、セキュリティが求められるビジネスやヘビーユーザー向け。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
機能の範囲
無料版のメールソフトは機能が限定的で、基本的なメール送受信機能のみである場合が多いです。ルール設定やフィルタリングといった高度な整理や連携機能は制限される場合が多いです。
また、一部広告が表示される場合があります。
一方、有料版は暗号化・カスタムルール・CRM統合などといった高度な機能が利用可能です。スケジュール連携、分析ツールなどのビジネスに特化した仕様のツールが含まれることも多くあります。
基本的に広告が非表示であることも有料版の特徴です。
サポートのレベル
無料版のメールソフトでは、サポート体制が基本的に限定的です。FAQやフォーラムなどのセルフサポート形式が主流で、問題解決には時間や労力がかかる場合があります。直接的な問い合わせが難しいことが多く、初心者やトラブル対応に慣れていない人にとってはハードルとなることがあります。
一方、有料版では専用のカスタマーサポートや優先対応が提供されることが一般的です。迅速な問題解決や詳細なサポートが受けられるため、特にビジネス利用や重要なメールを扱う場合には安心感があります。
アカウント数やストレージの制限
無料版のメールソフトでは、使用できるアカウント数やストレージ容量に制限があることが一般的です。例えば、eM Clientの無料版ではアカウント数が2つまでとされており、複数のメールアカウントを管理するには不向きです。また、ストレージの容量が不足しやすく、メールの保存や整理に不便を感じる場合もあります。
有料版ではこうした制限が大幅に緩和されます。無制限のアカウント数や大容量ストレージが提供されることが多く、大量のデータを扱うユーザーやビジネス用途に適しています。
セキュリティ機能
無料版のメールソフトでは、SSL/TLS暗号化やスパムフィルタといった基本的なセキュリティ機能は備えていますが、それ以上の高度なセキュリティ機能が不足していることがあります。特に、エンドツーエンド暗号化や多層認証といった企業向けのセキュリティ対策は対応していない場合が多いです。
一方有料版では、より高度なセキュリティ機能が提供されます。データ保護に特化したエンドツーエンド暗号化や、ビジネスでの利用を想定した多層的なセキュリティ対策が含まれており、プライバシー保護が重要なシーンで安心して利用できます。
カスタマイズ性
無料版のメールソフトでは、ユーザーインターフェースや機能のカスタマイズが制限される場合が多いです。特定のニーズに合わせた柔軟な調整や、アドオンを使った機能拡張が限られることがあります。
有料版はこうした制限が緩和され、UIや機能を細かくカスタマイズすることが可能です。ビジネス用途に応じたドメインメールのカスタマイズや、特定の業務フローに対応するアドオンを利用することで、より効率的なメール管理が実現できます。
メールソフトの選び方
メールソフトは導入や使用感になれるのに一定の時間的コストがかかります。もし企業で新しいソフトをまとめて導入することを検討中なら、以下のことを参考にしつつ慎重に選びましょう。
自社の課題を明確にする
まず、メールソフトを選ぶ際には、自社のコミュニケーションにおける課題を明確にすることが大切です。以下にいくつかの例を紹介します。
チームでの連携が課題の場合
チームでの情報共有や予定管理が必要であれば、MicrosoftのOutlookがおすすめです。Outlookは、メールの送受信だけでなく、カレンダーやタスク管理機能が統合されているため、チーム全体でのスケジュール管理が容易に行えます。
特に、MicrosoftのExchangeサーバーと連携することで、組織全体でのメールや予定の共有がスムーズに行える点が大きなメリットです。
コストを抑えたい場合
コストを重視しつつも十分な機能が必要であれば、Gmailが適しています。Gmailは、GoogleドキュメントやスプレッドシートなどのGoogleツールと連携しやすく、個人利用から企業まで幅広く使用されています。
クラウドベースのため、インターネットがあればどこからでもアクセスでき、強力なスパムフィルタリング機能も無料で利用できます。
カスタマイズしたい場合
カスタマイズ可能なメールソフトを希望するなら、Thunderbirdがおすすめです。Thunderbirdはオープンソースのソフトウェアであり、さまざまなアドオンや拡張機能を追加して、自分好みに設定できます。高度なセキュリティ機能も搭載しているため、ビジネスでの利用にも適しています。
使用目的を明確にする
課題がわかったら、具体的にソフトを何に使いたいかを整理します。「ソフトを使ってどこまでの業務範囲をカバーしたいのか」と言い換えてもいいかもしれません。
- 単純なメール送受信が主目的なのか？
- スケジュール管理やタスクの共有も含めたいのか？
- クライアント管理（CRM）との統合が必要なのか？
こういった使用目的が明確になることで、選択肢が絞り込めます。
必須機能と優先順位をリストアップする
利用目的に基づき、ソフトに必要な機能をリストアップします。
- 必須機能：セキュリティ、メール検索、アカウント管理、クラウド同期。
- 優先機能：カレンダー連携、タスク管理、チームコラボレーション。
まずは必須機能を全て満たすソフトを洗い出し、優先機能がいくつ含まれているかを参考に絞っていくとよいでしょう。
コストと予算を確認する
無料版で十分なのか、有料版を検討すべきかを決めます。小規模企業や個人事業主は無料のメールソフトでも十分な場合が多いです。
中規模以上やビジネスモデル上高いセキュリティが求められる場合は有料版を検討しましょう。その際、単純な料金だけでなく サブスクリプション型か買い切り型かといった支払いシステムもチェックしましょう。
候補となるメールソフトを比較する
これらの手順を踏まえて、上記の比較を参考に、自社に合ったメールソフトを選びましょう。
ちなみに、メールソフトは一斉配信には不向きです。大きな目的として一斉配信がある場合は「メール配信システム」を選びましょう。
以下で詳しく解説します。
メールソフトは大量のメール配信には不向き
メールソフトは個人のタスク管理やスケジュール管理、チーム内での共有には非常に適していますが、外部に向けた一斉配信には向いていないケースが多いです。
一般的なメールソフトや無料のメールサービスを使用して大量のメールを一度に送信すると、多くの問題が発生します。
ここではメールソフトを利用する場合のビジネス上のリスクについて解説します。
到達率の低下
無料のメールソフトでは、大量のメールを送信するとスパムフィルタに引っかかりやすく、メールが届かない可能性が高まります。また、GmailやOutlookといったメールソフトは1日の送信数制限が500通と決められています。
上限を超えて送ろうとした場合、そのほかの重要なメールも送れなくなってしまうので十分に注意しましょう。
参考記事：Gmailで一斉送信をする方法を解説！グループ作成やCc･Bccの使い分けも紹介
作業効率の悪化
BCCを使って手動でメールを送信するのは時間がかかり、作業ミスも発生しやすいです
業務効率を向上させるためにメールソフトを導入したのに、かえって作業が増えてしまっては本末転倒ですね。
セキュリティリスク
手動で送信先アドレスを間違えると、個人情報が流出してしまうリスクがあります。特にCC・BCCの入れ間違いによる情報漏洩は非常に多いので気を付けましょう。
場合によっては法的措置も取られるリスクですので、ビジネスでメールソフトを利用する場合はセキュリティ対策の万全なソフトを導入し、人的ミスが起きないフローを整えましょう。
大量メール配信にはメール配信システムがおすすめ
メールソフトでの一斉送信は不便なだけでなく、様々なリスクも存在します。「メール配信システム」はメーラーやメールソフトと組み合わせて利用することでそのリスクを大幅に軽減してくれます。ここでは、メール配信システムのメリットについて説明します。
メール配信システムを使うメリット
メール配信システムには様々なメリットがあります。ここではメール配信サービスを使ってメルマガを送るメリットを紹介します。
スパムフィルタ対策が充実している
メール配信システムにはドメイン認証などセキュリティに特化した機能が備わっています。また、信頼度の高いIPアドレスを保有していることも多く、通常のメーラーで配信を行うよりも到達率が高くなります。
宛先リストの管理が容易
メール配信システムにはセグメント配信機能がついていることが多く、送信先を容易に調整できます。Gmailなどのメーラーでも可能ではありますが、誤送信等のリスクがあるので、あまりおすすめのやり方ではありません。
セキュリティ上のリスクを抑えられる
誤送信やCC/BCC間違いといった人的エラーから生じる情報漏洩といったリスクも最小限に抑えられます。
大量のメールを一度に効率的に送信できる
メール配信システムは多くの場合、大量送信に適したサーバーを使用しているので、一度に大量のメールを送ることができます。また、有料サービスの場合、送信通数やアドレス数に応じて料金が設定されているので、自分に合ったシステムを導入すれば、低価格で大量のメール配信が可能です。
特にブラストメールは、アドレス数に応じた料金プランなので、配信数の少ないメールマーケティング初心者にもお得に使えるサービスです。
配信の分析ができる
メール配信システムは多くの場合、到達率や開封率、クリック率といった指標の分析が可能です。
特にビジネス利用でメールを送りたい場合、施策の効果測定は必須です。通常のメーラーを使った一斉送信ではどれだけ届いたか、何人が開封したか、といったデータが全く取れません。
一斉メールを送りたい人にはメール配信システムの利用を強くお勧めします。
関連記事：メール配信システムおすすめ比較20選！専門家が図解とランキング形式で解説
メール配信システムの選び方
メール配信システムには多様なサービスがあるので、自分に合ったサービスを選ぶことが大切です。
ここでは、メール配信システムを選ぶ時のポイントについて解説します。
配信先の安全性と到達率
到達率も非常に重要です。SPF（Sender Policy Framework）やDKIM（DomainKeys Identified Mail）といった、メールの正当性を保証するための認証プロトコルに対応していないと、メールがスパム扱いされる可能性が高くなります。
特にGmailは送信者ガイドラインもアップデートされているので、これらの対策がなされているシステムを選ぶのは必須といえるでしょう。
関連記事：【解決策】2024年2月よりGmailガイドラインが変更！1日5000件以上の配信は対応必須！
サポート体制
メールの一斉送信は個人情報を扱う非常にデリケートな領域なので、万が一の際のサポート体制は非常に重要です。特にチャットサポートや電話サポートといった、リアルタイムのサポートが提供されているか、日本語でのサポートがあるかは重要なチェックポイントになりえるでしょう。
配信規模と料金プラン
メール配信システムは、配信規模によって最適な料金プランが異なります。少量のメールであれば無料プランでも十分ですが、配信リストが増えたり、頻繁にメールを送信する場合は有料プランをお勧めします。
機能の充実度
メール配信システムには、セグメント機能や効果測定など、様々な付加機能が用意されています。必要な機能が揃っているか確認しましょう。
また、不必要な機能がついていることで、金額が高くなっているケースもあります。本当に自社で必要な機能は何かを考えたうえで、必要最低限のプランを選ぶことをおすすめします。
使いやすさ
メルマガ初心者の場合、いきなり高度なデザインの入ったメールを0から作成するのは非常に難易度が高いです。また、管理画面の見やすさも、メルマガの運用をしていく上では非常に大切です。
無料トライアルやFreeプランを提供しているサービスは、実際に使ってみることができるので、自分に合ったサービスを探すのに役立つでしょう。
メール配信システムならブラストメール(blastmail)
ブラストメールは、14年連続で顧客導入シェア1位を獲得している信頼性の高いメール配信システムです。さまざまな業種や官公庁でも利用されており、定番のメール配信システムとして広く知られています。
配信速度が高く、到達率が非常に高い点が魅力です。最も安いプランなら、月額4,000円で導入することができます。
効果測定機能はもちろん、セグメント配信や豊富なテンプレート、HTMLメールエディタなど、基本的な機能はすべて揃っています。
「一斉送信をするケースがよくある」「たくさん機能があっても使いこなせない」といった方にはブラストメールがおすすめです。
無料トライアルも用意されているので、まずは試してみることをお勧めします。
メールソフト利用の利用で返信漏れなどの課題がある場合
メールソフトの利用者が以下のような課題を抱えているのも事実です。
- メールの返信漏れが発生している
- メールの二重対応が発生している
- 必要なメールがなかなか見つからない
一つのアカウントを共同利用しているとこのような問題はよく発生します。
また、アカウントの共同利用をしていなかったとしても個人でメールアドレスを保有しており、顧客とのやりとりを個人アドレスだけで行っている場合は、急な欠勤や長期休暇の際に顧客対応ができなくなってしまいます。
そこでおすすめしたいのが、複数人でのメール管理に特化したメール共有システム「メールディーラー」です。
チーム全員のメールを対応状態やどのメールに誰が対応しているのかリアルタイムで共有できるだけでなく、セキュリティ対策機能も充実しており、誤送信防止チェックや添付ファイルURL化、送信キャンセルなど多岐にわたる機能が揃っています。
複数人でのメール管理や問い合わせ対応でお困りの方におすすめです。
まとめ
ビジネスにおけるメールソフトの選び方は、業務効率を左右する非常に重要ですよね。
この記事で紹介した無料・有料のメールソフトの中から、自社のニーズに最適なものを選んでください。
また、大量のメール配信が必要な場合は、ブラストメールのような有料のメール配信システムを導入することも検討してみるのもいいかもしれません。
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