イベント告知メールの書き方完全ガイド【コピペOKな例文・件名テンプレート付】

イベントやセミナーの開催が決まった際、集客の要となるのが「告知メール」です。しかし、いざメールを作成しようとすると「どのような件名なら開封してもらえるのか」「いつ送るのが効果的なのか」と悩んでしまう担当者の方は少なくありません。

また、多数の顧客に一斉送信する際、BCC設定ミスによる情報漏洩リスクに不安を感じる方も多いはずです。告知メールは単に開催情報を伝えるだけでなく、読み手の参加意欲を掻き立て、実際の行動（申し込み）に繋げるための戦略的な文章構成が求められます。

この記事では、集客効果を高める告知メールの書き方のコツから、シーン別にそのまま使えるテンプレート（例文）、そして参加率を底上げするためのリマインド配信のテクニックまでを網羅的に解説します。

イベントの開催前は一斉メールの配信準備を

不特定多数の利用者が集まるイベントを開催する場合、利用者の連絡先をまとめた名簿の作成などが推奨されています。

東京都防災ホームページ

上記のリンクは、2021年11月30日までの「基本的対策徹底期間」に関するページですが、11月30日が過ぎた後も同様の対応が求められることが予想されます。また、埼玉県朝霞市で行われたイベント「ASAKA STREET TERRACE」に関するアンケートでは、コロナ対策とイベントについて以下のような回答になりました。

緊急事態宣言が解除されたとはいえ、イベント利用者のコロナ対策への関心は高く、利用者がイベントの満足度を決める指標の中に、コロナへの対応という項目があるようにも感じられます。

先述の通り、イベントを開催する際は感染拡大防止の取り組みとして、消毒・検温の徹底だけでなく、感染の可能性がある方への追跡調査を行うため、一斉メールの配信準備をしておくことが望ましいとされています。

ここからは、イベントで一斉メールを送信する意味や、使用するツールについて解説していきます。

なぜ一斉メールを送信するのか

イベントの開催でコロナウイルスの感染者が発生した場合に、一斉メールを送信するのには以下のような理由があります。

関東や地方都市部などの自治体では、イベントの開催制限が設けられており（2021年11月現在）要請を無視したイベントの開催は社会的な非難を浴びてしまう可能性も考えられます。千葉県が設けている「イベントの開催制限等について」では、3密の回避徹底や、連絡先を記載した参加者名簿の作成が求められています。

連絡先として、電話番号や住所を把握しておくという手段もあります。しかし、実際に感染が発覚し利用者に連絡をしなければならなくなった場合、電話や手紙よりもメールの方が手間が少ない上に、迅速な連絡が可能になります。

そのため、イベントの開催時は利用者のメールアドレスを把握し有事の際に備えるのが一般的になっています。

一斉メールを配信する媒体は？

コロナウイルスの感染者との接触を知らせるアプリ「COCOA」が開発され政府からも利用が推奨されていますが、ご存知の通りCOCOAはさまざまな不具合が報告されています。2021年6月時点では、導入から1年が経つにも関わらず陽性の申告に使った方は全体の2%に留まっていたそうです。

東京新聞「要請申告者の利用はわずか2％ コロナ接触確認アプリ『COCOA』導入から1年」

そこで、COCOAに代わる追跡調査・報告を行う媒体として活用されているのが、メール配信ソフトです。元々、メール配信ソフトはメルマガのような集客や、連絡網などで一斉送信をする際に利用されていた媒体です。

GmailやOutlookのようなウェブメール・メーラーで一斉送信をすることもできますが、メール配信ソフトを使った一斉送信には以下のようなメリットがあります。

メールの一斉送信では、宛先の設定ミスによる誤送信に注意が必要です。

誤送信とはBCCに設定すべき宛先をCCやTOに設定しメールを送信してしまうもので、誤送信をしてしまった企業は個人情報の管理体制を問われ、罰金刑などが課せられる可能性もあります。

メール配信ソフトを利用した一斉送信は、宛先が自動でBCCに設定されるためその心配はありません。また、イベント利用者のメールアドレスは空メールの送信で自動登録することもできます。メールを使った配信リストの追加方法は後ほど詳しく解説しています。

【コピペOK】シーン別・イベント告知メールテンプレート

イベント告知メールの作成で最も悩み時間がかかるのが本文の構成です。ゼロから文章を考えるのは大変ですが型が決まっていれば必要な情報を埋めるだけで質の高い案内文が完成します。ここでは利用シーンに合わせて少し書き換えるだけですぐに使える実用的なテンプレートを3つ紹介します。

新規リード向け：興味喚起重視のセミナー案内

まだ関係性が浅い新規リード層に対しては「売り込み」と感じさせない工夫が必要です。自社の商品アピールよりも相手が抱えている課題に寄り添い、その解決策が得られる場であることを強調しましょう。

既存顧客向け：展示会・交流会の招待状

すでにお取引がある既存顧客への案内では日頃の感謝を伝えるとともに「特別感」を演出することが大切です。招待客限定の特典や新情報の先行公開といったメリットを提示することで来場意欲を高めます。

開催直前：参加率を高めるリマインドメール

申し込みをしたものの当日になってうっかり忘れてしまう参加者は意外と多いものです。開催の前日や当日の朝にリマインドメールを送ることで欠席率を大幅に下げることができます。参加URLや日時を再掲しスムーズに参加できるよう配慮しましょう。

集客効果を最大化する「配信タイミング」と「件名」のコツ

テンプレートで中身を整えるだけでなく「いつ送るか」「どう見せるか」という配信戦略も集客成功のカギを握ります。ここでは開封率と申し込み率を底上げするためのテクニックを解説します。

ベストな配信スケジュール（2週間前・1週間前・前日）

イベント告知メールは1回送って終わりではありません。たまたまメールを見逃していたり興味はあるけれど後で申し込もうと思って忘れていたりする読者が必ず存在します。効果的なのは開催日から逆算して複数回アプローチすることです。

まずは「2週間前」に初回の告知を送り認知を広げます。次に「1週間前」に再度案内を送り検討中の層へ決断を促します。そして最後に「前日または当日朝」にリマインドを送ることで直前の申し込みや参加漏れを防ぎます。このように段階的に接触回数を増やすことで読者の意識にイベントの存在を刷り込み参加率を高めることができます。

スマホで読まれる「件名（タイトル）」の文字数とキーワード

BtoBビジネスであってもメールをスマートフォンで確認する人は増えています。スマホのメール一覧画面で表示される件名の文字数は一般的に15文字から20文字程度です。そのため30文字以上の長い件名をつけると後半部分は省略されて読まれません。

重要なのは「最も伝えたいキーワードを件名の左側（冒頭）に配置すること」です。「【無料】」や「残席わずか」といった引きのある言葉やイベントの核心となるテーマを先頭に持ってくることで、一瞬でスクロールされるスマホ画面の中でも指を止めてもらえる確率がグッと上がります。

イベントでメール配信ソフトを使った一斉メールを送信するには

実際にメール配信ソフトを使ってメールを配信する際の手順を解説します。

メール配信ソフトにはいくつかの種類がありますが、今回は「ブラストメール」の無料体験期間を利用し、実際の画面を確認しながら解説をしていきます。

登録フォーム・解除フォームの設定

まずは空メール登録に登録・解除フォームを作成します。

ブラストメールでは、デフォルトのデザインも用意されているので、そのままお使いいただけます。

また、QRコードに変換することもできるので、イベントのパンフレットやポスターに添付しアドレスを登録してもらうこともできます。

パンフレットの配布などがある場合は、この方法が一番簡単そうです。

「空メール」のボタンをクリック

空メール用のアドレスを取得するために、画面左上にある「空メール」のボタンをクリックします。

取得したい情報がメールアドレスのみの場合は、赤枠で囲ったメールアドレスに利用者がメールを送信するだけで、自動的にリストにアドレスが追加されます。

赤枠部分のメールアドレスをコピペし、ホームページに添付するなどして、ワンクリックでメールを配信することができるように工夫しておきましょう。

デフォルトでは、氏名を記載してもらう欄はありますが、そのほかの項目が必要な場合は、左にあるバーの「項目設定」で事前に必要項目にチェックをしてください。

空メールの送信

実際に空メールを送信するのは利用者なので、イベントの運営者には直接関係ありませんが、利用者目線で画面の確認をしてみましょう。

今回はGmailを使って、先程の赤枠で囲んだアドレスにからメールを送信しました。

すると、本登録用のURLが入ったメールが送信されます。

URLをクリックすると、本登録の確認画面に移ります。

画像下部の「登録」ボタンをクリックすると、自動的に配信リストにメールアドレスが登録されます。

これで、一斉送信をする準備は完了です。

Gmailなどを使って一斉送信をする場合は、アドレスをリストに登録する作業を全て手作業でやらなければいけなくなるので、参加者全員分のアドレスを管理するのはかなりの手間です。

また、無料で利用することができるメーラーは、1日に送信できるメールの数に上限が設定されている場合がほとんどなので、参加者の人数によっては1日で配信できない可能性もあります。

イベントを開催するときは万が一のことも考えて、感染者が発生した時にできるだけ迅速に感染拡大を抑える取り組みを準備しておくのが運営の責任でもあります。

ウィズコロナの時代に対応し、安心安全なイベント運営を心がけましょう。

一斉送信ならメール配信システムを活用する

イベントの告知メールは数百件から数千件規模の一斉送信になることが珍しくありません。これを普段使っているOutlookやGmailのBCC機能で行うのは非常にリスクが高く非効率です。宛先間違いによる個人情報漏洩事故を防ぎ、かつ確実に案内を届けるためには専用のメール配信システムを利用するのが最も安全で確実な方法です。

メール配信システムを使うメリット

配信システムを導入することで得られるメリットは誤送信防止だけにとどまりません。イベント集客を成功させるために不可欠な以下の機能や効果が期待できます。

おすすめのメール配信システム「ブラストメール」

数ある配信ツールの中でも特におすすめなのが15年連続顧客導入シェアNo.1の実績を持つ「ブラストメール」です。

専門知識がいらない直感的な操作画面が特徴で、初めて配信システムを使う方でもマニュアルなしで簡単に使いこなせます。初期費用を抑えた月額4,000円からの低価格で利用でき、イベント告知に最適なテンプレートも豊富に揃っています。まずは無料トライアルで実際の使い勝手や配信スピードを体験してみてください。

公式サイト：シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」

まとめ

コロナウイルスの蔓延に伴い、ビジネスはウィズコロナを意識した計画や準備が必要になりました。

感染者数が落ち着いてきたとしても感染予防が不必要になるわけではなく、自治体が求める要件に沿ってイベントや店舗を運営していかなければなりません。自治体が求める要件の中には感染防止の取り組みだけでなく、開催したイベントなどでコロナの感染が確認された際の対応についても記載されています。

各自治体が定めるイベント開催時の要件では「参加者の連絡先を記載した名簿の作成」が求められています。「連絡先」の中には電話番号や住所も含まれますが、連絡の手軽さやスピードを考慮するとメールアドレスを記載した名簿を作成するのが最も効率が良いでしょう。参加者のメールアドレスを管理しておくことで、一斉メールを送信しコロナ患者の発生を連絡することができます。

一斉メールを送信する際は、Gmailのような配信制限があるメーラーではなく、メール配信ソフトを使い迅速かつ確実にメールを届けることができる準備をしておくことも大切です。メール配信ソフトを利用することで、メールアドレスの空メール登録や、アドレス登録のための専用QRコードなどを作成することもできます。

いちいちアドレスを手打ちする必要がないので、名簿の作成も簡単です。またメール配信ソフトは、今回のようなケースだけでなく、メルマガ配信のような集客でも利用されているため、普段の集客活動に役立てることもできます。

ウィズコロナの時代に対応し、利用者が安心して参加することができる準備を進めましょう。

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