メールを一斉送信する際のマナーをケース別に解説!

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2021.05.07 メール配信

メールを一斉送信する際のマナーをケース別に解説!

プロジェクトの進捗報告やキャンペーンの告知、社内の情報共有など、ビジネスをしている中でメールの一斉送信をする場面は多くあります。

同じ一斉送信といえど、送る相手によっては挨拶の文面や言葉遣いなどのマナーが若干異なります

特に、社外に向けてメールの一斉送信をする場合は、文章のマナーだけでなく、CC・BCCの使い方にも注意をしなければなりません。

メールでのマナー違反は、自分や会社の評価に影響が出る場合もあるので注意が必要です。

この記事では、ビジネスメールで一斉送信をする場合のマナーをケース別に解説しています

受け取った人が不快にならない、丁寧で分かりやすい文章を心がけ、社会人として恥ずかしくないメールを作成しましょう。

メールで一斉送信をする際のマナー

メールの一斉送信をする際に意識すべきポイントを解説します。

なお、ここでの一斉送信の定義は「同内容のメールを複数の宛先に送る場合」としています。TOやCCの宛先が複数名いる場合でも、不特定多数の方にメルマガを配信する場合でも共通のマナーとなりますので、しっかり抑えておきましょう。

送信相手の宛名を記載する

一斉送信の場合も、通常のビジネスメールと同じく送信相手の会社名などを記載します

一斉送信の場合、「関係者各位」や宛名を入れていないパターンもありますが、ビジネスメールのマナーとしては宛名はあった方が良いです。

宛名を入れる際はメールの文頭に相手の会社名・部署・役職・氏名の順番で記載しましょう。

ただし、TOに設定されている宛先が多い時は、かえって読みづらいメールになるので、一人ひとりの宛名は記載しない方が良いでしょう。

宛名が多くなりすぎると、本文に入るまでが長くなり、ビジネスの要件を伝えるメールとしては不適切となります。

  • 関係者各位
  • 新規プロジェクト〇〇メンバー各位

といった言葉を使ってまとめましょう。

宛名は役職順で記載する

先述した宛名は、基本的には役職が上の方から順番に記載するようにしましょう。

ただし、自社の社員の場合は、役職が上でもクライアントや取引先の後に記載しなければならないので注意してください。

BCCに設定した宛先は本文に記載しない

BCCとは「Black Carbon Copy」の略称で、BCCに設定した宛先は受信者には分からないようになっています。

BCCはTOやCC以外にメールを共有したい相手に念のためメールを把握して貰いたい場合に使うか、一斉送信の宛先全てをBCCに設定して送るかのいずれかで利用するかと思います。

どちらの場合であっても、BCCに設定した対象の宛先は本文に記載しないようにしましょう。BCCに設定したアドレスは受信者からは見えないため、BCCに設定されたメールアドレスの宛名をメールに記載すると、違和感や混乱を招いてしまうこともあります。

メールの一斉送信時のマナーをケース別に解説!

ここからは、ケース別に一斉送信のマナーを解説します。

社外の方へ向けたメールの一斉送信

件名

新商品「〇〇」に関するご連絡

本文

株式会社〇〇 営業部 部長 ーー様

株式会社△△ 技術・開発部 ーー様

(CC 弊社 営業部部長 ーー)

平素より、お世話になっております。

株式会社--の佐藤です。一斉送信にて失礼いたします。

この度は、新商品「〇〇」の開発にご協力いただき、誠にありがとうございます。

早速ではありますが、〇〇の概要説明や今後の流れについて説明を兼ねまして、リモートでの打ち合わせを開催させていただきたいと存じます。

つきましては、以下の候補日の中からご都合が良い日にちを選んでいただき、返信していただけますと幸いです。

① 〜

② 〜

③ 〜

お手数をおかけいたしますが、今週金曜日(16日)までに返信をいただけますようお願い申し上げます。

〇〇に関しましては、開発関係者の皆様にご協力いただきながら、長くお客様から愛される商品を目指し、開発を続けたいと思います。

今後とも、よろしくお願いいたします。

(署名)

先ほど解説したように、宛先に設定した方の会社名や氏名を役職順に記載するのがマナーです。

当然ですが、記載する会社名は略称ではなく正式名称にしましょう。

よくあるミスとしては「株式会社」と「(株)」の記載です。名刺やホームページを活用し、相手の会社の正式名称を記載しましょう。

また、CCに設定した方は、TOに設定した方の宛先を本文に記載した後に()で記載することが多いです

TOに設定している方がメールの主体ではありますが、CCに設定した宛先は受信者からも確認ができるので例文のように記載しておくと丁寧です。

同じ会社に所属する方全員に向けてメールを送信する場合などは「〇〇株式会社(〇〇部)御中」とまとめることで、スッキリした宛名の記載になるでしょう。

お客様に向けたメールの一斉送信

件名

弊社サービス〇〇 メンテナンスのお知らせ

本文

〇〇利用者各位

平素より「〇〇」をご利用いただきありがとうございます。

表題にも記載されていますがこの度、システムのアップデートに伴うメンテナンスを以下の日程で行うことになりましたこと報告させていただきます。

【メンテナンス日時】

2021年4月11日 21:00 ~ 2021年4月12日9:00

サービスをご利用くださっている皆様には、ご迷惑をおかけいたしますが、より良いサービスを提供させて頂く為に、ご理解・ご協力をお願い申し上げます。

(署名)

サービス利用者への一斉送信のように、送信先が多いメールでは、相手の名前は記載せずに「各位」や「サービス利用者の皆様へ」などといった言葉を使いまとめましょう。

また、サービスの利用者は先述したプロジェクトメンバーのような、関係者の間柄ではないので、BCCに設定するのを忘れないようにしましょう

利用者の宛先設定を誤り、TOに設定した状態で送信をしてしまうと、マナー違反どころかメールアドレスの情報漏洩として社会的な責任問題にまで発展する可能性があります。

このようなミスは毎年報告されており、2021年4月2日には「TECRA株式会社」が1204件のメールアドレスを流出してしまったことが報告されています。

他にも同じような事例はありますが、殆どのケースがヒューマンエラーによるものです。

ダブルチェックの徹底などの防止策はありますが、一番効果的と言われているのが、一斉送信する際の作業量を軽減することができる「メール配信サービス」の利用です。

文面のマナーを整えることはもちろん大切ですが、メールの一斉送信では相手のプライバシーな情報への配慮が欠かせません

誤送信によるリスクを軽減する為にも、後述するメール配信サービスの利用を検討しましょう。

社内の方へ向けたメールの一斉送信

件名

〇〇の進捗報告

本文

人事部各位

(CC:営業部 部長 ーー様 ーー様 ーー様)

お疲れ様です。営業部の佐藤です。

今月より始まりました〇〇の進捗に関してご連絡差し上げます。

詳細は添付したエクセルのファイルにまとめてありますので、お手数おかけいたしますが、各自目を通していただけますと幸いです。

(署名)

社内のメールとは言え「各位」や「様」などの敬称をつけるのがマナーです。

また、宛先の記載も社外に送信する一斉送信と同じように、役職順に記載しましょう

CCに設定している人は()などでくくり、BCCに設定している人は本文には記載しないのも同じです。

社外に送信するメールとは違うマナーとしては、平素より〜などの冒頭の挨拶をカットしても良いことです。

普段の社内メールで使っているような「お疲れ様です」などで充分です。

メールの一斉送信はプライバシーへの配慮もマナー

先述したように、メーラーから行うメールの一斉送信は情報漏洩のリスクがあります。

特に、宛先が多くなりがちな「サービス利用者への一斉送信」では、注意しなければなりません。

お客様の個人情報を扱うメールでは、誤送信のリスクは最大限に軽減させ、プライバシーに配慮をすることがマナーであり、自社の信用を守る上でも大事になります。

多くの企業ではダブルチェックや、オフィス外からのメール送信を禁止するなどして対策をしていますが、防止をしようと思っていても発生してしまうのが誤送信の恐ろしさです。

誤送信のリスクを最大限軽減する方法として、先ほど解説をしたメール配信サービスの利用があります。

また、メール配信サービスにはメール配信に便利な機能もあり、使用することで得られるメリットは、誤送信の防止だけではありません。

ここからは、そんなメール配信サービスの機能について、メール配信サービスの1つであるブラストメールを例に解説をします。

自動BCC設定

ブラストメールから送信されるメールは、自動的にBCCに割り当てられます

全てのメールがBCCに設定されるため、宛先が誤っていないかのチェックは不要で、一斉送信を行う際にありがちな、TO・BCCの設定ミスによる誤送信は発生しなくなります。

また、ブラストメールを使って作成したメールは宛名の記載が自動で行われます。

もちろん、宛名を記載しないようにすることもできるので、用途によって使い分けましょう。

リスト配信機能

メール配信サービスを利用し、メールを配信する際は送信先のメールアドレスが記載されている「配信リスト」を使って配信します。

配信リストは任意にグループ分けをすることができるので「〇〇株式会社」や「〇〇プロジェクト関係者」のように分類をしておくことで、リスト漏れを防止することもできるでしょう。

効果測定機能

効果測定は、配信したメールが正常にメールボックスに届いたか、開封されているか、などを確認する機能です。

効果測定機能を使うことで、お客様や取引先に対して確実に知らせたい情報を配信した場合などのチェックに役立ちます。

まとめ

メールを一斉送信する際には、冒頭に相手の会社名や所属部署、氏名などを役職順に記載するのがマナーです。

ただし、人数が多い場合は「各位」などの言葉を使ってまとめることで、見やすくスッキリした冒頭部になります。

また、一斉送信時には文面のマナーだけでなく、情報漏洩へのリスク管理も大切です。

もし情報漏洩をしてしまうと、情報管理の体制を問われることになり、会社の信用問題にまで発展してしまうでしょう。

情報漏洩でアドレスを流出するケースの多くは、BCCに設定すべきアドレスをTOに設定してしまうことで発生しますが、メール配信サービスを利用することで防止することができます

また、メール配信サービスの一つである「ブラストメール」では、リスト配信機能や効果測定機能といった、一斉送信時に便利な機能も使うことができます。

7日間の無料体験も実施しているので、社外へ向けた一斉送信業務を行う際は、ぜひ無料登録機能をお試しください。

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