メールを一斉送信する際のマナーをケース別に解説！

プロジェクトの進捗報告やキャンペーンの告知、社内の情報共有など、ビジネスをしている中でメールの一斉送信をする場面は多くあります。

同じ一斉送信といえど、送る相手によっては挨拶の文面や言葉遣いなどのマナーが若干異なります。

特に、社外に向けてメールの一斉送信をする場合は、文章のマナーだけでなく、CC・BCCの使い方にも注意をしなければなりません。

メールでのマナー違反は、自分や会社の評価に影響が出る場合もあるので注意が必要です。

この記事では、ビジネスメールで一斉送信をする場合のマナーをケース別に解説しています。

受け取った人が不快にならない、丁寧で分かりやすい文章を心がけ、社会人として恥ずかしくないメールを作成しましょう。

メールで一斉送信をする際のマナー

メールの一斉送信をする際に意識すべきポイントを解説します。

なお、ここでの一斉送信の定義は「同内容のメールを複数の宛先に送る場合」としています。TOやCCの宛先が複数名いる場合でも、不特定多数の方にメルマガを配信する場合でも共通のマナーとなりますので、しっかり抑えておきましょう。

送信相手の宛名を記載する

一斉送信の場合も、通常のビジネスメールと同じく送信相手の会社名などを記載します。

一斉送信の場合、「関係者各位」や宛名を入れていないパターンもありますが、ビジネスメールのマナーとしては宛名はあった方が良いです。

宛名を入れる際はメールの文頭に相手の会社名・部署・役職・氏名の順番で記載しましょう。

ただし、TOに設定されている宛先が多い時は、かえって読みづらいメールになるので、一人ひとりの宛名は記載しない方が良いでしょう。

宛名が多くなりすぎると、本文に入るまでが長くなり、ビジネスの要件を伝えるメールとしては不適切となります。

といった言葉を使ってまとめましょう。

宛名は役職順で記載する

先述した宛名は、基本的には役職が上の方から順番に記載するようにしましょう。

ただし、自社の社員の場合は、役職が上でもクライアントや取引先の後に記載しなければならないので注意してください。

BCCに設定した宛先は本文に記載しない

BCCとは「Black Carbon Copy」の略称で、BCCに設定した宛先は受信者には分からないようになっています。

BCCはTOやCC以外にメールを共有したい相手に念のためメールを把握して貰いたい場合に使うか、一斉送信の宛先全てをBCCに設定して送るかのいずれかで利用するかと思います。

どちらの場合であっても、BCCに設定した対象の宛先は本文に記載しないようにしましょう。BCCに設定したアドレスは受信者からは見えないため、BCCに設定されたメールアドレスの宛名をメールに記載すると、違和感や混乱を招いてしまうこともあります。

メールの一斉送信時のマナーをケース別に解説！

ここからは、ケース別に一斉送信のマナーを解説します。

社外の方へ向けたメールの一斉送信

先ほど解説したように、宛先に設定した方の会社名や氏名を役職順に記載するのがマナーです。

当然ですが、記載する会社名は略称ではなく正式名称にしましょう。

よくあるミスとしては「株式会社」と「（株）」の記載です。名刺やホームページを活用し、相手の会社の正式名称を記載しましょう。

また、CCに設定した方は、TOに設定した方の宛先を本文に記載した後に（）で記載することが多いです。

TOに設定している方がメールの主体ではありますが、CCに設定した宛先は受信者からも確認ができるので例文のように記載しておくと丁寧です。

同じ会社に所属する方全員に向けてメールを送信する場合などは「〇〇株式会社（〇〇部）御中」とまとめることで、スッキリした宛名の記載になるでしょう。

お客様に向けたメールの一斉送信

サービス利用者への一斉送信のように、送信先が多いメールでは、相手の名前は記載せずに「各位」や「サービス利用者の皆様へ」などといった言葉を使いまとめましょう。

また、サービスの利用者は先述したプロジェクトメンバーのような、関係者の間柄ではないので、BCCに設定するのを忘れないようにしましょう。

利用者の宛先設定を誤り、TOに設定した状態で送信をしてしまうと、マナー違反どころかメールアドレスの情報漏洩として社会的な責任問題にまで発展する可能性があります。

このようなミスは毎年報告されており、2021年4月2日には「TECRA株式会社」が1204件のメールアドレスを流出してしまったことが報告されています。

他にも同じような事例はありますが、殆どのケースがヒューマンエラーによるものです。

ダブルチェックの徹底などの防止策はありますが、一番効果的と言われているのが、一斉送信する際の作業量を軽減することができる「メール配信サービス」の利用です。

文面のマナーを整えることはもちろん大切ですが、メールの一斉送信では相手のプライバシーな情報への配慮が欠かせません。

誤送信によるリスクを軽減する為にも、後述するメール配信サービスの利用を検討しましょう。

社内の方へ向けたメールの一斉送信

社内のメールとは言え「各位」や「様」などの敬称をつけるのがマナーです。

また、宛先の記載も社外に送信する一斉送信と同じように、役職順に記載しましょう。

CCに設定している人は（）などでくくり、BCCに設定している人は本文には記載しないのも同じです。

社外に送信するメールとは違うマナーとしては、平素より〜などの冒頭の挨拶をカットしても良いことです。

普段の社内メールで使っているような「お疲れ様です」などで充分です。

一斉送信を確実に行うにはメール配信システムがおすすめ

頻繁に一斉送信をする人にとってなくてはならないツールが「メール配信システム」です。

メール配信システムは大量のメールを一斉送信することに特化したシステムのことで、HTMLメールが簡単に作成できたり、メールの到達率を高めてくれます。

「メルマガ配信」「プレスリリース配信」「口コミキャンペーン告知」「アンケート調査」など様々な場面のメール一斉送信が可能です。

これらの施策を通常のBCC一斉送信で行うのは手間がかかるだけでなく、個人情報漏洩などの重大なリスクもあります。

メール配信システムを使うメリット

メール配信システムには様々なメリットがあります。ここではメール配信サービスを使ってメルマガを送るメリットを紹介します。

スパムフィルタ対策が充実している

メール配信システムにはドメイン認証などセキュリティに特化した機能が備わっています。また、信頼度の高いIPアドレスを保有していることも多く、通常のメーラーで配信を行うよりも到達率が高くなります。

宛先リストの管理が容易

メール配信システムにはセグメント配信機能がついていることが多く、送信先を容易に調整できます。Gmailなどのメーラーでも可能ではありますが、誤送信等のリスクがあるので、あまりおすすめのやり方ではありません。

セキュリティ上のリスクを抑えられる

誤送信やCC/BCC間違いといった人的エラーから生じる情報漏洩といったリスクも最小限に抑えられます。

大量のメールを一度に効率的に送信できる

メール配信システムは多くの場合、大量送信に適したサーバーを使用しているので、一度に大量のメールを送ることができます。また、有料サービスの場合、送信通数やアドレス数に応じて料金が設定されているので、自分に合ったシステムを導入すれば、低価格で大量のメール配信が可能です。

特にブラストメールは、アドレス数に応じた料金プランなので、配信数の少ないメールマーケティング初心者にもお得に使えるサービスです。

配信の分析ができる

メール配信システムは多くの場合、到達率や開封率、クリック率といった指標の分析が可能です。

特にビジネス利用でメールを送りたい場合、施策の効果測定は必須です。通常のメーラーを使った一斉送信ではどれだけ届いたか、何人が開封したか、といったデータが全く取れません。

一斉メールを送りたい人にはメール配信システムの利用を強くお勧めします。

関連記事：メール配信システムおすすめ比較20選！専門家が図解とランキング形式で解説

メール配信システムの選び方

メール配信システムには多様なサービスがあるので、自分に合ったサービスを選ぶことが大切です。

ここでは、メール配信システムを選ぶ時のポイントについて解説します。

配信規模と料金プラン

メール配信システムは、配信規模によって最適な料金プランが異なります。少量のメールであれば無料プランでも十分ですが、配信リストが増えたり、頻繁にメールを送信する場合は有料プランをお勧めします。

配信速度

見逃されがちですが、メール配信システムにおいて配信速度は最重要項目といっても過言ではありません。

サポートや機能が各社の戦略次第で変更可能なのに対し、配信速度は長年蓄積された技術に裏付けされているので、一朝一夕にまねできるものではないからです。

メール配信システムを選ぶ際はその信頼度の指標としいて必ず配信速度を確認しましょう。

安全性と到達率

到達率も非常に重要です。SPF（Sender Policy Framework）やDKIM（DomainKeys Identified Mail）といった、メールの正当性を保証するための認証プロトコルに対応していないと、メールがスパム扱いされる可能性が高くなります。

特にGmailは送信者ガイドラインもアップデートされているので、これらの対策がなされているシステムを選ぶのは必須といえるでしょう。

関連記事：【解決策】2024年2月よりGmailガイドラインが変更！1日5000件以上の配信は対応必須！

【2025年3月最新速報】Yahoo!メールも送信者ガイドランを更新！

Yahoo Japanは2024年12月から2025年にかけて、DMARCとドメイン認証をユーザーに義務付ける旨を発表しました。

内容としてはGmailのガイドラインと同様に、送信元アドレスの「SPFレコード」「DKIM設定」「DMARC設定」を義務付けるものです。

今後これらを満たさないメールは、GmailのみならずYahooメールの受信箱にも届かなくなってしまいます。

参考記事：Yahoo Japan Enforces DMARC Adoption for Users in 2025

サポート体制

メールの一斉送信は個人情報を扱う非常にデリケートな領域なので、万が一の際のサポート体制は非常に重要です。特にチャットサポートや電話サポートといった、リアルタイムのサポートが提供されているか、日本語でのサポートがあるかは重要なチェックポイントになりえるでしょう。

機能の充実度

メール配信システムには、セグメント機能や効果測定など、様々な付加機能が用意されています。必要な機能が揃っているか確認しましょう。

また、不必要な機能がついていることで、金額が高くなっているケースもあります。本当に自社で必要な機能は何かを考えたうえで、必要最低限のプランを選ぶことをおすすめします。

使いやすさ

メルマガ初心者の場合、いきなり高度なデザインの入ったメールを0から作成するのは非常に難易度が高いです。また、管理画面の見やすさも、メルマガの運用をしていく上では非常に大切です。

無料トライアルやFreeプランを提供しているサービスは、実際に使ってみることができるので、自分に合ったサービスを探すのに役立つでしょう。

メール配信システムといえばブラストメール(blastmail)

ブラストメールは、14年連続で顧客導入シェア1位を獲得している信頼性の高いメール配信システムです。さまざまな業種や官公庁でも利用されており、定番のメール配信システムとして広く知られています。

配信速度が高く、到達率が非常に高い点が魅力で、速報性の高い情報も届けることが可能です。最も安いプランなら、月額4,000円で導入することができます。

効果測定機能はもちろん、セグメント配信や豊富なテンプレート、HTMLメールエディタなど、基本的な機能はすべて揃っています。

「メディアアプローチをやり切れない」「メルマガ配信の手間を減らしたい」「たくさん機能があっても使いこなせない」といった方にはブラストメールがおすすめです。

無料トライアルも用意されているので、まずは試してみることをお勧めします。

まとめ

メールを一斉送信する際には、冒頭に相手の会社名や所属部署、氏名などを役職順に記載するのがマナーです。

ただし、人数が多い場合は「各位」などの言葉を使ってまとめることで、見やすくスッキリした冒頭部になります。

また、一斉送信時には文面のマナーだけでなく、情報漏洩へのリスク管理も大切です。

もし情報漏洩をしてしまうと、情報管理の体制を問われることになり、会社の信用問題にまで発展してしまうでしょう。

情報漏洩でアドレスを流出するケースの多くは、BCCに設定すべきアドレスをTOに設定してしまうことで発生しますが、メール配信サービスを利用することで防止することができます。

また、メール配信サービスの一つである「ブラストメール」では、リスト配信機能や効果測定機能といった、一斉送信時に便利な機能も使うことができます。

7日間の無料体験も実施しているので、社外へ向けた一斉送信業務を行う際は、ぜひ無料登録機能をお試しください。