ビジネスメールや目上の方に対して、相手の期待に沿うことができなかった時などに「ご容赦ください」という言葉を使うことがあります。
日常生活では使うことがない言葉なので、正しく使えているか不安が残るかもしれません。
ご容赦ください、という言葉には謝罪の意味がありますが、使うタイミングにによっては、謝罪をするべき相手に悪い印象を与えてしまう可能性があることを覚えておきましょう。
この記事では、ご容赦くださいという言葉を使ったメールの例文や、使うべきタイミング、注意点を解説しています。
ビジネスメールでは、言葉を使うタイミングを間違えると相手を不快にさせてしまったり、取引や営業に支障をきたす可能性もあります。
正しいタイミングで「ご容赦ください」という言葉を使えるように、用法を知っておきましょう。
目次
「ご容赦ください」の意味・言い換え
「ご容赦ください」という言葉の本来の意味や、ビジネスシーンでの使い方を解説します。
ご容赦くださいの意味
「容赦」とは、情けを掛ける・手加減する、という意味があります。
そこに「ください」という丁寧表現を付け加えることで、相手に許しを請う意味の言葉になります。
ご容赦ください、と相手に伝えることで、こちら側の過失に対して寛大な対処をお願いしますという意思を伝えられるでしょう。
ご容赦くださいの言い換え
ご容赦ください、という言葉は相手に許しを請う意味の言葉です。
同様のシーンで使う言葉には以下のようなものがあります。
- ご理解ください
- ご了承ください
これらの言葉は「ご容赦ください」と同様に使うことができるでしょう。
ただし、ご容赦くださいを含めて、ご紹介した言葉は謝罪の意思を伝える言葉としては不適切です。
どちらかといえば、例に出したような「ご理解ください」のニュアンスに受け取られることが多いので、例文からご容赦くださいという言葉を使うケースを把握しておきましょう。
「ご容赦ください」の例文をケース別に解説
ここからは、実際にご容赦くださいという言葉を使ったメールを例に、正しい使用の仕方について解説をします。
問い合わせへの返信に時間をいただく際
件名
お問い合わせいただきありがとうございます。
本文
〇〇様、平素よりお世話になっております。
（サービス名）をご利用いただき、誠にありがとうございます。
ご質問いただきました件についてですが、ただいま担当者に直接問い合わせております。
迅速に返信をさせていただきますが、場合によってはお時間をいただきますことをご容赦ください。
今後とも弊社ならびに（サービス名）をご愛顧いただきますよう、お願い申し上げます。
先ほどご紹介した「ご理解ください」と入れ替えても違和感はありません。
システムメンテナンスの際
件名
システムメンテナンスに関するお知らせ
本文
（サービス名）利用者各位
平素より（サービス名）をご愛顧いただきまして、誠にありがとうございます。
この度、システムアップデートに伴うメンテナンスを以下の日程で行うことになりましたので報告を差し上げます。
アップデートに関する日程や詳細は以下のとおりです。
……
メンテナンス中は、システムの利用が一部制限されます。
お客様におかれましては、大変ご迷惑をおかけいたしますが、ご容赦いただきますようお願い申し上げます。
これからも（サービス名）を通じ、皆様に貢献できるよう精進して参りますので、今後ともご愛顧の程、お願い申し上げます。
「ご容赦ください」に「お願い申し上げます」を付け加えることで、さらに丁寧な言い回しになります。
NGな用法の例
ここからは「ご容赦ください」を使ってはいけない場合の例文を解説します。
急用で予約をキャンセルする際
件名
本日納品予定の商品について
本文
株式会社〇〇 --様
お世話になっております（株）△△の佐藤です。
本日納品予定の〇〇ですが、弊社の事情により納品が遅れてしまう可能性があります。
ご容赦下さいますようお願い申し上げます。
このように、自分側のミスは「許してください」という意味の言葉を使うと心証を悪くしてしまう文章になる可能性が高いです。
この場合は「ご容赦下さい」という言葉は使わずに以下のような言葉を使って、謝罪の意思をしっかり伝えるようにしましょう。
- 大変申し訳ありませんが
- お詫び申し上げます
意図的ではなくても、言葉を間違えてしまうと、相手に失礼な文面になってしまうことを覚えておきましょう。
「ご容赦下さい」を使う際の注意点
ここからは、ご容赦下さいという言葉を使う際の注意点について解説をします。
NGの用法としてご紹介した例文の解説にもありますが、ご容赦くださいという言葉は自分のミスを謝罪する言葉としては不適切です。
待ち合わせに遅れたり、提出した書類に不備があった場合などは、ご容赦くださいという言葉を使うと、謝罪の意思が伝わらず、軽い印象を与えてしまう可能性が高いです。
不可抗力の出来事によって、お客様や取引先に迷惑をかけてしまう場合や、先方の都合で予定が変更された際に「ご希望に沿うことができませんがご容赦ください」というニュアンスで使いましょう。
謝罪のメールでは基本的に使わない
自身のミスや、自社全体の不手際として認識されている事案に対して謝罪メールを送る際は、ご容赦くださいという言葉だけを送ってしまうと、相手からの誤解を招く可能性があります。
そのため基本的には別の言葉で言い換えるようにしましょう。
謝罪のシーンでは、謝意を伝える言葉と組み合わせる
謝罪のシーンで「ご容赦ください」という言葉を使う場合は、以下のような文章にしましょう。
- 同じ過ちを繰り返さないよう、尽力いたしますので、どうかご容赦くださいますようお願い申し上げます。
- 此度の件につきましては、私の不徳の致すところであり、陳謝いたします。今後は信頼の回復に努めますので、平にご容赦くださいますようお願い申し上げます。
こちらのミスで相手の要望に応えられない時や、迷惑をかけてしまう時などは「ご理解ください」といったニュアンスではなく、謝罪の意思をしっかり伝えられるように努めましょう。
ご容赦ください、という言葉の前に「大変申し訳ございません」や「深くお詫び申し上げます」などの謝罪の言葉を添える場合もあります。
まとめ
「ご容赦ください」という言葉は、どうしようもない事情で相手の希望に添えなかった場合や、迷惑をかけてしまう場合などに使いましょう。
元々の意味を考えると、謝罪の意思よりも「ご理解ください」と、相手をなだめるようなニュアンスを伝える際に適切な言葉になります。
そのため、謝罪を伝えるシーンでは「ご容赦ください」という言葉だけでは、相手からの印象を悪くしてしまう可能性があります。
謝る意思を伝える文章では、申し訳ありません、などの言葉を入れ、相手に謝罪の気持ちを伝えるように意識しましょう。
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