書いたメールをすぐに送信せずに、指定した日時に送信する「予約メール」機能はご存知でしょうか。夜中に作成したメールを翌朝に送信したい場合や、週明けのタイミングでメールを送信したい時などに便利なこの機能は、「予約送信・送信予約」とも呼ばれています。
2019年の4月にはGmailでも予約メールの機能が実装され話題になりましたが、実は「予約メール」を使ったことがないと言う方も多いのではないでしょうか。確かに、自分の手で最終的な送信チェックをしない「予約メール」の機能は、「本当に指定した日時に送信されるのか？」「電源を入れていなくても大丈夫なのか？」といった不安が残るかもしれません。
そこでこの記事では、GmailとOutlookで「予約メール」機能を使う方法やポイントを画像付きでわかりやすく解説していきたいと思います。まだ「予約メール」機能を使ってメールを送信することに不安が残る方や、「予約メール」を使ったことがない方はぜひ参考にしてみてください。
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目次
予約メールとは
予約メールとは、メールを作成したその場ですぐに送信するのではなく、あらかじめ指定した日付や時間になったら自動的に送信する機能のことです。通常、メールの作成画面で送信ボタンを押すと即座に相手へ届きますが、予約メール機能を使えば、「金曜日の夜に書いて、月曜日の朝9時に送る」といったコントロールが可能になります。
この機能はGmailやOutlookなどの主要なメールソフトに標準機能として搭載されており、特別なアプリを入れなくても誰でも手軽に利用することができます。
予約メールを活用するメリット
予約メールを利用することで、ビジネスシーンにおいて以下のようなメリットが生まれます。
- 相手への配慮ができる 深夜や早朝など、相手の迷惑になる時間帯の通知を避けてメールを送ることができます。
- 業務の効率化 手の空いた時間にメールを書き溜めておき、適切なタイミングで自動送信することで、時間を有効に使えます。
- 送信ミスの防止 送信まで時間をおくことで、冷静に見直す時間ができ、添付忘れや誤字脱字に気づくきっかけになります。
「予約送信」や「送信予約」との違い
機能を探す際「予約メール」という言葉以外にも似たような用語を目にすることがありますが、基本的に意味は同じです。
一般的には「予約送信」や「送信予約」と呼ばれることが多く、Gmailでは「送信日時を設定」、Outlookでは「配信タイミング」という名称で機能が実装されています。呼び方は異なりますが、いずれも「指定した時間にメールを送る」という目的は変わりません。
「Gmail」で予約メールを作る方法
Gmailを使って予約メールを作成する方法からご紹介していきたいと思います。GmailはPCだけでなく、スマホでも使われることが多いので、それぞれを分けてご紹介していきます。
まずはPC版のGmailを使った予約メールの作成方法から解説していきます。ちなみに、Gmailの予約メールで大量メールを送る場合やネット回線が遅い場合は、遅延が起こることもあります。念の為、予約したメールが送られたかどうかは必ず確認するようにしましょう。
新規もしくは返信するメールを開く
普通にメールを送る際と同様にメールを作成します。
その後、送信ボタンは押さずに、送信ボタンの隣にあるメニューボタンをクリックしましょう。
すると、上図の赤枠内にある「送信日時を設定」が表示されますので、これをクリックしてください。
送信日時を指定する
「送信日時を設定」を選択すると、「今日の午前」「今日の午後」「月曜日の朝」といった3つのメニューと、「日付と時刻を選択」のいずれかを選べます。
送信したい日時を指定する
次に実際に、日時を指定しましょう。
今回はオリジナルで日時を指定することができる「日付と時刻を選択」の解説をしていきます。
「日付と時刻を選択」をクリックすると、カレンダーと時刻を打ち込む画面が現れるので、ここから任意の日時を選択することができます。
確認してみたところ、例え数年後でも日時指定はできるようです。
ただし、送信先のアドレスが入っていないと指定できないので注意してください。
送信し「予約」が追加されていることを確認
上にある画像の「送信日時を設定」と書いてある青いボタンをクリックすると、Gmailメールのメニューバーに「予定」というラベルが追加されます。
日時を指定した予約メールは一度ここに格納され、設定した日時が来たら送信されるようになっています。
日時を指定した予約メールを確認する際や、指定した日時を変える際は、予約メールが格納されている「予定」のラベルから行います。
「予定」を選択後、「送信をキャンセル」をクリックすると、日時の指定が解除され、再度メール作成の画面に戻ります。
日時の指定を解除したメールは「予定」のラベルから通常の「下書き」に移動するので、以降はそこから編集を行いましょう。
Gmailのヘルプで確認したところ、「予定」のラベルには最大で100件ほどのメールを格納できるようです。
Gmailの「予約メール」はPCの電源が入っていなくても大丈夫
日時を指定したメールはPCの電源が入っていなくても送信されます。
例えば、飛行機での移動中などのように、どうしてもPCを触ることのできない時間でも予約メールの機能を使うことで、任意の時間にメールを送信することができます。
iPhoneでの予約メールの仕方
次にiPhoneでGmailの予約メールを送る方法を図解していきたいと思います。
基本的には先述したPCで予約メールを作成する方法と同じです。
新規もしくは返信するメールを開き「送信日時を設定」を選択する
まずは、先ほどと同様にメールを開きます。
PC版でも説明した通り、この際に有効なアドレスが宛先に入っていないと予約機能が使えないので、先に宛先を設定しましょう。
次に送信ボタンの近くにある「•••（メニューボタン）」を選択し、「送信日時を設定」をクリックしましょう。
希望する日時を選択する
「•••」をクリックすると、日時指定ができる画面が現れるので「送信日時を設定」を選択し、任意の時間を設定してください。
PC版と同様に「今日の午前」「今日の午後」「月曜日の朝」という項目とオリジナルで設定できる項目が選べるので、目的に合ったものを選びましょう。
下の画像はオリジナルで設定できる「日付と時間を選択」を選んだ場合の画像です。
日時を指定すると「送信予約」のラベルが追加されるので、予約のキャンセルやメール編集はここから行いましょう。
電源が入っていなくても送信できる
GmailではiPhone（スマホ）でもPC版と同様に、電源が入っていなくともメールが指定した日時付近の時間帯で送信されます。
とはいえ、ミスが許されない仕事のメールなどでは「送信日時の確認」や「送信後の確認」は怠らないようにしましょう。
「Outlook」で予約メールを作る方法
Outlookで予約メールを作成する方法をご紹介します。
Gmailでは作成した予約メールはPCやiPhone（スマホも）の電源が入っていなくても、自動で指定した日時に送信される、と解説しましたが、Outlookの予約メールは「Exchange Server」環境以外ではOutlookを起動しておく必要があります。
つまり、PCからOutlookを使って予約メールを送信する場合は、PCの電源だけでなくOutlook自体も開いておかなければならないということです。「Exchange Server」は主にエンタープライズ向けの製品なので、家庭で使っているPCで予約メールを送信する場合はほとんどの場合、Outlookを開いた状態にしておく必要があります。
さらに、スリープ状態でも日時指定した予約メールは送信されません。Gmailの予約メールに比べると制約が多いので注意してください。
新規もしくは返信するメールを開く
通常のメールを作成する手順通りに新規もしくは返信のメールを開きましょう。
オプションの「配信タイミング」を選択する
メニューバーにある「オプション」から「配信タイミング」というボタンを選択しクリックします。
「送信日時以降に配信」を選択する
「配信タイミング」を選択すると「指定日時以降に配信」という項目があるのでチェックを入れ、任意の日時を指定します。
送信を選択する
日時を指定した状態で「送信」をクリックするとメールが「送信トレイ」に残り、指定した時刻以降の送受信のタイミングでメールが送られます。
Outlookの設定によっては送受信のタイミングが「30分に1回」などの場合もあります。もし送受信のタイミングが「30分に1回」だと、12:00の段階で12:30に日時指定をしても、12:20に送受信が終わった場合、メールが送信されるのは30分後の12:50分の送受信のタイミングまで遅れてしまいます。
送受信のタイミングを変えるにはメニューバーの「送受信」を開いた後、「送受信グループの定義」をクリックし、「次の時間ごとに自動的に送受信を実行する」にチェックを入れ任意の時間を設定しましょう。
Outlook（Web版・アプリ）で予約送信する方法
従来のデスクトップ版Outlookだけでなく、ブラウザからアクセスする「Outlook on the web」や、スマートフォンの「Outlookアプリ」でも予約送信が可能です。外出先や自宅からでも手軽に設定できるため、それぞれの設定手順を解説します。
Outlook on the web（ブラウザ版）での設定手順
Webブラウザ版のOutlookは、デスクトップ版とは異なり、直感的な操作で予約設定が行えます。
- 「新しいメール」をクリックして、メールの作成画面を開きます。
- 宛先、件名、本文を入力します。
- 画面下部にある「送信」ボタンの右側にある「▼（下矢印）」をクリックします。
- 表示されたメニューから「送信の日時を指定」を選択します。
- カレンダーから希望の日付と時間を設定し、「送信」をクリックします。
これで設定は完了です。指定した時間になると、ブラウザを閉じていてもクラウド上から自動的に送信されます。
iPhone/Android版 Outlookアプリでの設定手順
スマホアプリ版でも、わずか数タップで送信予約が可能です。移動中やPCが開けない状況で非常に役立ちます。
- アプリを開き、メール作成画面で本文等を入力します。
- 送信ボタン（紙飛行機アイコン）を長押しするか、メニュー（「…」アイコンなど）をタップします。 ※OSやバージョンにより、長押しでメニューが出る場合と、メニューアイコンから選択する場合があります。
- 「送信の日時を指定」または「スケジュール」を選択します。
- プリセットされた時間を選ぶか、「カスタム時刻」を選択して任意の日時を設定します。
設定後は「下書き」フォルダや「予定」フォルダに一時保存され、時間になると自動で送信されます。
【注意】PCの電源を切っても予約メールは送信される？
予約送信を利用する際、最も不安になるのが「設定後にパソコンをシャットダウンしても、本当にメールは届くのか？」という点ではないでしょうか。結論から言うと、お使いのメールサービスやソフトの種類によって挙動が異なります。
Gmailはサーバー型なので電源OFFでもOK
GmailはGoogleのクラウドサーバー上でメールの送受信処理を行っています。そのため、PCやスマホのブラウザで予約設定さえ完了してしまえば、その後デバイスの電源を切ったり、インターネット接続を切ったりしても問題ありません。
指定された時刻になれば、Googleのサーバーが自動的にメールを送信してくれます。
Outlookは「バージョン」によって挙動が異なる
Outlookの場合、利用しているバージョンや環境によって、「PCを起動しておかなければならない場合」と「電源を切っても大丈夫な場合」に分かれます。特に従来のインストール型（デスクトップ版）Outlookを使用している場合は注意が必要です。主な環境ごとの挙動を以下の表にまとめました。
| 環境・ソフト名 | 電源OFF時の挙動 | 補足 |
| Gmail | 送信される | サーバー処理のため問題なし |
| Outlook on the web (ブラウザ版) | 送信される | クラウド処理のため問題なし |
| 新しい Outlook for Windows | 送信される | クラウドベースのため問題なし |
| 従来の Outlook (デスクトップ版) | 送信されない | Outlookが起動している必要があります |
| Thunderbird | 送信されない | アドオン利用時もPC起動が必須です |
従来のデスクトップ版Outlook（Classic）やThunderbirdの場合、指定時刻にPCがスリープ状態だったり電源が落ちていたりするとメールは送信されません。次回ソフトを起動したタイミングで送信されることになるため、重要なメールを送る際は「Web版」を利用するのが確実です。
予約メール機能の賢い活用シーンと注意点
予約送信は単なる便利機能ではなく戦略的に使うことでビジネスの成果を高めることができます。一方で、使い方を誤るとトラブルの原因にもなるため、効果的なシーンと注意点を知っておきましょう。
開封されやすい「通勤時間」や「始業直後」を狙う
メールは「いつ送るか」によって、開封率や返信率が大きく変わります。予約送信を使えば、夜中に書いたメールを以下のような「相手が読みやすいゴールデンタイム」に届けることができます。
- 通勤時間帯（平日8:00前後） スマホでメールチェックをするビジネスパーソンが多いため、目に留まりやすいタイミングです。
- 始業直後（平日9:00〜9:30） 出社して最初にPCを開くタイミングでメールボックスの上位に表示させることで、見落としを防げます。
- 昼休み明け（平日13:00前後） 午後の業務開始時もメールチェックの頻度が高いため狙い目です。
相手の生活リズムや業務時間を想像し、最適なタイミングを設定しましょう。
【重要】10件以上の同時予約送信はリスク大！その理由とは？
イベントの案内や一斉のお知らせなどで、予約送信機能を使って複数人にメールを送ろうと考えている場合は注意が必要です。特にBCCを使って10件以上の宛先に一斉配信を行うことには、以下のようなリスクがあります。
- スパム判定のリスク プロバイダやサーバーは、一度に大量のメールが送信される挙動を「迷惑メール」と判断しやすく、相手に届かない（ブロックされる）可能性が高まります。
- 誤送信（情報漏洩）のリスク 誤ってBCCではなくCCにアドレスを入れてしまい、メールアドレスが流出する事故が後を絶ちません。
- 配信遅延 一般的なメーラーは大量配信を想定していないため、処理が追いつかず大幅な遅延が発生することがあります。
日常的な1対1のやり取りであれば予約送信機能で十分ですが、メルマガや顧客への一斉連絡など多数のアドレスへ送る場合は専用のメール配信システムの利用を強くおすすめします。
予約メールの送信はメール配信システムを利用する
ここまで、GmailやOutlookなどの一般的なメーラーを使った予約送信の方法をご紹介しました。 個別の連絡や、数人程度のグループへの連絡であれば、これらの無料機能で十分です。しかし、もしあなたが「メルマガ配信」「顧客への一斉案内」「社内報」などで、10件以上〜数百、数千件の宛先に予約メールを送ろうとしているなら一般的なメーラーを使うのは危険です。
先述した「スパム判定」や「遅延」のリスクを回避し、確実に指定した時間にメールを届けるためには、メール配信システムの利用が必須となります。
メール配信システムを利用するメリット
メール配信システムとは、その名の通りメールを大量・確実に届けることに特化したプロ向けのツールです。予約送信を行う際に、メール配信システムを利用する主なメリットは以下の3点です。
- 大量配信でも遅延なく、確実に届く 専用のサーバーを使用しているため、一般的なメーラーではブロックされてしまうような通数でも、指定した日時に正確に、かつ高速に届けることができます。
- 開封率などの効果測定ができる 「いつ送るか」だけでなく、「実際に読まれたか」を確認できます。予約送信したメールがどのくらい開封されたか、本文中のリンクがクリックされたかなどを数値で確認できるため、次回の送信タイミングの改善に役立ちます。
- 誤送信のリスクをシステムで防ぐ BCCの入れ間違いによる個人情報漏洩事故を根本から防ぐことができます。宛先リストをシステムに登録して一斉送信する仕組みのため、操作ミスによる情報流出の心配がありません。
おすすめのメール配信システム「ブラストメール」
予約送信をビジネスで活用し、より多くの人に確実にメールを届けたい場合に最もおすすめなのが、ブラストメール（blastmail）です。ブラストメールは、15年連続で顧客導入シェアNo.1を獲得している日本国内で最も使われているメール配信システムです。
- 難しい知識不要の「使いやすさ」 ブラストメール最大の特徴は、マニュアルを読まなくても直感的に操作できるシンプルさです。「予約送信」の設定も非常に簡単で、メール作成画面から配信日時を選ぶだけ。もちろん、クラウド型のサービスなので、配信予約さえ完了すればPCの電源を切っても確実に送信されます。
- 圧倒的なコスパと信頼性 月額4,000円からという低価格で利用でき、官公庁や大手企業から個人事業主まで幅広く利用されています。独自の高速配信技術により、予約した時間に遅れることなくメールを届けることが可能です。
「GmailやOutlookでの一斉送信に限界を感じている」「大事なメールを確実に指定時刻に届けたい」という方は、まずはブラストメールの無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。
公式サイト：シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」
FAQ
- Q：Gmailでメールの予約送信をするにはどうすればいいですか？
- A：メール作成画面の送信ボタン横にある「▼」をクリックし、「送信日時を設定」を選択することで日時を指定できます。Gmailの場合、**PCやスマホの電源が入っていなくても、クラウド上で処理され指定日時に自動送信される**のが特徴です。
- Q：Outlookで予約送信を行う際の注意点はありますか？
- A：Outlook（デスクトップ版）では、「オプション」タブの「配信タイミング」から設定が可能ですが、Exchange Server環境以外では**PCの電源が入っており、かつOutlookが起動している状態でないとメールが送信されない**ため注意が必要です。
- Q：予約送信機能を利用する主なメリットは何ですか？
- A：深夜や休日にメールを作成しても、**相手の業務時間に合わせて翌朝や週明けに送信できる**ため、相手に通知音などで迷惑をかけることなく、適切なタイミングで連絡を行える点です。
- Q：予約送信機能を使って大量のメールを一斉送信しても問題ないですか？
- A：Gmailの予約機能には件数制限（最大100件程度）があり、大量配信を行うと**配信遅延やスパム判定を受けるリスクが高まるため、ビジネスでの大量配信には不向き**です。
まとめ
今回はGmailとOutlookの「予約メール」に関して解説をしてきました。
同じく日時を指定し、任意の時間に送信する機能ですがPCやスマホの電源を入れなくても送信されるGmailに対してOutlookでは「Exchange Server」環境以外では、Outlookを開いておく必要があるので注意が必要です。
また、メールソフトの種類に限らず、予約メールはあくまで少人数に向けてメールを送る際に利用した方がいいでしょう。
Gmailでは先述の通り、100通分のメールを「予定」のラベルに格納することができますが、もし仮に100通近い大量のメールを同時に送信しようと思うと、配信の遅延やスパムに引っかかってしまうなどのトラブルに見舞われる可能性が高くなります。
スパムに登録されてしまうとせっかく作ったメールが届かなくなってしまうので、ビジネスをする上ではかなり不便な状況になってしまいます。
もし現状、メールが届きにくいというお悩み事を抱えている方は下記の記事をご参照ください。
とは言え、フライト時のようなメールを送れない環境でも、メールを予約しておけば送信できる「予約メール」は上手に使うことができればとても便利な機能です。
基本的には、自分の目でメールが送信されたかどうかを、リアルタイムで確認するに越したことはありませんが、状況に応じて活用していきましょう。
