体調不良で欠勤してしまうことは誰でもあることです。休んでしまうと迷惑をかけてしまうと思う人もいるかもしれませんが、無理に出社しても周囲の人にうつしてしまったり、心配させてしまう可能性があります。
このような場合は無理をせずに休む方が良いでしょう。
では、欠勤するときにどのように連絡をすればいいのでしょうか。
今回の記事では体調不良で欠勤する時の連絡方法や、メールの作り方、例文についてご紹介します。
目次
体調不良で欠勤するときはメールで送っても問題ない？
体調不良で欠勤するときは電話よりもメールで連絡をする方が楽ですが、果たしてメールで済ませてもいいのでしょうか。
まずは、正しい連絡方法について上司や取引先、同僚や後輩などのシーン別に解説します。
上司への欠勤連絡は電話をする
上司への欠勤連絡はメールではなく電話で連絡するのがビジネスマナーです。
状況を把握したい上司としてはメールでのやり取りよりも、スピード感のある電話の方が早く事態を把握することができます。
また、電話をする際は遅くとも始業の15分前には連絡をしましょう。上司がまだ出勤していない場合は、出社している方に伝言を伝えておき、始業後に再度、連絡をしましょう。
基本的には上司への欠勤連絡は電話がビジネスマナーですが、あらかじめメールやチャットツールでの報告が許可されている場合は、その指示に従うようにしましょう。
取引先へはメールと電話を併用する
欠勤する日に取引先とのアポイントが入っている場合もあるかと思います。そのような時は、取引先にも必ず連絡を入れましょう。
連絡方法はまずメールで連絡を入れます。そのあとに電話をすることで謝罪の気持ちをより強く伝えることができます。先方に電話がつながらない際は伝言をお願いしておき、メールの返信を待つか再度、電話で連絡をしましょう。
同僚や後輩にはメールで問題ない
同僚や後輩への連絡はメールやチャットツールでの報告で問題ありません。
しかし、代わりに仕事をお願いする場合などは、電話で連絡した方が引継ぎがしやすいです。また、引継ぎがあるのにも関わらず、メールだけで済ましてしまうと、相手に冷たい印象を与えてしまいますので、場合によっては電話で連絡するときも必要です。
体調不良で欠勤連絡メールを作成するポイント
ここからは実際に体調不良で欠勤する際に送るメールの作成のポイントを解説します。
体調不良で辛い時でも、ビジネスマナーを忘れてはいけません。
ビジネスマナーを意識したメールを作成するためにも、下記のポイントを押さえたメールを作成することを心がけましょう。
件名は内容が分かるように記載する
メールの件名は一目で「体調不良で欠勤する」という旨が分かるように作成しましょう。
今回に限らず、メールの件名はどのような内容で連絡したかを本文を見ずとも、相手が理解できるのが良い件名の作成方法です。
状況と謝罪の気持ちを伝える
本文にはまず、体調不良で欠勤する旨を伝えましょう。
そして、どのような症状なのか、回復までにかかる欠勤日数、引継ぎをしなければならない業務があればその内容を記載しましょう。
最後に欠勤することに対しての謝罪を忘れずに記載しましょう。
シーン別の欠勤連絡メールの例文を紹介
ここからはシーン別で欠勤連絡メールの例文をご紹介します。
欠勤連絡のメールの本文は、相手によって内容を変える必要がありますので、例文を参考にしてみてください。
上司へ体調不良で欠勤する旨を伝える例文
件名
【営業1課/〇〇】体調不良による欠勤のご連絡
本文
△△課長
おはようございます。
営業1課の〇〇です。
今朝から発熱と頭痛があり、本日の出勤ができない状況です。大変申し訳ないのですが、本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか。
この後、病院へ行って参りますので、診察結果は改めてご連絡をいたします。ご面倒をおかけしますが何卒、よろしくお願いいたします。
上司に欠勤連絡をする際は、まずは電話をするのがマナーです。
しかし、電話に出ない場合や症状によっては声を出すのが辛い場合もあるかと思います。そのような時は電話ではなく、メールで欠勤連絡をするようにしましょう。
メールを送る時は、最初に現在の症状を報告します。病院に行く場合は診察結果を後で報告する旨を伝えましょう。また、上司に代理で対応をしてもらう必要がある業務があれば記載しておきましょう。
取引先へ体調不良で欠勤する旨を伝える例文
件名
アポイントの日時変更のお願い
本文
△△様
お世話になっております。
本日、〇〇の件でアポイントをいただいておりましたが、日程変更をさせていただくことは可能でしょうか。
今朝から発熱と頭痛があり、出社が難しい状況でございます。大変ご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございません。
具体的な日程につきましては復帰の目途が立ちましたらご連絡をさせていただきます。何卒、よろしくお願いいたします。
取引先に欠勤連絡をする際は、電話とメールの両方で連絡をするとより強く相手に誠意を伝えることができます。日時変更が必要な場合は、変更先の新しい日程は改めて連絡する旨を記載をします。
まずは先方に上記のようなメールを送ったあと、電話でも謝罪の連絡をしましょう。
同僚や後輩へ体調不良で欠勤する旨を伝える例文
件名
【営業1課/〇〇】体調不良による欠勤のご連絡
本文
おはようございます。
今朝から発熱と頭痛があり、本日の出勤ができない状況です。大変申し訳ないのですが、本日はお休みをいただきます。
この後、病院へ行ってきますので、診察結果は改めて報告します。ご面倒をおかけしますが何卒、よろしくお願いいたします。
同僚や部下に欠勤連絡をする際はメールのみで問題ありません。
現在の自分の症状を記載して、病院に行く場合は診察結果を後で報告する旨を記載しましょう。
また、代理で対応をしてもらう必要がある業務があれば記載しておくか、電話や個別のメールで連絡するとスムーズに引継ぎを行うことができます。
体調不良のメールを受け取った際の返信方法
ここからは体調不良のメールを受け取った際の返信方法について解説します。
いくつか注意点がありますので、これらのポイントを抑えて、相手へ気遣いのある返信メールを送るようにしましょう。
できるだけ早めに返信する
まず、体調不良で欠勤するメールが届いた際は、なるべく早く返信するように心がけましょう。
特に部下からの欠勤連絡については、自分に対して欠勤していいかの伺いを立てているので、できるだけ早めに確認して返信するようにしましょう。
相手への気遣いを忘れずに行う
返信には相手への気遣いのある言葉を使用するようにしましょう。
「承知いたしました」や「かしこまりました」だけの返信だと、相手に対して冷たい印象を与えてしまったり、欠勤することに対して怒っているのかと思われてしまいます。
そのような誤解がないように、本文を作成する際は相手に対して気遣いのある言葉を使用するようにしましょう。
シーン別の返信内容の例文を紹介
ここからはシーン別で返信の例文をご紹介します。
返信する相手によって使う言葉が異なるので、気を付けるようにしましょう。
上司からの欠勤連絡に返信する際の例文
件名
本文
△△課長
おはようございます。〇〇です。
体調不良で欠勤されるとのこと、承知いたしました。
本日の会議は私の方で進めておきますので、ご心配なさらずお休みになさってください。
一日も早く回復されるよう、お体ご自愛ください。
上司に対しての返信は、敬語を使って丁寧な文章を作成するのがマナーです。
代理で対応する件があれば承諾した旨と、相手を気遣った言葉を記載するようにしましょう。
取引先からの欠勤連絡に返信する際の例文
件名
本文
△△様
お世話になっております。
本日お休みされるとのこと、かしこまりました。
打ち合わせの日程については復帰後の調整で問題ございませんので、十分にご静養なさってください。
△△様の早い復帰をお待ちしております。なお、ご返信はお気遣いいただきませんようお願いいたします。
取引先に対しての返信は、上司への返信と同様に、敬語を使って丁寧に返信するように心がけましょう。
また、返信不要と記載することで相手の手間を減らすことができます。このような気遣いも取引先には必要です。
同僚や後輩からの欠勤連絡に返信する際の例文
件名
本文
△△さん
おはようございます。〇〇です。
本日、お休みされるとのこと、了解しました。どうぞ、お大事になさってください。
打ち合わせについては私の方で進めておくので、心配しなくて大丈夫です。
無理をせず、ゆっくり休んでください。
同僚や後輩に対しての返信は、最低限の丁寧語を使用するだけで問題ありません。
しかし、相手への気遣いと仕事のフォローが伝わるように気を付けましょう。
体調不良を気遣うメールを作成するときに便利な言葉4選
ここからは体調を気遣うメールで使える言葉を4つご紹介します。
これらの言葉を使うことで、相手の体調を気遣うメールを作成しやすくなります。
ご自愛ください
体調を気遣うメールでもっとも使われる言葉で、「ご自身のお体を大事にしてください」という意味があります。
暑中見舞いや年賀状など、季節の挨拶にも使える便利な言葉です。
また、「ご自愛ください」の直前に「どうか」や「くれぐれも」などをいれると、より丁寧に相手へ伝えることができます。
「ご自愛ください」についてはこちらの記事で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
関連記事：「お体ご自愛ください」は誤った表現？「ご自愛ください」の意味や例文を解説します
季節の変わり目ですので
「季節の変わり目ですので」は主に春から夏、秋から冬への季節が変わるタイミングで使われる言葉です。
「ご自愛ください」とセットで使われることも多く、「季節の変わり目ですのでご自愛ください」は非常に丁寧な表現です。
お体にお気を付けください
｢お体に気を付けてください｣は、文字通り相手の体や健康を気遣った言葉です。
「体」ではなく、「身体」を使っても間違いではありませんが、「身体」は「しんたい」と読めてしまうため、読みやすくわかりやすい「体」の方がよく使われています。
早い回復をお祈りしております
「早い回復をお祈りしております」は「自分が相手の回復を願っている」ことを相手に伝えたいときに使われます。
「お大事になさってください」よりも丁寧な表現をしたい時におすすめな言葉です。
また、語尾を「お祈り申し上げます」にするとより丁寧な敬語表現となります。
その他にもビジネスで使えるお見舞いメールについて、下記の記事で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
関連記事：ビジネスで使えるお見舞いメールの例文と作成のポイント
まとめ
今回は体調不良で欠勤するときのメールの作成方法について紹介しました。
体調不良で欠勤してしまうことは悪いことではありません。しかし、欠勤連絡を怠ったり、連絡に不備があるのは社会人としては良くありません。
体調不良の時でもビジネスマナーが守られていたり、相手への気遣いができる人は信用してもらえます。ビジネスは信用で成り立っているので、今回のようなメールを作成できるようになりましょう。
また、以下の記事ではビジネス用語を使ったメールの例文集を無料でダウンロードすることができます。
ぜひ、ご活用ください。
関連記事：コピペOK！ビジネスメール例文集
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