ウェビナーはBtoBマーケティングにおいて、リード獲得から商談創出まで一気通貫で成果を生み出せる施策として注目を集めています。
しかし、どれほど企画内容が優れていても「集客が伸びない」「参加率が低い」「開催後のフォローが追いつかない」といった課題に直面している企業は少なくありません。
実はこれらの課題の多くは、メルマガ（メール配信）の運用次第で大きく改善できます。
本記事では、400開催・10,000人以上の集客実績を持つウェビナーBPO企業・株式会社AdAIの知見をもとに、ウェビナーにおけるメルマガ配信の重要性、よくある課題、そしてその解決策としておすすめのメール配信システムをご紹介します。
目次
この記事を監修するAdAI（アドエーアイ）とは
株式会社AdAI（アドエーアイ）は、「AIで最適化し、人が伴走して成果を届ける」をコンセプトに掲げるAI-First BPO企業です。
2023年の創業以来、ウェビナーの企画・共催マッチング・集客・運営・商談化支援までを一気通貫で代行する「WPOプラン（Webinar Process Outsourcing）」と、アーカイブ配信メディア「Webinar Stock」を展開しています。
400開催・10,000人以上の集客実績をもとに、大手IT企業や広告代理店、SaaS企業、組織コンサルティング企業など、多数のBtoB企業のマーケティング・セールスを支援。
カンファレンス開催支援では投資対効果10倍以上、1,000件超のリード獲得といった成果を創出しています。AdAIが考えるBPOとは「担当者のKPIを伴走し、達成させること」であり、単なる作業代行ではありません。
週次定例MTGによる商談フィードバック、インサイドセールス連携、データに基づく改善提案を通じて、担当者のKPIを自分のKPIとして追い、成果を届けきる体制を構築しています。
また、ウェビナー企画力・集客力・運営力・商談化支援・コンテンツ二次活用のすべてにおいて高い評価を得ており、ウェビナーSaaS会社やデジタルマーケティング会社とは異なる総合的な支援力がAdAIの強みです。
こうした400開催を超えるウェビナー運用の現場で蓄積した知見をもとに、本記事ではウェビナーにおけるメルマガ配信の重要性と課題解決策を解説します。
※株式会社AdAI（アドエーアイ）は、ブラストメールの公式販売パートナーです。
ウェビナーにおけるメルマガ配信の重要性
ウェビナーの成果は、企画やコンテンツの質だけでは決まりません。
「どれだけ多くのターゲットに情報を届け、当日の参加を促し、開催後に商談へつなげるか」というプロセス全体の設計が成果を左右します。
そして、そのプロセスの中核を担うのがメルマガ配信です。
ウェビナーの運用フローを分解すると、集客フェーズ、開催前のリマインドフェーズ、開催後のフォローフェーズの3段階がありますが、いずれのフェーズでもメール配信は最も重要なコミュニケーション手段となります。
SNSや広告と比較しても、メールはBtoBにおいて最も高いリーチ力と開封率を持つチャネルであり、ウェビナー施策との親和性は非常に高いのです。
AdAIでは、ウェビナーの企画から集客、開催運営、商談化支援までを一気通貫で支援する「WPOプラン」を提供していますが、集客の成否を分けるのはメール配信の質と量であると日々実感しています。
400開催以上の支援実績から言えるのは、メルマガの設計を正しく行うだけで、集客数は1.5〜2倍に改善するケースが珍しくないということです。
ウェビナーにおけるメルマガ配信の主なシーン
ウェビナーの運用フローにおいて、メルマガ配信が求められるシーンは大きく分けて5つあります。
集客メール（開催告知）
ウェビナーの開催が決定したら、まず行うのが集客メールの配信です。
ハウスリスト（既存リード）に対してウェビナーの告知を行い、申し込みを促します。
AdAIのウェビナー支援では、ターゲットに刺さる企画書をベースに集客メールの文面も設計しています。件名、本文構成、CTAの配置まで、開封率とクリック率を最大化するノウハウを蓄積しています。
重要なのは、単に「ウェビナーのお知らせ」を送るのではなく、ターゲットが抱える課題に対して「この1時間で得られる価値」を明確に伝えることです。
一般的には、開催の3〜4週間前から集客メールを開始し、リストのセグメントを変えながら複数回にわたって配信を行います。
リマインドメール（参加率向上施策）
申し込みをしてくれた見込み客に対して、開催日の前日や当日朝にリマインドメールを送ることで参加率を高めます。
ウェビナーの平均参加率は申し込み数の50〜60%程度と言われていますが、適切なリマインド配信を行うことで70%以上に引き上げることも可能です。
リマインドメールでは、視聴URLの再通知に加えて、当日のアジェンダや登壇者の紹介、参加特典の案内など、改めて参加意欲を高める情報を盛り込むのがポイントです。
アンケート・サンクスメール（開催後フォロー）
ウェビナー終了後には、参加者・欠席者それぞれに対してフォローメールを送ります。
参加者にはアンケートやお礼を、欠席者にはアーカイブ動画の案内を送ることで、接点を維持し商談化の機会を最大化します。
AdAIでは、アーカイブ配信メディア「Webinar Stock」を通じて、ウェビナーコンテンツの二次活用も支援しています。完全成果報酬型でリード単価5,000円〜と、ウェビナーの資産性を高める仕組みを構築しています。
ナーチャリングメール（中長期的な育成）
ウェビナーで獲得したリードのうち、すぐに商談化しない層に対しては、定期的なナーチャリングメールで関係性を維持していきます。
関連テーマの次回ウェビナー案内や、ホワイトペーパーの配布、業界動向のコラムなど、価値ある情報を継続的に届けることで検討度合いを引き上げていきます。
共催先・登壇者への連携メール
ウェビナーは共催形式で開催されることが多く、共催先企業との集客協力が成功の鍵を握ります。共催先に対してメール文面のテンプレートや集客スケジュールを共有し、双方のリストから集客することで、より多くのリードにリーチできます。
AdAIでは、共催先の選定・交渉からキックオフMTG、進行表の作成まで一貫してサポートしており、集客の最大化を図っています。
ウェビナーにおけるメルマガ配信でよくある5つの課題
ウェビナーと密接なかかわりを持つ「メール配信」ですが、施策実施においてはいくつか直面する課題があります。
大量配信でメールが届かない
ウェビナーの集客では、数千〜数万件のリストに対して一斉メールを送る必要があります。
しかし、一般的なメールソフトやCRMの簡易メール機能では、大量配信時に配信速度が追いつかなかったり、迷惑メール判定を受けてしまったりするケースが頻発します。
せっかく魅力的なウェビナーを企画しても、告知メールがターゲットの受信ボックスに届かなければ意味がありません。
特に開催直前のリマインドメールは「確実に、素早く」届く必要があり、配信基盤の信頼性は極めて重要です。
HTMLメールの作成に時間がかかる
ウェビナーの集客メールでは、登壇者の顔写真やイベントバナー、申し込みボタンなどを盛り込んだビジュアルリッチなHTMLメールが効果的です。
しかし、HTMLメールの作成にはデザインやコーディングの知識が必要で、マーケティング担当者がひとりで対応するには負担が大きいのが現実です。
AdAIの支援先でも、ウェビナーの開催頻度が週1回以上になると、メール作成の工数が運用のボトルネックになるケースが多く見られます。
配信リストの管理が煩雑
ウェビナーを継続的に開催していると、申し込み済みリスト、参加済みリスト、欠席者リスト、過去イベント参加者リストなど、複数のリストを管理する必要があります。
これらを適切にセグメント分けし、ターゲットごとに異なるメールを配信する作業は想像以上に手間がかかります。
リスト管理が不十分だと、既に申し込み済みの人に重複して告知メールを送ってしまう、欠席者へのフォローが漏れるといったミスが起こり、顧客体験を損ねてしまいます。
効果測定ができず改善が進まない
「どのメールの開封率が高かったのか」「どの件名が効果的だったのか」「クリック率の高いCTAの配置はどこか」──こうしたデータを取得・分析できなければ、配信のPDCAを回すことができません。
AdAIでは週次定例MTGでウェビナーの各KPIを確認し、集客リード数・参加率・アンケート回答率・商談率を継続的に改善していますが、こうしたデータドリブンな運用の土台にはメール配信の効果測定機能が不可欠です。
コストと機能のバランスが取れない
MAツール（マーケティングオートメーション）は多機能ではありますが、月額数万円〜数十万円のコストがかかり、メール配信だけの用途には過剰なケースもあります。一方で、無料ツールでは配信数の制限や到達率の低さがネックとなります。
特にウェビナー施策を立ち上げて間もない企業にとっては、初期投資を抑えつつも本格的なメール配信ができるツールが求められます。
ウェビナーのメルマガ課題を解決する方法
上記の課題を解決するためには、ウェビナー運用に適したメール配信システムを導入することが最も効果的です。理想的なツールの条件は以下のとおりです。
- 大量配信でも高い到達率を維持できる配信基盤を持っている
- 専門知識がなくてもHTMLメールを素早く作成できる操作性を備えている
- 配信リストのセグメント管理やターゲット配信に対応している
- 開封率・クリック率などの効果測定が可能である。
- 月額コストが適切で、配信通数による従量課金がない
そして、これらの条件をすべて満たすツールとしておすすめなのが、株式会社ラクスライトクラウドが提供するメール配信システム「ブラストメール」です。
ウェビナーのメルマガ配信には「ブラストメール」がおすすめ
ブラストメール（blastmail）は、株式会社ラクスライトクラウドが提供する国内導入数シェア15年連続No.1のメール配信システムです。
全国27,000社以上の企業や官公庁に導入されており、BtoBのメール配信においても圧倒的な実績を誇っています。
公式サイト：https://blastmail.jp/
ウェビナー運用でブラストメールが選ばれる5つの理由
高速・高到達率の配信基盤で確実にメールを届ける
ブラストメールは独自開発の高速配信エンジンを搭載しており、大量のメールを短時間で確実に届けることができます。
20年以上のサービス提供で蓄積した膨大な配信データをもとに、メールプロバイダーごとに配信方法を最適化しているため、迷惑メール判定を受けにくく、到達率が非常に高いのが特徴です。DKIM署名や送信ドメイン認証にも対応しており、Gmailガイドラインへの準拠もカバーされています。
ウェビナーの集客メールやリマインドメールは「指定した時間に確実に届く」ことが重要です。
特に開催当日のリマインドメールが遅延すると参加率に直結するため、配信速度と到達率は妥協できないポイントです。ブラストメールならこの不安を解消できます。
テンプレートで誰でもHTMLメールを素早く作成
ブラストメールには30種類以上のHTMLメールテンプレートが用意されており、BtoB向けのデザインも豊富です。
専用のHTMLエディタを使えば、文字の色・サイズ変更、画像の挿入、ボタンの配置をドラッグ＆ドロップの直感的な操作で行えます。レスポンシブ対応も標準搭載されているため、スマートフォンでも最適なレイアウトで表示されます。
ウェビナーを週1回以上のペースで開催する場合、毎回のメール作成にかかる工数を大幅に削減できるのは大きなメリットです。作成した文面はテンプレートとして保存・流用できるため、開催テーマを変えるだけで効率的に運用を回せます。
ターゲット配信とリスト管理でセグメントごとの最適化が可能
ブラストメールのターゲット配信機能を活用すれば、登録読者の属性（業種・役職・地域・過去の参加履歴など）に応じて配信先をセグメント分けし、それぞれに最適な文面でメールを送ることができます。
たとえば、「経営者・役員層にはカンファレンスの案内を」「マーケティング担当者にはウェビナーの案内を」といったターゲット別の配信が可能です。AdAIの支援事例でも、経営者・役員層をターゲットにした企画により高いコンバージョン率を達成した実績があり、こうした精緻なセグメント配信がKPI達成の鍵となっています。
また、CSVでの一括登録や、エラーアドレスの自動除外機能も搭載されているため、リストのクリーニングも手間なく行えます。登録・配信解除フォームの作成機能もあり、Webサイトへの設置もURLやQRコードを貼るだけで完了します。
充実した効果測定機能でPDCAを加速
ブラストメールでは、配信したメールの開封率やクリック率を詳細に計測できます。1配信あたり最大20のURLについてクリック状況を追跡でき、どのCTAが最も効果的だったかをデータで把握可能です。
ウェビナーの集客においては「配信時間帯の最適化」「CTA文言の改善」といったPDCAが欠かせません。
効果測定データをもとに、配信ごとに改善を重ねることで集客効率を継続的に向上させることができます。
AdAIが400開催を超える中で集客数を伸ばし続けてこられた背景にも、こうしたデータドリブンな改善サイクルがあります。
月額4,000円〜で配信通数無制限のコストパフォーマンス
ブラストメールは登録アドレス数に応じた料金体系で、配信通数に制限がありません。月額4,000円〜という業界最安クラスの価格設定のため、ウェビナー施策を始めたばかりの企業でも気軽に導入できます。
MAツールのように月額数十万円のコストをかけずに、メール配信に特化した高品質なサービスを利用できるのは大きな魅力です。
さらに、7日間の無料トライアルも用意されているため、操作性や機能を実際に確認した上で導入を検討できます。解約手数料も発生しないので、リスクなく始められます。
ブラストメールの無料トライアルはこちら
ブラストメール × ウェビナー運用の活用イメージ
ウェビナーの運用フローに沿って、ブラストメールの具体的な活用シーンを整理します。
- 開催4週間前の企画確定時に集客メール第1弾を配信。ターゲット配信機能でリストを業種・役職別にセグメント分けし、それぞれに最適化した件名と本文を送ります。
- 3週間前〜1週間前にかけて、開封・未開封のデータをもとにリマインド的な告知メールを複数回配信します。
- 開催前日と当日朝にはリマインドメールを配信。HTMLテンプレートを使い、視聴URL、アジェンダ、登壇者情報を見やすく整理して届けます。
- 開催翌日にはサンクスメールとアンケートを参加者に、アーカイブ動画の案内を欠席者に、それぞれセグメント別に配信。
- その後のナーチャリングメールで次回ウェビナーの告知や関連コンテンツを定期的に届け、商談化の機会を逃さない仕組みを構築します。
このように、ウェビナーの各フェーズでブラストメールを活用することで、集客からフォローまでシームレスなメール運用が実現します。
まとめ：ウェビナー成果を最大化するメール配信システム
ウェビナーは、正しく運用すれば短期的なリード獲得と中長期的なブランド認知向上の両方を実現できる強力なマーケティング施策です。
しかしその成果は、メルマガ配信の質に大きく左右されます。
集客メール、リマインドメール、フォローメール、ナーチャリングメール──ウェビナーの各フェーズで求められるメール配信を、高い到達率とシンプルな操作性、そして圧倒的なコストパフォーマンスで実現できるのがブラストメールです。
27,000社以上の導入実績と15年連続シェアNo.1の信頼性を持つブラストメールは、ウェビナー施策を本格化させたい企業にとって最適なパートナーと言えるでしょう。まずは7日間の無料トライアルで、その使いやすさを体感してみてください。
ブラストメール公式サイト：https://blastmail.jp/
※本記事は、400開催・10,000人以上の集客実績を持つウェビナーBPO企業・株式会社AdAIの知見をもとに作成しています。ウェビナーの企画から集客、運営、商談化支援まで一気通貫でお任せいただける「WPOプラン」にご興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。
