メルマガ配信リストの管理が楽になる”たったひとつの方法”

2021.06.30 メルマガ

メルマガ配信リストの管理が楽になる”たったひとつの方法”

あなたはメルマガにおけるリスト管理について、こういったお悩みをお持ちではありませんか?

  • 「メルマガ配信前の作業量が多すぎる」
  • 「データ入力や、配信設定を間違えたときの後処理が大変」
  • 「メルマガの到達率や顧客ごとの開封率が把握できていない」

結論からいえば、これらの悩みはどれも、たったひとつの方法で解決可能です。本記事ではその方法について紹介するので、ぜひ参考にしてください。

メルマガのリスト管理方法はふたつ

メルマガのリスト管理には、主に以下二通りの方法が存在します。

  • エクセルやスプレッドシートなどの表計算ソフトを使う方法
  • メルマガ配信ツールを使う方法

どちらも一長一短あるのですが、結論からいいます。安全にメルマガ施策を行いたいなら、リスト管理には基本的にメルマガ配信ツールを使ってください。

なぜなら、表計算ソフトを使ったリスト管理はどうしても人間による手作業が多くなってしまい、ヒューマンエラーによるミスが起きやすいためです。

また、ツールを使わずBCCでメルマガを送るのも、作業ミスでCCで送ってしまった場合に個人情報の漏洩リスクがあります。

これらのデメリットは、メルマガ配信ツールを使うことで解消できます。メルマガ配信ツールを使えばリスト管理作業の大半は自動で行われますし、作業ミスでCCにしてしまったなんてことは、絶対に起こりえません。

とはいえ、先述の通り表計算ソフトによるリスト管理にもメリットは存在します。また、メルマガ配信ツールだけでは不可能な作業もあるため、両者は必要に応じて使い分けをする必要があるでしょう。

表計算ソフトでリスト管理する場合のメリット・デメリット

まずは表計算ソフトでリスト管理する場合のメリット・デメリットについて解説します。

表計算ソフトでリスト管理するメリット

  • 誰でも触りやすい
  • CPAやLTVなど、柔軟な分析が可能
  • 無料で始められる

表計算ソフトでリスト管理するデメリット

  • 手作業が多い
  • 作業ミスが起きやすい
  • メルマガの効果測定ができない

メリット1. 多くの人が触れる

表計算ソフトは業務効率化ツールの中でもごく身近なものです。そのため、メルマガをそれまでやったことがない人や、メルマガ配信ツールの触り方を知らない人でも、リスト管理を手っ取り早く始められます。

メリット2. CPAやLTVなど、柔軟な分析が可能

表計算ソフトを使うことで、メルマガ配信ツール上では不可能なCPA(リスト一件あたりの獲得コスト)やLTV(リスト一件あたりの売上)の計算など、さらに柔軟な分析ができるようになります。

メルマガ配信ツールはメルマガの効果測定は可能ですが、マーケティング全体の効果を測定するには不向きです。そのときは表計算ソフトの出番でしょう。

メリット3. 無料で始められる

スプレッドシートやリブラオフィスなど、表計算ソフトには無料で使える物も多いです。そのため、リスト管理も無料で行うことが可能となります。

エクセルなどの有料ソフトも、メルマガ以外で役立つ場面が多いため、導入による費用対効果は非常に高いといえます。

デメリット1. 手作業が多い

表計算ソフトを使うと、リスト管理における重要な作業(下記)を手動で行う必要があります。

  • 不達メールアドレスのスクリーニング
  • 購読停止作業
  • メールアドレス変更作業
  • 重複メールアドレスのチェック
  • データの追加・削除
  • 配信グループの絞込み
  • メルマガ配信ツールへのデータ移行

リストが少ないうちなら、上記作業は手動でも追いつきます。しかし、リストが100件、1,000件と膨大になるにつれ作業量は激増します。人間ではいずれ処理が追いつかなくなり、タスクが破綻するでしょう。

保有リスト数が多い、もしくは将来的に多くなる見込みがあるなら、表計算ソフトによるリスト管理は非現実的といえるでしょう。

デメリット2. 作業ミスが起きやすい

手作業が多いことの副次的デメリットとして、ヒューマンエラーによる作業ミスが起きやすくなることが挙げられます。例えば登録すべきデータの行を間違えてしまったり、購読停止してはいけないメールアドレスを停止してしまったりなどです。

場合によっては重大な損失につながることがあるため、作業の重要度に応じてチェックを厳重にするなど、策を講じる必要があります。

しかしながら、結局のところ作業のチェックを行うのが人間であれば、チェックの厳重化による効果は限定的です。そのため根本的な解決には、作業の自動化が必要となります。

デメリット3. メルマガの効果測定ができない

表計算ソフトによるリスト管理最大のデメリットは、メルマガの効果測定ができない点です。

具体例として、メルマガ配信ツールでは以下のような指標が自動で算出されますが、表計算ソフトでは不可能です。

  • 到達率
  • 開封率
  • 反応率
  • クリック率

これらはどれも、メルマガのPDCAを回すのに必要不可欠な指標です。メルマガにマーケティングのボトルネックがあるのなら、一刻も早くメルマガ配信ツールの導入すべきでしょう。

マーケティング全体の効果は見られますが、メルマガ自体の効果測定はまったく不向きなのです。

メルマガ配信ツールでリスト管理する場合のメリット・デメリット

次に、メルマガ配信ツールでリスト管理する場合のメリット・デメリットについて解説します。

メルマガ配信ツールでリスト管理するメリット

  • リスト管理が自動化される
  • メルマガの効果測定ができる
  • 配信作業が自動化される

メルマガ配信ツールでリスト管理するデメリット

  • 費用がかかる
  • ツールによっては使い方が難しい
  • 柔軟なリスト分析はできない

メリット1. リスト管理が自動化される

メルマガ配信ツールを使ってリスト管理する最大のメリットは、自動化が実現できることです。

具体的には、不達メールアドレスのスクリーニングや重複アドレスの排除、そして購読停止処理といった、様々なリスト管理作業が完全自動で行われます。

リストの購読停止・アドレス変更リクエストの処理や、到達率を維持するために必要な作業を、もうあなたがやらなくて済むのです。

しかも、多くのメルマガ配信ツールはセキュリティ(なりすまし)対策機能も備えています。つまりメルマガ配信ツールを導入すれば、自動で到達率が万全の状態で保たれるということです。

また、リスト管理作業が自動化されるということは、ヒューマンエラーによるミスもほぼゼロにできる、ということになります。

もちろん、データのインポート・エクスポートなど、一部作業は手動で行う必要があります。

それでもやはり、ミスの起きやすい細かい作業や、機械的な反復作業はほとんど自動化されるため、リスト管理の失敗による機会損失は、高いレベルで防げるようになるのです。

メリット2. メルマガの効果測定ができる

メルマガ配信ツールを使えば、開封率やクリック率といった、メルマガの改善に必要な指標が自動的に算出されます。

例えば開封率は「配信したメールのうち、開封されたメールはどれくらいか」を表す指標で、メルマガの件名を改善するのに直接役立ちます。

また、「開封されたメールのうち、どれくらいがクリックに至ったか」を表す反応率は、メルマガのコンテンツ(本文)を分析するのに役立つ指標です。

このように、メルマガ配信ツールを使ってリスト管理を行うことで初めて、メルマガのPDCAが回せるようになるのです。

メリット3. 配信作業が自動化される

メルマガ配信ツールを使うことでリスト管理だけでなく、配信作業も大きく自動化されます。

例えばターゲット配信(セグメント配信)を行う場合、表計算ソフトの場合は都度フィルタリングをかけてメールアドレスをコピペするという流れになるかと思います。

これがメルマガ配信ツールであれば、メルマガの配信セット時に配信先のグループを選ぶだけで済むのです。

もちろん、それだけではありません。メルマガ配信ツールなら配信時にBCCを設定しなくて済みますし、配信予約もできます。どれもこれも、メルマガを行うなら必ず欲しい機能ばかりですね。

デメリット1. 費用がかかる

リスト管理に必要十分な機能を揃えているツールを使うとなると、費用がかかります。料金体系は月額制で、価格は配信するメルマガの通数に応じて決まることがほとんどです。

費用がかかることのリスクは、ツール選びに失敗してしまうと払ったお金が無駄になってしまうことです。

そこでメルマガ配信ツールを導入する際は、無料体験ができるものを優先して検討しましょう。そうすれば、実際に使った上で料金を払うかどうか判断できるため、導入した後になってから「やっぱり合わない」となってしまうリスク減らせます。

なお、メルマガ配信ツールには無料で使えるものもありますが、無料ツールはリスト管理機能が不足していることが多いです。メルマガ配信ツールは有料であることを前提に検討しましょう。

デメリット2. ツールによっては使い方が難しい

たとえ高機能なツールでも、使い方があまりに難しいと、

  • 導入しても、使いこなせるようになるまで時間がかかる
  • 担当者が急に欠勤・退職すると、すぐ管理業務に入れる社員が他にいない

といった問題が起こりえます。メルマガ配信ツールを初めて導入する場合は、それが顕著です。

ただ、メルマガ配信ツールと一口に言っても、使いやすさを重視したシンプルなツールもあります。そのため、初めてメルマガ配信ツールを使う場合は、そうした使いやすいものを選ぶと良いでしょう。

デメリット3. 柔軟なリスト分析はできない

開封率・クリック率など、メルマガ内で起こった効果測定はメルマガ配信ツールを使う必要があります。

その一方で、リストの獲得費用や売上といった、メルマガの外で発生したデータを絡めた分析は、メール配信ツール単体では不可能です。そのためにはエクセルやスプレッドシートなど、外部のツールを使う必要があります。

しかしながら、大抵のメルマガ配信ツールは、リストのデータをCSVファイルでダウンロードできます。また逆に、外部で作成したCSVファイルをインポートしてツール内のリスト情報を更新することも可能です。

メルマガ配信ツールか表計算ソフトかどちらか一方だけが絶対的に良いわけではなく、それぞれの特徴を把握して、適切に使い分けるべきなのです。

まとめ:メルマガを行うならリスト管理はメルマガ配信ツールで行うべき

結論、メルマガという観点からいうと、リスト管理にはメルマガ配信ツールを使うべきです。

まず、メルマガ配信には到達率という重要なファクターがあります。到達率を維持するには、不達(エラー)になるメールアドレスのスクリーニングや、なりすまし対策といった作業が必要ですが、これらはどれもメルマガ配信ツールを使うことで解決されます。

また、購読停止・メールアドレス変更、そして重複アドレスの削除といった、手作業だと煩雑になりがちな作業も、ツールを使えば自動でミス無く処理できます。

リスト管理の自動化だけではありません。メルマガの効果測定が可能になる、配信作業も楽になるなど、メルマガ配信ツールはマーケティング自体に大きなメリットをもたらすのです。

ただし、例えば売上や広告費といったマーケティング全体の効果を分析するような、メルマガだけにとどまらないシチュエーションでは、表計算ソフトは必要です。両者は必要に応じて使い分けましょう。

初めてメルマガ配信ツールを導入するなら何がおすすめ?

メルマガ配信ツールには様々な種類があり、特徴もそれぞれ異なるため、選定するだけでも一苦労ですよね。

しかし、初めてメルマガ配信ツールを導入するなら、検討範囲は限られてきます。メルマガ初心者がツールを導入するなら、以下のような特徴があるものを中心に検討するのがおすすめです。

  • 導入実績が多い:
    多くの企業・個人が使っている=多くの人が使いこなせる、ということ
  • 使いやすい:
    PCに慣れていない人でも使えるくらいのシンプルさが望ましい
  • 無料体験できる:
    使ってから導入を判断できる
  • 費用が安い:
    万が一導入に失敗しても、損失を最小限にとどめられる。成功した場合はランニングコストが抑えられる

なお、これらすべての特徴を備えたメルマガ配信ツールが「ブラストメール」です。ブラストメールは高機能ながら使いやすいUIで評判を高め、9年連続で市場シェア1位を獲得しました。

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