【コピペOK】保育園から保護者へのお知らせ例文集・テンプレート｜緊急連絡・行事・お詫びまで

日々の保育業務や行事準備に追われる中で、保護者へのお知らせやメール作成に頭を抱えていませんか。正確に情報を伝えつつ、失礼のない丁寧な文章を作るのは意外と時間がかかるものです。

この記事では、緊急時の連絡から行事の案内、提出物の督促まで、コピー＆ペーストして調整するだけですぐに使える具体的な例文をシーン別に豊富に紹介します。保護者との信頼関係を深め、業務効率もアップさせるメール作成のコツをぜひ活用してください。

お便りの作成時に保育士さんが抱える悩み

保育園のお便りを作成している時に、保育士さんが感じている悩みについてのアンケートでは以下のような結果が得られました。

引用元：保育士さんの90％が悩みを経験！お便りの作成をスムーズに行うには？

参考記事にあるアンケートからは、文章力への不安とレイアウト・構成に関する悩みを抱える方が多い印象を受けます。保育業務をしている中で、いざお便りを作成しようとしても瞬時に切り替えをすることができない方は多いと思います。

また、レイアウト・構成についても毎月新しいものを考えてお便りを作成するのはかなり大変な作業です。レイアウトに関しては、ある程度テンプレートを用意しておいてお便りを作っているという方も多いでしょう。レイアウトの例として、お便りの画像とレイアウトについてご紹介します。

• タイトル
• 導入文
• 誕生日の児童紹介
• 来月の予定と諸連絡

上記のようなテンプレートを用意しておけば、月の部分やイラスト、画像を変更すれお便りのレイアウトを大きく変更させずともお便りを発行することができます。

また、例に出したお便りは「HTMLメール」と呼ばれる形式で作成されたもので、画像やフォントを自由に設定して、保護者に一斉送信をすることができます。

保育士さんが手書きで作成するお便りも味があり、気持ちが伝わるコンテンツだとは思いますが、保育士さんにかかる作業量の軽減を考慮し、メールによるお便りも人気が集まっています。

保育園からのお便りで文章を考える時のコツ

アンケートの結果にもあったように、文章の作成が苦手な方にとっては、お便りの作成は気が重い作業になるかもしれません。お便りの作成時に思うように作業が進まない方は、保護者はどのようなことをお便りに求めているのかについて、もう一度考えてみましょう。

保護者目線では、上記のような情報がお便りに記載されていると楽しくお便りを読むことができるのではないでしょうか。しかし保育業務で疲れていると、思うように仕事の切り替えがうまくいかないこともあるでしょう。

特にお便りの書き出しの部分がなかなか思い浮かばず、進捗が遅れてしまうケースがよくあるようです。そこで、ここからは各月の「文頭のあいさつ」についてご紹介します。

【シーン別】コピーして使える！保護者へのお知らせ例文集

日々の保育業務で忙しい先生方のために、コピーして一部を書き換えるだけですぐに使える実用的な例文をご用意しました。状況に合わせて日付やクラス名などを調整しご活用ください。

天候・災害による休園・時間変更の連絡（台風・大雪など）

台風や大雪などの自然災害時は保護者の安全確保も考慮し、早めの判断と連絡が求められます。結論を冒頭に伝え、緊急性が伝わる件名を意識しましょう。

感染症流行に伴う注意喚起と登園目安のお知らせ

園内で感染症が発生した際は、拡大を防ぐために家庭での協力が不可欠です。具体的な症状や登園の目安を明確に伝えることで保護者の不安を解消しましょう。

運動会・発表会などの行事案内と持ち物連絡

行事の案内メールは日時や場所などの重要事項が一目でわかるように記載します。楽しみな気持ちを共有しつつ、忘れ物がないようリスト形式で案内すると親切です。

提出物・集金などの「督促」をやんわり伝える例文

未提出の方への連絡は角が立たないよう配慮が必要です。「お忘れではありませんか」というスタンスで寄り添い、行き違いの可能性にも触れるのがマナーです。

トラブルや怪我に関するお詫び・報告

園内での怪我やトラブルについては誠意ある対応が信頼関係を守ります。まずは状況を正確に報告し、謝罪と今後の対策を簡潔に伝えます。

お便りは保育園でテンプレートを用意しておくと便利！

ご紹介したような文章は、季節やイベントに合わせ変更しなければならないため、文頭以降はある程度自力で考えて作成しなければなりません。しかし、冒頭で解説したお便りのレイアウトは、おおよその形を定型化しておくことで、作成時の労力を削減することができます。

保育園からのお便りに、ご紹介したHTML形式のメールを利用することで、作成したレイアウトをテンプレートとして保存しておくことができます。HTMLメールは、メール内に画像を簡単に配置することができるため、メルマガなどの集客媒体として使われることが多いコンテンツです。

スマホの流行により、文字よりも画像を通して情報を得る機会が増えたため人気のコンテンツである一方で、作成にはIT関係の知識が必要な点がデメリットとして挙げられます。そのため、現在HTMLに関して知識がない、という方がお便りを自作するのは現実的とは言えないでしょう。

しかし現在は、HTMLメールに関する知識がない方でも、簡単にHTMLメールを作成することができる「HTMLメールエディタ」というツールがあります。HTMLメールエディタはメール配信システムと呼ばれる、一斉送信に特化したシステムが提供する機能の一つです。メール配信システムを利用することで、HTML形式のお便りの作成と配信を同時に行うことができます。

以下の記事では、メール配信システムの一つである「ブラストメール」が提供するHTMLメールエディタを利用し、HTMLメールを作成する様子を公開しています。

HTMLメールの作り方を5分で解説！最も簡単に作成する方法もこっそり教えます。

保育園のお便りはメール形式も活用しよう

ここからはお便りの作成・発行にメール配信システムを利用することで得られるメリットについて解説をしていきます。

画像やイラストの配置が楽

スマホで撮影した画像や、ダウンロードしたイラストはドラッグ＆ドロップでHTMLメール内に配置することができます。顔写真などの掲載はプライバシーへの配慮が欠かせませんが、子供たちの園内での活動の様子は保護者も気になるところでしょう。

HTMLメールを使って、アルバムのようなイメージでお便りを作ってみてはいかがでしょうか。

テンプレートをいくつも作成し、保存・共有できる

ここまで解説してきたように、メール配信システムが提供するエディタでは、作成したHTMLメールをテンプレートとして保存しておくことができます。いくつかのテンプレートを保存しておくことで、年間を通してバリエーションが豊富なお便りを配信しましょう。

画像の差し替えやテキストの打ち直しはエディタ内で行うことができるので、お便りを手作りで作成する場合と比較すると、労力や時間の削減につながるはずです。

連絡網などにも使える

メール配信システムは一斉送信を前提としているシステムです。実際に保育園や自治体では、お便りの配信だけでなく緊急連絡網としても活躍しています。

メール配信システムを使った一斉送信は、Gmailなどの無料で使えるメーラー（ウェブメール）と比較して、以下のようなメリットがあります。

緊急連絡網を含む保育園からのお便りでは、保護者の元に確実に届くことと、アドレスの設定ミスによる誤送信を起こさないことが大事です。個人情報を漏洩してしまうと組織の信用問題に発展するため、連絡ツールにメールを利用している場合は、対策を万全にしておきましょう。

一斉送信ならメール配信システムを活用する

保護者への連絡手段としてメールは非常に便利ですが、GmailやOutlookなどの一般的なメールソフトで数十人〜百人単位へ一斉送信を行うことには、実は多くのリスクと限界が潜んでいます。

特に「BCC」を使って一斉送信をする場合、宛先の設定ミスによるメールアドレス流出事故（個人情報漏洩）のリスクが常に付きまといます。また、携帯キャリアの迷惑メールフィルターに引っかかり、緊急連絡が届かないというトラブルも少なくありません。そこでおすすめなのが、メール配信システムの導入です。

メール配信システムを使うメリット

メール配信システムとは、大量のメールを「高速」かつ「安全」に届けるための専用ツールです。保育園や幼稚園で導入するメリットには以下のようなものがあります。

おすすめのメール配信システム「ブラストメール」

「システムなんて難しそうで使いこなせるか不安…」という保育士さんに特におすすめなのが、ブラストメール（blastmail）です。

保護者との信頼関係を守るセキュリティ対策と先生方の業務負担を減らすために、ぜひブラストメールのような専用システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。無料トライアル期間を利用して実際の使い心地を試してみることをおすすめします。

公式サイト：シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」

まとめ

保育園からのお便りは、園と各家庭を繋ぐ重要なコンテンツです。普段見ることができない園内での様子や、各月のイベントなどを記載することで、保護者からも喜ばれるお便りを作成することができるでしょう。

しかし、保育業務をしながら作成するお便りは、保育士さんにとっては体力を使う大変な仕事になっているのではないでしょうか。特に文章を書くことやお便りの構成を考えることが苦手な方にとっては、お便りの作成は悩みの種とも言える業務かもしれません。

文章の作成は、ご紹介したような文章を冒頭に使用することで、文章全体の流れを掴みやすくなるでしょう。また、お便りの構成をテンプレート化しておくことも、作成にかかる労力を削減するためのポイントです。

手書きのお便りも良いですが、ご紹介したメール配信システムとHTMLメールを使うことで、テンプレートを保存することができる以外にも以下のようなメリットがあります。

お便りをメール化することで、保護者もすきま時間に目を通すことができるようになるため、紙媒体よりも手軽に読んでいただくことができるかもしれません。この記事でご紹介したHTMLメールのお便りは、メール配信システムの一つである「ブラストメール」が提供するエディタを利用して作成しました。

ブラストメールでは、無料のトライアル期間を設けています。トライアル期間中は、一斉送信機能はもちろんエディタを使ったHTMLメールの作成も可能なので、気になった方はぜひ利用してみてください。

ブラストメールの詳細はこちら