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年賀状に「お礼メール」はマナー違反!?相手との関係を良好に保つ方法や例文を解説します

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2024.03.12 メール

日本における伝統的なコミュニケーションには、相手の健康や発展を願う言葉を手紙で送り合う「時候の挨拶」があります。

中でも「年賀状」はほとんどの方が送付したことがあるでしょう。

しかしウェブの発達が目覚ましい昨今では、年賀状をはじめとする時候の挨拶をウェブ上で完結させている方も増えています。

元々、時候の挨拶は相手との関係性によって文章の構成や文体を変化させるものですが、近年は年賀状をもらった相手に返事をする媒体にも配慮が必要になりました。

この記事では、年賀状の返信にメールを使用することについて、マナー的にどのように考えられるか解説しています。

また、年賀状のお礼メールに使える言い回しや例文についてもご紹介しています。

年賀状を頂戴した相手との良好な関係性を維持するためにも、ぜひご一読ください。

年賀状をお礼メールで返信するのは失礼か

冒頭でも解説したように、頂戴した年賀状をお礼メールでお返ししようと考えている方は一定数いらっしゃることでしょう。

しかし、中には「マナー違反になるのではないか」という心配も抱いた方もいるのではないでしょうか。

ここからは、年賀状の返事をお礼メールで送付することはマナー違反に当たるのか、について考えてみましょう。

お礼メールでの返信はマナー違反ではない

相手との関係性を問わず年賀状をいただいた場合は、手書きの文章を添えたハガキで返事をするのがベストです。

とは言え、前述のようにウェブ上でのコミュニケーションが一般化している近年は、相手によってはメールなどを使った返事をしても問題はないでしょう。

特に、親族や仲の良い友人のようなお互いのことをよく知っている間柄では、形式にとらわれずに新年の挨拶をするのも良いのではないでしょうか。

ただし、以下のような相手から年賀状を頂戴した場合は、安易にメールでの返信に踏み切らないように注意が必要です。

  • 職場関係の方
  • 取引先・お客様
  • お世話になった先生などの目上の方 

これらに該当する方に年賀状のお返しをする場合は、基本的にはハガキを使った返事が推奨されます。

職場の同期や後輩のような関係の場合は例外ですが、ビジネス関係の方や目上の方とのコミュニケーションでは伝統的な形式を守ることは敬意の表現でもあります。

年賀状に関するある調査では、2022年には約78%もの方が紙媒体で年賀状を送付したことがわかりました。
参考記事:2022年、年賀状はどれくらいの人が送っているのか。インク革命.COMが実態調査を実施!

ウェブでのコミュニケーションが頻繁に行われている現代でも、年賀状はハガキに手書きでメッセージを記載している、という方は多くいらっしゃいます。

年賀状の送付は、文章だけでなくそれにかかる手間も含めて相手への思いやりを表現する文化であることを覚えておきましょう。

社内ルールで決まっている場合はその旨を記載する

近年は環境への配慮や業務の効率化を目的に、ペーパーレスを推奨している企業が増えています。

このような企業では、年賀状をはじめとするハガキを使ったコミュニケーションをメールに置き換えて対応をしています。

詳しくは例文でも紹介していますが、その場合は「社内ルールによりメールでの返信で申し訳ありません」という旨の言葉を添えましょう。

年賀状に対しての返事がメールだったとしても、上記のような言葉があるだけで相手が抱く印象は大きく異なります。

ちょっとした一言ですが、手間を惜しまず年賀状を送付した相手に対して、お詫びの気持ちを伝えるように心がけましょう。

年賀状に対するお礼メールの例文

ここからは、実際に年賀状をくださった相手にお礼メールを送付する際の例文をご紹介します。

親しい仲の友人や同僚

件名

明けましておめでとうございます

本文

〇〇(名前)さん、明けましておめでとうございます!

今年は年賀状を用意しておらず、メールでのお礼になってしまい申し訳ありません。

昨年は、公私共に大変お世話になりました。
お互いに子供が産まれ、大変な一年になるかと思いますが、お互いに頑張りましょう。

その後、奥様の体調はいかがですか?
まずはしっかり養生をして、またみんなで遊びに行きましょう。

それでは、本年もよろしくお願いいたします。

友人や職場の同僚の中でも、仲が良い相手に向けたお礼メールの例文です。

職場の方に送信する場合は、冒頭で自分の所属や名前も記載しましょう。

年賀状をはじめとする時候の挨拶では、相手との共通の話題を記載すると紋切り型の文章になることを避けられます。

また、例え親しい間柄であっても「メールでの返信になって申し訳ありません」といった旨の言葉を添えた方が良いでしょう。

取引先やお客様

件名

明けましておめでとうございます

本文

株式会社〇〇 営業部 佐藤 様

この度は、ご丁寧に新年のご祝詞をいただき誠にありがとうございました。
謹んで新年をお祝い申し上げます。

また、誠に勝手ながら本日まで年末年始の休暇を頂戴しており、お返しが遅れてしまい大変申し訳ございませんでした、

昨年度は合同プロジェクトへご協賛頂いた上、多数のミーティングにご出席くださり、心より感謝致します。

是非、本年も同じ目標に向けてお力添えいただけますと幸いです。

本来であれば、こちらからもお手紙で対応すべきところですが、社内規定の変更により年末年始の挨拶をメールで行うこととなりました為、どうかご容赦ください。

―――――――――――――――――――――――
株式会社ラクスライトクラウド
〇〇 〇〇

【 TEL 】03-6675-9281
【 MAIL 】support@blastmail.jp
【 URL 】https://blastmail.jp/
【 BLOG 】/blog/
―――――――――――――――――――――――

ビジネスで取引のある相手には、上記のような例文を参考に年賀状のお礼メールを作成しましょう。
ちなみに「謹んで新年をお祝いします」や「明けましておめでとうございます」のような、挨拶は松の内までしか使わないというのが慣例とされています。

松の内は地域によって期間が異なり、北日本や東日本は7日、関西などでは15日までと言われています。

上記の期間を過ぎた場合は「寒中見舞い」として出すのが一般的ですが、よほどのことがない限り早めの返信を心がけるようにしましょう。

お世話になった目上の方

件名

明けましておめでとうございます。(自分の名前)です

本文

〇〇大学 佐藤 教授

明けましておめでとうございます。

この度は、年賀状を頂戴いたしましてありがとうございます。
今年は年賀状の用意をしておらず、このような形での返信になってしまい大変申し訳ございません。

今年も師走から寒い日が続いておりますが、佐藤教授におかれましてはお変わりなくお過ごしでしょうか。

先日、ゼミの同期と数年ぶりに食事をしましたが「次回はぜひ佐藤教授も含めて大勢で集まりたいね」と話しておりました。

卒業から10年近く経ってしまいましたが、こうして連絡をいただけることを本当に嬉しく思います。

ぜひ、これからもよろしくお願い申し上げます。

(署名)

取引先と同様に、メールでの返事になってしまったことを丁寧にお詫びし、新年の挨拶を伝えましょう。

社内ルールなどが関係ない場面では「今年は年賀状の用意をしておらず」のような言葉を添えることで、手抜きの印象を与えずに返信できるでしょう。

また、相手が多くの方から年賀状のお礼メールを受信しているかもしれない時は、例文のように件名に名前を入れることで、他のメールとの区別がつきやすくなります。

取引先に年賀状のお礼メールを送付する際の注意点

ビジネス関係にある方に年賀状のお礼メールを送信する場合の注意点を解説します。

できるだけ早く送信する

ハガキで年賀状のお礼をする場合と同様に、メールでのお礼もできるだけ早く返信をしましょう。

オフィス宛に年賀状が郵送された場合、仕事始めのタイミングで確認をすることになりますが「◯日まで休業となっており返事が遅くなりました。大変申し訳ございません。」のようなお詫びの文も添えましょう。

営業を開始しているにも関わらず返信を後回しにしていると、年明けの挨拶をするタイミングがどんどん遅くなってしまいます。

直接的なビジネスのコミュニケーションではありませんが、レスポンスの遅さを印象付けてしまう可能性もあるので注意しましょう。

ビジネスメールのマナーを踏まえる

年賀状のお礼メールといえど、日常的にやりとりをしているビジネスメールの体裁は守りましょう。

「株式会社〇〇 営業部 〇〇様」のような宛名から始まり、自身の所属や名前も記載します。

また、年賀状のやり取りは企業同士で行うものではなく、あくまで個人間でのコミュニケーションです。

そのため「貴社の発展を心よりお祈りいたします」のような、会社全体に向けたメッセージは違和感を与える場合もあることを覚えておきましょう。

アドレスのミスを避ける

はがきの年賀状に対するお礼メールは、普段のメールへの返信ではなく、メールを新規で作成する必要があります。

アドレス帳の中には、似たような名前の会社や担当者が記載されている場合も考えられます。

必ずメールの送信前に、宛先のアドレスが年賀状の送り主と一致しているか確認しましょう。

年賀状のお礼メールで大量配信をする場合

頂戴した年賀状へのお礼メールがたくさん届いている企業や、自発的に年賀状に変わるメールを取引先に送信している企業は、メーラーの「宛名差し込み機能」を上手に使いましょう。

お礼メール(年賀状メール)を配信する規模にもよりますが「株式会社〇〇 営業部 〇〇様」のような宛名を一人ひとり手打ちで記載すると結構な時間がかかってしまいます。

「宛名差し込み機能」を使うことで、アドレス帳に記載されている情報を抜き出し、自動でメールに反映することができます。

関連記事:宛名だけ変えて同じメールを一斉送信する方法!【Outlook】解説します

先述したように、宛名の記載はビジネスメールにおける基礎的なマナーです。

文章だけ作成しあとは全員に一斉送信をする、といった対応をしないように注意をしましょう。

メール配信システムを使うことで宛名差し込みが簡単に!

上記の関連記事でも解説をしていますが、OutlookやGmailなどの無料のメーラー(ウェブメール)では、宛名差し込み機能の利用に複雑な手順が必要になる場合があります。

もっと簡単に宛名差し込みをしたい、という方には「メール配信システム」の利用がオススメです。

メール配信システムを使うことで、Outlookなどを使用し宛名差し込みをする際に必要な配信リストとの連携やプログラム言語の使用を避けることができます。

HTMLメールのテンプレートも使用できる

メール配信システムの中には、HTMLメールというデザイン性の高いメールのテンプレートを提供しているものもあります。

例えば、メール配信システムの一つである「ブラストメール」では、以下画像のようなテンプレートを提供しており、デザイン性の高いお礼メールを誰でも簡単に作成できます。

メール配信システムのその他の機能や利用にかかるコストは、以下の記事で分かりやすくまとめています。

関連記事:おすすめメール配信システム比較20選!タイプや目的別に解説!

こちらも合わせてご活用ください。

まとめ

ビジネスシーンでも行われる年賀状のやり取りですが、近年は「お礼メール」の配信のみ行う企業も増えてきています。

ハガキでの年賀状を頂戴した相手に対してメールで返事をすることは、マナー違反とまではいきませんが相応の配慮があった方がより円滑なコミュニケーションに繋がるでしょう。

上記のような気遣いはビジネスシーンだけではなく、プライベートのやりとりでも同様です。

相手との関係性を見極めた上で媒体や言葉を選択するという、コミュニケーションにおけsite:る基本的な考え方を忘れないようにしましょう。

年賀状のお礼メールを送信する場合は、以下の点に注意が必要です。

  • できるだけ早く返信をする
  • ビジネスメールのマナーを守る
  • アドレスの設定ミスを起こさない 

また、お礼メールを一斉送信する場合は「宛名差し込み機能」などを使い、人的コストを節約しましょう。

とは言え、一般的なメーラーから行う宛名差し込み機能は、やや面倒な手順が求められることもあります。

もっと簡単に宛名差し込みを行いたい方には「メール配信システム」がオススメです。

また、メール配信システムには年賀状のお礼メールに使える、デザイン性の高いHTMLメールテンプレートを提供しているものもあります。

本記事でご紹介した「ブラストメール」では、7日間の無料トライアルを提供しているため、年賀状のお礼メールだけ送信したい方でも利用可能です。

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ご紹介した例文とともにぜひご活用ください。

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