展示会のお礼メール例文集！商談につながる件名・タイミング・送り分けのコツを完全解説

展示会後のお礼メールは、単なる感謝を伝えるマナーではありません。見込み顧客との関係を構築し、商談や成約につなげるための重要な「ファーストアクション」です。しかし、ありきたりの定型文を送るだけでは、その他大勢のメールに埋もれてしまい開封すらされないことも少なくありません。

そこで本記事では、コピペしてそのまま使える「展示会お礼メールの例文」を、顧客の確度別にご紹介します。さらに、開封率を劇的に高める「件名」の付け方や、最適な送信タイミング、効率的に配信するためのツール活用術まで徹底解説。

この記事を読めば、展示会の成果を最大化するメールフォローの極意がわかります。

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展示会後にお礼メールを送信するメリット

まずはお礼メールのメリットについて解説します。

リマインド効果がある

心理学者のヘルマン・エビングハウスは人間の記憶について「1時間後には56%の出来事を忘却している」と述べています。時間の経過とともに物事を忘れるこの現象にエビングハウスは「忘却曲線」という名前をつけて図解しています。

これを展示会に当てはめてみると、100人の方に見ていただいた商品も、展示会を後にする頃には過半数の人に忘れ去られてしまうこととなります。お礼メールを送信することで、記憶が薄くなっているお客様に対して、自社のサービス商品を再度印象付けることができるでしょう。

お問い合わせなどの次の段階へ繋がる

お礼メールを送信することで、改めて自社のサービスについて紹介することができます。お礼メールの文章によっては、さらに自社の製品に興味を持ってもらうことができ、お問い合わせや自社のホームページへの流入が期待できます。

つまり、お礼メールを通じて見込み客を増やすことも可能ということになります。ビジネスをする上では、商品を利用する割合が高い見込み客は、できるだけ見逃さずにアプローチをしなければなりません。これからご紹介する例文を参考に、見込み客を増やす文章を作成しましょう。

展示会後のお礼メールの例文

ここからは、実際にブースに訪問していただいたお客様へ送るお礼メールの例文をご紹介します。

お礼メールは当日中に送るのが基本で、展示会が終わり次第できるだけ早く送信する方が効果的だと言われています。送信するタイミングも意識しましょう。

商品に興味を持っていただいた手応えがあった場合は、お客様へ商品の詳細を提示することで、成果につながる場合があります。

メール内で再度、展示会と同じような紹介すると、しつこい印象を与えてしまう恐れがあるので、サイト訪問や資料請求へと誘導しましょう。

展示会のなかで実際にお客様と交わしたコミュニケーションを踏まえて、お礼メールを作成すると、商品のPR・資料請求への誘導がスムーズになります。

展示会は、お客様の反応を直に感じることができる貴重な機会でもあるので、お客様との会話を忘れないようにしましょう。

割引のセールなどを行う場合は、上記のように商品の詳細へ誘導しましょう。

先述の通り、できるだけ早くお礼メールを送信するのが基本ですが、展示会後にすぐセール情報を送信するのは不自然なので、例文のようなメールは数日経ってから送信します。

開封率を左右する！「件名（タイトル）」作成の3つのコツ

展示会のお礼メールにおいて最も高いハードルとなるのが「メールを開封してもらうこと」です。来場者のメールボックスには同業他社からのお礼メールが山のように届いています。

その中で埋もれず、クリックしてもらうためには件名（タイトル）の工夫が不可欠です。ありきたりの件名ではなく、受信者が思わず反応してしまうような件名の付け方を3つのポイントに絞って解説します。

具体的な「展示会名」や「ブースでの話題」を入れる

件名には必ず「どの展示会で会ったのか」が一目でわかるキーワードを含めましょう。単に「御礼」や「先日はありがとうございました」だけでは、スパムメールと勘違いされたり、優先度が低いと判断されたりして見過ごされてしまいます。

具体的には、件名の中に「展示会の正式名称（または略称）」を含めることはもちろん、「具体的な用件」や、どこの会社からの連絡かがわかる「社名」を組み合わせて記載するのがおすすめです。これらを網羅することで受信者はメールを開く前に内容を推測でき、安心して開封できるようになります。

このように、いつ、どこで、誰からのメールなのかを件名の時点で明確にすることで、受信者の記憶を呼び起こし、安心して開封してもらえるようになります。

相手のメリットや特典を件名で示唆する

単なる挨拶メールだと思われると、忙しい担当者は開封を後回しにしてしまいます。件名の中に相手にとっての「メリット（ベネフィット）」や「特典」を少しだけ匂わせることで、開封率をグッと高めることができます。例えば、ブースで配布していた資料のデータ版を送る場合や限定のキャンペーンがある場合は、それを件名でアピールしましょう。

「中身を確認しないと損をするかもしれない」あるいは「役に立つ情報が入っている」と感じさせる件名作りを意識してください。

【重要】送信者名は「個人名」または「社名＋個人名」で

名と同じくらい重要なのが「送信者名（差出人名）」の設定です。多くの人は知らない組織からのメールよりも、実在する個人からのメールを優先して読みます。「〇〇EXPO事務局」や「株式会社〇〇 営業部」といった無機質な名称で送るよりも、「株式会社〇〇 佐藤」や、単に「佐藤 太郎（株式会社〇〇）」のように個人名を出した方が、開封率は高くなる傾向にあります。

特に、展示会で実際に名刺交換をして顔を合わせている場合は担当者の個人名が表示されていることで「あ、あの時の人だ」と思い出してもらいやすくなり、親近感を持ってもらえます。メール配信ツールを使う場合でも、差出人名の設定は必ず確認するようにしましょう。

顧客の「確度別」に使い分ける！お礼メールの書き方と例文

展示会で獲得した名刺すべてに対して、同じ定型文を一斉送信していませんか。これは非常に非効率であり、せっかくの商談チャンスを逃す原因になります。

展示会での会話の内容や相手の温度感（確度）に合わせて、メールの内容を書き分けることが、商談獲得への近道です。ここでは、確度別に3つのパターンに分けた例文をご紹介します。これらをベースに、自社の状況に合わせて調整してご活用ください。

【確度：高】具体的案件・次回アポ打診のメール

ブース内で具体的な課題をヒアリングできた相手やサービスの導入に前向きだった相手には、鉄が熱いうちに次のアクション（商談・打ち合わせ）を打診します。社交辞令で終わらせず、具体的な日程候補を提示するのがポイントです。

【確度：中】資料送付・導入事例で関心を高めるメール

「少し興味はあるが、今すぐ導入というわけではない」「情報収集段階」という層には売り込みを強めすぎず、役立つ情報を提供して関心を育てる（リードナーチャリング）アプローチが有効です。お役立ち資料のURLなどを記載しクリックしてもらうことを目標にします。

【確度：低】まずは接点維持！名刺交換のお礼のみ

通路で名刺交換をしただけの方や挨拶のみで終わった方に対しては、しつこい営業メールは逆効果です。まずは「接点を持ってくれたこと」への感謝を伝え、会社の存在を認知してもらうことに留めましょう。メルマガ登録やSNSフォローなど軽いアクションを促すのも一つの手です。

お礼メールを送る「タイミング」と遅れた場合の対処法

お礼メールの内容と同じくらい重要なのが「送るタイミング」です。素晴らしい内容のメールでも届くのが遅ければ効果は半減してしまいます。ここでは最適な配信タイミングと、もし遅れてしまった場合の対処法について解説します。

ベストは「当日中」か「翌営業日の午前中」

結論から言うとお礼メールを送るベストなタイミングは「名刺交換をした当日中」、遅くとも「翌営業日の午前中」です。

展示会の来場者は1日に何十社ものブースを回り、多くの担当者と話をしています。数日も経てば、あなたの会社のことも、あなたと話した内容も、記憶から薄れてしまいます。「鉄は熱いうちに打て」の言葉通り記憶が鮮明なうちにメールを送ることで、相手に「対応の早いしっかりした会社だ」という好印象を与えることができます。

もし展示会期間中であれば帰社後やホテルに戻ってから、その日のうちに送るのが理想的です。それが難しい場合でも、翌朝一番にメールが届くように予約配信などを活用しましょう。

3日以上遅れてしまった場合のお詫びフレーズ

業務の都合や名刺の整理に時間がかかり、展示会から3日以上経過してしまった場合はどうすればよいでしょうか。この場合、何事もなかったかのように定型文を送るのは避けるべきです。冒頭に一言、遅くなったことへのお詫び（クッション言葉）を添えるだけで、相手の受ける印象は大きく変わります。

言い訳がましく「展示会後は立て込んでおりまして」などと書く必要はありません。以下のようなシンプルで丁寧なフレーズを追加しましょう。

遅れてしまったとしても、送らないよりは送った方が良いケースがほとんどです。誠実な一言を添えて、関係構築のきっかけを作りましょう。

展示会のお礼メールはメール配信システムを使う

展示会で獲得した名刺が数十枚〜数百枚にのぼる場合、普段使用しているメールソフト（OutlookやGmailなど）で一通ずつ手動送信するのは現実的ではありません。 宛名の書き換えミスや、添付ファイルの付け忘れなどの人為的ミスが起こりやすくなるだけでなく、膨大な時間がかかってしまい、本来集中すべき「確度の高い顧客へのアプローチ」がおろそかになってしまいます。

そこで推奨されるのが「メール配信システム」の導入です。 展示会の成果を最大化させている企業の多くは、名刺情報をリスト化し、システムを使って効率的にフォローアップを行っています。

メール配信システムを使うメリット

メール配信システムを導入することで、単に「楽になる」だけでなく、売上アップに直結する以下のようなメリットが得られます。

おすすめのメール配信システム「ブラストメール」

これからメール配信システムを導入して展示会のフォローを行いたいという方には、「ブラストメール（blastmail）」がおすすめです。

ブラストメールは、15年連続で顧客導入シェアNo.1を獲得しているメール配信システムです。 その最大の特徴は、「マニュアルを読まなくても使えるほどの使いやすさ」と「コストパフォーマンスの良さ」にあります。

高機能すぎるマーケティングオートメーションツールは、設定が複雑で使いこなせないケースが多いですが、ブラストメールは直感的に操作できるため、ITツールに不慣れな担当者でもすぐに配信作業を始められます。展示会のお礼メールで必須となる以下の機能も標準装備されています。

• ターゲット配信
  業種や役職などでセグメントを分けて配信可能
• 宛名差し込み
  本文中に「会社名」や「氏名」を自動挿入
• 効果測定
  開封率、クリック率の解析、開封した人のリスト化

展示会後の「鉄が熱いうち」を逃さないためにも、まずは無料トライアルでその操作性を体感してみてはいかがでしょうか。

公式サイト：シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」

まとめ

展示会のお礼メールは、感謝を伝えるコンテンツであると同時に、商品をさらに深く知っていただくための大切なステップでもあります。メール配信サービスを使って配信することで、よりスピーディーにお礼メールを配信することができるので、お客様へのリマインド効果に一役買うことができます。

また、効果測定機能を使うことで、送信したメールの「開封率」や「クリック率」を知ることができます。メールを受信したお客様の反応を知ることで、お客様に直接営業をかける目安ができることにもなります。

展示会後のお礼メールは、お客様に感謝を伝えるだけでなく、商品の成約へつながるツールとして、魅力的なコンテンツを作りましょう。