緊急連絡に使う連絡網の作り方!災害に向けて企業が準備すべき4つの事

2020.03.30 メール

緊急連絡 連絡網

地震などの自然災害が多い日本では昔から、有事の際には「緊急連絡網」「災害時のフローチャート」などが使われています。

緊急連絡網とは有事の際に、従業員全員を網羅する連絡網で、どのような順番で誰がどこに連絡をするのかを予め決めておいたものです。

企業において、従業員の安全は何よりも優先すべき事項です。従って、従業員の安否を確認する緊急連絡網の作成・整備は企業を運営していく上でマストの事項になります。

緊急連絡の内容は「従業員の安否確認」や「会社の方針(出勤をするか否か等)の連絡」の様に、いくつか考えられます。

近年はネットの発達に伴って、緊急連絡網の連絡ツールとしてSNSやメールを選択する企業も増えていきていますが、実際、緊急連絡の手段として使い勝手が良いツールはどれなのでしょうか。

この記事では、緊急連絡網やフローチャートを作成する際に確認しておきたい超重要なポイントを4つご紹介します。

また、有事の際に従業員の安否を確認する手段としてどんなツールが適しているのかも解説していきたいと思います。

これから緊急連絡網を整備しようと考えている方や、緊急連絡網の改善を目指している方はぜひご覧ください。

企業における緊急連絡網の重要性

企業における緊急連絡網の整備は、大きな災害などが発生した時に、従業員と連絡をとり安否確認を行う上で重要です。

地震大国である日本は、企業のBCP対策に対する意識が高く、比較的規模の小さな会社でも、災害発生時のマニュアルが決まっている事が多いです。近年では、地震だけでなく台風による被害も無視できません。

自然災害により出社に危険が伴う従業員に対して、無理に出社を求める企業が批判される傾向にある世情を考えても、従業員の安否確認を迅速に行う事ができる緊急連絡網の整備は企業に求められる用件と言っていいでしょう。

まだ緊急連絡網やフローチャートが確立していない場合や、数年前に作ったっきり見直しをしていない状況の場合は、この記事を参考に最新の体制に整え直しましょう。

緊急連絡網を作成する際に確認すべき4つのこと

まずは、緊急連絡網やフローチャートを作る際に、確認していただきたいポイントを4つご紹介します。

従業員の連絡先をリスト化する

携帯電話の番号だけでなくメールアドレスもリスト化して保管しましょう。

ビジネスにおいては、急ぎの際に電話を使った意思疎通をする事が多いですが、緊急事態発生時に従業員全員に電話をかけるのは得策とは言えません。

迅速さが求められる緊急事態発生時には、メールを使った一斉送信が最もオススメです。

緊急連絡網を使う様なケースでは、一斉メールで安否確認ができない人を洗い出し、個別に電話などで対応をしていくといいでしょう。

LINEなどのSNSも連絡手段としては便利ですが、「アプリが正常に動く」ことが前提となっているため、インターネットが使えれば送信できるメールに比べると、ややリスクがあります。メールアドレスや電話を使った連絡手段の次点として捉えておきましょう。

また、携帯電話の番号や、個人のメールアドレスを会社側がリスト化する場合は、本人の同意を得なければなりませんので注意してください。

取りまとめをする人を決めておく

緊急連絡網やフローチャートを作っても、いざ緊急事態となったときに、誰が主導となって従業員の安否確認を行うのかが決まっていないと、実用的とは言えません。

通常の業務においてもそうである様に、連携をする順番(フロー)や責任者を決めなければなりません。

連絡をより迅速にするために会社によって、部ごとに連絡を取り合ったり、地域ごとに連絡を取り合ったりといくつかのグループ分けは考えられます。

そして、定められたグループごとに従業員の安否を取りまとめる人を決めておきましょう。

さらには、誰が緊急連絡網の使用を発令し、最終的な報告を責任者に行うか、まで決めておくことで、緊急事にも迅速に対応する事ができるでしょう。

最高責任者は社長である事が多いので、社長の判断で緊急連絡網の使用を指示し、各部の部長が従業員に対して連絡をとり、副社長がその結果を集計し報告する。と言った様に、各々の役割を明確にしておきましょう。

また、仮に社長や副社長、部長の様に連絡を取りまとめる役の方の安否が確認できない場合は、代役を立てる必要があります。

詳しくは後述していますが、緊急事態時には不測の事態がつきものです。

どんな状況にも対応できる様に、様々なケースを考えて複数の計画を立てておきましょう。

緊急連絡網を使うケースを決める

実際に緊急連絡網を使う場合の線引きを決めておきましょう。

緊急連絡網を使う条件は大きく2つに分ける事ができ、責任者が必要に応じて緊急連絡網を発動する「内的要因」と、気象庁が発表する警報や震度に応じて発動する「外的要因」があります。

前述した2つの発動条件のうち、会社全体で共有をしておいた方がいいのは「外的要因」です。

緊急連絡網を発動する外的要因を規定した例としては、

  • 震度◯以上を観測したら
  • 大雨・洪水特別警報が発令されたら
  • 緊急事態宣言が発令されたら
  • 鉄道会社が計画運休を発令したら

などが考えられます。

この様に、緊急連絡網を使うケースが明確にしておく事で、有事の際も迷いなく連絡網を使用する事ができます。

想定どおりにいかなかった場合の行動を確認しておく

緊急連絡網を使う様な事態では、必ずしも緊急連絡網の責任者が対応できるわけではないのは先述の通りです。

例えば、責任者となっている部長に連絡がつかなくなってしまった場合、それ以下の全員に緊急連絡網が回らない可能性があります。

いくら不測の事態とは言え、企業の危機意識を問われかねないので、絶対に避けなければいけません。

先ほどご紹介した「外的要因」を満たす条件でも、30分以上連絡が来なかった場合は、部長の代理で緊急連絡を回す人を決めておく、対策をして不測の事態に備えましょう。

緊急連絡をする際の連絡手段は?

実際に緊急連絡をする際におすすめのツールをご紹介していきます。

電話

電話は一対一での会話が可能ですが、複数人に向けて同時に連絡をする必要がある緊急連絡網のツールとしては適切ではありません。

他のツールを使った上で、安否確認が取れない方に対して連絡をとる際などに使いましょう。

LINEなどのSNS

SNSは無料で利用できるものが多く、グループ機能を使えばメッセージを全員に向けて送信できるので緊急連絡をするツールとしては優秀です。

LINEなどでは、メッセージを閲覧した人数を確認できるのもメリットとして挙げられるでしょう。

デメリットは、非常時にアプリが正常に作用しなくなる可能性があると言う事です。

また、大きな企業であればそれだけ、全員のアカウントを網羅したグループを作るのは難しく、プライバシーの観点からアカウントを教えたくない方がいる可能性もあります。

安否確認システム

安否確認システムは緊急連絡に特化したシステムなので、有事の際には非常に心強いツールになるでしょう。

デメリットとしては、やや高価なものが多いことと、緊急連絡網以外の使いどころがなく、汎用性の低さが挙げられます。

費用の目安としては、初期費用で100,000円前後、維持費として15,000円前後がかかりますが、システムによって金額は大きく異なっています。

メール配信サービス

特定のメールアドレスに向けてメールを送信すれば、予めリストしておいた端末全てにメールを送信する事ができるメール配信サービスは、緊急連絡をする際のツールとして非常に有効です。

メール配信サービスのブラストメールは、多くの安否確認システムよりも安価に使用できる上に、緊急連絡網以外にも営業メールの送信やHTMLメールの作成など会社の利益につなげる機能を普段から使う事ができます。

従業員の安否確認を迅速に行うシステムを整備するのは企業の責任として当然のことですが、一定のコストを支払うのであれば、より機能的なシステムを採用したいところです。

コスト面だけでなく、機能面も含めた観点でメール配信サービスは緊急連絡網に使うツールとしてメリットが多いサービスといえるでしょう。

まとめ

自然災害などの有事の際に、従業員の安否を確認する緊急連絡網を整備しておく事は、企業にとって責任とも言うべき事項です。

すでに緊急連絡網のシステムを用意してある企業でも、そのシステムが有事の際に本当に役に立つのかを考え、場合によっては改善をしていく必要があります。

緊急連絡網には、従来から使われている電話やメールなどの方法の他に、SNSなどを使った方法がありますが、より緊急事に対応がしやすい「安否確認システム」や「メール配信サービス」を使用することをお勧めします。

特にメール配信サービスは、緊急連絡網としてだけでなく、お客様や取引先様へ向けた営業に使うこともできます。

基本的には、安否確認システムもメール配信サービスも共に有料のサービスです。

せっかくコストを支払うのであれば、緊急連絡網としてだけでなく業績アップにもつなげられる、メール配信サービスを利用してみましょう。

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