コロナ感染が発生したときの対応まとめ【社外通知メールの例文や対応】

2021.03.26 メール

コロナ感染が発生したときの対応まとめ【社外通知の例文や対応】

2021年3月現在、新型コロナウイルスの感染者は一時期のピークを過ぎ、日本では2度目の緊急事態宣言も解除されました。

コロナウイルスへのワクチンも開発され、感染予防だけでなく、感染後の処置にも明るい兆しが見え始めています。

しかし、依然として社会のコロナウイルスに対する反応は敏感で、感染者には感染を拡大させないための対応が求められています。

それは企業規模でも同様です。

もし、社内でコロナウイルスの感染者が出た場合は、クラスターの発生や、取引先などへのクラスターを防ぐための対応が不可欠になるでしょう。

この記事では、これまでのコロナウイルスに関する事例を元に、会社内に感染者が出た時の対応や、社外への通知の文面、送信方法について解説をしています。

「Withコロナ」の時代へ向けて、責任のある対応ができるように準備をしておきましょう。

コロナの感染が疑われる社員がいたら

もし、社内で発熱等の報告があった場合は、各自治体が発表しているガイドラインに沿って対応をしましょう。

自社で感染が疑われる社員が現れた際の対応が決まっていない場合は、早急にフローチャートなどを作成し準備しなければなりません。

コロナの感染が疑われる社員がいたら

この記事では、都内の公的機関などが発表している対応フローを参考に、企業がすべき行動を解説します。上記の画像は「東京都商工会議所」のガイドラインを参考に作成しました。

発熱等の症状があった社員を把握する

感染者に対して早急に対応をするためにも、発熱があった社員には報告をしていただくように社内教育を行いましょう。

当初は「37.5度以上が4日間」という目安が設けられていましたが、厚生労働省は専門家会議でその基準を削除し、以下のような基準を設けました。

  • 呼吸のしづらさ
  • 強い倦怠感
  • 高熱

発熱のような客観的な症状がなくとも、呼吸器などを含む全身症状が出ている場合は、上司を通じて報告をもらい、医療機関への受診をすすめましょう。

社員が過去数週間以内に出勤をしていた場合は、社内のスタッフへの通知は必須です。

医療機関で診断を受けるまでは、体調不良を訴える社員だけでなく、接触があった社員もうかつに外を歩くことはできなくなります。

接触した社員に適切な指示を出すためにも、感染が疑われる社員には当日中に医療機関を受診させましょう。

また陽性と判断される前でも、場合によっては社外への通知が必要になります。

この段階で通知を出しておくことで、受け取った取引先やお客様が感染拡大予防のためのアクションを早めに起こすことができます。

その際は後述する例文を参考に、接触が疑われる取引先やお客様にメールを送信してください。

医療機関を受診後の対応

解説したような症状が出ている社員が医療機関を受診した後は、実際に感染していたかによって対応が変わります。

もし感染していた場合は、該当の社員だけでなく、接触した社員も各自治体のガイドラインに沿って一定期間は隔離での養療となります。

陽性が診断された段階で、社外にも通知を出さなければなりません。

もし、陰性だった場合は、医療機関を受診する前に取引先に通知を出しているかどうかで対応が変わります。

事前通告を出している場合は、陰性だった旨をメールに記載し送信しましょう。

体調不良者が出た段階で社内には、告知を出しているので、コロナウイルスには感染していなかった旨を報告し、通常業務を再開していただきましょう。

もし社内のコロナ感染者を社外に通知しないと……

もし、社内でコロナウイルスの感染者が発生した場合は、自治体が定めるフローチャートに沿って速やかに、対処をしましょう。

ウイルスの発生から一定の期間が過ぎましたが、感染に対して敏感な人がいるのも事実です。

サービス業や営業職のように、普段から人と接する機会が多い企業・業種では、社員のコロナウイルスへの感染が売り上げに大きな影響を及ぼしてしまいます

とは言え、自社で出た感染者を隠して医療機関や取引先に報告をしないのは、もちろん得策ではありません。

感染拡大を助長してしまう可能性があるだけでなく、隠していたことが発覚した際の印象は後々の業績に影響を及ぼしかねません。

また、一部上場企業には金融庁が定める「金融商品取引法」によって、決算に関する重要な事項が発生した場合には、それを公表する義務が課せられています。

そのため、上場会社とその子会社は、自社においてコロナウイルス感染者が発生した場合は公表すべきである、とされています。

コロナウイルスの感染者が会社に出た場合の対応に関する法律は、まだ不安定なままですが、会社の信用を損ねるような判断をしないように注意しなければなりません。

コロナの感染に関する社外通知

ここからは、これまで解説してきたケース別に社内外に通知を出す際の例文をご紹介します。

事前通知の例文

件名

〇〇部の体調不良者について

本文


本日、午前10時時点で〇〇部所属の(名前)氏より、体調不良の旨を報告いただきました。

新型コロナウイルスへの感染を鑑み、同氏の医療機関への受診および、症状が治るまでの自宅養療を決定いたしました。

今後は、医療機関や保健所と連絡を取り合いながら、社員一同の業務体系について協議を行います。

なお、同氏からも直近2週間の出勤状況や、取引先様を含む接触した方々について報告をいただいております。

社内での濃厚接触が疑われる社員の方には、今後個別に指示を出すので、それに従い行動をお願いいたします。

社員の皆様におかれましては、ご自身・ご家族の安全確保を最優先に、業務に勤めるようにしてください。

なお、医療機関を受診後の結果に関しては、診断がおり次第、皆様に報告いたします。

体調不良者が現れた場合は、まずは社内で情報を共有しましょう。

その際のポイントは以下の通りです。

  • 現状をわかりやすく記載する
  • 体調不良が発覚した日時を記載する
  • 今後の行動について記載する
  • 感染した社員や、接触した社員への配慮を忘れない

社内の通知とは言え、感染者への配慮を忘れてはいけません

社内での接触が疑われる社員が申し出やすいように、責めるような文面を避けるようにしましょう。

次に社外への事前通知の例文です。

件名

〇〇部の体調不良者について

本文


△△株式会社 〇〇部 --様

平素よりお世話になっております。
株式会社-- 〇〇部の高橋です。

本日、午前10時時点で〇〇部所属の(名前)氏より、体調不良との報告がありました。

同氏には本日中に医療機関を受診し、その結果を報告するように指示を出しております。

皆様におかれましては、多大なるご心配、ご迷惑をおかけしまして大変申し訳ありません。
深く、お詫び申し上げます。

本日中に、検査結果を記載したご報告を再度連絡させていただきます。
ご理解のほどお願い申し上げます。

医療機関を受診し陰性だった場合の例文

件名

株式会社--- 〇〇部の体調不良者について

本文


△△株式会社 〇〇部 --様

平素より、お世話になっております。
株式会社--- 〇〇部の高橋です。

本日、午前にご連絡を差し上げました、弊社社員(名前)氏が検査の結果、陰性であることが判明いたしましたので報告差し上げます。

同氏の無事が分かり、安心はいたしましたが、皆様方にご迷惑をおかけいたしましたことを再度、深くお詫び申し上げます。

今後は社員の体調管理を今まで以上に徹底し、社員一丸となって感染拡大防止に努めて参る所存でございます。

これからも、ご愛顧のほどお願い申し上げます。

医療機関を受診し陽性だった場合の例文

ここからは、医療機関を受診した後に陽性と診断された場合に出す社外通知について解説します。

件名

当社における新型コロナウイルス感染者の発生について

本文


年 月 日、当社〇〇部に勤務する従業員1名が新型コロナウイルス(covid-19)に感染していることが判明いたしました。経過を報告申し上げます。

・年 月 日に業務中に体調不良を訴え、途中退勤し自宅待機
・年 月 日 医療機関を受診
・年 月 日 医療機関により、新型コロナウイルス陽性と判明

現在は、自宅での養療を行っております。

これまで弊社では、東京都が定める感染拡大防止のガイドラインを遵守し、社員の検温や施設内の消毒に力を入れて参りましたが、お取引ただいている皆様に不安を抱かせることになりましたことを深くお詫び申し上げます。

なお、今後のお取引や打ち合わせに関しましては、濃厚接触に該当しない社員への引き継ぎを行い、継続・開催をさせていただきたく存じ上げます。

お取引いただいております、皆様方には多大なるご迷惑をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。

今後は、社員一同、感染拡大防止に向けてこれまで以上に尽力して業務に励む所存です。
何卒、ご理解・ご協力のほどお願い申し上げます。

社外通知では、先述したポイントに加えて取引先への謝罪を忘れずに書き添えましょう。

取引先へのメールだけでなく、公式ホームページへの記載なども情報開示の方法として有効です。

コロナの社外通知は迅速・確実に送信する

もし体調不良者やコロナウイルスに感染した社員がいる場合は、状況に応じて社内外に解説したような通知メールを迅速に出さなければなりません。

このような場合のメールは一斉送信で行うのが一般的ですが、事業の規模によっては、数百名以上の取引先やお客様に連絡をしなければならないケースもあるでしょう。

クライアントからの信用を無くさないためにも、企業では不測の事態に備えて、いつでも確実にメールを配信する準備をしておく必要があります。

GmailやOutlookなどのメーラーをビジネスで利用している企業もありますが、これらのメーラーには送信上限があり、上限を超えるとメールの送受信ができなくなります。

ここからは、このような不測の事態で、社内外へのメールの一斉送信に便利なツールである「メール配信サービス」に関して解説します。

メール配信サービスとは

メール配信サービスとは、大量のメールを迅速かつ確実に相手のもとに届けることができる、一斉送信に特化したサービスです。

提供会社のプラン毎に登録できるアドレス数が異なっておりますが、メーラーを使った一斉送信と比較して、スピードや到達率に優れています。

到達率とは、配信したメールが迷惑メールやスパムに分類されずに、受信ボックスに到達した割合のことです。

GmailやOutlookのようなフリーメールサービスは、コストがかからない一方で、有料のサービスと比べて、一斉送信時の到達率が低くなってしまう傾向があります。

コロナウイルスに関する社外通知のように「届いていませんでした」では済まされないケースでは、会社の信用にも関わります。

また、メーラーを使った一斉送信では、宛先の設定ミスによる誤送信が懸念されており、ニュースでも度々、企業による個人情報流出が報道されていました。

特にコロナ禍では、感染に関する社内外への報告や、イベントの中止などで一斉送信をする企業が増え、以下の記事のように多くの誤送信が報告されています。

コロナ騒動による一斉メール誤送信が頻発!誤送信に有効な防止策とは

これらのリスクを軽減する策として、大手企業や官公庁ではメール配信サービスを利用し、情報発信を行っています。

まとめ

新型コロナウイルスの流行に伴い、企業では感染拡大予防だけでなく、社員の感染が発覚した後の対応も準備しておかなければならなくなりました。

国や自治体が発表しているフローチャートなどを参考に、社員に感染が発覚した場合の社内の動きをまとめておきましょう。

企業の対応として必須になるのが、感染した社員に関する社内外への通知を送信する業務です。

これを怠ると、感染拡大が助長されるばかりか、会社の信用問題にまで発展する可能性があるので注意しましょう。

また、通知を送信していても、メーラーを使った一斉送信には、送信上限などの問題で相手のメールボックスに届かないリスクや、宛先の設定ミスによる誤送信のリスクがあります。

このようなリスクを避け、確実にメールを配信する手段として「メール配信サービス」を利用している企業が多くあります。

メール配信サービスの一つである「ブラストメール」では7日間の無料体験期間を設けています。

届けるべき情報を確実に届けるために、一斉配信には専用のサービスを利用しましょう。

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