保育園や幼稚園から発行される「お便り」は、園と児童の家庭をつなぐ大事なコンテンツです。
保護者からすれば、普段見ることができない園内での子供の様子を知ることができるお便りは、貴重な成長の記録にもなるでしょう。
とは言え、実際に保育をおこなっている保育士さんにとって、お便りの作成は大事な業務である分、プレッシャーや作業量が多いお仕事になっているのではないでしょうか。
お便りの作成の中でも、文章の書き出しや全体の構成などは特に保育士さんの頭を悩ませるポイントかもしれません。
この記事では、各月ごとの文頭のあいさつに使うことができる例文や、写真の配置を含めたレイアウトについて解説しています。
業務の負担を減らしつつ、保護者にも喜んでいただけるようなお便り作りを目指しましょう。
目次
お便りの作成時に保育士さんが抱える悩み
保育園のお便りを作成している時に、保育士さんが感じている悩みについてのアンケートでは以下のような結果が得られました。
- 文章力に自信がない（24.0％）
- 季節感のある木田氏が思い浮かばない（15.8％）
- レイアウト考えるのが苦手（8.2％）
引用元：保育士さんの90％が悩みを経験！お便りの作成をスムーズに行うには？
参考記事にあるアンケートからは、文章力への不安とレイアウト・構成に関する悩みを抱える方が多い印象を受けます。
保育業務をしている中で、いざお便りを作成しようとしても瞬時に切り替えをすることができない方は多いと思います。
また、レイアウト・構成についても毎月新しいものを考えてお便りを作成するのはかなり大変な作業です。
レイアウトに関しては、ある程度テンプレートを用意しておいてお便りを作っているという方も多いでしょう。
レイアウトの例として、お便りの画像とレイアウトについてご紹介します。
- タイトル
- 導入文
- 誕生日の児童紹介
- 来月の予定と諸連絡
上記のようなテンプレートを用意しておけば、月の部分やイラスト、画像を変更すれお便りのレイアウトを大きく変更させずともお便りを発行することができます。
また、例に出したお便りは「HTMLメール」と呼ばれる形式で作成されたもので、画像やフォントを自由に設定して、保護者に一斉送信をすることができます。
保育士さんが手書きで作成するお便りも味があり、気持ちが伝わるコンテンツだとは思いますが、保育士さんにかかる作業量の軽減を考慮し、メールによるお便りも人気が集まっています。
保育園からのお便りで文章を考える時のコツ
アンケートの結果にもあったように、文章の作成が苦手な方にとっては、お便りの作成は気が重い作業になるかもしれません。
お便りの作成時に思うように作業が進まない方は、保護者はどのようなことをお便りに求めているのかについて、もう一度考えてみましょう。
- 子供が保育園にいる時の様子を知りたい
- 行事の日程を確認したい
保護者目線では、上記のような情報がお便りに記載されていると楽しくお便りを読むことができるのではないでしょうか。
しかし保育業務で疲れていると、思うように仕事の切り替えがうまくいかないこともあるでしょう。
特にお便りの書き出しの部分がなかなか思い浮かばず、進捗が遅れてしまうケースがよくあるようです。
そこで、ここからは各月の「文頭のあいさつ」についてご紹介します。
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| 3月 | 今年も桜の季節がやってきました。ご卒園を迎える子供たちからは、卒園の寂しさと小学校への期待感が感じられます。 |
お便りは保育園でテンプレートを用意しておくと便利！
ご紹介したような文章は、季節やイベントに合わせ変更しなければならないため、文頭以降はある程度自力で考えて作成しなければなりません。
しかし、冒頭で解説したお便りのレイアウトは、おおよその形を定型化しておくことで、作成時の労力を削減することができます。
保育園からのお便りに、ご紹介したHTML形式のメールを利用することで、作成したレイアウトをテンプレートとして保存しておくことができます。
HTMLメールは、メール内に画像を簡単に配置することができるため、メルマガなどの集客媒体として使われることが多いコンテンツです。
スマホの流行により、文字よりも画像を通して情報を得る機会が増えたため人気のコンテンツである一方で、作成にはIT関係の知識が必要な点がデメリットとして挙げられます。
そのため、現在HTMLに関して知識がない、という方がお便りを自作するのは現実的とは言えないでしょう。
しかし現在は、HTMLメールに関する知識がない方でも、簡単にHTMLメールを作成することができる「HTMLメールエディタ」というツールがあります。
HTMLメールエディタはメール配信システムと呼ばれる、一斉送信に特化したシステムが提供する機能の一つです。
メール配信システムを利用することで、HTML形式のお便りの作成と配信を同時に行うことができます。
以下の記事では、メール配信システムの一つである「ブラストメール」が提供するHTMLメールエディタを利用し、HTMLメールを作成する様子を公開しています。
HTMLメールの作り方を5分で解説！最も簡単に作成する方法もこっそり教えます。
ぜひご参考ください。
保育園のお便りはメール形式も活用しよう
ここからはお便りの作成・発行にメール配信システムを利用することで得られるメリットについて解説をしていきます。
画像やイラストの配置が楽
スマホで撮影した画像や、ダウンロードしたイラストはドラッグ＆ドロップでHTMLメール内に配置することができます。
顔写真などの掲載はプライバシーへの配慮が欠かせませんが、子供たちの園内での活動の様子は保護者も気になるところでしょう。
HTMLメールを使って、アルバムのようなイメージでお便りを作ってみてはいかがでしょうか。
テンプレートをいくつも作成し、保存・共有できる
ここまで解説してきたように、メール配信システムが提供するエディタでは、作成したHTMLメールをテンプレートとして保存しておくことができます。
いくつかのテンプレートを保存しておくことで、年間を通してバリエーションが豊富なお便りを配信しましょう。
画像の差し替えやテキストの打ち直しはエディタ内で行うことができるので、お便りを手作りで作成する場合と比較すると、労力や時間の削減につながるはずです。
連絡網などにも使える
メール配信システムは一斉送信を前提としているシステムです。
実際に保育園や自治体では、お便りの配信だけでなく緊急連絡網としても活躍しています。
メール配信システムを使った一斉送信は、Gmailなどの無料で使えるメーラー（ウェブメール）と比較して、以下のようなメリットがあります。
- セキュリティが強固で迷惑メールに分類されづらい
- 送信先が自動でBCCに設定されるため、誤送信の心配がない
緊急連絡網を含む保育園からのお便りでは、保護者の元に確実に届くことと、アドレスの設定ミスによる誤送信を起こさないことが大事です。
個人情報を漏洩してしまうと組織の信用問題に発展するため、連絡ツールにメールを利用している場合は、対策を万全にしておきましょう。
まとめ
保育園からのお便りは、園と各家庭を繋ぐ重要なコンテンツです。
普段見ることができない園内での様子や、各月のイベントなどを記載することで、保護者からも喜ばれるお便りを作成することができるでしょう。
しかし、保育業務をしながら作成するお便りは、保育士さんにとっては体力を使う大変な仕事になっているのではないでしょうか。
特に、文章を書くことやお便りの構成を考えることが苦手な方にとっては、お便りの作成は悩みの種とも言える業務かもしれません。
文章の作成は、ご紹介したような文章を冒頭に使用することで、文章全体の流れを掴みやすくなるでしょう。
また、お便りの構成をテンプレート化しておくことも、作成にかかる労力を削減するためのポイントです。
手書きのお便りも良いですが、ご紹介したメール配信システムとHTMLメールを使うことで、テンプレートを保存することができる以外にも以下のようなメリットがあります。
- 写真を簡単に掲載することができる
- 保護者に一斉送信することができる
- 緊急連絡網に応用することができる
お便りをメール化することで、保護者もすきま時間に目を通すことができるようになるため、紙媒体よりも手軽に読んでいただくことができるかもしれません。
この記事でご紹介したHTMLメールのお便りは、メール配信システムの一つである「ブラストメール」が提供するエディタを利用して作成しました。
ブラストメールでは、無料のトライアル期間を設けています。
トライアル期間中は、一斉送信機能はもちろんエディタを使ったHTMLメールの作成も可能なので、気になった方はぜひ利用してみてください。
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