メールディーラーとは？料金や機能、解決できる課題を解説

「メールディーラー（Mail Dealer）」は、チーム全員のメールの対応状況を見える化し、返信漏れや二重返信を防止する、クラウド型のメール共有・管理システムです。

カスタマーサポートや営業部門など、日々多くの問い合わせやメールのやり取りが発生する現場で導入されています。

本記事では、メールディーラーの料金や機能、解決できる課題についてご紹介します。

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メールディーラーとは

「メールディーラー（Mail Dealer）」では、info@やsales@といった代表メールアドレス宛てに届くメールを複数人で対応する際に、迅速かつ効率的な対応を実現することができます。

チームメンバーの誰が・いつ・どのように対応したのかがリアルタイムで確認でき、口頭やチャットで都度対応状況を確認する必要がないため、業務のムダを削減することが可能です。

メールディーラーで解決できる課題

カスタマーサポート部門や営業部門など、問い合わせが日々多く発生する現場では、以下のような問題が起こりがちです。

メールディーラーは、このような複数人でのメールや問い合わせを分担して対応する時に起こる問題を解決できるツールとなっています。

見落とし・対応漏れの防止

「担当者振り分け機能」により、メール1通ごとに担当者を設定することが可能なため、「大量のメールに埋もれ、自分が対応すべきメールを見落としてしまう」といった問題を防止することができます。

担当者の振り分けは、手動での設定はもちろんのこと、件名やFromアドレスから自動で振り分けの条件を設定することも可能です。

また、「ステータス管理機能」により、メールの状態に合わせて自動で対応状況別のタブに振り分けられます。「新着」「返信中」「対応完了」などのステータスが可視化でき、対応漏れを防止することができます。

二重対応の防止

複数人でのメール対応により発生する、二重対応を防止することもできます。

二重対応が起こる要因は、同じタイミングで同じメールに対応してしまうことにあります。

メールディーラーでは、誰かが返信を開始するとステータスが自動的に変わり、対応中のメールに自動でロックがかかるようになるため、二重対応の発生をなくすことができます。

口頭やチャットで対応状況を都度確認する必要がないため、業務の効率化にもつながります。

誤送信の防止

メールディーラーでは、下記のような誤送信を防止する仕組みが機能として備わっています。

添付ファイルダウンロードのURL化により、万が一誤ったファイルを送信した場合も、ファイルを削除して情報漏えいを防止することができます。

属人化の防止

特定の担当者しか対応内容を把握していない場合、急な休暇時に代理対応をすることができなくなってしまいます。

メールディーラーでは、チームメンバーのメールの対応状況や対応内容をリアルタイムで確認できるため、スムーズな代理対応が実現します。メールアドレスのドメイン単位で過去の対応履歴をワンクリック検索でき、履歴を遡る必要がない点も特徴です。

また、属人化はメールの見落としも誘発します。担当者自身がメールを見落としてしまっていた場合にも、チームメンバーや上司が気づける体制を構築することが可能になります。

メールディーラーの主な機能

メールディーラーの主要な機能をピックアップしてご紹介します。

対応状況（ステータス）管理

メールの対応状況に応じて、タブに自動でメールを振り分ける機能です。

上記のように、自動でステータスが変更されます。そのため、新着フォルダのメールを0にすれば、対応漏れをなくすことができます。

ステータスの項目は自由に設定できるため、営業案件の進捗管理や問い合わせの案件管理などにも活用可能です。

対応状況（ステータス）管理機能の詳細はこちら＞

担当者振り分け

メール単位で担当者を設定できる「担当者振り分け」という機能があります。

メールの返信を開始すると担当者が自動で設定されます。担当者を手動で設定することや、件名やFromアドレスから自動で振り分けの条件を設定することも可能です。

メールの返信を開始すると同時にロックがかかり、他のメンバーが返信できなくなる（＝二重返信を防止）点も特徴です。

メールに設定された担当者情報は利用者全員が確認でき、誰が対応するかを確認する手間が不要になります。

担当者振り分け機能の詳細はこちら＞

申請・承認（ダブルチェック）

メールの送信前に、第三者に確認依頼をすることができる機能です。

承認フローは自由に設定でき、新入社員には承認を必須化するような権限設定も可能です。承認者は、メール文面の確認後、「差戻し」「修正して送信」「そのまま送信」を選択します。

このように、誤字脱字や内容の不備があった場合に事前に発見することができ、誤送信を防止することができます。

申請・承認（ダブルチェック）機能の詳細はこちら＞

返信テンプレート

よく使う返信文や案内文を、共用できるテンプレートとして登録することができます。登録したテンプレートはメンバー全員で共有・利用が可能です。

メールの作成時間の削減や、返信メールの質の均一化につながります。

テンプレート機能の詳細はこちら＞

添付ファイル自動暗号化

ファイルを添付してメールを送付する際、ワンクリックで添付ファイルをパスワード付ZIPファイルに変換します。

ZIPファイルに変換される際に自動で作成されたパスワードは、別メールにて自動送信されるため、わざわざパスワード設定してメール送付する手間が省けます。

添付ファイル自動暗号化機能の詳細はこちら＞

その他の機能

上記でご紹介した機能以外にも様々な便利な機能が搭載されています。業種や部署、シチュエーションに合わせて機能をカスタマイズして利用可能です。

詳しくは機能一覧ページをご覧ください。

メールディーラーの料金

メールディーラーの料金プランは、スタンダードとプロの2種類から選ぶことができます。

主にメールの保存通数やユーザ－数によって、選ぶべきプランは変わってきます。運用体制に応じた最適なプランをご案内いたしますので、料金詳細については以下リンク先のフォームからお問い合わせください。

メールディーラーの料金詳細はこちら＞

下記にプラン毎の料金体系をまとめています。ぜひご参考ください。

※メールボックスは1個あたり20,000円/月で追加可能です。

※ユーザー数は10ユーザー毎に10,000円/月で追加可能です。

※最低利用期間はスタンダードプラン6カ月、プロプラン12カ月です。

まとめ

今回は株式会社ラクスが提供するメール共有・管理システム「メールディーラー」について機能や料金などをご紹介しました。

メールの対応漏れ・遅れにお悩みの方、問い合わせ対応の効率化を行いたい方、メールの管理方法にお悩みの方はぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか。