「要点をまとめて話せ」
「結局何が言いたいの？」
そんな言葉に耳が痛い方におすすめしたいのが、分かりやすく簡潔な説明や会話ができる「PREP法」という手法です。
本記事ではビジネスシーンで不可欠な「相手に簡潔に分かりやすく伝える」というスキルの手助けをしてくれるPREP法について詳しく解説しています。
目次
PREP法とは
PREP法（プレップ法）とは分かりやすく相手に伝わりやすい説明や文章を構成するための「型」のようなものです。
以下の4つの要素で構成されています。
- Point（結論）
- Reason（理由）
- Example（具体例）
- Point（結論）
PREP法は、まず要点（結論、結果、主張）を伝えてから、結論にいたった理由を説明し、その理由に説得力を持たせる事例やデータを提示した上で、最後にもう一度要点を述べるという構成になっています。
以下のような構成はPREP法を使ったものになります。
- Point（結論）：本格的なメルマガ配信をしたいならメール配信システムを利用すべきです。
- Reason（理由）： なぜなら、作業を円滑にする専門的な機能が揃っていることに加え、一般的なメールソフトでは大量のメールを安全に一斉送信することができないからです。
- Example（具体例）：実際にメール配信システムを使わないと〜という問題が発生したり、〜な機能を使うことで作業効率を〜%上げることができるからです。
- Point（結論）：これらの理由からメルマガ配信をするにはメール配信システムを利用すべきです。
情報を端的かつ明確に伝えたい場合にはぜひとも活用したい手法です。
PREP法のメリット
そんなPREP法は利用することで以下のようなメリットがあります。
説明が上手い人は無意識的に使っているような手法なのでぜひマネしてみましょう。
説得力が上がる
相手に伝わりやすいということは、すなわち説得力が向上するということです。まわりくどく、結論の見えない説明は、どんなに良い内容でも頭に入らず印象に残りません。
このPRPE法はプレゼンでも効果を発揮します。
細かなテクニックは割愛しますが、あの有名なスティーブ・ジョブズのプレゼンも基本的には「結論→理由→具体例→結論」の構成になっています。プレゼンの場合は、話を遮って質問を受けつけ、都度回答しながら進めていくことはできないので、相手に分かりやすく伝える技術はより重要となります。
短時間で主張を伝えることができる
PREP法を使うと結論から伝えることができるので迅速な情報伝達が可能です。
報連相をシンプルかつ正確に行うことができるので、ビジネスシーンではPREP法を使っての会話が好まれます。
例えば、クレームがあった場合「結論（クレームがあった）→理由（起こった理由）→具体例（お客様の状況や対応策）」という順番での報告が望ましいでしょう。
ただ、簡潔で正確な情報伝達が苦手な人はこの順番を意識できていないことが多くあります。報告を受ける側としても「クレームが起こったこと」が一番知りたい情報です。
この報告の順番は意識していればできることなので、報連相の際は結論から伝えることを覚えておきましょう。
文章作成やスピーチが上手になる
PREP法を意識していれば、文章作成やスピーチも上手になっていきます。
日頃から話の構成を整理する習慣がある人は、急にスピーチを振られてもまとまりのある話し方ができます。逆に構成を意識する習慣がない人は「ダラダラとまとまりのないスピーチ」になってしまうことが多いでしょう。
また、文書作成でも「結論→理由→具体例→結論」という方程式を持っていれば、手が止まることは少なくなるはずです。特にビジネスシーンでのメールや資料では、長文で要点の見えない文章は嫌われます。
もしその方程式に当てはめても文章が進まないという場合は、理由や具体例が明確になっていないことがあるので、それらの情報を集めるなどしてみましょう。パーツが揃っていれば簡単に文章を書き進めることができるはずです。
文章作成やスピーチに自信がないという方はぜひマスターして使いこなしてみましょう。
PREP法を活用する際の注意点
簡潔に自分の主張を伝えることのできるPREP法ですが、全ての場面に適切というわけでもありません。
PREP法は論理的な会話や文章を構成するのは得意なので、ビジネスシーンでは非常に役立ちますが、それ以外の場面では堅く冷たい印象を与えてしまう可能性もあります。
日常会話の面白いトークはむしろ「具体例・理由（情景描写や感情）で想像を膨らませて、結論（オチ）で裏切る」ことがセオリーです。これはPREP法とは全く逆の構成になっています。コミュニケーションを豊かにするための話し方と、論理的に簡潔に伝える話し方は違うということは頭に入れておきましょう。
この二つを上手く切り替えて話せる人が「話し上手」と言われる人です。相手との関係性を構築するための何気ないトークでは会話の構成を切り替えることも大切です。
また、論理的で説得力のある文章は読み手に押し付けがましい印象も与えてしまいます。そのため、なるべく柔らかい表現や言葉を使いその印象を和らげてあげることが重要になります。
PREP法の習得方法
PREP法を習得するには日頃から意識することが大切です。特に上司への報告などはPREP法を活用しやすいので「必ずこの構成で報告」することを意識付けましょう。
とはいえ、いきなり会話でPREP法を使いこなすのは難しいので、練習法を簡単にご紹介します。
文章でまとめる
本、ネットの記事、ドラマ、映画など何でも良いですが、見たものをPREP法で要約することは非常に良いトレーニングになります。
内容を結論、理由、具体例の3つに分類するという作業を続けていると、日常生活でも無意識で3つの構成に分ける習慣がついていきます。
要約ではなく感想文形式でも良いでしょう。文章自体は短くても大丈夫なので、ぜひ見たもの聞いたものをPREP法でまとめることを意識してみてください。
メルマガを配信する
メルマガ配信を行うのもPREP法のトレーニングになります。
というのもメルマガというのは、単純に文章を書くという練習になることはもちろん、メルマガは長文では読まれにくいという特徴のあるコンテンツです。
つまり、短く端的な文章で伝えたいことを伝える練習にもってこいな媒体なのです。
内容はどんなものでも構いません、ぜひPREP法を使いメルマガ配信をやってみてください。
接続詞を意識する
文章でも話す際でも「なぜなら」「例えば」といった接続詞を使うことを意識していると、PREP法が身につきやすくなります。
「なぜなら」は理由を述べる際に「例えば」は具体例を述べる際に使いますが、こういった接続詞を意識的に使用し、結論の後に理由や具体例を並べるという構成を身につけましょう。
スピーチをする
日本では自分の主張を大勢の前で順序立てて説明するという教育があまりなかったため、日本は他国と比べても伝える能力が劣っている傾向にあると言われています。
国民性からも「自分の主張をはっきり言う」ことが苦手な人が多いので、結論から述べるPREP法が「文章ではできるが会話でできない」という人も多いようです。
1分程度のスピーチで良いので声に出して主張（結論）から補足の情報（理由や具体例）を話す構成をやってみるのもおすすめです。
まとめ
PREP法はビジネスシーンで非常に有用なのでぜひとも活用したい手法です。日常会話なら全く問題ありませんが「結局何が言いたいのか分からない」というトークは、上司への報告、営業、プレゼン、どれをとっても不利に働きます。
そんなことが続くと、要点を得ない人という印象になり、信頼を失ってしまう可能性もあります。
そのため、分かりやすく伝わりやすい説明をするためのPREP法はぜひ身につけたい手法です。
ちなみに、本記事を最後にPREP法でまとめるとこのような感じになります。
- 結論：PREP法を使えば簡潔で分かりやすい説明ができる。
- 理由：結論から話す・書く構成は聞き手にとってストレスなく、必要な情報を迅速に取得することができる。すなわち、情報が伝わりやすくなり説得力も上がり、より相手に納得してもらえる説明ができる。
- 具体例：PREP法を使う習慣があると、スピーチや文章作成が上手になる。この手法をマスターするには、見たものを文章でまとめる、メルマガを配信する、接続詞を意識する、1分スピーチを行うなどが有効的。
- 結論：PREP法を使えば簡潔で分かりやすい説明ができる。
このように、学んだものをPREP法でまとめるとトレーニングにもなりますが、要点が整理でき頭に入ってきやすいというメリットもあります。
分かりやすい説明に自信がない、文章を書き進めるのが苦手という方はぜひこの手法を実践してみてはいかがでしょうか。
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