メルマガ配信の前に確認すべき11項目【チェックリスト】

2021.06.01 メルマガ

メルマガ配信の前に確認すべき11項目【チェックリスト】

多くの企業がメールマガジンを使用して、自社のサービスを広告していますが、メルマガの配信は誤送信による情報漏洩がいくつも報告されているのはご存知でしょうか。

メルマガの配信をしている企業では、顧客のメールアドレスだけでなく氏名や住所などの個人情報を含めたリストを管理している場合もあるでしょう。

宛先や誤字脱字のチェックを行なっている企業はありますが、このような作業は繰り返すうちに、なおざりになってしまうものです。

この記事では、メルマガ配信の前にチェックすべき項目として、以下の観点から作成したチェックリストをご紹介しています。

  • 情報漏洩を防ぐ
  • 読者の離反を防ぐ
  • メールのマナーを守る
  • 自社の販促につなげる

メルマガの配信を担当している方は、ぜひご一読ください。

メルマガの配信に役立つチェックリスト

送信先は間違っていないか

まずはメルマガの配信先の設定が間違っていないか確認しましょう。

メルマガ配信によって起こる情報漏洩で多く見られるパターンの多くは、BCCに設定すべき宛先をTOに設定してしまうことによって起こっています。

「ScanNetSecurity」が行なった「日本情報漏えい年鑑2019」によると「誤送信ほか操作ミス」による誤送信は全体の約18%を締めています。

不正アクセスなどによる情報漏洩も懸念されますが、上記のようなヒューマンエラーは防ぐことができる項目です。

メルマガの配信を行う場合は、人為的ミスを減らす環境づくりは必須の項目とも言えるでしょう。

添付したファイルに問題はないか

メルマガにPDFファイルなどを添付している場合は、意図したファイルが添付されているか確認をしましょう。

企業が招いた情報漏洩の中には、宛先の設定ミスだけでなく、誤った添付ファイルを送信したことによるものも報告されています。

添付したのちにファイルを展開し、ファイルのタイトルだけでなく内容に誤りがないかをチェックしてください。

差出人のアドレスに誤りはないか

アカウントを複数使用して配信業務を行なっている場合は、メルマガの配信アカウントのアドレスになっているかチェックしましょう。

メルマガの配信時に使うfromアドレスには会社名や、サービス名が入ったものなどを使用し、読者がメルマガを受信した際に分かりやすいものにしましょう。

そうすることで、メルマガの受信者は怪しいメールではないことがアドレスからも読み取ることができるようになり、開封率のアップにもつながるでしょう。

件名は記載されているか

メルマガは開封されなければ、集客効果を発揮することができません。

そのため、読者が一番最初に目にする件名は、目にした人が興味をそそられるような内容にして、多くの方にメルマガを開封していただけるように工夫しましょう。

メルマガの配信前は、件名が記載されているかはもちろん、魅力的なタイトルになっているかまで確認した上で送信しましょう。

同じ内容のメルマガでもタイトルを変えるだけで、開封率やクリック率が上がることもあります。

以下のe-bookでは魅力的なタイトルの付け方を解説しているので、是非ご参考ください。

魅力が伝わるメルマガタイトルの付け方ブック

予約配信の時間帯はあっているか

予約配信を行なっている場合は、設定した日時が間違っていないか確認をしましょう。

キャンペーンの開催前にキャンペーン情報を記載したメルマガを配信してしまい、改めて謝罪メールを配信した事例も多くあります。

作業の手間が増えるだけでなく、告知したかったキャンペーンに支障をきたす場合もあるので、時間帯だけでなく、日にちまで確認するようにしましょう。

迷惑メールフィルターに引っかかりやすい表現は使っていないか

Gmailなどでは、特定の文字列が含まれるメールを、迷惑メールフォルダに自動で振り分ける設定が施されています。

このようなフィルターはISP(Internet Service Provider)ごとに定めたルールに基づいて、受信したメールの分類を行っています。

ISPとは一般的には「プロバイダー」と呼ばれていることが多く、各メールサービスが独自にIPSを契約しメールの送受信ツールを提供しています。

そのため、迷惑メールフォルダに分類するルールは公開されいませんが、開封やクリックを促すために過剰な表現や、購入を煽るような表現は避けるようにしましょう。

伝えたい内容がファーストビューに入っているか

メルマガを受信したユーザーの多くは、件名や冒頭部を確認し自分が興味のある内容かどうかを判断します。

ある調査では、スマートフォンユーザーのメールの閲覧時間は1通あたり20秒程度と、非常に短いことが報告されています。

先述したように件名を魅力的にする工夫はもちろん、一番伝えたい情報は画面をスクロールしなくても目に入るようにしておきましょう。

読みやすい構成・文字数になっているか

ファーストビューの完成度を上げても、本文の内容が良くないと読者離れを招いてしまいます。

ファーストビューでコンテンツの概要を伝えた後は、文章の起承転結を心がけ、分かりやすい構成のメルマガにしましょう。

また、文字数が多いメルマガも読者離れの原因になりかねません。

以下の記事では、メルマガの文字数に関して解説しています。

「『メルマガ配信に適切な文字数はどれくらい?文字数を削減する方法もご紹介します』

適切な構成・文字数で読者に疲れを感じさせないメルマガになっているか、配信前に確認をしましょう。

機種依存文字は使っていないか

作成したメルマガに機種依存文字が含まれていないかチェックをしましょう。

機種依存文字があると、受信者の環境によっては正しく文字が表示されない可能性があります。

文字化けがあると、受信者がメルマガを読む意欲を低下させてしまう可能性があるだけでなく、迷惑メールに分類されるリスクも抱えてしまいます。

URLは正しく機能しているか

メルマガのほとんどは、サービスの詳細などを記載したページへのURLをクリックさせることが目的です。

もしURLが正しく機能していないと、集客効果を十分に発揮できないだけでなく、怪しいリンクをクリックさせたのでは、と読者に不信感を抱かせる原因にもなりかねません。

URLが正しく機能しないケースとしては、URLの前後に文字や記号が記載してあり、文字列が乱れてしまっているものなどがあります。

メルマガの配信前にクリックし、正しいページに飛ぶことができるか確認しておきましょう。

オプトアウトは導入されているか

オプトアウトとは、メルマガの配信停止を希望する方を、配信を中断するフォームなどに誘導するURLなどのことを指します。

オプトアウトの記載は「特定電子メール送信適正化法」によって定められているので、メルマガを配信する上で必須の項目でもあります。

メルマガのテンプレートに署名するなどして、記載漏れがないようにする必要がありますが、配信前のチェックも忘れずに行いましょう。

メルマガ配信時の宛先チェックは省略することもできる

ここまでは、メルマガの配信前にチェックすべきものとして、11の項目をご紹介してきましたが、一覧にしてそれを確認してみましょう。

  • 送信先は間違っていないか
  • 添付したファイルに問題はないか
  • 差出人のアドレスに誤りはないか
  • 件名は記載されているか
  • 予約配信の時間帯は合っているか
  • 迷惑メールフィルターに引っかかりやすい表現は使っていないか
  • 伝えたい内容がファーストビューに入っているか
  • 読みやすい構成。文字数になっているか
  • 機種依存文字は使っていないか
  • URLは正しく機能しているか
  • オプトアウトは導入されているか

中でも、誤送信による情報漏洩を防ぐためのチェックは、会社の信用を守る上でも必須の項目です。

繰り返しになりますが、メルマガの配信には、人為的なミスが原因となる情報漏洩は絶対に起こらないような環境づくりが大切になります。

ご紹介したチェック項目を配信前に毎回行うのも、環境整備の方法の1つですが、実は誤送信を防ぐためのもっと簡単な方法もあります。

ここからは、メルマガの配信で、宛先の設定ミスによる誤送信を防ぐために多くの企業が実践している「メール配信サービス」の利用に関して解説をします。

ヒューマンエラーを防ぐ「メール配信サービス」とは

メール配信サービスとは、メルマガ配信などの一斉送信で誤送信のリスクを軽減させることができるツールです。

メール配信サービスを利用してメルマガを配信すると、自動的にメールがBCCに割り当てられるため、宛先の設定ミスを防ぐことができるでしょう。

メールが自動的にBCCに割り当てられることで、誤送信を防ぐことができるだけでなく、配信前のチェックを簡略化することもできます。

他にもメール配信サービスを利用することで、以下のような機能を使うことができます。

  • 宛名の差し込み
  • リスト配信
  • 効果測定

メール配信サービスを使うことで、購読者のプライバシーを守るための環境を整備できるだけでなく、集客効果をアップさせるためのツールを利用できます。

特に効果測定機能は、開封率やクリック率と言った読者の反応を数値化し、メルマガの集客効果を高める目的で多くの企業で利用されています。

メール配信サービスの1つである「ブラストメール」では上記のような機能以外にも、メルマガ配信を効率化させるツールを提供しています。

ブラストメールで使うことができる機能は以下のリンクからご覧ください。

ブラストメールの機能一覧

まとめ

メルマガの配信前は、誤送信や読者の離反を防止するためのチェックが必要です。

誤字脱字やリンク切れなどのミスは、集客効果に影響を及ぼすだけですが、宛先の設定ミスは社会的な責任を問われる場合もあるので、絶対に避けなければなりません。

誤送信による情報漏洩のほとんどは、人為的なミスにより発生しており、メルマガを配信している企業には、ヒューマンエラーを防ぐ環境づくりが求められています。

多くの企業がメルマガ配信前のチェックを行っていますが、人間がチェックする以上は、誤送信の可能性が0になる、ということはあり得ません。

誤送信による情報漏洩のリスクを下げるには、メール配信サービスの利用がおすすめです。

ご紹介した「ブラストメール」は、メルマガを自動でBCCに設定してくれる機能だけでなく、メルマガの配信に便利なツールを多数提供しています。

7日間の無料トライアルも実施しているので、是非ご活用ください。

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