メルマガの一斉送信時のリスク、把握していますか?軽減する方法についても解説します。

2021.02.26 メール

メールマガジンの配布などで使われている「メール配信サービス」をご存知でしょうか。

詳しくは後述していますが、メール配信サービスは一斉送信に便利な機能が揃ったサービスです。

一斉送信、と聞くと「CC」や「BCC」を想像する方もいるかもしれませんが、これらの方法を使った一斉送信には情報漏洩のリスクがあることも覚えておかなければなりません。

近年は情報漏洩に対する社会の目が厳しくなり、メルマガの配信には、リスクを軽減することができるメール配信サービスを利用する企業が増えています。

この記事ではメルマガを一斉送信する方法と、メール配信サービスの種類・機能などを解説しています。

メール配信業務を行っている方は是非ご覧ください。

メルマガを一斉送信する方法

メルマガを一斉送信する方法はGmailなどの無料のサービスを利用するか、メール配信サービスを利用するかに大別できます。

メール配信サービスにも無料のものはありますが、有料のサービスと比較すると、機能面での物足りなさが目立ちます。

無料のものを含めたメール配信サービスのまとめは、以下の記事にまとめられているので、是非こちらもご覧ください。

20社比較!メール配信システムのおすすめを一挙にご紹介!

それぞれの特徴を把握し、自社のメルマガ集客に合った方法を選択しましょう。

Gmailなどの無料メールソフト

GmailやOutlookなどの無料で使用することができるメールソフトでは、TOやCC、BCCを使い一斉送信をします。

無料で一斉送信ができる一方で、手作業で宛先を設定しなければならないので、設定ミスによる情報漏洩が懸念されます。

また、Gmailのようなメールソフトは一斉送信に特化したサービスでは無いことも覚えておきましょう。メールソフトでの一斉送信は最悪の場合ブラックリストに登録されることもあります。

メール配信における、ブラックリストとは特定の団体により登録された「悪意のある配信と疑われたIPアドレスのリスト」のことです。

ブラックリストに登録される条件には以下のようなものがあります。

  • 同一IPアドレスからのからの大量配信
  • 無効のメールアドレスにメールを送信し続けているなど、到達率の平均が80〜90%を下回る場合

ブラックリストに登録されると、全てのメールが相手に届かなくなります。

少人数に向けて一斉送信をするのであれば、通常のメールサービスでもリスクは低いですが、それ以上の人数にメルマガを配信する場合は別の方法を取りましょう

メール配信サービス

メール配信サービスは一斉送信に特化したサービスであり、メルマガの配信を行っている多くの企業が利用しています。

無料のメールサービスとは違い、一斉送信時の迷惑メール対策が施されている場合が多いのが特徴です。

また、メール配信サービスを使った一斉送信時の宛先は、配信リストから設定するため、一人ひとりのメールアドレスを宛先欄に入力する必要もありません。

そのため、入力ミスによる情報漏洩のリスクを軽減することができます。

「効果測定機能」「HTMLメールエディタ」のような、メルマガのような集客を目的としたメール配信をサポートする機能があることも覚えておきましょう。

Gmailなどの無料メールサービスでメルマガを一斉送信するリスク

Gmailなどで一斉送信をすると、情報漏洩やブラックリストへの登録以外にも、いくつかのリスクやデメリットがあります。

  • 作業量が増える
  • テキストメールが主体になる

それぞれの詳細を解説します。

管理の手間が増える

メルマガの配信は、配信リストにお客様のメールアドレスなどの情報を記載し、配信時にアドレスを設定し配信します。

無料のメールサービスには配信リストを管理する機能はないので、エクセルなどのソフトで代用しなければなりません。

宛先にお客様を一人ひとり設定しなければならない手間だけでなく、メールアドレスの変更を手動で行わなければならず、多くの方に配信するメルマガでは大変な手間になります。

もし、メールアドレスの変更を更新せずに、メルマガの配信を続けていると、無効のメールアドレスに配信をしているサーバーとして、IPアドレスの評価が下がり、迷惑メールに分類されやすくなってしまいます。

送信元に正常に配信されなかったメールを「不達メール」と呼びますが、メーラーでは不達メールとなったアドレスの削除を手作業で行わなければなりません。

企業によっては1000人以上のお客様にメルマガを送信することもあるので、お客様のアドレスを更新するのも一苦労になるでしょう。

テキストメールが主体になる

メルマガの配信形式には文字だけのテキストメールと、画像などをあしらったデザイン性の高い「HTMLメール」があります。

一般社団法人日本ビジネスメール協会」の調査によると、60代未満の世代ではHTML形式のメールマガジンはテキストメールと比較して評価が高い、という結果が出ています。

スマホの普及に伴い、画像や動画を使ったコンテンツが一般的になり、メルマガの主役もテキストメールからHTMLメールに変化しているといって良いでしょう。

しかし、GmailなどでHTMLメールを作成するには、プログラミングなどの専門的な知識が必要なため、基本的にはテキストメールが主体になります。

メルマガを一斉送信に使うメール配信サービスの詳細

メール配信サービスは一斉送信に特化したサービスです。

情報漏洩のリスクを軽減できるだけでなく、メルマガの一斉送信業務を効率化する機能を利用することができるのも特徴の一つです。

ここからはメール配信サービスを使った際に使える以下の機能の詳細をご紹介します。

  • 宛名の自動差し込み機能
  • 迷惑メール対策
  • HTMLメールエディタ

メール配信サービスの特徴を掴み、さらにメール配信業務を効率化させるためにも、それぞれの機能を簡単に解説しましょう。

宛名の自動差し込み機能

宛名の自動差し込みとは、メールを受信したお客様の氏名や会社名を、メールの本文や宛先に自動で記載することができる機能です。

メルマガ配信だけでなく、集客は相手に当事者意識を持ってもらうことが大切です。

例えば、当事者意識を持っていただく方法はいくつかありますが、メルマガでは、本文や宛先に相手の名前を挿入することで、集客効果を上げることができます。

迷惑メール対策

メール配信サービスには、不達メールとなったアドレスを自動的に配信リストから削除する機能があります。

そのため、手作業のリスト管理と比較して、IPアドレスの評価を正常に保つための作業量を軽減することができます。。

HTMLメールエディタ

HTMLメールの作成には専門的な知識が必要ですが、メール配信サービスの中には「HTMLメールエディタ」という直感的にHTMLメールが作れる機能を提供しているものがあります。

エディタを使えば、訴求力の高いHTMLメールを簡単に作成することができます。

メルマガの一斉送信にオススメのメール配信サービス「ブラストメール」

ここまでご紹介した機能は、メール配信サービスの1つである「ブラストメール」で利用することができます。

他のメール配信サービスと比較しても、コストパフォーマンスが良く、顧客導入シェア数9年連続1位を獲得しています。

導入実績は10,000社を超えており、メール配信サービスの定番とも言えるでしょう。

ブラストメールの詳細は以下のリンクからご確認ください。

ブラストメールの機能一覧

まとめ

メルマガの一斉送信は「メール配信サービス」を使って配信をするのが一般的です。

Gmailのような無料ウェブメールにも一斉送信機能はありますが、宛先を一人ひとり入力する場合は、情報漏洩のリスクがあることを忘れてはいけません。

メール配信サービスを使うことでウェブメールを使った一斉送信と比較して、以下のようなメリットがあります。

  • 迷惑メール・ブラックリスト対策ができる
  • メルマガ配信に便利な機能が使用できる
  • 作業量を軽減することができる

また、メルマガの配信に便利な機能の中には、視覚的な訴求効果が高いHTMLメールを簡単に作成することができるHTMLメールエディタなどがあります。

メルマガの配信は、上述のHTMLメールによるものが一般的になってきており、画像や動画を使ってサービスを魅力的に伝えられるコンテンツ作りが大事です。

この記事でご紹介した機能は、メール配信サービスの一つであるブラストメールで利用することができます。

7日間の無料お試し期間も設けているので、是非詳細をお確かめください。

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