【例文あり】ECショップのメールテンプレートケース別10種をご紹介

ECショップの運営において、お客様との唯一の接点となるメール対応は非常に重要です。しかし、注文確認や発送連絡、イレギュラーなトラブル対応など、日々のメール作成に多くの時間を取られていませんか。また、言葉遣いやマナーに不安を感じ送信ボタンを押すのを躊躇してしまうこともあるかもしれません。

この記事ではECサイト運営で必須となるメールの基本構成から、そのままコピペして使えるシーン別テンプレート10選をご紹介します。さらに、単なる連絡手段にとどまらず、お客様の信頼を獲得しリピーターにつなげるためのポイントも解説します。

テンプレートを活用して業務を効率化しつつ、顧客満足度を高めるメール対応を実現しましょう。

ECショップ運営で送信するメールの必須項目テンプレート

ECショップ運営が顧客に対して送信するメールは内容にかかわらず、件名や名乗り・あいさつ文、署名などの基本項目を必ず記載する必要があります。
これらが不足していると、メールの意図が伝わりにくくなったり顧客に不安を与えてしまったりする原因になります。ここでは、ECショップ運営で送信するメールに必要な各項目について、メールに記載する順番に沿って解説します。

件名

件名は受信したメールがどのような内容なのかを端的に伝える重要な要素です。メール送信元のECショップ名に加え、簡単な用件を添えるのが一般的です。

ECショップのメールでは、「ご注文完了のお知らせ」や「ご入金を確認しました」といった文言を用いると、顧客が内容を一目で把握しやすくなります。また、件名の冒頭にECショップ名を入れることで、送信元が明確になり迷惑メールと誤認されにくくなる点もメリットです。

名乗り・あいさつ文

メール本文の冒頭には名乗りとあいさつ文を記載します。件名ですでにECショップ名を記載している場合でも本文内で改めてショップ名や担当者名を名乗ることで、より丁寧な印象を与えられます。

この際、まずは顧客の宛名を記載し、その後にあいさつ文を続けましょう。あいさつ文には当店を利用してくれたことへの感謝の気持ちを盛り込むと好印象につながります。

メールの要点

名乗り・あいさつ文の後にはメールの要点を簡潔に伝えます。メールの目的に応じて「商品のご注文が完了しました」「ご入金を確認しました」など、最初に概要を示すと分かりやすくなります。

その後、以下のような注文に関する詳細情報を記載します。

注文番号

支払い方法は複数の選択肢があるため、どの方法で決済されたのかを明記しておくことが大切です。最後に改めて感謝の言葉を添え、結びの文章で締めくくりましょう。

署名

メール本文の文末にはECショップの連絡先を署名として記載します。連絡先が不十分だと顧客が問い合わせをしたいときに困ってしまい、ショップへの信頼低下につながるおそれがあります。そのため、以下のような情報は漏れなく分かりやすく記載しましょう。

また、注文完了メールや問い合わせへの返信メールを自動配信している場合は「本メールは自動送信されています」といった一文を冒頭などに記載しておくと、顧客に安心感を与えられます。

【種類別】ECショップ運営で送信するメール本文のテンプレート

ECショップ運営が送信するメールとして、注文完了メールや注文確認メールなどが代表的ですが、期日までに顧客の入金の確認が取れなかったり、商品の在庫切れや発送遅延が発生したりすることもあるでしょう。ここでは、送信するメールを10パターン紹介します。

注文完了メール

顧客が商品を購入したことを通知するメールです。

注文確認メール

顧客に対し、注文内容の確認と商品を確保できたことを伝えるメールです。

支払い催促メール

支払期日までに入金できていない、もしくはできそうにない顧客に支払いを促すメールです。

支払い確認メール

商品代金の入金確認ができたことを顧客に伝えるメールです。

発送完了メール

発送手続きが完了したことを顧客に伝えるメールです。

フォローアップメール

発送完了メールを送信し、一定の期間が経過した後に送信するメールです。フォローアップメールは、商品が届いたかどうかの確認と顧客に商品レビューの投稿を促すことを目的に送信します。

問い合わせへの返答メール

商品に関する顧客からのお問い合わせに回答するメールです。

在庫切れによるキャンセルのメール

顧客の購入した商品が在庫切れだった場合に送信するメールです。顧客に対するお詫びの気持ちや今後の対応を詳しく説明することが重要です。

運営側のミスなどのお詫びメール

ECショップを運用していくうえでは、トラブルが起こることもあるでしょう。今回は発送が遅延したときの送信例を紹介します。

メール誤送信のお詫び

メール内容の不備・誤りといったECショップ運営側の不手際があった際に送信するメールです。

リピート購入（ファン化）につなげる追客メールのコツ

商品の注文や発送に関する事務的な連絡は完璧でも、それだけで終わらせてしまうのは非常にもったいないことです。お客様との数少ない接点である「メール」は、使い方次第で次の購入を後押しし、リピーターやファンを育てる強力なコミュニケーションツールになります。

単なる連絡手段で終わらせず、「このお店、感じがいいな」「またここで買いたいな」と思ってもらうための攻めの追客メール戦略を意識していきましょう。

開封率を上げる件名の工夫（具体性・緊急性）

お客様のメールボックスには、毎日たくさんのメールが届いています。その中で自店のメールを開いてもらうためには、まず件名で興味を引くことが欠かせません。「ご注文ありがとうございます」「メールマガジンのお知らせ」といった定型的な件名では、どうしても他のメールに埋もれてしまいがちです。

開封率を高めるには、「自分に関係がある」「今すぐ見たほうがよさそう」と感じてもらえる工夫が重要になります。例えば、お名前を入れて特別感を出したり、期限を明示して緊急性を持たせたりする方法が効果的です。

件名だけで「開くメリット」が伝わるかどうかを、必ずチェックしてから配信しましょう。

次回購入を促すクーポンや関連商品の案内タイミング

追客メールで成果を出すうえで、送るタイミングはとても重要です。特におすすめなのが、商品が到着して「買ってよかった」という気持ちが高まっている直後のタイミングです。このタイミングでサンクスメールと一緒に次回使えるクーポンを届けることで、再購入の心理的ハードルを大きく下げることができます。

また、商品特性に合わせた案内も効果的です。消耗品であれば使い切る頃を見計らって補充を提案したり、アパレル商品であればコーディネートしやすい関連アイテムを紹介したりすると自然な流れで次の購入につながります。

「売りたいタイミング」ではなく、「お客様が欲しくなる瞬間」を想像することがポイントです。

ECショップ運営で送信するメールの重要ポイント

ECショップ運営でメールを送信する際は、本文の内容だけでなく、読みやすさや印象、配信方法にも配慮する必要があります。
メールの質は顧客満足度の向上に直結するため、以下のポイントを意識して運用しましょう。

PCやスマホなど、どんなデバイスでも読みやすくする

顧客はPCだけでなく、スマホやタブレットなどさまざまなデバイスでメールを確認します。そのため、どの環境でも読みやすい構成を意識することが大切です。具体的には、以下のような点に注意すると効果的です。

また、件名は受信環境によって途中で見切れてしまうことがあります。スマホでは15〜20文字、PCでは25〜30文字程度を目安にし、冒頭に「店名＋要件」を入れると、内容が伝わりやすくなります。

他社との差別化を意識する

ECショップは同業他社が多くショップの印象を顧客に定着させるのは簡単ではありません。しかし、メールの書き出しや言葉づかいを工夫することでショップの個性を表現することは可能です。

例えば、リピート顧客に対しては、少し親しみのあるあいさつ文を使うなど、関係性に応じた表現を取り入れるとよいでしょう。

また、「様・さま」「下さい・ください」などの表記についても注意が必要です。漢字を多用しすぎると、メール全体が堅くなり、可読性が下がる恐れがあります。
本文を書き終えた後に読み返し、読みにくさを感じた場合は、適度にひらがなやカタカナに修正することで、やわらかく読みやすい印象になります。

スパム・迷惑メールとみなされないよう対策する

迷惑メールと判定されないためには、HTMLメールのみで送信せずテキスト版も併せて送信する「マルチパート形式」を採用するのが一般的です。HTMLメールは画像の比率が高すぎたり、構造が過剰だったりすると迷惑メール判定の要因になることがあるため注意しましょう。

また、HTML形式は文字サイズやフォントを変更できる点がメリットですが、受信環境によっては正しく表示されない場合もあります。そのため、装飾に頼りすぎずテキストだけでも内容が伝わる構成を意識することが重要です。

不審なメールだと誤解されないように、送信者名やメールの目的や内容はできるだけ明確に記載しましょう。

メールが届かないを防ぐ！EC事業者が知るべきセキュリティ対策

一生懸命作成したメールもお客様の手元に届かなければ意味がありません。近年は迷惑メール対策が強化されており正当なECサイトからのメールであっても適切な設定をしていないとスパム扱いされてしまうケースが増えています。安定してメールを届けるためにEC事業者が必ず知っておくべきセキュリティ対策について解説します。

Gmail「送信者ガイドライン」への対応（SPF/DKIM/DMARC）

2024年以降、Gmailをはじめとする主要なメールサービスプロバイダでは、送信者に対するルールが大幅に厳格化されました。その影響で、独自ドメインを使ってメールを送信する場合、送信ドメイン認証の設定は事実上必須となっています。求められているのは、次の3つの認証設定です。

これらが未設定のまま大量のメールを配信すると受信拒否や迷惑メールフォルダへの振り分けが発生しやすくなります。利用しているメール配信システムやサーバー会社のマニュアルを確認し確実に対応を進めておきましょう。

Gmailガイドラインのより詳細な要件や、1日5,000件以上送信する場合の追加ルールなど、EC事業者が対応すべき全容については以下の記事で網羅的に解説しています。

特定電子メール法とオプトアウトの設置義務

宣伝や広告を含むメールを配信する際には特定電子メール法という法律を遵守しなければなりません。この法律ではあらかじめ同意を得た相手にのみ送信が認められるオプトイン方式が原則とされています。

さらに受信者がいつでも配信停止を依頼できるようにするオプトアウトの仕組みを設けることも義務付けられています。メールの末尾には必ず配信停止用のURLや連絡先を明記し、わかりやすい導線を確保してください。法律を守ることはショップの信頼性を守ることにもつながります。

特定電子メール法に違反した場合の罰則や、表示義務項目の詳細な書き方など、知らなかったでは済まされない法律の知識については、こちらの記事でしっかり確認しておきましょう。

メール配信システムを活用する

ECショップの規模が大きくなり、顧客数が増えてくると、個別のメール送信や一般的なメールソフト（OutlookやGmailなど）での運用には限界が生じます。そこで重要になるのが、メール配信システムの活用です。

メール配信システムを使うメリット

ECショップ運営において専用システムを導入することで、以下のような大きなメリットが得られます。

おすすめのメール配信システム「ブラストメール」

ブラストメールは、15年連続で導入社数シェアNo.1を獲得している、国内最大級のクラウド型メール配信サービスです。契約社数は27,000社を超え、官公庁や大手企業から中小企業まで幅広く利用されています。専門知識がなくても直感的に操作できるシンプルな設計が最大の特徴で、ドラッグ＆ドロップだけで簡単にデザイン性の高いHTMLメールを作成・配信できます。誰でも使いこなせる操作性と、確実な到達率を両立した信頼性の高いサービスです。

圧倒的な実績と信頼性を誇るブラストメールは、使い勝手の良いメール配信システムを低コストで導入したい企業に最適なツールです。まずは無料トライアルも用意されているため、その高い操作性と到達率を公式サイトから体感してみてください。

公式サイト：シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」

おすすめのメール配信システム「blastengine」

ブラストエンジン（blastengine）は、API連携やSMTPリレーに特化した、エンジニア向けのシステム連携型メール配信サービスです。20年以上の実績を持つ「ブラストメール」の配信基盤を活用し、毎時1,500万通以上の高速配信と、国内キャリアへの高い到達率を実現しています。自社システムからの通知メールや大量配信を、サーバー管理の手間なく簡単かつ確実に実行できるため、開発者の運用負荷を大幅に軽減できるのが大きな強みです。

エンジニアの利便性を追求したブラストエンジンは、低コストで高品質なメール配信インフラを構築したい企業に最適です。まずは無料トライアルで、その接続の容易さと圧倒的な配信性能を公式サイトから体感してみてください。

公式サイト：API連携やSMTPリレーができる「blastengine」

まとめ

ECショップのメール対応は、注文や発送の連絡を正確に行うだけでなく、お客様の不安を減らし、信頼を積み上げるための重要な業務です。特に、注文確認・入金確認・発送完了といった定番メールは、テンプレート化しておくことで対応スピードと品質を安定させやすくなります。さらに、問い合わせ返信や在庫切れ、発送遅延などのイレギュラー対応こそ、事前に文面を用意しておくと「慌てず、失礼なく、必要情報を漏れなく伝える」ことができ、トラブルの拡大防止にもつながります。

また、メールは「送れば届く」時代ではなくなっています。迷惑メール判定を避けるには、送信者情報を明確にしつつ、SPF／DKIM／DMARCなどの認証設定や、配信停止導線（オプトアウト）の整備といった基本を押さえることが欠かせません。こうした土台を整えたうえで、到着後のフォローやレビュー依頼、関連商品の提案など、追客メールを自然な流れで組み立てると、リピート購入（ファン化）にもつながっていきます。

まずは本記事のテンプレートをベースに、自社の言葉づかい・トーンに合わせて調整してみてください。メール対応を仕組み化できれば、業務はラクになり、お客様の満足度は確実に上がります。（キーワード）を意識した運用で、「伝わる・届く・また買いたくなる」メール体制を整えていきましょう。