アンケートお願いメールの書き方完全ガイド！テンプレートと回答率を劇的に上げるコツを紹介します

製品やサービスをより良くしていくために、お客様の声・意見を集めるのは非常に重要なことです。お客様の意見を拾い上げる方法の一つに「アンケート調査」がありますがサービスや商品に対して自分の意見を素直に表現してくれるお客様は、そう多くはありません。

しかし、より良いサービス・商品を開発し、お客様に提供するためにも、ユーザー目線の意見は必要不可欠です。お客様が回答してくれるアンケートとはどんなものでしょうか。

この記事では、商品・サービスを提供したお客様に向けてアンケートの依頼メールを送信しウェブ上で回答する形式のアンケートにフォーカスして、「お客様が回答したくなるアンケートの依頼メール」について解説していきます。アンケート依頼メールに限らず、メールを送る際は「例文集」を活用することで時間をかけずに正しい文章を送ることができます。

ビジネスシーンではメールひとつのミスによって信用を大きく失いかねません。

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アンケートの依頼メールの書き方

アンケートに回答をしていただくには、アンケートへの回答を促す、「依頼メール」が必要です。お客様との最初のコンタクトになる「依頼メール」の内容は、お客様がアンケートに回答するかどうかを決める、判断基準となります。

アンケートに回答をしていただく上で非常に大切なメールになるので、ポイントを抑えてメールを作成していきましょう。正しい「依頼メール」の例は以下の通りです。

お客様に一斉送信で依頼メールを送る場合は、

このようなメールが良いでしょう。

いずれの場合も後述する基本事項を踏まえた上で、お客様が回答したくなるような工夫が大切です。

ここからは、例に挙げたアンケートの「依頼メール」にも記載されている基本事項について解説していきます。

目的・利用用途を明記する

アンケートの目的や用途がわからなければ、お客様に不信感を抱かせてしまう可能性があります。

依頼をしているメールに、回答に基づいてサービスや商品を改善するという旨を必ず記載しましょう。

所要時間・設問数を明記する

お客様からより多くの声を集めたいというのがアンケートをする側の本音だとは思いますが、あまりに長いアンケートを実施してしまうと、お客様の負担が大きくなり、効果的なデータが得られない場合もあります。

また、所要時間や設問数が全く書かれていない依頼メールは、お客様からすれば「数分の時間でできるものなのか」「しっかり時間を取らなければいけないのか」が分からないため、回答を躊躇させてしまいます。ちなみに、お客様が負担を感じず回答できる設問数は「18.4問」だそうです。

『マクロミル』の調査によると、これを越えると、回答率が下がる傾向があるようなので、設問は15〜18くらいにまとめるのが無難と言えるでしょう。

所要時間に関しては設問から逆算すると3分程度に設定されていると良いです。

回答に要する時間を依頼メールに記載し「ちょっとした時間で手軽に回答できる」という安心感をお客様に認識していただきましょう。

回答期限も記載する

期限が決まっていない物事は優先順位が下がってしまいます。

アンケート自体をお客様にとって優先順位の高いものにすることは難しいですが、期限を設けることで、商品やサービスに関して感じることがあったお客様は、アンケートに協力をしてくださるかもしれません。

アンケートを後回しにされないためにも、ある程度の期限を設けてお客様の回答を促しましょう。

お問い合わせ先も必須

アンケートにおけるお客様の質問や疑問を聞き、答えられるよう、電話番号やメールアドレス、問い合わせフォームなどの問い合わせ先を必ず記載するようにしましょう。

また、電話番号やメールアドレスなどの記載があると、依頼メールの権威性を上げることもできるので、怪しい会社からの依頼メールでないことの証明にもなり得ます。

社内で使っている署名がある方は、アンケートの依頼メールに必要な情報を選択し記載しましょう。

回答URLは一目でわかるところに

アンケートの依頼メールは、メールで返信してもらうことではなく、回答URLにアクセスしてもらい、そこで答えてもらうことを目的としています。

メールを開いてからアンケートのURLにたどり着きやすいように、回答URLはわかりや居場所に配置すると効果的です。

URLの前後に【】をつけたり「↓↓↓アンケートの回答はこちらから↓↓↓」と言った目印をつけるのもいいでしょう。

「プレゼント」がある場合はアピールする

アンケートを回答することによってプレゼントがあったり、別のサービスが受けられる場合はその内容を記載しましょう。

回答をすることによってお客様自身に直接的なメリットがあることを認識していただくことができるので、アンケートの回答率アップに繋げることができるでしょう。

アンケートの依頼メールは3つのポイントを意識する

依頼メールは書き方だけでなく、「送信の時間」や「本文の意図のわかりやすさ・お客様への気遣い」が、お客様がアンケートに回答したいと思う時のキーポイントとなっています。

ここまで解説してきた基本事項を踏まえた上で、お客様に回答していただけるアンケートメールを作成していきましょう。

依頼メールを送信する時間帯に注意

メールを送る時間帯は、アンケートへの回答率に大きく影響します。

就業時間中にアンケートの依頼メールが送られてきても、終わらせなければいけない仕事で忙しい時、アンケートに回答する気が起きないですよね。

アンケートの依頼メールは、お客様がアンケートを回答するのに負担にならない20時～24時に送信し回答率のアップにつなげましょう。

メールの本文は丁寧かつ簡潔に

アンケートに回答をしていただくということは、わずかでもお客様に時間を使わせてしまうことになります。

したがって、商品・サービスをお買い上げいただいた感謝の言葉などを添え、丁寧な文面を心がけましょう。

とはいえ、アンケートに到達するまでに余りにも長い文章を書いてしまうと、先述した「アンケートの目的」や「アンケートの活用法」といった伝えたい部分が埋もれてしまう可能性があります。

メールの本文は丁寧かつ簡潔な文章を書くようにしましょう。

結果報告をする

定期的に行なっているアンケートの場合は、回答をしてくださった方に向けて、統計結果を別途お知らせすることで、お客様の意見を反映し尊重しようとする気持ちを伝えましょう。

メールやウェブ上でのやりとりにはなりますが、自社のサービスを受けたお客様とのやりとりは、自社の発展へ向けた非常に大切な資料になります。

アンケートをただの統計として見るのではなく、お客様とのコミュニケーションの場として捉えることで、お客様も回答しやすくなるようなメールを作成できるかもしれません。

アンケート依頼メールのテンプレート集（シーン別・相手別）

基本的なアンケートメールの構成に加え、特定のシチュエーションや相手に合わせた応用的なテンプレートをご用意しました。「社内向け」「既存顧客向け」「回答後のお礼」の3パターンです。状況に合わせて適宜アレンジしてご活用ください。

【社内向け】業務改善・社内イベントのアンケート

社内のメンバーに向けてアンケートをお願いする場合、社外向けほど堅苦しい敬語を使う必要はありませんが、「忙しい業務の合間に協力してもらう」という配慮は必須です。スムーズに回答を集めるためには、以下のポイントを意識しましょう。

以下は例文です。参考にしてください。

【BtoB・既存顧客向け】サービス改善・満足度調査

既に取引のある顧客に対しては、関係性を維持しつつ「本音」を引き出すことが重要です。「より良いサービスにするために、あなたの声が必要です」という姿勢を強調することで、回答へのモチベーションを高めます。

【完了後】アンケート回答へのお礼メール

回答して終わりではなく、その後の信頼構築につなげるための重要なアクションが「お礼メール」です。自動返信メールなどで設定しておくと良いでしょう。

NGなアンケートの依頼メール

ここからは、アンケートの依頼メールを作成する際に、やってはいけないポイントを説明していきます。アンケートの依頼メールの目的は、お客様にアンケートに回答してもらうことです。

したがって、アンケート以外の要素を含むことは避け、お客様が何のメールなのかわからないという事態が起こらないように注意しましょう。

件名でアンケートとわからない

件名はメールの開封率に大きく関わっています。一目見て何についてのメールかがわからないと、メールはスルーされがちです。ビジネスではどのメールにおいても、わかりやすい件名をつけることが大切だと言われていますが、依頼メールも同様です。

「アンケートの依頼」や「プレゼント」がある場合は、それらのキーワードをを件名に入れておきたいところですが、長すぎると、結局何についてのメールなのかが分からなくなってしまう可能性があるので注意しましょう。

わかりやすい件名の例としては、「〇〇に関するアンケートの依頼」や「〇〇をお買い上げいただいた方へアンケートのお願い」などがあります。プレゼントがある場合は「アンケートへのご協力でもれなく〇〇プレゼント！」のように簡潔にまとめるのが良いでしょう。

思わず開封したくなる件名の付け方や、受信者の興味を引くキーワード選定については以下の記事で詳しく解説しています。

他のURLを先に掲載する

アンケートの依頼メールの中にはアンケートを記載したページのURLより先に、自社の公式サイトのURLなどアンケート以外のURLが記載されているメールはNGです。

件名に「アンケート」という言葉があるにも関わらず、関係のないページにとばしてしまうと、アンケートのURLをクリックしていただける確率はかなり減ってしまいます。アンケートを依頼するメールの中には他のURLを入れないようにしましょう。

アンケート以外のコンテンツも入れる

メールの原則は1メール1コンテンツです。アンケートの依頼メールの場合は「アンケートに回答してもらう」というのが目的です。お客様を困惑させないためにも、目的を絞ったメールを心がけましょう。

アンケート実施時に注意すべき「個人情報保護」とマナー

アンケートを実施する際は、回答率を追うだけでなく、回答者の「個人情報」を適切に扱う姿勢を示すことも重要です。近年、セキュリティ意識の高まりにより、送信元が不明確なメールや、情報の取り扱い方針が不明瞭なアンケートは強く警戒される傾向にあります。安心して回答してもらうため、そして企業としての信頼（コンプライアンス）を守るために、最低限押さえておくべきマナーとルールを解説します。

個人情報の利用目的を明記する重要性

アンケートで収集した情報をどのように使うのか、「利用目的」を明確に記載することは、送信者の義務であり信頼の証です。「サービス向上のため」といった曖昧な表現だけでなく、具体的に誰が分析し、どう活用されるのかを明記しましょう。

特に以下の項目をメール本文、またはアンケートフォームの冒頭に記載しておくと、回答者の安心感につながり、結果として回答率向上にも寄与します。

オプトアウト（配信停止）導線の設置について

アンケートのお願いメールであっても特定電子メール法（特電法）のガイドラインやビジネスマナーの観点から、受信拒否（オプトアウト）の導線を設置しておくことが望ましいです。特にメルマガ購読者全員へ一斉配信する場合などは必須の対応となります。

「今後アンケートなどの案内を受け取りたくない」と感じるユーザーに対して、配信停止リンクや連絡先をフッター（メール最下部）に分かりやすく明記しましょう。この配慮があることで、ユーザーは「管理された安全なメールである」と認識でき、スパム報告などのトラブルを未然に防ぐことができます。

アンケート依頼メールはメール配信システムを使って送る

アンケートを数人に送るだけであれば、普段お使いのメールソフト（OutlookやGmailなど）でも問題ありません。しかし、数十人〜数百人の顧客リストに対して一斉に送信する場合、BCC機能を使った手動送信には大きなリスクと限界があります。

最も恐ろしいのは「誤送信」による個人情報漏洩です。BCCに入れるべき宛先を誤ってCCに入れてしまい、顧客同士のメールアドレスが丸見えになってしまう事故は後を絶ちません。企業の信頼を守り、かつ効率的に回答を集めるためにはメール配信システムの導入が不可欠です。

メール配信システムを使うメリット

メール配信システムを利用するメリットは、単にリスクを回避できるだけではありません。回答率を向上させるための「攻め」の機能が充実しています。具体的には以下のようなメリットが得られます。

おすすめのメール配信システム「ブラストメール」

これからメール配信システムを導入するなら、15年連続で顧客導入シェアNo.1の実績を持つ「ブラストメール（blastmail）」がおすすめです。

ブラストメールの最大の特徴は、マニュアルを読まなくても直感的に操作できる「使いやすさ」にあります。高度な機能を備えながらもシンプルに設計されているため、初めての方でも迷わずにおしゃれなHTMLメールや、ターゲットを絞った配信が可能です。

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まとめ

本記事ではアンケート回答率を左右する「依頼メール」の書き方や、すぐに使えるテンプレート、注意すべきマナーについて解説しました。

アンケートで得られるお客様の生の声は、商品やサービスの質を向上させるための最も重要な資産です。しかし、協力してくれるお客様の貴重な時間をいただく行為でもあります。効果的なアンケート実施のために、以下の3点を意識しましょう。

• お客様の負担を減らす（所要時間の明記・シンプルな設問）
• 目的とメリットを伝える（何に使われるか・特典はあるか）
• 安心と信頼を守る（個人情報保護・誤送信の防止）

これらを踏まえた丁寧なメール作成と安全な配信システムを組み合わせることで、お客様との信頼関係を築きながら、より多くの有効な回答を集めることができるはずです。ぜひ今回の例文を参考に自社に合った依頼メールを作成してみてください。