オンラインでセミナーに参加する「ウェビナー」は、参加者の負担が少ないセミナーの開催形態として活用されています。
しかし、セミナーがオンライン化したことで、参加の方法だけでなくセミナー後のフォローアップにも変化が見られるようになりました。
ウェビナーを開催する目的はいくつか考えられますが、いずれの場合も顧客をウェビナーに参加させることがゴールではないケースがほとんどです。
ウェビナーはトライアルへの申し込みや資料請求など、顧客を次のステップに進める手段であり、そのためにはウェビナー開催後のフォローアップが重要になります。
多くの企業ではウェビナー後のフォローをメールで行っており、ウェビナーを開催する目的に合わせて工夫を凝らしたフォローメールを送付しています。
この記事では、ウェビナー後に送付するフォローメールの目的や例文、送付時の注意事項などをまとめて解説しています。
ウェビナーを計画している方や、思ったような成果が得られていない方はぜひご覧ください。
目次
フォローメールとは
フォローメールは、自社が提供しているサービスの購入や問い合わせがあった顧客に対して送付されるメールのことです。
サービスの利用に関する感謝を伝え、顧客との信頼関係を構築することが目的です。
しかし、多くの場合はそれだけでなく「関連商品の紹介」や「サービスの活用方法」といった販促を目的としたコンテンツとしての役割も果たしています。
ただし上記のような情報をストレートに出し過ぎてしまうと、あまりに営業の押しが強い印象を顧客に与えてしまい、その後のコミュニケーションに繋がらなくなる可能性があります。
フォローメールを送付する場合はビジネス色を弱くするために、サービス利用に関する感謝を先に伝え、お役立ち情報としてサービスの販促を行いましょう。
ウェビナーでフォローメールを送付する目的
前項ではフォローメールの概要について解説しましたが、ここからはより具体的にウェビナー後に送付するフォローメールの役割について説明します。
商談や成約に繋げる
冒頭でも解説したようにウェビナーは開催することが目的ではなく、あくまで商談やサービスの成約に繋げるための手段です。
ウェビナーを開催する目的は「販促」と「ファンの獲得」に大別することができます。
いずれの場合もフォローメールを送付することで、ウェビナーへの参加だけではゴールに到達させることができなかった参加者にもスムーズに接触することができるでしょう。
参加者の反応を把握する
ウェビナー後のフォローメールでアンケートを実施することで、開催したウェビナーに対する参加者の反応を知ることができます。
参加者からのリアクションを把握することで、次回以降に開催するウェビナーのクオリティを高められるヒントが得られるかもしれません。
また、アンケート上で満足度が高かった参加者に注目することで、自社のサービスを利用する可能性が高いホットリードを見つけることも可能です。
参加できなかった方にアプローチする
何らかの理由でウェビナーに参加できなかった方へのアプローチもフォローメールの大事な役割です。
ウェビナーに参加できなかった方の中には、ウェビナーには参加できなかったもののサービスへの興味関心が高いホットリードも含まれている可能性があります。
上記のような方には、開催したウェビナーの配布資料や、次回のウェビナー日程などをフォローメールとして送付し、見込み客との関係が切れないように工夫しましょう。
ウェビナー後に送るフォローメールの例文
ここからは、ケース別にフォローメールの例文をご紹介します。
参加者に送付するフォローメール
ウェビナーに参加した方には、以下のようなフォローメールを送付しましょう。
件名
【ウェビナー名】へのご参加 ありがとうございました
本文
本日は【ウェビナー名】にご参加いただき、誠にありがとうございました。
本日のウェビナーでご紹介した関連資料を添付し送付いたしますので、ぜひご一読ください。
① 「資料名a」
② 「資料名b」
③ 「資料名c」
また、以下のURLにて【ウェビナー名】に関するアンケートを実施しております。
次回以降のウェビナー開催にご協力いただけますと幸いです。
最後になりますが【ウェビナー名】並びに、配布資料が皆様のお役に立ちますことを願っております。
（署名）
関連資料として自社のサービスの活用方法やトライアルの資料などを添付することで、ウェビナー参加者を次のステップに誘導することができます。
上記の例文にプラスして、次回のウェビナーに関する方法を追加する方法もありますが、情報量が多すぎるメールはかえって受信者の記憶に残りづらいとも言われているため注意しましょう。
不参加者に送付するフォローメール
ウェビナーに申し込みをしたものの、実際には参加できなかった方には以下のようなフォローメールを送付しましょう。
件名
【ウェビナー名】広報担当 〇〇です。
本文
【ウェビナー名】へお申し込みいただきまして誠にありがとうございました。
本メールでは【ウェビナー名】にご参加頂けなかった方へ、ウェビナーの内容をまとめ、ウェビナー内でご紹介した関連資料を配布しております。
ぜひご活用ください。
【ウェビナー名】まとめ資料
① 「資料名a」
② 「資料名b」
③ 「資料名c」
ウェビナーの資料に関する質問やご意見は、本メールアドレスにてご返信差し上げますので、お気軽にお寄せください。
次回以降のウェビナー日程は、以下のURLよりご確認いただけます。
（URL）
〇〇様のご参加を心よりお待ちしております。
（署名）
ウェビナーに参加できなかった方には、開催したウェビナーのまとめ資料や次回の日程などを記載し送付します。
ウェビナーに参加できなかったことがお客様の離脱ポイントにならないように配慮をしましょう。
ウェビナー後のフォローメールで成果を出すには
ウェビナー後に送付するフォローメールは、ウェビナー開催の目的達成に関わる重要なコンテンツです。
フォローメールによる成果は、メールそのものだけでなく送付するタイミングなども影響しています。
ここからは、ウェビナー後に送付するフォローメールで成果を出すためのポイントについて解説します。
ウェビナー終了後すぐにフォローメールを送る
フォローメールは、ウェビナーを開催した当日中には送付しましょう。
フォローメールの送付が遅れると、参加者の記憶からウェビナーの内容が抜けやすくなるだけでなく、自社の案内するサービスへの興味関心が薄れてしまう可能性もあります。
フォローメールとして送付するコンテンツは、ウェビナーの開催前に準備をしておき、ウェビナー終了後できるだけ早く送付することをオススメします。
わかりやすい・開封しやすいタイトルにする
フォローメールに限ったことではありませんが、取引先やお客様に送付するメールのタイトルは一目で内容がわかるものにしましょう。
悪いタイトルの例としては、以下のようなものがあります。
- 本日はお疲れ様でした
- アンケートに答えると対象商品プレゼント
このようなタイトルではメールの内容や送信元がわからないばかりか、スパムメールとして処理されてしまうかもしれません。
- 【ウェビナー名】にご参加いただきありがとうございました
- 【ウェビナー名】の関連資料をお送りいたします
このように、受信者が自身が参加したウェビナーに関するメールだとわかるタイトルにしましょう。
ウェビナーの要点をおさらいする
ウェビナーのまとめを行い参加者の理解度を深めることで、自社の設定したゴールに参加者を近づけることができます。
どれだけ丁寧に台本を作っても、ウェビナーの内容を一度で全て理解できる参加者はほとんどいません。
例文でご紹介したように、まとめの資料やアーカイブを送信するなどして、参加者が自分のペースでウェビナーの復習ができる環境を用意しましょう。
次のステップを案内する
ウェビナーを開催する目的は大きく「販促」と「ファンの獲得」に分けられると解説しましたが、どちらの場合もウェビナーに参加させることだけが目的ではありません。
サービスの利用開始や利用検討、資料請求といった次のステップに進んでいただくような後押しが必要です。
例文では、関連資料の送付が参加者の顧客としてのステップを引き上げる施策になっていますが、販促を行なっているページに直接誘導する手段もあります。
ウェビナーへの参加後、顧客にどのようなアクションをとって欲しいのか明確にし、フォローメールに反映しましょう。
ウェビナー後にフォローメールを送る場合の注意点
ウェビナーのフォローメールを送付する際に意識すべき注意点を解説します。
確実にメールが届く環境を用意する
無料のメーラー（ウェブメール）などはコストが低い反面、受信ボックスに到達しにくいデメリットがあります。
フォローメールに限らず、ビジネスに関連したメールが相手の元に届かないと思わぬトラブルに発展する可能性があります。
特に、フォローメールのような大量の宛先に向けて一斉送信を行う場合は、上記のようなメーラーの使用はオススメできません。
近ごろ増加している不特定多数の方へ向けた、迷惑メールによる被害を抑えるため多くのメールクライアントでは一斉送信されたメールに対するセキュリティを強化しているためです。
このような状況から、メールを使った集客を行なっている企業では「メール配信システム」と呼ばれる、一斉送信に特化したシステムを利用するようになりました。
どれだけクオリティの高いコンテンツを作成しても、相手の元に届けることができなければ意味がありません。
メール配信システムの機能や金額は以下の記事にまとめてあるので、フォローメールの配信を検討中の方はぜひご覧ください。
関連記事：おすすめメール配信システム比較20選！タイプ別に解説！
アドレスの設定ミスを起こさないようにする
フォローメールを送信する際に、アドレスの設定ミスなどによる「誤送信」には注意が必要です。
フォローメールなどでお客様のアドレスを扱い一斉送信をする場合は、他の受信者のアドレスが見えないBCCに設定し配信をしなければなりません。
しかし、ヒューマンエラーによりCCやTOに設定したままメールを配信してしまうと、お客様のアドレスを第三者に開示してしまうことになります。
このような誤送信は珍しいことではなく、毎年多くの情報漏洩が報告されています。
誤送信を引き起こしている企業や団体のほとんどは、誤送信を防ぐ取り組みを充分にしておらず、マンパワーに頼ったメール配信業務をしているという特徴があります。
前項でご紹介した「メール配信システム」は、誤送信に対するセキュリティとして、配信するメールを全て自動でBCCにする機能を提供しています。
誤送信を起こしてしまうと、ウェビナーの成果どころの話ではなく、顧客への金銭的な補填が必要になるケースもあるので注意しましょう。
まとめ
ウェビナー後に送付するフォローメールは、ウェビナーの成果に関わる大事なコンテンツです。
フォローメールを使うことで、参加者の顧客層を次のステップに後押しすることができるでしょう。
ウェビナーの開催とセットで準備をしておくべきフォローメールですが、配信時には以下の点に注意が必要です。
- 確実に相手の受信ボックスに届く環境を用意する
- 誤送信を発生させない
お客様に対してメールを送付している企業の多くは、上記のようなリスクを回避するために「メール配信システム」を利用しています。
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フォローメールだけでなく、メール業務全般において活躍するメール配信システムのお試しにぜひご活用ください。
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