商品に関する疑問や不具合に関するお問い合わせに対しすぐにメールが返ってこないと、お客様はどうして良いか分からない上に、そもそも問い合わせを受け付けて貰えたのか不安になってしまいます。
また、取引先からのメールに対してすぐに返信できないような状態の時に自動返信メールを設定しておくと、相手に伝わり、トラブル防止に役立つ場合があります。今回の記事では、自動返信メールがよく使われているシーンの例文をまとめ、コピペで使えるテンプレートをまとめました。
自動返信メールに限らず、メールを送る際は「例文集」を活用することで時間をかけずに正しい文章を送ることができます。ビジネスシーンではメールひとつのミスによって信用を大きく失いかねません。
・異動メール
・お願いメール
・季節の挨拶メール
など、全部で17のビジネス例文をコピペOK！すぐに使えるビジネスメール「例文集」として資料にまとめました。
なにかあったときにすぐに活用できるようにダウンロードしておくことをおすすめします。
自動返信メールとは？
自動返信メールとは、定型文を自動的に返信してくれる機能です。自動返信メールは、以下のような場面で使われています。
- 商品の注文や問い合わせを受けた際の確認メール
- 会社に出社していない時に届いたメールへ不在を知らせるメール
- 長期休暇中に届いたメールに対しその旨を知らせるメール
- レビューに対してのサンクスメール
- 求人応募への返信メール
自動返信メールを設定することで以下のようなメリットがあります。
問い合わせの件数の減少
ネットで商品を購入した時など、手続きが問題なく完了していたとしても、相手から反応がないと購入者は不安になってします。結果、再度注文しようとしたり、注文の確認で、お問い合わせ増加に繋がる場合もあります。
つまり購入や問い合わせ関連のやりとりは、自動返信が不可欠と言えるでしょう。
顧客満足度の向上
先ほども少し触れましたが、「送ったメールに対してすぐに反応が無い」のは、問い合わせ側からするとストレスになります。反対に、問い合わせに対して「正しく届いていること」と「いつまでにどんな対応をするのか」という点がすぐに分かれば購入者は安心です。
ビジネスマン同士でのやりとも同様で、メールに対してすぐに返信が無いと相手はその仕事を進めることができずストレスになります。自動返信メールを使った迅速に一時対応は、顧客満足度の向上にも繋がってきます。
自動返信メールの例文・シーン別テンプレート
それでは実際に、自動返信メールで使われている例文を紹介していきたいと思います。
テンプレートは繰り返し使うことになるので、作る際には掲載情報に間違いがないか細かくチェックするようにしましょう。
会員登録
件名
【〇〇通販サイト】会員登録完了のお知らせ
本文
■■会員登録が完了しました■■
（本メールは会員登録が完了したお客様にお送りしている自動返信メールです。返信はできません。）
△△様
この度は、〇〇通販サイトの会員にご登録いただき誠にありがとうございます。
このメールは、ご登録時の確認のため送信させていただいています。
--------------------------------------
■ご登録いただいた会員情報
--------------------------------------
ユーザーID：○○○○○○○○○
パスワード：○○○○○○○○○
【マイページURL：https://www.●●●●.com】
ご登録いただいたユーザーIDとパスワードは、マイページにログインする際に必要となります。
必ず忘れないよう、保管をお願いいたします。
※なお万が一身に覚えのない場合は、お手数ですが運営事務局までご連絡をお願いたします。
→〇〇通販サイト お問い合わせ 【https://www.●●●●.com】
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■会員様だけの特別なご案内
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【https://www.●●●●.com】
数あるショップの中から当店をお選びいただきありがとうございました。重ねてお礼申し上げます。
何かご不明点があれば、下記までお気軽にお問い合わせくださいませ。
誠心誠意、△△様のご要望に添えるようご対応させていただきます。
△△様のご利用を心よりお待ちしております。
_____________________________
会社情報 連絡先
_____________________________
こちらは会員登録の手続きが完了した際に送る自動返信メールのテンプレートです。
煩雑な会員登録の手続きがあると、正しく完了しているのか不安になるものです。
まずは、件名で「会員登録が完了した」ということが分かるものにして、登録者に安心してもらうようにしましょう。
また、アドレスの入力ミスで別の方にメールが届くことがあるかもしれません。そんな時の為に「このメールに心当たりのない方はご連絡ください」という文言をメールの中に入れておくことも大切です。
休暇中
件名
〇月〇日までは休暇のため不在にしております
本文
このメールは自動返信によって送信されています。
ご連絡ありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、〇月〇日〜〇日まで夏季休暇をいただいております。
〇日から営業を再開いたします。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
お急ぎのご用件がありましたら、お手数ではございますが弊社△△まで、ご連絡くださいますようお願い申し上げます。
△△連絡先
電話番号：
メールアドレス：
_____________________________
会社情報 連絡先
_____________________________
業務上のメールに長期間返信が無いと、先方は仕事を進めることができず、相手に迷惑をかけることになってしまいます。
そのため、長期間の休暇でメールの返信ができなくなる場合は、自動返信メールを設定しておくことがおすすめです。
仕事を再開する日程や別の担当者を記載していれば、相手も仕事を進めやすく、ストレスも少なくなります。
出張中
件名
〇月〇日までは出張のため不在にしております
本文
このメールは自動返信によって送信されています。
ご連絡ありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、〇月〇日〜〇日まで出張のため不在にしております。
〇日より通常通り出社いたします。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
お急ぎのご用件がありましたら、お手数ではございますが以下の番号にご連絡くださいますようお願い申し上げます。
緊急連絡先：
電話番号：
長期休暇を知らせるメールとほとんど変わりませんが、出張中の場合は対応できる可能性もあるので自分の電話番号を記載しておいても良いかもしれません。
お問い合わせ
件名
【〇〇通販サイト】お問い合わせいただきありがとうございます。
本文
このメールはシステムからの自動返信です。
△△様
お世話になっております。
〇〇通販サイトの××です。商品に関するお問い合わせありがとうございました。
以下の内容でお問い合わせを受付いたしました。
●営業日以内に担当の××よりご連絡致しますので今しばらくお待ちくださいませ。
▼お問い合わせ内容▼
-------------------------------------------
お名前：
メールアドレス：
電話番号：
お問い合わせ日時： 年 月 日
お問い合わせ番号：
お問い合わせいただいた内容：
--------------------------------------------
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社情報 連絡先
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
お問い合わせへの自動返信メールでは、お客様のお問い合わせ内容を記載すること、いつまでに担当から返信が来るのかを明確にすることが大切です。
お客様は問い合わせについて、なるべく早く回答してくれることを望んでいます。
すぐに回答できないような内容のお問い合わせであっても、「いつ返答がくるのか」という情報があるだけで相手のストレスを軽減することができます。
次に会社間のお問い合わせへの自動返信メールの例文です。
件名
【株式会社〇〇】お問い合わせ受付のお知らせ
本文
※このメールはシステムからの自動返信です。
△△様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の××です。
以下の内容でお問い合わせを受付いたしました。
改めて、担当よりご連絡をさせていただきます。
なお、営業時間は平日9:00〜17:00となっております。
時間外のお問い合わせは翌営業日にご連絡いたします。
▼お問い合わせ内容▼
-------------------------------------------
会社名：
ご担当者様名：
メールアドレス：
電話番号：
お問い合わせ日時： 年 月 日
お問い合わせいただいた内容：
-------------------------------------------
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社情報 連絡先
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
資料請求
件名
【株式会社〇〇】資料請求に関するご案内
本文
※このメールは資料請求していただいた方への自動返信メールとなっております。
△△様
この度は、〇〇に関する資料請求をいただき、誠にありがとうございます。
ご要望の資料については、以下の住所宛に届くように郵送させていただきます。
近日中に届くように郵送させていただきますので、今しばらくお待ちくださいませ。
▼資料送付先▼
-------------------------------------------
お宛名：
ご住所：
-------------------------------------------
※ご住所等に間違いがある場合はお手数ですがこちらまでご連絡ください。
メールアドレス：
電話番号：
ご不明な点やご質問がございましたら上記の連絡先宛にお気軽にお問い合わせくださいませ。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社情報 連絡先
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
資料請求に対する自動返信には必ず、住所に間違いがないか確認してもらえるようにしましょう。
間違った住所に郵送したり、別の住所に届いてしまうというミスを防ぐことができます。
郵送ではなくメールに直接資料を添付するパターンの例文も紹介しておきます。
件名
【株式会社〇〇】資料請求ありがとうございます
本文
※このメールは資料請求していただいた方への自動返信メールとなっております。
△△様
この度は、〇〇に関する資料請求をいただき、誠にありがとうございます。
ご請求いただきました資料をご案内申し上げます。
お手数ではございますが、下記よりダウンロードをお願い致します。
↓↓↓資料のダウンロードはこちらから↓↓↓
https://●●●●.jp/files/download/●●●●.pdf
また、当社ホームページにおいても他のサービスに関する情報や、おすすめの機能等紹介しておりますので是非ともご参照ください。
ご確認はこちらから→【https://www.●●●●.com】
ご不明点等ございましたら下記の担当まで、お気軽にご連絡ください。
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会社情報 連絡先
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セミナー申込
件名
【〇〇セミナー運営】セミナーの申込が完了しました
本文
※このメールはセミナーへの申込が完了した方への自動返信メールです。
△△様
お世話になっております。
〇〇セミナー運営の××です。
この度は〇〇セミナーに申込いただき、誠にありがとうございます。
以下の内容で参加をお受けいたしましたので、改めてご確認ください。
▼資料送付先▼
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セミナー名：
セミナー詳細URL：
セミナー受講料：
開催日時：
開催場所：
最寄り駅：
--------------------------------------------------------
ご不明点などありましたら下記のご連絡先までお気軽にお問い合わせください。
また、当日に使用する資料のデータもこちらのメールに添付してあります。
是非とも当日までにご参照くださいませ。
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会社情報 連絡先
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こちらはセミナーの申込への自動返信メールです。
こちらも問い合わせメールと同じように、確認の意味も込めてセミナーの開催場所や時間などをメールに記載するようにしましょう。
地図などのデータも添付するとより親切です。
注文受付
件名
【〇〇ショップ】ご注文を確定いたしました。
本文
■■ご注文を確定いたしました■■
※ご注文内容の確認は〇〇ショップまで直接お問い合わせください
△△様
この度は〇〇ショップにてご注文いただき、誠にありがとうございます。
ご注文を確定いたしましたので、以下で進めさせていただきます。
土日祝日、定休日は発送を行っておりません。
翌営業日の対応とさせていただきますのでご了承ください。
詳細は当店の営業日カレンダーをご確認ください。
→当店営業日カレンダー【https://www.●●●●.com】
※本メールは、お買い物と同時に送信される自動返信メールです。
重要な情報を含んでおりますので、お手元に商品が届くまで大切に保管くださいますようお願いいたします。
▼ご注文概要▼
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ご注文番号：
ご注文受付日時：月 日
お支払い合計金額：
------------------------------------------
▼お支払い情報▼
------------------------------------------
お支払い方法：
お支払い回数：
お支払い期限：
手数料：
------------------------------------------
▼ご注文者様情報▼
------------------------------------------
お名前：
メールアドレス：
ご住所：
電話番号：
ご連絡事項：
------------------------------------------
▼ご注文金額▼
------------------------------------------
お支払い合計金額：
［内訳］
・商品合計：円
・ポイント使用：円
・ギフト合計：円
・オプション合計：円
・送料合計：円
・手数料合計：円
(※表示されている価格は、すべて税込価格です。)
------------------------------------------
▼お届け先・ご注文内容▼
------------------------------------------
お届け先住所：
電話番号：
配送方法：
商品名：
価格：
個数：
------------------------------------------
※ご注意事項
お客様へ販売を行うのは〇〇ショップとなります。
ご注文内容に関してご不明な点がございましたら、下記連絡先まで直接お問い合わせください。
この度は〇〇ショップをご利用いただきまして誠にありがとうございました。
今後とも〇〇ショップをよろしくお願いいたします。
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会社情報 連絡先
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通販サイトの注文確認メールです。
通販サイトの場合、商品に関するお問い合わせを、ショップ宛ではなくAmazonや楽天などに送ってしまう方もいます。
そうした間違いがあると、「お問い合わせしたのに反応がない」というトラブルにも繋がりかねないので、「商品に関するお問い合わせは〇〇ショップまで」という点を強調しておくようにしましょう。
営業時間外のお知らせ
件名
【株式会社〇〇】お問い合わせありがとうございます
本文
※このメールは自動返信メールです。
△△様
お世話になっております。
〇〇株式会社の××です。
この度はお問い合わせいただき誠にありがとうございます。
申し訳ございませんが、
本日の営業時間は9:00〜18:00となっております。
ただいまお問い合わせいただいた内容については、
翌営業日13時までに回答いたします。
恐れ入りますが、今しばらくお待ちくださいませ。
なお緊急の場合は以下の連絡先までお電話ください。
緊急連絡先：090-0000-0000
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会社情報 連絡先
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
こちらは営業時間外に届いたメールに対して送る自動返信メールの例文です。
会社の営業時間に加え、いつまでに返信するかの具体的な日時もあると良いでしょう。
求人応募
件名
【株式会社〇〇】求人応募の申込を受付いたしました
本文
※このメールは自動返信メールです。
△△様
お世話になっております。
〇〇株式会社の××です。
この度は、弊社求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。
選考結果に関わらず、7日以内に結果をメールにてお送り致しますので、
以下ご登録いただいた連絡先に間違いがないかご確認ください。
--------------------------------
お名前：
電話番号：
メールアドレス：
--------------------------------
採用に際して、ご不明点等ありましたら以下のご連絡先までお問い合わせくださいませ。
--------------------------------
〇〇株式会社 人事部
担当：
電話番号：
メールアドレス：
--------------------------------
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社情報 連絡先
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求人応募への自動返信メールです。
応募の際に書類選考がある場合、求職者が一番気になるのは「いつ結果が分かるのか」という点です。
「いつまでに」「何で（電話やメールなど）」結果が分かるのか？ という点は必ず記載するようにしましょう。
自動返信メールの英語表現
最後に、不在や休暇を伝える自動返信メールの英語表現をまとめました。
ゴールデンウィークやお盆、正月など、海外の取引先だと日本の長期休暇の時期を知らない可能性があります。
海外との取引がある場合は設定しておくと安心です。
Thank you for your email. I will be out of the office from January 1 through January 5.
I’m afraid that I may not be able to reply your email until I come back to the office on May 6.
If you have any urgent issues, please contact 〇〇. ----@----co.jp
（メールありがとうございます。1月1日から1月5日までオフィスを不在になります。申し訳ございませんが、1月6日に職場に戻るまでは、メールに返信できないかもしれません。もしお急ぎのご用件がございましたら、〇〇までご連絡ください。）
こちらはかなり丁寧な表現です。
シンプルにメールを作るのであれば以下のような表現でも良いでしょう。
I will be out of the office until February 10. If you need any support, please contact Tracy atracy@△△△.com.
（2月10日までオフィスを不在にしています。何かサポートが必要な場合には〇〇までご連絡ください）
トラブルを防ぐ！自動返信メールの3つの鉄則
自動返信メールは自分が不在の間に「代理で対応」してくれる便利な機能ですが、設定内容を一歩間違えると、セキュリティリスクを招いたり、周囲に迷惑をかけたりする原因になります。設定する前にビジネスパーソンとして必ず守るべき3つの鉄則を確認しておきましょう。
【セキュリティ】社外向けに「個人の携帯番号」は載せない
緊急時には連絡が取れるようにしたいという責任感から自動返信の文面に「緊急の際は私の携帯電話（090-xxxx-xxxx）までご連絡ください」と記載してしまう方がいますが、これは避けるべきです。自動返信メールは機械的に送られてきたスパムメールや営業メールに対しても無差別に返信してしまうリスクがあります。つまり、個人の携帯電話番号を世界中にばら撒いてしまう可能性があるのです。
緊急連絡先を記載する場合は社内にいる「上司や同僚の連絡先（代理対応者）」を記載するか、どうしても自分への連絡が必要な場合は「社内向け」の自動返信だけに限定し、社外向けには記載しない設定にするのが安全です。
【マナー】「休みを楽しんできます」はNG？理由は簡潔に
長期休暇を取得する場合、嬉しさのあまり「ハワイに行ってきます」や「リフレッシュしてきます」といった、プライベートな感情が見える文面を作成するのはマナー違反です。メールを受け取る相手は仕事中であり急ぎの用件があるかもしれません。そのような状況で「バカンスを楽しんでいる」というアピールは不誠実な印象を与えかねません。
不在の理由は「休暇のため」「私用により」「出張のため」など事実を簡潔に伝えるだけで十分です。あくまで事務的な連絡に留めることがプロフェッショナルとしての振る舞いです。
【設定ミス】「メーリングリスト」への自動返信ループに注意
最も恐ろしいトラブルが「自動返信ループ（メールストーム）」です。これはメーリングリスト（ML）宛てのメールに対して自動返信が作動してしまい、その返信メールに対してMLのメンバー全員の自動返信がさらに反応し合う…という無限連鎖です。
最悪の場合、短時間に数万通のメールがサーバーを行き交い会社のメールサーバー全体をダウンさせてしまう事故につながります。
これを防ぐためには使用しているメールソフトの設定で「メーリングリストからのメールには自動返信しない」というフィルタをかけるか、件名に特定の文字が含まれる場合は返信しないよう設定するなどの対策が必要です。不安な場合はシステム管理者に相談してから設定しましょう。
3分で終わる！自動返信メールの設定手順
文面が決まったら、実際に使用しているメールソフトで設定を行いましょう。ここでは主要なツールであるGmail、Outlook、およびiPhoneでの設定手順を解説します。
Gmail（不在通知機能）の設定方法
Gmailでは「不在通知」という名称で機能が用意されています。
- パソコンでGmailを開き、右上の「歯車アイコン（設定）」をクリックし、「すべての設定を表示」を選択します。
- 「全般」タブを一番下までスクロールします。
- 「不在通知」セクションで「不在通知ON」を選択します。
- 「開始日」と「終了日（任意）」を設定します。
- 「件名」と「メッセージ（本文）」を入力します。
- 最後に画面最下部の「変更を保存」をクリックして完了です。
「連絡先リストのメンバーにのみ返信する」にチェックを入れると、知らない相手への無差別な返信を防ぐことができます。
Outlook（自動応答）の設定方法
デスクトップ版のOutlook（Windows）を使用している場合の手順です。
- 画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
- メニューの中から「自動応答」をクリックします。
- 「自動応答を送信する」を選択し、「次の期間のみ送信する」にチェックを入れ、期間を設定します。
- 「社内の自分の組織」タブと「社外の自分の組織」タブそれぞれに、返信したい文面を入力します。
- 「OK」をクリックして完了です。
社内と社外で文面を分けられるのがOutlookの強みです。社外向けには携帯番号を載せないなど、使い分けを推奨します。
iPhone（標準メールアプリ）の設定方法
iPhoneに会社のメール（Exchangeアカウントなど）を設定している場合、スマホからでも自動応答の設定が可能です。
- ホーム画面から「設定」アプリを開き、「メール」をタップします。
- 「アカウント」をタップし、設定したいメールアカウント（Exchangeなど）を選択します。
- 「自動応答」をタップし、スイッチをオンにします。
- 「終了日」を設定する場合オンにし、日付を指定します。
- 「返信メッセージ」を入力し、右上の「保存」をタップして完了です。
Gmailアプリを使用している場合は、アプリ内のメニュー「設定」→「アカウント」→「不在通知」から設定可能です。
FAQ
- Q：自動返信メールとはどのようなメールですか？
- A：お問い合わせや資料請求、商品注文などがあった際、システムが自動的に返送する確認用メールのことです。相手に「手続きが正常に完了した」という安心感を与え、迅速な一時対応を行うことで顧客満足度を向上させる効果があります。
- Q：自動返信メールを送るメリットは何ですか？
- A：最大のメリットは「問い合わせ件数の削減」と「顧客満足度の向上」です。反応がないことによる不安や再問い合わせを防ぎ、いつ頃回答が来るかを明示することで、待っている間のストレスを軽減できます。
- Q：自動返信メールにはどのような内容を記載すべきですか？
- A：感謝の言葉、問い合わせ内容の復唱、今後の対応（誰からいつ連絡するか）などを記載します。特に「いつまでに対応するか」を明確に伝えることが、相手の不安を解消するために最も重要です。
- Q：休暇中や不在時の自動返信メールを作成するコツは？
- A：不在期間と営業再開日を明確にし、緊急時の連絡先を記載しておくのがポイントです。「○月○日まで不在にしております」「緊急の場合は△△までご連絡ください」といった具体的な案内があれば、相手も次のアクションを取りやすくなります。
まとめ
メールのやりとりにおいて、一番ストレスになるのは、相手の動向が分からない上に、連絡もつかず、ただ待たされているという状況です。そのような状態になってしまうと、相手も仕事を進めることができず業務に支障が出てきてしまいます。
また、商品の購入やお問い合わせをしていただいたお客様にも迅速な対応をすることで顧客満足度を高めることができます。休暇や出張が理由で連絡が返せずに相手からの信用を失ってしまうのは非常にもったいないことです。
上記のテンプレートを参考にして、是非とも簡単に設定できて便利な自動返信メールを活用していくようにしましょう。
