読者を一括削除する方法と注意事項

2020.10.05 スタートアップガイド

頻度は少ない作業にはなりますが、運用を続けていると読者を一括で削除する必要が生まれることがあります。

読者の一括削除をされる場合は、文字通りデータを削除する行為なので事前にご認識いただきたい注意事項が複数あります。

ご理解頂かないまま削除されてしまいますと「データの紛失」「意図しないエラーメール」「配信してはいけない宛先への配信」などが発生する恐れがありますので、本記事をお読みいただき一括削除の注意事項をよくご理解いただいた上で、作業をお願いいたします。

 

読者一括削除の注意事項

読者を一括削除する際には、注意事項が数点御座います。

注意事項をご認識の上で削除を行わないと、意図していなかったデータをなくしてしまったり、配信停止している読者にメールが配信されてしまったりすることがありますので、下記の注意事項について、ご確認の上削除をお願いします。

 

リストの入替によってプラン以上のアドレスへ配信する運用は禁止されている

プランごとの登録アドレス数上限の定義は
「管理画面内に登録できるメールアドレスの数」および「1ヶ月間に配信するメールアドレスのユニーク数」となっています。

そのため、一括削除と一括登録を繰り返してプラン上限数を超えるメールアドレスに配信する運用は禁止としております。
禁止された運用が発覚しますと、場合によっては契約の停止などの措置を取らせていただくケースもありますのでご注意ください。

 

開封の詳細結果が消える

読者情報を完全に削除した場合、メールを開封したアドレスの情報がなくなります。
そのため、配信履歴メニューの詳細より確認ができる誰が開封したかという情報(メールアドレス・氏名等々)が消失します。

一度削除された開封アドレス情報は復旧が出来ませんので、必要な場合は事前にダウンロードしておくなどのバックアップをお願いします。

 

クリック測定の詳細結果が消える

開封と同様に、読者情報を完全に削除した場合、メールをクリックしたアドレスの情報もなくなります。
そのため、配信履歴メニューの詳細より確認ができる誰がクリックしたのかという情報(メールアドレス・氏名等々)も消失します。

開封情報と同様に一度削除されたクリックアドレス情報は復旧が出来ませんので、必要な場合は事前にダウンロードしておくなどのバックアップをお願いします。

 

エラーメールが再発する可能性がある

ブラストメールではエラーメールの多発を防ぐため、エラーメールが返ってきたアドレスは「エラー停止」という状態になり、配信対象から自動的に除外されます。
「エラー停止」状態の読者を削除した後に、再度同じアドレスを登録すると新規に配信対象として登録されるので、再度エラーメールが発生する可能性があります。

弊社ではエラーメールが10%を上回る配信は禁止事項としています。場合によっては利用停止措置をさせていただくこともありますのでご注意ください。

また、エラーメールの多い配信が続きますとご利用者様のドメイン(メールアドレスの@以下)がブラックリストに入ってしまうなどの危険性もありますので、「エラー停止」情報の読者は可能な限り削除しないことが推奨です。

やむを得ず削除される場合は、別のリストにて管理しブラストメールに再度該当のメールアドレスが登録されないよう調整してください。

 

解除済み読者への誤配信の恐れがある

読者がメールマガジン等の配信を拒否したい場合、解除フォームへ誘導しているかと思います。
解除フォーム機能では、読者側にてフォームにメールアドレスを入力することで、その読者は「解除」状態となり、次回以降の配信対象から自動的に除外されます。

こちらも「エラー停止」の件と同じですが、「解除」状態の読者を削除した後に、再度同じアドレスを登録すると新規に配信対象として登録されるので、以前に解除申請しているにもかかわらず、次回の配信の対象となってしまいます。

こういった誤配信が行われてしまいますとクレームに繋がり、ご利用者様の会社・団体のイメージを低下させる要因となりますので、「解除」状態の読者は削除をしないことを推奨します。

 

一括削除の操作方法

ご注意事項についてすべて問題がなければ、実際に削除を行います。
ここでは実際の画面で読者の一括削除の手順をご紹介します。

1.読者一覧から削除する

読者を削除するためには「読者の削除」>「ゴミ箱からの削除」という2段階の削除となります。
まずは読者の削除を行います。

1-1.【パターン1】すべて選択して削除する

「読者一覧」メニューから読者の削除を行います。
非常に手軽に削除作業が出来ますが、表示件数が非常に多くなる場合タイムアウトが発生する可能性があり、タイムアウトが発生した場合は2分割するなどの処理が必要となります。

1-1-1.詳細検索ボタンから、表示件数を増加させる

画面上部の「詳細検索」ボタン押下し、一番上の表示範囲を初期値の「15」件から任意の表示数に変更します。
その後、「検索」ボタンを押すと、画面上にアドレスが表示数分並びます。

※ご利用環境にもよりますが、数千件以上の表示はブラウザがセッションアウトする場合があります。セッションアウトが発生する場合は表示範囲を少なくして再度お試しください。

 

1-1-2.すべて選択を押し、「ゴミ箱へ」ボタンを押下する

画面左上の「すべて選択」を押し、左下の「ゴミ箱へ」ボタンを押下します。

「すべて選択」は画面に表示されている範囲すべての選択となります。表示されていない次ページ分などは選択されていませんのでご注意ください。

 

1-2.【パターン2】一括処理メニューを利用して削除する

「一括処理」メニュー内の「一括削除」機能を利用しても処理が可能です。
「一括削除」機能を使った処理であれば、量の多い削除でもタイムアウトを避けて削除を行う事が出来ます。

1-2-1.「削除用CSV」をダウンロードして編集する

「削除用CSV」ボタンを押して、削除用のテンプレートファイルをダウンロードします。
ファイルには1行目に「E-Mail」とありますので、その下に削除したいメールアドレスを並べていきます。

 

1-2-2.ファイルを選択し、アップロードする

作成したファイルを選択し、「アップロード」ボタンを押下すると、一括削除が完了します。

 

2.ゴミ箱から削除する

読者一覧から削除された読者はゴミ箱に入り、状態が「削除」となります。
この時点では完全には削除されていない状態です。
ゴミ箱からさらに削除をしていただくことで、完全な削除が可能です。

ゴミ箱から削除すると完全な削除となり復旧は行えない状態になります。
最後に改めてご確認頂いてからゴミ箱からの削除をお願いします。

 

2-1.読者一覧右上のゴミ箱ボタンを押下する

「読者一覧」メニュー右上の「ゴミ箱」ボタンを押下して、ゴミ箱メニューに遷移します。

 

2-2.ゴミ箱を空にするボタンを押下する

画面右下の「ゴミ箱を空にする」ボタンを押下して、読者の完全な削除を実施します。

 

これで読者の削除作業は完了です。

 


まとめ

読者の一括削除はあまり利用されない機能だけに、皆さんお困りになるところでもあります。

特にデータの紛失や、配信停止したはずのお客様への配信はお問合せいただくこともありますので、事前に注意するべき事項は確認の上、削除を行うよう心がけましょう。

 

 

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