はじめての一斉配信 <テキストメール作成編>

2020.08.13 スタートアップガイド

Outlook等の一般的なメールソフトを使う感覚で作成・配信できるテキストメールは、より短時間で手軽に配信をすることができます。
そのため、一斉配信を初めて行う利用者様や装飾する必要のない通達・連絡系のメールを目的としている利用者様に人気の機能となっております。

操作自体は簡単ではありますが、差込機能やクリック測定機能を活用することにより、Outlook等の一般的なメールソフトをご利用いただくよりも効率的で効果的なメール配信を行うことができます。

今回は
【はじめての一斉配信 <送信元設定~読者登録編>】
に続く、「テキストメールの作成方法」についてブラストメールの画面付きで操作方法を解説いたします。

HTMLメールの作成の手順については
「はじめての一斉配信 <HTMLメール作成編>」
にて解説しておりますのでご確認ください。

 

1.メールを作成する

まずは、配信前の準備としてテキストメールの作成方法を解説いたします。
サイドメニュー左上の「テキストメール」メニューから進みます。

1-1.送信元アドレスの設定

受信者に「送信元」として見せたい「アドレスと表示名」の設定を行います。
【送信元アドレス】メニューにて設定した送信元アドレスの中から、今回のメールに使用したいものを選択します。

送信元アドレスの操作方法はこちら

 

1-2.宛先の設定

宛先(配信先)の設定を行います。
宛先は、グループ設定にて作成したグループの一覧が表示されます。
特に指定がない場合は「全登録者」を選択して下さい。
※【状態】が「配信中」以外の読者は配信から自動的に除外されます

グループ設定の手順はこちら

 

1-3.件名の設定

件名を入力します。
文字数が多すぎる場合、受信者の画面にすべてが表示されない可能性が出てしまいます。
そのため、件名は完結に要件がすぐ分かるように入力しましょう。

こちらの記事でも件名を付ける際のポイントを解説しております。

 

1-4.本文の入力

本文欄では実際に文字を入力して、本文を作成できます。
ローマ数字やマルイチ、旧漢字(旧字)などの環境依存文字は文字化けの要因となりますので、エラーとなる場合が御座います。

また、wordやPowerPoint、PDFファイル等のドキュメントから文章をコピー、貼り付けした場合、目には見えないスペースや改行情報が含まれてしまうことがあり、これも文字化けに繋がりますのでご注意ください。
コピー&ペースト時は、一度メモ帳などに張り付けてプレーンテキストにすることをおすすめいたします。

読みやすいテキストメールの書き方は下記の記事に特集しておりますので、ご参考までにご覧ください。
例文から学ぶ! メールを読ませる3つのポイント

※メールマガジンの解除フォーム(停止フォーム)への誘導を行いたい場合は下記記事で解説しております。
アドレス管理を簡単に!登録解除機能の使い方

1-5.差込コードの挿入

差込コードを本文や件名にコピーすることで、件名に会員NOを記載したり、本文に相手の会社名・部署名・役職・氏名などを差し込み表示させることが可能です。

差込コードの操作方法はこちらの記事で解説しています

 

1-6.クリック測定

配信後、どのURLが誰にいつクリックされたのか測定することができます。
クリック顧客を特定しフォローをすることで、積極的に顧客へのアプローチを行ったり、ご案内が実際にどなたに見られているのかを把握することが出来ます。

クリック測定機能を利用した活用法こちらの記事でご説明しております。

1-6-1.クリック測定用のURLに変更するURLを指定する

【クリック測定】ボタンを押下すると、本文中に記載のあるURL一覧がポップアップします。
リストの中から測定したいURLにチェックを入れて、【変換する】を押下します。

 

1-6-2.URLが変換されている事を確認する

「変更する」ボタンを押下すると該当のURLが特殊な測定用URLに変更されます。
画像の通りにURLの末尾が「__no__」となり、元々のURLとは全く違う測定URLに変換されていることを確認してください。

この状態で配信しますと、配信後【配信履歴】メニューからクリック数・クリック者の特定が可能になります。

※配信後に測定をし直すことは出来かねますので、必ず配信予約を完了する前に測定用URLに変換されているかご確認ください

 

1-7.ファイル添付設定

【ファイルを選択】部分のボタンを押下すると、添付するファイルを選択することが出来ます。
添付ファイルには下記の制限事項があります。

容量     :最大50KB
ファイルの種類:xls/xlsx/doc/docx/pdf
ファイル数  :1つ

ファイルを添付したメールの一斉配信は迷惑メール判定されやすい傾向が御座います。
大容量のファイルの共有は、別途クラウドストレージサービスを利用いただきURL形式でのファイルの共有を推奨いたします。

 

2.メールを配信する

作成したメールを配信する設定を行います。
テスト配信を実施いただき、問題ない旨を確認いただいてから本配信設定を行います。

2-1.テスト配信

E-mailの欄に、テストメールを受信したいメールアドレスを入力し、右側の【テスト配信】というボタンを押下することでテストメールの配信が可能です。

もしメールに差込設定がされている場合、読者として該当のメールアドレスが登録済であれば【登録されている内容】が、読者登録がなければ【空白】が表示されます。

環境依存文字の利用による文字化けなどの可能性も御座いますので、本配信設定前には必ずテスト配信をお願いいたします。

 

2-2.本配信設定

読者登録されているメールアドレスへメールの配信設定を行うことができます。

2-2-1.配信のタイミングを決定する

配信日時の設定を行います。
各項目については下記をご確認ください。

<下書き>
配信設定を行わず、下書きに保存します。
保存されたメールは【下書き】メニューから呼び出すことが出来ます。

 

<配信予約>
実際に配信する日時を5分単位で予約することができます。
予約したメールは【予約一覧】メニューにて確認が可能です。
配信予約するためには日時設定のみでなく、ラジオボタンも配信予約に設定されている必要がありますのでご注意ください。

 

<即時配信>
登録完了後、すぐに配信を実施いたします。
即時配信設定したメールは一時的に【予約一覧】に表示されますが、その後すぐに配信され【配信履歴】に移ります。

 

配信する時間の考え方ついてはこちらの記事をご確認ください。

 

2-2-2.確認ボタンを押下する

配信日時設定が完了したら【確認ボタン】を押下します。

 

2-2-3.配信内容を確認し、配信登録を完了する

【確認】ボタン押下後、確認画面が表示されますので、【登録】ボタンを押下すると配信登録が完了いたします。
予約状況は【予約一覧】メニュー、配信結果は【配信履歴】にてご確認が可能です。

 

3.その他の機能

ブラストメールではメールを送るだけでなく、便利な機能も御座います。
そのうち、テキストメールの配信に関与するものをご紹介させていただきます。

3-1.バックナンバーの公開設定

バックナンバーの公開設定を設定します。

バックナンバー機能では過去配信したメールをWEBページとして表示させることが出来ます。

【バックナンバー】メニューにてバックナンバーページのURLを確認いただけますので、このURLをWEBページやメールに記載することで、読者に過去の配信内容を見せることが出来ます

また、【バックナンバー】の公開設定は【配信設定時】だけでなく、配信後も【配信履歴】から変更が可能です。

 

3-2.テンプレート設定

テンプレート機能では、一度作成したメールをテンプレートとして保存し、次回以降に呼び出して作成の手間を減らすことができます。

3-2-1.「テンプレートとして保存」にチェックを入れ、登録する

画面下部の「テンプレートとして保存」にチェックを入れて、確認ボタンを押します。

この時、配信日時が「即時配信」や「配信予約」にメニューが入っていると実際に配信が行われてしまいますので、保存のみが目的でしたら下書きにて確認ボタンを押下し、登録を行います。

 

3-2-2.「テンプレート」ボタンからテンプレートを呼び出す

上記の手順で登録したテンプレートは、本文欄右下の「テンプレート」ボタンからいつでも呼び出すことが可能です。

 

まとめ

今回はテキストメールの配信に関わる一通りの流れをご説明いたしました。

テキストメールは一斉メール配信の基本ではありますが、クリック測定などの機能を利用することで、営業・広告目的であれば有望顧客の特定を社内向けの配信であれば確認者のチェックなどにも利用することが出来ます。

もし、クリック測定や差込機能などお試しでない機能が御座いましたら、一度活用されてみてはいかがでしょうか?

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